设计院编写部门职能和岗位职责应避免的问题与技巧

设计院编写部门职能和岗位职责应避免的问题与技巧设计院编写部门职能和岗位职责应避免的问题与技巧 部门职能 岗位职责的编写是设计院一项基础的人力资源管理工作 也是很多 其他管理工作开展的基础 华锐通过这些年在勘察设计行业的咨询经验 认为 在部门职能与岗位职责的问题上 设计院在以下几个方面存在认知上的误区 1 设计院属于人才密集型企业 人员素质较高 认为不需要像给一般操 作人员那样建立详尽 明确 具有可操作性的岗位职责 因此部门职能与岗位 职责有一个大概就好 2 设计院这些年效益比较好 业务忙不过来 管理工作也主要围绕项目 进行 对于基础管理工作不重视 认为与其做这些基础管理工作 不如多花点 时间在项目上 3 认为职能管理人员只是成本 不太重视人力资源等方面专业人才的引 进与培养 自然就较难有外部先进的理念带进来 4 一些规模不太大的设计院 管理者认为自己能够一眼看到底 因此很 多基础管理工作就没有必要去做 由于以上的一些认知误区 导致设计院在这方面的工作比较滞后 但是部 门职能 岗位职责的编写在企业管理中能够发挥非常重要的作用 1 是主管安排员工工作的基本依据 是主管安排员工工作的基本依据 有了部门职能 岗位职责的说明 主管就能够以此作为依据安排下属工作 而不是根据员工能够干什么 就安排怎样的工作 同时部门职能与岗位职责的 完善过程 实质上也是企业不断提升管理 走上规范化管理的过程 2 是高效招聘工作的基础 是高效招聘工作的基础 有了明确的部门职能 岗位职责后 企业对外才能够发布更加详尽的招聘 信息 表明应聘岗位的具体工作内容和要求 能更准确的吸引人才 3 是新员工入职培训的最基本教材 是新员工入职培训的最基本教材 新员工被录用以后 必须要清楚 我的工作是干什么 一份明确的 具有 指导性质的部门职能 岗位职责描述可以非常好的帮助新员工尽快开展工作 4 是进行岗位价值评估 确定岗位薪酬的基础 是进行岗位价值评估 确定岗位薪酬的基础 不论是采用哪一种岗位价值评估的办法 都必须要明确岗位的职责 否则 岗位价值评估无从谈起 5 是部门负责人 员工制定年度和月度工作计划的基础 是部门负责人 员工制定年度和月度工作计划的基础 一般来说 员工制定工作计划来源于两个方面 一是来源于公司整体计划 的分解 二是从自己的岗位职责出发制定工作计划 6 是绩效管理能够有效实施的基本依据 是绩效管理能够有效实施的基本依据 不论是绩效计划的制定还是绩效评估的过程 都必须以部门职能 岗位职 责为依据 否则就会导致产生没有依据的绩效考核 从我们服务客户的过程中 发现设计院在部门职能与岗位职责的编写上存 在一些普遍的问题 1 系统性不强 职责内容缺失 随着市场化进程的推进和管理的深化 原来没有做的一些工作现在必须有人去做 2 模块性不强 逻辑混乱 3 职责缺乏完整性 常常很多重要的工作用 完成本岗位所需要完成的其 他工作 这样来描述 4 对同一件工作职责从不同角度分别描述 导致内容重复 5 缺乏可操作性与对工作的指导性 内容华而不实 或者是 看起来很美 实际却无法执行 6 职责内还是职责外的工作界定不清晰 7 对职责的参与和介入程度表述不清 比如对 组织 主持 制定 制订 草拟 建立 领导 落实 实施 监督 检查 完善 负责 协助 配合 等词 的使用不当或混乱 那么设计院如何才能编写详尽 明确和具有可操作性的部门职能与岗位职 责呢 第一 明确职责第一 明确职责 首先必须要明确 部门职能与岗位职责不是由某个部门或某个员工完成 而是由各部门与员工分别完成其自身职责编写工作 部门负责人要完成部门职 能的编写工作 人力资源部门提供相关表格的格式 提供撰写培训以及把关 初审等工作 第二 具体撰写第二 具体撰写 部门职能与岗位职责应包括两方面的内容 首先是部门或岗位的使命 也 有些单位叫做总则 宗旨等 部门或岗位使命是说明该部门或岗位在整个组 织中的地位和作用 概括性的表述该部门的职能和岗位的职责 总之是用一句 话来表述部门或岗位在组织中的作用 给下一步具体描述定一个基本的基调 部门与岗位使命描述清楚了 就能围绕部门与岗位使命撰写具体的职能或职责 一般来讲 部门使命 岗位使命通常采取下述表达方法 通过采取行动 组织 负责落实 指导 XXX 工作 达到的目的 提升 市场占有率 扩大利润 控制成本 提升质量管理水平 其次就是进行具体职能或职责的描述 一般来讲 在进行具体职能或职责 描述的时候 通常可以采取两种思考办法 第一是根据职能或职责内容分模块 描述 比如人力资源经理的岗位职责 包括人力资源规划 招聘 培训 薪酬 考核等方面内容 第二是根据业务流程撰写 比如招聘专员的岗位职责 包括 发布招聘信息 初步筛选 组织面试 通知新员工等方面内容 根据华锐的咨 询工作经验 这两个办法通常是交叉使用的 总体上分成不同模块来描述 其 中主要职能与职责在先 分管工作其次 协作工作最后 具体说明时又根据业 务流程来描述 具体职能与职责的描述通常的表达方式为 动作 具体工作内容 如 制定并组织实施年度工作计划 为了使部门职能和岗位职责更加明确和能够指导具体工作 建议采取的表 达方式为 时间周期 动作 具体工作内容 达到标准 如 制定公司年度经营管理计划 并组织落实 确保完成 每周主持召开生产会 并完成会议记录 当然 具体撰写的时候要根据实际情况进行 各部门职能 岗位职责既要 能形成统一的格式 体现出规律性 又必须以真正履行的职能和职责为基础编 写 设计院在编写部门职能 岗位职责的时候 也是有一些规律和技巧的 通 常我们可以去提炼出每个部门或岗位都可能具有的工作内容 然后依据部门或 岗位的不同 具体应用 比如我们在为某设计院编写部门职能与岗位职责的时 候 概括了以下几个共同的职责 1 计划 预算工作 计划 预算工作 从时间周期上 根据岗位实际工作 完成包括年度 半年 季度 月度的 工作计划与总结 比如设计所所长职责 根据公司整体生产经营目标与计划 制 定本岗位年度工作计划 在岗位职责编写的时候 必须明确岗位职责内工作的 参与和介入程度 动词的使用必须准确 2 与部门职能相关的公司制度的建立 完善和落实 与部门职能相关的公司制度的建立 完善和落实 各个部门都有与部门职能相关的公司制度的建立 完善和落实的职责 如 人力资源部门要建立和完善人力资源方面的制度 总工办要建立和完善技术和 质量管理方面的制度 并负责落实 3 部门内部管理职责有统一的规范性 部门内部管理职责有统一的规范性 对部门负责人而言 有一部分部门内部的管理工作也是可以通用的 如部 门的人事管理工作 完成各阶段考核 年度岗位聘任建议等 内部一些工作 办法与推进机制 如部门内的月度工作会议等 内部员工各阶段工作计划与 总结等 所以 我们在编写部门职能与岗位职责的时候 就能够将这些内容统一起来 形成规范 统一的表述办法 最后 不断完善 需要强调的是 部门职能 岗位职责完成编写之后并不是万事大吉了 需 要定期进行审核 完善 以保证其内容与目前岗位要求匹