装饰公司财务人员工作手册

1 第一章第一章 总则总则 一 总则 1 装饰公司的财务行为以财政部颁发的 企业会计准则 企业会计制度 为依据 制 定公司内部 财务制度 来规范和约束公司的财务行为 2 财务管理制的建立原则是要做好公司财务管理的基本工作 对公司经营状况和经 营成果进行如实反映 定期汇总 及时调整公司发展战略 创造更大的价值 使公司能够 更好的发展壮大 3 财务管理部门的根本任务是做好公司各项账目 收支计划 成本核算及成本控制 经营分析考核等内容 配合上级部门做好资金的合理支配 努力降低公司的运营风险 降低运营成本 更好的提高经济效益 使利润空间最大化 二 财务人员工作守则 1 遵纪守法 廉洁奉公 2 职敬业 兢兢业业 3 严守财务机密 谨言慎行 4 严守财务制度 工作有序 5 积极主动热情 团结友爱互助 6 为人和蔼可亲 举止文明得体 三 财务部门及办公配备 1 财务机构的设置及职责 2 1 对公司的整体家装业务进行核算 2 配备 兼职会计 出纳一名 业务量大可增设主管会计一名 3 财务人员岗位职责 A 及时向公司上级管理部门提供真实可靠的财务报表及统计数据 严格执行和维护 财务制度 严格遵守财务纪律并经常参与公司的经营管理 更好的提高公司的经济效益 B 认真制定业务计划 制定考核标准 定期对公司的盈亏平衡进行统计分析 对公司 收支状况进行预警分析 严格监控公司费用预算的执行情况 4 财务人员的工作权限 A 有权参与公司人员制定公司整体运营计划 制定经济指标 签定经济合同等 B 有权参与有关业务和公司高层经营管理会议 C 有权参与监督 核算财务收支 资金使用和财产保管等情况 并做好统计汇总上报 等工作 5 财务人员要求 要求出纳基本素质较高 吃苦耐劳 人品优良 必须专职 不得兼做其他工作 应具有 大专以上学历 二年以上财务工作经验 熟练使用计算机和财务软件 懂上网基础知识 很好的团队协作精神 出纳按会计标准招聘 会计按主管会计标准招聘 第二章工作第二章工作职责职责及行及行为规为规范 范 财务纪财务纪律律 1 须熟练掌握 运用国家有关政策 法规 制度 规定及会计核算方法 维护企业利 益 对各类经济活动 经济业务进行全面 严格核算和监督 2 财务人员要克尽职守 严谨工作 严格执行财务制度和会计法规 严格按财务工作 程序 规定时间及岗位职责完成本职工作 3 财务人员要正确 完整 及时的编制会计凭证 登记会计账簿 当天发生的各项经 3 济业务必须在当天处理完毕 并登记各类账簿 做到账账相符 账表相符 账实相符 4 财务人员应树立为客户服务的意识 主动 热情接待客户 为客户办理各项事宜 为其他部门提供及时 周到的服务 在严格执行财务制度的前提下 保障各部门经营业 务的顺利进行 5 财务人员要严格遵守财务纪律 对公司外部及公司其他部门人员不得谈论公司经 营和财务状况 不得谈论财务管理情况 不得谈论与自己本职工作无关的经济业务及 账务情况 财务人员有权拒绝支付或报销不合理 用途不清 不符合财务手续 违反财 务规定及财务纪律的任何费用 6 任何人不得以任何理由挪用或向私人借用公款 财务人员必须坚决予以拒绝 7 财务各项收款 退款必须填写收入日报表 财务收款日报表中的所有项目必须填 写完整 不得有空格 空项 工程款项交付及退款原则上要求客户亲自办理 不允许公 司内部人员代理 此规定必须在财务部门明显处放置告示牌向交款人明示 8 违反财务纪律的 一经发现除由责任人承担或赔付全部款项外 并视情节给予处 分 罚款 开除等处理 9 财务人员对公司的财产有保护 保全 记录 核算的职责和义务 第三章第三章财务财务人人员岗员岗位位职责职责 一 出纳岗位职责 1 保管公司财务印鉴和各项财务资料 2 收款 严格按公司的收入管理规定办理收款业务 收款时用验钞器审验人民币真伪 认真清 点 不得发生少收 多收款现象 否则责任自负 收客户款应在收据上注明 定金 一期款 二期款 尾款 等字样并注明设计师 交款人姓名 合同编号等 在收据上加盖 现金收讫 章 收支票应注明支票号 同时将有关资料输入计算机 做到及时准确无误 3 付款 严格按公司的成本费用支出管理规定和借款 报销管理规定办理付款业务 工程拨款 应由工程经理 会计 公司经理联合签字方可支付 不得发生少付 多付现象 4 制单与记账 4 1 根据审核后的原始凭证和会计科目的使用要求采取收 付 转的方式制单 做到 字迹清楚 数字准确 摘要言简意赅 当日凭证当日制单 积压单不得超过 2 个工作日 2 负责现金账和银行账的记账工作 当天的业务必须当天入账 做到日清月结 3 每日核对库存现金与现金账余额是否相符 及时核对银行存款余额 月末编制 银行存款余额调节表 4 月末与会计核对本月发生额及累计余额 做到账整 账实 账账相符 5 现金和票据管理 1 每日库存现金为 2000 元 其余存入银行 如因延误引起其他事故发生 公司将追 究其经济责任 2 不得透支现金 3 根据票据管理规定保管和使用支票 发票和收据 并追踪票据使用情况 尤其是 所收取支票的入账情况 6 工资管理 1 根据工资管理规定按时核算员工的工资 编制工资表 交给会计审核 2 根据会计和公司经理审核后的工资表 进行工资发放 7 报表规定 根据报表管理规定每日向财务上报 现金 银行存款日报表 每月上报 工程收入月报 表 和 管理人员工资表 二 会计岗位职责 1 保管公司财务印鉴和各项财务资料 2 记账和报表 1 根据账簿设置管理规定设置账簿 5 2 根据会计核算政策和会计科目使用管理规定及时进行账务处理 登记总账 多栏 账和二级 三级明细账 做到账证 账账 账表相符 3 根据报表管理规定每月按时编制并上报各种财务报表 如 设计师工资及提成明 细表 管理费用明细表 在施工程结算表 完工工程结算表 收入与费用比例表 资产负债表 损益表 4 根据财务软件管理规定进行电算化账务处理 3 工资管理 根据工资管理规定准确核算有关员工的效益工资及提成明细 并上报公司经理审核 4 审核 1 审核原始凭证 员工报销或借款的内容是否完整 数字计算是否准确 大小写是 否一致 签章是否齐全 发票是否合法等 2 审核记账凭证 记账凭证的编制是否以原始凭证为依据 会计科目的使用是否合 理 金额是否准确 借贷方是否平衡等 3 审核收据 发票和支票 收据和发票的开具是否以收到货币资金为准 是否有未 交回的收据和发票 支票的开具是否正确 是否及时入账 登记簿的记录是否齐全等 4 审核日报和现金 银行存款日记账 日报的编制是否正确 与现金账和库存现金 余额是否一致 现金账和银行账的发生额和余额是否正确等 5 资产管理 根据资产管理规定对公司的资产进行登记 入账 保管 检查等管理工作 做到账账 账实相符 6 成本控制和财务分析 正确 及时和完整地记录公司的财务状况 根据每月的账簿和报表 对其经营状况进 6 行分析 制定出适合本公司的成本控制方案 实现增收节支 协助公司提高经济效益 当 好公司经理的参谋和助手 7 对外工作 1 每月税务报税 缴税工作和工商年检工作 2 积极参加工商 税务等政府部门组织的各项会议 按时纳税 交费 如发生延误 而导致公司受罚 其责任由会计承担 及时向公司经理提供国家有关财经方面的新规定 未经公司经理许可不得泄露公司的财务状况 第四章第四章 财务财务管理管理规规定定 一 财务部门工作规定 1 依年度财务计划 办理有关银行款项和往来事项 提供稳定的运营资金来源 合理 有效的运用公司资金 2 编制公司年度预算 送管理部门审定 评估 参照 从而发挥预算在管理上的控制 功能 3 按公司的经营计划 提出年度财务计划 4 负责公司财务 会计 出纳 税务及预算制度的贯彻实施 与有关部门进行协调和 联系 确实发挥各项制度的功能 5 定期进行公司资产的盘点 确保资产实际存量与账列数字相符 6 依据税法规定 办理公司的各项税务工作 力求准确无误 免遭无谓损失 7 依据公司经营计划 拟订本单位工作计划 进而编制本单位年度预算 并加以控制 8 现金 票据等的收付 保管及转移 会计凭证的编制 审核与保管 会计账册的登记 处理与保管 9 对外投资的可行性报告分析 对外投资动作的监督和控制 对外投资结果的评估和 审核 二 财务管理细则 1 财务工作管理 1 财务年度自 1 月 1 日起到 12 月 31 日止 2 财务凭证 财务账簿 财务报表和其他会计资料必须真实 准确 完整 并符合会 7 计制度的规定 3 财务人员工作调动或离职 必须与接管人员办清交接手续 由本公司经理合财务 部门其它财务人员负责监督交接 4 财务人员对本公司实行会计监督 5 财务人员对不真实 不合法的原始凭证不予受理 对记载不准确 不完整的原始 凭证有权予以退回 要求更正 补充 6 财务人员发现账簿记录与实物 款项不符时 应及时向公司经理书面报告 请求 查明原因 做出及时处理 7 财务人员办理会计事项必须填制或取得原始凭证 并根据审核后的原始凭证编 制记账凭证 会计 出纳记账 都必须在记账凭证上签字 8 财务人员应当会同行政府部门人员定期进行财务清查 保证账簿记录实物 款项 相符 9 财务人员应根据账簿记录编制会计报表 上报公司经理 并报送有关部门 会计 报表每月由会计编制并上报一次 会计报表须会计签字盖章 2 支票管理办法 1 支票由出纳保管 支票使用时须有 支票领用单 经公司经理批准签字 然后将 支票按批准金额封头 加盖印章 填写日期 用途 登记号码 领用人在支票领用簿上签 字备查 2 支票付款后凭支票存根 发票由经手人签字 会计核对 公司经理审批 填写金 额应无误 完成后交出纳 出纳统一编制凭证号 按规定登记银行账 原支票领用人在支 票领用单及登记簿上注销 3 凡 2000 元以上的款项进入银行账户内 出纳应文字报告公司经理 凡与公司业 务无关的款项 不管金额大小 由经办人文字报告公司经理 4 对于报销时短缺的金额 财务人员要及时催办 3 现金管理办法 1 公司在下列范围内使用现金 A 职员工资 津贴 奖金 B 个人劳务报酬 C 出差人员必须携带的差旅费 D 结算起点以下的零星支出 E 结算起点为 2000 元 2 无论何种汇款 财务人员都必须审核 汇款通知单 3 出纳应建立健全现金账目 逐笔记载现金支付 账目应当日清月结 每月结算 账 款相符 8 4 公司固定资产 办公用品及其他工作用品应采取转账结算方式 不得使用现金 特殊情况经经理签字同意方可使用现金 5 库存现金限额为 2000 元 超过部分应及时存入银行 6 严禁透支现金 7 财务人员从银行提取现金 应填写 现金领用单 并写明用途和金额 由公司经 理批准后提取 4 处罚办法 1 如出现下列形式之一者 公司将对财务人员予以警告并扣发本月月薪的 1 3 倍 A 超出规定范围 限额使用现金的或超出库存现金限额留存现金的 B 用不符合财务会计制度规定的凭证顶替库存现金或银行存款的 C 未经公司上级批准擅自挪用公款或借用他人现金支付款项的 D 利用职务之便使用公司账户替其他单位或个人套取现金的 E 利用职务之便保留账外款项或以个人名义存入银行的 F 利用职务之便未经批准开支现金的 2 出现下列形式之一的公司财务人员应予以解聘 A 违反财务制度 使财务工作严重混乱 不能进入正常状态 B 对会计凭证 账表 文件资料等拒绝提供或提 供虚假资料的 C 伪造 变造 谎报 毁灭 隐匿会计凭证 会计账簿的 D 利用职务之便 非法占有或虚报冒领 骗取公司财物的 E 弄虚作假 徇私舞弊 非法谋私 泄露秘密及贪污挪用公司款项的 F 在工作范围内发生严重失误或因玩忽职守致使公司利益遭受损失的 G 有其他渎职行为和严重错误 应当予以辞退的 三 出纳作业规定 1 本规定包括现金及银行存款 收入及支出等作业 2 本公司出纳根据审核后的传票 办理现金票据的支付 登记及移交 3 所有支出凭证应由会计严格审核其内容与金额是否与实际相符 领款人的印鉴是 否相符 如有疑问 应先查询后始能支付 4 出纳人员对各种款项的支付 应将款项交给领款人本人 本公司人员不得代领 5 本公司的一切支付 应以处理妥善的传票或凭证为依据 任何要求先行支付后补手 续者均应予拒绝 6 预付及暂付款项 应根据有关合同或核准文件 注明合同文件字号 呈报核准后送 交财务部门开具传票 一般费用的支付应根据发票或有关经认可的凭证 经主管领导批 准始得送财务部门开具传票 9 7 财务部门开具传票时应先审核原始凭证是否符合税务法规和公司的规定 其次经 过公司有关人员审核后方可办理支付 8 薪资的支付应由人事部门于每月 1 日将上月的考勤表报财务核算工资 并据以编 制传票 9 凡依法应上缴的各种税金和款项 若因主办人员的疏忽发生漏扣 漏报等事宜而导 致的滞纳金和罚金 由主办人员和其直属主管负责赔偿 四 报销管理规定 1 报销流程 1 报销人到财务部领取费用报销单 2 报销人在报销单上注明报销原因 报销金额 报销用途 报销时间 还款期限等 事项 3 将填写好的报销单交给会计审核并签字 4 将会计审核后的报销单交给公司经理审核并签字 若公司经理外出 由财务人员 设法通知 同意后可先付款后补签 5 报销人将审核完的报销单交给出纳 由报销人签字并领款 2 财物报销 1 报销人应先填写 报销单 上面注明所购物品的名称 数量 预计单价等并附上 正式发票和库单 交公司有关人员审核 2 审核完毕后 交出纳审核充以前的借款或领款 3 费用报销 1 报销人应先填写 报销单 上面注明费用发生的原因 金额 时间等并附上正式 发票 交公司有关人员审核 2 审核完毕后 交出纳审核充以前的借款或领款 4 报销限制 1 非本公司员工不得办理报销手续 2 报销时有财务和对应先充抵前次借款金额后方可办理正常借款手续 如未充抵 前次借款 不予办理借款手续 3 需报销的发票必须为正式发票 有财务专用章的 有财务人员向上级申报 经批 准后方可办理正常手续 未经批准将不予报销 造成经济损失由部门或个人自行承担 4 如一次性报销金额为 2000 元或 2000 元以上 必须提前一天通知出纳准备资金 5 费用开支应根据 费用与收入比例表 上的限额进行开支 为杜绝浪费 禁止超额 开支 严格控制成本 五 借款管理规定 1 借款办理流程 10 1 借款人到财务部领取借款单 2 借款人在借款单上注明借款原因 借款金额 借款用途 借款时间 还款期限等 事项 3 将填写好的借款单交给会计审核并签字 4 将会计审核后的借款单交给公司经理审核并签字 若公司经理外出 由财务人员 设法通知 同意后可先付款后补签 5 借款人将审核完的借款单交给出纳 由借款人签字并办理领款 由出纳办理借款 存档手续 如借款人未在填写日期内还款财务管理人员有权从该借款人当月工资中扣除 2 购物借款 1 借款人应先填写 借款单 上面注明所购物品的名称 数量 预计单价等 交公 司有关人员审核 2 审核完毕后 交出纳审核领款 3 费用借款 1 借款人应先填写 借款单 上面注明费用发生的原因 金额 时间等 交公司有 关人员审核 2 审核完毕后 交出纳审核领款 4 借款限制 1 公司外部人员不得借款 2 员工由于私人原因不得向公司借款 3 借款金额在 2000 元或以上 必须提前一天通知出纳准备支票 特殊情况下需要 使用现金的 必须报总部财务经理批准 4 还款期限不应超过一周 最长时间不得超过下次工资发放时间 否则财务发放工 资时自动从其工资中扣除 六 财务分析撰写规定 1 为了规范财务分析的内容和格式 全面揭示经济活动及效果 切实发挥财务分析在企 业管理中的作用 特制定本规定 2 财务分析报告 从产值 收入 费用 利润 现金流量等方面对公司本月的经营活动作简单评价 并与 上月及上一年同期水平作对比说明 3 产值分析 本公司的产值统计标准为收到客户首期款为准方可记入产值统计 只收到定金而未交 首期款的不得进行产值统计 将本月数据与上月及上一年同期水平作对比说明 分析其 增减变化情况及其原因 从中挖掘产值上升的有效途径 以便产值部门更好地开展工作 11 4 收入分析 本公司收入的确认标准为权责发生制 对主营业务收入 其他业务收入 营业外收入 的构成情况进行明细分析 将本月数据与上月及上一年同期水平作对比说明 分析其增 减变化情况及其原因 从中挖掘收入上升的有效途径 将收入与产值作对比说明 寻找 现金流量上升的办法 方便各部门今后更好地开展工作 5 费用分析 将本月数据与上月及上一年同期水平作对比说明 分析其增减变化情况及其原因 从 中挖掘降低费用的有效途径 根据 费用与收入比例表 对各项费用进行明细分析 将费 用与收入作对比说明 分析其变化的原因 6 利润分析 将本月数据与上月及上年同期水平作出对比说明 分析其增减变化情况及其原因 从 中挖掘利润上升的有效途径 将利润与收入作出对比说明 寻找利润率上升的有效办法 7 现金流量分析 根据本月货币资金余额 应付工程款数额 本月未发工资总额等条件对本月现金流量 进行分析 挖掘现金流量增加的有效途径 8 主要财务指标完成情况分析 对费用指标 收入指标 产值指标 利润指标 毛利率 收入费用率 资产负率 投资收 益率等指标进行明细分析 9 措施与建议 通过分析对所存在的问题提出解决措施和途径 包括对经营管理 现行财务制度提出 建议 总结前期工作中的成功经验 财务分析应于每月底与月末财务报告一起呈报上级 管理部门或总经理 七 资产管理规定 1 资产管理的原则 1 资产的保管与账簿的记载 应由不同人员分别负责管理 2 有形资产应加以防护 以免责任混淆 3 资产的保管 应明确指派人员负责 以免责任混淆 4 各项支出的审核与支付 应分别办理 5 已签章的付款支票 不得由该支票签章人或审核人领取或寄交 6 应尽可能以支票支付 支票的签发与保管应有严密的控制 7 负责现金 有价证券和其他贵重资产处理责任的人 需要有充分保证 应行轮调 轮休 12 8 各项付款凭据一经支付 应即加盖支付印戳销案 防止重复清款 9 信誉授予 折让折扣 客户赠品招待等 应严格管理 10 单据开具应采取一次性无碳复写 并避免涂改 11 尽可能订立各项工作的书面手册规定 以免误会 提高效率 2 资产的范围 公司资产主要指固定资产和低值易耗品等有形物品 如电脑 传真机等 3 资产的管理 公司资产必须按财务要求进行分类 由指定部门指定人员负责管理 其管理及保养细 则由管理部门会同使用部门制定 同时应有使用记录 凡与公司事务无关的一律不准使 用 否则 费用由经手人自付 4 资产的编号 公司资产取得后 应由财务部门会同管理部门依据其类别及会计科目的关系 予以分 类编号并粘贴样签 5 资产增减报告 财务部门应于每月 15 日编制 公司资产增减报告 送管理部门核对 并填列异常或 更正内容后 一式三份 财务部门 管理部门 使用部门各留存一份 6 资产的盘点 公司财务部门应会同管理部门每半年对公司资产进行盘点一次 每季度根据资产类别进行抽查一次 盘点后编制 公司资产盘存单 一式三份 注明 盘亏原因 公司经理 财务部门 管理部门各留一份 管理部门对于盘盈或盘亏案叙明原 因 经公司经理批准后 办理资产增减手续 7 受赠资产的处理 公司资产因其他公司或个人拨入 捐赠而取得者 应填明价格 若无原价 应由财务 部门会同管理部门予以估价 办理资产增置手续 8 资产增置手续 公司新增置的资产 应由财务部门填写 公司资产增加单 经管理部门签章后 送财 务部门填注购置金额 耐用年限 月折旧额 同时计入 资产登记卡 一式三份 财务部 门 管理部门 使用部门各一份 财务部门应每月与管理部门核对 资产登记卡 的记载事 项 9 资产的使用 公司资产使用权分配到指定部门指定人员手中 由个人负责保管 由出纳做台账记录 使用地址及使用人 凡由于使用不当造成损坏的由个人负责按原价赔偿 特殊应用损坏 的 应写书面材料 由公司经理签字后批准报废 10 资产的转移 13 公司资产发生转移时 应事先经管理部门批准 由移出部门真写 资产转移单 再由 管理部门签章后 交移入部门签章后 送财务部门备案 重大资产的转移 必须经公司经 理核准 11 资产的出租与外借 公司资产的出租与外借 应由管理部门会同财务部门报公司经理批准后方可办理 并 制定契约 其内容应包括修缮保养 税负 租金 运费 归还期限 保持原状 附属设备明 细等 12 资产的清理 公司管理部门应定期检查资产的使用状况 对闲置的 未使用或不需用的 毁损的资 产 应进行清理 填写 公司资产清理单 报公司经理批准后 送财务部门销账 备案 八 会计档案管理规定 1 企业的会计档案包括 会计凭证 会计账簿 会计报告 审计报告 财务会计制度以及与经营管理和投资者权 益有关的其他重要文件 如合同 章程 董事会会议等各种会议资料 2 会计档案的装订 会计凭证应按月 按编号顺序 每月装订成册 标明月份 季度 年 起止号数 单据张 数 由会计及有关人员盖章后 公司经理指定专人归档保存 会计报表应分月 季 年报 按时归档 有公司经理指定专人保管 并分类填制目录 3 会计档案的保存 凡是本公司的会计凭证 会计账薄 会计报表 会计文件和其他有保存价值的资料 均 应归档 财务部应有专人负责保存会计档案 定期将财务部归档的会计资料按类别 按 顺序立卷登记 会计档案的保管期分为永久保存和定期保存两类 4 会计档案的借用 凡查阅 复制 摘录会计档案 必须办理有关借用手续 其他单位或人员若因公需要查 阅会计档案时 必须经本公司会计 公司经理和总部财务批准 方能由档案管理人员接 待查阅 并由档案管理人员详细登记查阅会计档案的人的工作单位 查阅日期 会计档 案名称及查阅理由 会计档案一般不得带出室外 若有特殊情况需携带外出 必须经公 司经理和总部财务批准 并限期归还 5 会计档案的销毁 根据会计档案保存期限 由会计档案管理人员提出销毁意见 经本公司经理审查批准 后 销毁时应由本公司财务人员共同参加 并在销毁单上签名或盖章 6 会计档案的移交 由于会计人员的变动或会计机构的改变等 会计档案需要移交时 必须办理移交手续 并由监交人 移交人 接收人签字或盖章 14 7 附表 会计档案的保管期限 档案名称 保管期限 一 会计凭证类 1 原始凭证 记账凭证 15 年 2 银行存款余额调节表 3 年 二 会计账簿 1 日记账 15 年 其中现金和银行存款日记账 25 年 2 明细账 总账 辅助账 15 年 三 会计报表类 1 主要财务指标快报 3 年 2 月 季度会计报表 15 年 3 年度会计报表 永久 四 其他类 1 会计档案保管清册及销毁清册 25 年 2 财务成本计划 3 年 3 主要财务会计文件 合同 协议 永久 第五章第五章 会会计计管理制度管理制度 凡本制度未涉及的部分 均按 企业会计准则 和 施工企业会计制度 的相关规定 执行 一 会计基础工作规定 1 会计基础工作应根据财政部颁发的 会计基础工作规范 和本规定执行 2 会计科目的使用及账簿的设置应按本规定执行 不得任意更改或自行设置 如因业务 需要新增或更改科目时 必须呈报公司财务部批准 3 凭证采用收 付 转凭证 公司的会计核算采用收付实现制 4 会计核算组织程序采用记账凭证汇总表核算程序 1 根据原始收 付款凭证登记现金日记账和银行日记账 2 根据审核后的原始凭证填制记账凭证 3 根据记账凭证及所附的原始凭证登记各明细分类账 4 根据记账凭证汇总编制记账凭证汇总表 5 根据记账凭证汇总表试算平衡后登记总分类账 6 根据总分类账和明细分类账编制会计报表 15 5 记账规则 1 登记账簿一律使用钢笔 除了复写的以外 不得使用铅笔和圆珠笔 2 记账凭证和账簿上的会计科目以及明细科目一律用全称 不得随意简化或使用 代号 3 记账必须根据审核过的会计凭证为依据 没有合法的会计凭证 不得登记账簿 每张记账凭证都必须由制单 复核分别签字 不得省略 4 会计分录和会计科目的对应关系 一种经济事项分别或汇总编一套分录 不得将 不同内容的多项经济事项合并编制一套分录 5 明细账随时登记 总账定期登记 一般不超过 10 天 6 每一笔账都必须记明日期 凭证号码和摘要 经济事项的摘要不能过分简略 必 须保证第三者能看清楚 每笔账记完后 在记账凭证上画 号 7 记账的文字和数字应端正 清楚 严禁刮擦 挖补 涂改 不得跳行隔页 应将空 行或空页画斜线注销 8 红字冲账除了用于更正错误外 还可用于下列事项 A 经济业务完成后 发生退回或退出 B 经济业务计算错误发生多付或多收 C 账户的借方或贷方需要保持一个方向 D 其他必须冲销原记数字的事项 9 记账发生错误 用以下方法更正 A 记账前发现记账凭证有错误 就先更正或重制记账凭证 记账凭证或账簿上的数 字差错 应在错误的全部数字正中画红线 表示注销 并由经办人加盖图章 将正确的数 字写在应记的栏或行内 B 记账后发现记账凭证中会计科目 借贷方向或金额错误时 先用红字填制一套与 原用科目 借贷方向和金额相同的记账凭证 以冲销原来的记录 然后重新填制正确的 记账凭证 一并登记入账 如果会计科目和借贷方向正确 只是金额错误 也可另行填制 记账凭证 增加或冲减相差的金额 更正后应在摘要中注明原记账凭证的日期和号码 以及更正的理由和依据 10 各账户在一张账页记满后接记次页时 需要加计发生额的账户 应将加计的借 贷方发生额和结出的余额记在次页的第一行内 并在摘要栏中注明 承前页 11 月 季 年度末 记完账后 应办理结账 为了便于结转成本和编制会计报表 有发生额的账户 应分别结出月份 季度和年度发生额 在摘要栏注明 本月合计 本季 合计 和 本年合计 的字样 在月结 季结数字上端和下端均画单红线 在年结数字下 端画双红线 结账的数字本身均不得用红字书写 不需要加计发生额的账户 应随时结出 余额且注明借贷方向 并在月份 季度余额下端画单红线 在年度余额下端画双红线 16 12 编制会计报表前 必须把总账和明细账记载齐全 试算平衡 每个科目的明细 账户的数额相加总和同该科目的总账数额核对相符 不准先出报表 后补记账簿 13 年度更换新账时 需要结转新年度的余额 可直接过到新账各账户的第一行 并在摘要栏内注明 上年结转 字样 必要时 详细注明余额组成内容 在旧账的最后一行 数字下面注明 结转达下年 字样 结转以后的空白行格 包括不结转余额的账户 画一 条斜线注销或盖戳注销 6 结账 结账是指结算各种账簿记录 它是在一定时期内所发生的经济业务全部登记入账的 基础上进行的 在结账时 首先应将本期内所发生的经济业务计入有关账簿 以调整账 簿记录 如待摊 预提费用应按规定标准予以摊销或提取 在全部业务登记入账的基础 上 应结算所有的账簿 7 对账 1 账证核对 是指各种账簿的记录与会计凭证的核对 这种核对主要是在日常编制 凭证和记账过程中进行 月终如果发现账证不符 就应回过头来对账簿记录与会计凭证 进行核对 以保证账证相符 2 账证核对 每月一次 主要是总分类账各账户期末余额与各明细分类账账面余额 核对 包括财务部门的各种财产物资明细分类账期末余额与财产物资管理部门和使用部 门的保管账相核对等 3 账实核对分两类 第一类是现金日记账账面余额与现金实际库存余额相核对 银 行存款日记账账面余额与开户银行对账单相核对 要求每月核对一次 第二类是各种财 产物资明细分类账账面余额与财产物资实有数额相核对 各种往来账款明细账账面余额 与有关权务单位的账目相核对等 要求每季核对一次 二 会计科目及使用 1 一级科目 银行存款 现金 其他应收款 待摊费用 固定资产 累计折旧 固定资产清理 递延 资产 无形资产 短期借款 预收账款 其他应付款 应交税金 应付工资 应付福利费 其他应交款 预提费用 长期应付款 实收资本 资本公职 盈余公积 未分配利润 工程 结算收入 工程结算成本 工程结算税金及附加 其他业务收入 其他业务支出 管理费 用 财务费用 营业外收入 营业外支出 以前年度损益调整 所得税 本年利润 利润分 配 2 二级科目 1 广告费 电视广告 报纸广告 展会广告 市场广告费 店面宣传费 2 房租费 按月摊销或预提 3 办公费 水电费 电话费 复印费 办公用品 饮用水费 书刊资料费 17 4 市场管理费 市场管理费 印花税 5 业务招待费 6 汽修 汽油费 修理及保养费 停车费 过桥过路费 汽车租赁费 7 差旅费 市内交通费 外出差旅费 8 福利费 指公司内部集体活动的经费 9 工资 10 折旧费 11 其他 递延资产摊销等 3 预收账款 可因地区差异作调整 1 收工程款 客户交定金 一期款 二期款 尾款计入 预收账款 科目 按凭证计入 二级账贷方和按收据计入三级台账贷方 发生客户退工程款用红字计入本科目贷方二 三级账 收款比例 一期款为签约额的 40 月末从 预收账款 借方转入 工程结算收入 科目贷方并结转利润收入 月末只做二级账结转 三级台账为收款记录 月末不做结转 本项工程完工结算后结清该台账 2 拨工程款 按签约总额的 70 确定施工总额 然后分期拨付给各个工程所产生的 费用 进场费 二期工程拨款 完工结算款按凭证计入 预收账款 二级借方 按拨款单计 入三级台账借方 其中完工结算必须在本项工程完工验收后当工期与合同一致 尾款已 交和 工程完工结算单 三项条件都具备时方可办理 拨款比例 进场费为施工总额的 40 二级拨款为施工总额的 30 三期为施工总额的 30 其余质保金转入 其他应付款 质保金 科目 月末将本月工程拨款从 预收账款 贷方转入 工程结算成本 科目借方 并结转利润成本 月末只做二级账结转 三级台账为拨款记录 月末不做结转 本项工程 完工结算后结清该台账 三 会计核算政策 1 固定资产 使用年限在二年以上 单价在 1500 元以上的属于经营设备的物品 作为固定资产 折旧方法 平均年限法 年限为 5 年 残值率为 0 按月计提折旧 2 低值易耗品 使用年限在二年以下 单价在 1500 元以下 采用一次摊销法核算 3 递延资产 把没有收入前的开办费用和以后店面的装修费用计入递延资产 按平均年限法摊销 年限为 3 年 4 其他应付款 质保金从 预收账款 转入 其他应付款 质保金 某施工队长 5 其他业务收入 18 由于单纯的设计业务收取设计费 设计师提成 40 其余 60 计入 其他业务收入 6 其他业务支出 公司给客户做保洁等优惠政策所支付的保洁款计入 其他业务支出 7 财务核算采取收付实现制 8 财务结账日为每月最后一天 为公司自行确定日期 无特殊原因不得更改 四 公司账簿的设置 1 设置总分类账簿一本 登记总分类账 2 设置多栏式账簿一本 登记管理费用账 3 设置二级明细分类账三本 分别登记资产类 负债及所有者权益类 损益类明细账 4 设置三级明细分类账一本 登记预收款三级台账 按合同 日期 店面 客户进行分 类登记 五 报表及财务软件管理 1 建立财务报表管理体系 1 要求出纳 会计按规定时间网上传输各种财务报表和有关资料 2 出纳每日传输 现金 银行存款收支表 每月传输 工程收入月报表 和 管理人 员工资表 3 会计每月传输 设计师工资及提成明细表 管理费用明细表 在施工程结算表 完工工程结算表 收入与费用比例表 资产负债表 和 损益表 各种表格样式见系统管理 2 建立公司财务软件管理体系 公司最好建立自己的财务软件管理体系 以便定期存档 备份 查找等工作的开展 提高工作效率及安全系数 第六章第六章 货币资货币资金管理金管理办办法法 1 银行存款 1 由出纳保管 购买及签发支票 新购支票一律登记 签发支票时必须在支票登记簿 上登记日期 用途 金额 经手人 票根由主管会计 经手人签字 交公司总经理审核并 加盖支票备案名章 后用于支付 2 不得签发空头支票和远期支票 签发支票日期应填写签发当日日期 金额大小写及 19 用途填写齐全 由主管会计复核签字 3 从银行办理信汇 电汇 汇票等业务时 必须报经总经理批准后方可办理 4 千元以上的支出 原则上必须使用支票支付 如不能用支票支付的须经总经理批准 5 领用支票的用于采购付款时 领用人必须即时取得发票 否则支票不得给付对方 6 已签发的支票遗失 使用支票人必须在发现遗失的 1 小时内报财务部出纳 出纳应 立即向银行挂失 由于使用中遗失支票而发生款项损失时 由使用支票人承担全部经济 损失 支票遗失由于采取措施果断未造成损失时 也要对责任人处以至少 1000 元的罚 款 7 作废的支票 由出纳进行归档保存 2 现金 1 现金用于支付 1000 元以下的经济业务支出及离职人员工资 补助 差旅费等 2 收付现金必须核验是否假币 出纳对收付假币负全责 3 不得以白条挂账 借条抵现 不得挪用现金 库存现金不超过 5000 元 4 当日现金收支必须核算清楚 下班前盘点清楚并与日记账核对 做到账实相符 5 员工办理公司业务借支的现金必须在三天之内归还 如过期不还或未报销者将处 以 100 元罚款 3 有价票证 1 有价票证含 水票 印花税票 发票 收据等 2 有价票证购买时由财务出纳与行政部协同办理入库 3 有价票证由出纳保管 根据分公司规定领用 发放 使用 领用 发放 使用时须有 经手人双方签字及明细记录 每月核对账目 盘点实物 统计领用情况 做到帐实相符 4 凡有存根的票据 发票 收据等 要对存根联进行登记 由责任人保管 稽核 由主 20 管会计进行检查 使用完的票据经出纳 会计人员核对无误后 每本应注明开票金额 整 理后交主管会计作为会计档案进行归类保管 凡有缺失的由责任人负全责并处以 100 元 至 500 元罚款 5 关于收据管理详见 收据管理制度 6 发票由财务统一购买 由主管会计保管 开据 发票由客户本人持合同原件来公司 开 并将与开票金额相符的由财务部开出的收据 客户联 交回 且须在合同上盖 发票已 开 字样的章 客户签字办理领取登记 特殊情况下可代开 但须加写委托书 第七章第七章 财务财务印印鉴鉴会会计计档案管理档案管理 财务印鉴的使用和保管 1 财务印鉴指财务专用章和银行票据预留人名章 2 财务专用章由主管会计保管 盖章 财务专用章只限用于银行支票 发票 财务报表 这三项以外如使用财务专用章须经总经理批准 3 银行票据预留印鉴人名章 由分公司出纳保管 只限用于银行票据 4 财务印鉴不得向保管人以外的任何人借用 保管 用印时必须是保管人亲自盖章或 在保管人监督下使用 会计档案管理 1 会计档案是指收据 发票 会计凭证 会计账簿和会计报表等会计核算专业材料和 与财务具体工作有关的合同 每月及每年统一由主管会计负责整理 登记造册 长期保 管 2 对会计档案的管理必须做到妥善保管 存放有序 查找方便 严格执行安全保密制 度 不得随意堆放 严防毁损 散失和泄密 3 会计档案原件上不得借出 如有特殊需要须经总经理批准可提供复印件 交给经办 21 人使用 但不得拆散原有卷册 4 各类会计档案保管期限分为永久 定期二类 年度会计报表保管期限为永久保存 现 金 银行日记账 会计档案保管清册保管期限为 25 年 会计凭证 明细账 总账 辅助帐 保管期限为 15 年 月 季度会计报表保管期限 5 年 银行存款余额调节表保管期限 3 年 七七七公司内部管理公司内部管理 固定资产 低值易耗品及办公用品管理流程办法 1 各项财产按取得的原始成本计价 购入时必须取得完整 合法的凭证 即时建立 登录财产物品的会计账目 详细登记品名 型号 单价 金额 购置日期等 对实物进行 编号登记 领用或使用人或责任人签字负责 2 固定资产由财务建 固定资产明细账 进行核算 实物由行政部负责监管 并于每季 度末对在用固定资产进行盘点 3 低值易耗品和办公用品由财务建二级账目核算 由行政部建三级账目对实物进行 监管 双方互相核对 对在用 低值易耗品 季报盘存 对 办公用品等库存材料 月报盘存 4 办公用耗材应尽量减少库存 以一个月用量为基本采购数量 购买时由行政部办理 入库 财务人员监督 凭入库单报销 5 购置单价在 500 元以上的固定资产及低值易耗品 须报总公司认可批准后方可购 买和报销 记账规则及工作程序 一 基本原则 1 我公司采用的记账方法是借贷记账法 2 出纳人员根据审核无误的原始凭证编制记账凭证 登记现金 银行日记账 3 会计人员根据主管会计审核后的记账凭证和转账凭证登记明细分类账 编制科目 汇总表 登记总账 编制有关的会计报表 4 主管会计根据各种明细账及相关的汇总资料 报表 编制财务经营状况表和有关各 类财务数据及财务报表 5 一个财务人员可以兼管几个岗位的工作 或将一个岗位的工作分由几个人管理 但 必须遵循出纳人员不得兼管稽核 会计档案保管和收入 费用 债权 债务账目的登记工 作的规定 22 6 主管会计对会计工作负全责 其他人员各负其责 互相配合 二 收款的规定和程序 1 日常由出纳负责收款 节假日由主管会计统一安排财务部人员值班 各项经济业 务收入的款项须按照类别进行归类登记 在收款日表上登记日期 款项 金额 设计室 开据的收据号及双方经手人等内容一并填写齐全 收入任何款项均须开据公司统一收据 2 值班人员所收款项应于次日交接给出纳并且双方要做交接记录 3 由主管会计或主管会计安排的记账会计对收入的款项进行审核 4 记账会计依据审核后的凭证记账 三 退款的规定和程序 1 工程退款须客户亲自办理 特殊情况可写委托书指定委托人办理 但超过 2000 元 的款项不允许代办退款 2 退款的办理程序应按分公司财务部下发的退款程序办理 费用报销的财务内部规定 一 借款 1 部门填写用款的报请审批单 经手人 部门经理签字 总经理批准并签字 出纳审 核用途 金额及各项签字正确 齐全交主管会计审核签字后付款 2 财务借款凭证须经手人 出纳 会计主管签字 3 凡借款款项必须在三日内 立即销账 如财务发现逾期不予销账的情况有权对当事 人提出质疑并报批对其进行相应处罚 二 报销 1 出纳审核原始凭证后填写支出凭证 原始凭证的要求 抬头 名称 型号 项目 金 额 数量 日期 大小写 印章齐全 正确的税务部门发售的统一发票 凡有一项不符不 予办理报销手续 固定面额的发票 必须注明日期 实际发生金额 2 一次性购买数量较多的物品或材料 发票填写不下的可附明细单 明细单需加盖与 发票一致的印章 3 支出凭证须经手人 出纳 主管会计 总经理 按以上顺序 签字后予以报销 凭证 加盖 付讫 章 4 支出凭证大小写金额 名称 项目均不得涂改 凭证金额必须与原始发票金额一致 实际支出小于票面金额的由主管会计在发票上签字注明 实际支出大于票面金额的退回 重新开具发票 付讫 印章不得压在付款金额上 5 支票付款由出纳制作支出凭证 主管会计 经手人在支出凭证及支票票根签字后 报总经理 总经理在凭证上签字后方能付款 6 找总经理审批时 凡是事先申请用款的 须带申请表一同交总经理审批 23 7 白条和收据一律不得报销入账 如仍查出有白条和收据入账情况则给予相应人员 一次性 20 50 元的罚款 七七七其他管理其他管理规规定定 一 合同管理规定 1 目的 严格管理工程施工合同文本的购买 使用 保存 杜绝施工合同文本管理上的漏洞 给公司带来的风险 2 范围 公司所使用的工程施工合同文本为预算文本 3 职责 1 财务部负责本规定的制定 颁布和修改 并负责工程施工合同的购买 分发 统计 检查和保管等工作 2 工程部负责合同回收情况的统计和存档合同的管理 3 部门经理负责部门使用合同环节的管理 4 内容 1 空白合同的购买 财务部根据公司业务情况和库存情况 每三个月购买一次 所购空白合同由财务部负责保管 2 合同的编号 合同以两本为一套 每套有一个号码 写在合同的右上角 3 合同的领用 合同使用部门的负责人每周五向财务部门申领合同 5 20 套 签 约后的合同有财务部门进行保管 合同使用部门负责人经使用的合同数量进行补差 以 便保证手中有充足的合同数量 如遇特殊情况可随时向财务说明愿意并申领合同 24 4 合同使用部门的使用和保管 部门负责人应指定人员负责合同的管理和合同使 用情况的登记 只有在客户准备签订合同时 才可以领用空白合同 领用空白合同后如客 户没有签约或者推迟签约 都应在第二日下班前将合同交回 禁止一次领用多本合同备 用 禁止设计师将空白合同带出公司 5 合同的回收 合同签定后应及时送交工程部 由工程部的档案管理员将合同基 本情况包括合同文本编号等录入电脑 每月月初第一天 如节假日可顺延一天 档案保管 员将上月所回收合同的编号 数量报给财务部 6 合同的保管与借用 工程部档案保管员负责已签订合同的管理 施工队长 工 程部或客服部借用合同都必须到财务部办理合同借用手续 如期归还 如借阅后未如期 归还的话 遗失者对此合同负全责 如造成经济损失由该人全部承担 7 合同数量的统计与检查 每月 8 日之前 财务部负责完成合同数量的汇总和核 对 并将上月合同使用情况编制成汇总表交给公司经理审阅 财务部有权到合同使用部 门查核合同使用情况 8 合同遗失责任的追究 合同的管理应严格按本规定执行 如果合同出现丢失情 况 将追究有关责任人的责任 每丢失一套合同 不足一套按一套算 给相关责任人一张 过失单 并保留追究遗失合同所给公司带来损失的权利 9 文档管理 财务部负责施工合同在使用过程中所有信息的汇集与存档 其中包 括施工合同购买记录 施工合同领用记录 施工合同回收记录 作废施工合同回收及处 理记录 及每月 8 日前必须完成的上月施工合同使用情况汇总表 二 工程档案管理规定 1 工程档案管理包括工程档案的建立 保管及相关信息的提供 25 2 根据设计部提交的签约客户资料 合同 图纸 预算报价等 建立工程档案并进行 编号 3 依据工程档案详细填写 工程签约状况表 4 填写设计师签约日报表 并上报公司经理 工程部经理 设计部经理 以便财务 部了解当前签约量并及时安排施工队 5 根据工程报价及签约额按规定计算工程施工额 并于施工队进场后 以施工队持 手续齐全的 设计现场交底单 签发 进场费申请表 上报财务部审核 6 电脑录入 设计师签约排行榜 其中包括已签约汇总及收取设计定金汇总两个方 面 其中实收首期款数据可向财务部索取 每月月底详细统计设计师签约排行榜 同时 上报公司经理 设计部经理 工程经理 财务部等相关部门 7 为相关人员提供工程合同档案 如工程进场 收取二期款 工程验收等阶段 并 保证工程验收后相关资料全产齐全 加盖 已验收 章后妥善保管 便于日后查找 8 依据 客户服务工作表 中的 客户满意率评价表 月底汇总并电话回访核对 工 程验收的第四次回访 避免主观或片面的判断 计算出施工满意率 设计满意率及综合 满意率 上报财务部 三 工资管理规定 1 岗位编制 岗位种类共有 11 种 分别为公司总经理 会计 出纳 部门经理 设计师 企划 行 政 人事 客户服务 质检 工程管理 店面筹建初期可以一个多岗 待业务量上升后再 逐步分开 2 工资发放时间 26 为每月 18 日 其中提成工资分两次发放 客户交首期款时发放一次 即签约额的 70 完工时发放一次 即实收款 提成比例 签约额 30 3 工资总额 包括效益工资 占本月工程收入 即本月实收工程