海格样板-供应商管理制度

广州海格通信集团股份有限公司 七五 厂 质量管理体系支持文件 换页编号 0 采购部 2009 5 31 发布 2009 6 1 实施 第 1 页 共 14 页 供应商管理制度 QS PA740 01D 1 目的与适用范围 1 1 目的 为了规范广州海格通信集团股份有限公司 以下简称海格通信集团 的供应商开发 选择及初 评 复评流程 明确供应商的准入要求 使供方的管理受控 确保海格通信集团物资采购的质量 按照海格通信集团采购管理要求 特制定本制度 1 2 范围 本制度适用于海格通信集团新供应商的开发和选择 以及对为海格通信集团产品提供配套的合 格供方的评价 管理 激励及控制 其中供应商中外协外包类厂家具体评价办法见 外包设计供方 评价办法 供应商指为海格通信集团产品提供配套的生产厂家 外协外包及经销贸易商等各类供方 2 职责 2 1 供应商管理委员会负责供应商管理执行的检查 监督 负责供应商管理重大问题或有争议的最 终裁决 2 2 采购部是供应商管理的责任主体 对供应商管理的效果负全责 对配套件 原材料 元器件 机加件 外协件等生产厂家 代理商管理 负责组织供应商的评价及合格供应商资料的日常维护和管理 负责供应商开发 考察等活动的组织实施 负责根据评价结果 每年更新合格供应商目录 按产品建立供应商目录 并对供方评价 结果及合格供方目录组织评审 负责供应商评价资料交货及时率 反应速度及服务意识等数据的收集与整理 负责组织停产器材 停产或取消供货资格供应商替代供方的选择 负责合格供应商代码的编制和管理 对临时采购 含新增同意批次试用 的供应商建立 单独的代码方式实施管理 负责建立供应商管理专家库 换页编号 0 QS PA740 01D 第 2 页 共 13 页 2 3 质量部负责供应商供货质量的评价 协助采购部实施供应商管理 负责供应商管理制度执行的检查与监督 负责进货检验 使用过程质量等数据的收集 整理 汇总与分析 对供应商的资质 体系建设 质量管理能力等进行评价 参与供应商考察和走访 2 4 装备公司负责对集团 包括各分公司 事业部 整机产品 分机 单元电路板 线缆 整件等 发外加工外协供应商的开发与选择 负责组织对外协承制单位的考察与评价工作 2 5 项目组负责对新增供方器材 外包设计产品的符合性进行确认 装备公司 各分公司制造部门 负责外协 外包产品的符合性确认与组织评审 提供器材或外包设计产品的使用报告等相关材料 新增供方按照 谁新增谁申请 的原则办理报批手续并按 3 1 2 6 条或 外包设计供方评价办法 要求提供新增供方的资料 2 6 工艺部门参与合格供方评价工作 并对供方的工艺能力负责评价 2 7 财务部门负责供应商提供器件的价格数据的审核 批准 并负责价格数据 供方结算信息的 日常维护和管理工作 对非目录供方拒绝付款 负责对供应商质量奖罚制度的执行 2 8 技术管理部负责组织对设计外包供应商评审 包括各分公司 事业部 2 9 各部门 区域第一责任主管领导负责对新增供方进行审核 总经理负责最终批准 3 控制要求 3 1 供应商的开发和选择 3 1 1 合格供应商应具备的基本条件 海格通信集团合格供应商必须具备以下基本条件 a 具有法人资格并能独立承担民事责任 b 遵守国家法律 行政法规 具有良好的商业信誉 c 具有履行合同的能力和良好的履行合同的记录 d 注册资本大于人民币 100 万元 无限责任公司除外 e 对特殊要求的供应商规定的其他条件 f 在我公司无不良记录 QS PA740 01D 换页编号 0 第 3 页 共 14 页 3 1 2 供应商的分类 根据供应器材的分类 功能特性 设计成熟性 制造复杂性等因素 一般将器材供方分为以下 三类 a 类 能承接具有独立功能的关键配套设备或专用软件产品 能按提供的图样 技术文件 生产复杂结构件 如 外包设计 过程含有特殊工艺 如电镀 喷漆 焊接 导电氧化等 的器材 模具 如压铸 注塑等 主要配套件 充电器 蓄能电池组 天线 耳机 话筒等 主要机加件 机箱 机架等 关重件 单板装配件 特殊国产元器件等 b 类 能按提供的图样 技术文件生产一般结构件 整件 特殊电缆 能承接一般配套件 标准元器件 c 类 辅助性材料 包装 工具类 上述 类外的一般原材料 元器件 标准件 紧 固件 获得厂家或区域代理授权的代理商或普通贸易商 3 1 3 不同类别供应商对其相应的质量保证要求为 a 类 必须具有质量保证体系 具有独立行使职权的质量组织机构 b 类 生产厂家须具有独立行使职权的质量组织机构和检验系统 b 类 须提供检验合格证 代理商获得厂家或区域代理授权证 贸易商从事本行业 3 年以 上且无不良记录 3 1 4 供应商开发和选择的原则 3 1 4 1 供应商的选择以地理位置方便 合作意愿强 在业界产品质量好 技术先进为原则 3 1 4 2 供应商开发和选择工作由质量部 采购部 财务会计部把关控制 需求部门有供应商选择 权 但无决定权 严禁海格通信集团其他部门及人员随意选择新的供应商 3 1 4 3 外协供应商开发和选择由质量部 装备公司 财务会计部把关控制 需求部门有供应商选 择权 但无决定权 严禁海格通信集团其他部门及人员随意选择新的供应商 3 1 4 4 由用户在合同或相关法律文件中指定的配套供货单位 可不办理新增供方申请 但合同签 订部门应将合同复印件传递至采购部 质量部备案 用户指定的配套供货单位但又未在合同或相关 法律文件中明确的 需办理 用户指定供方申请表 并经产品经理 市场部门负责人 公司市场主 管领导签名确认 该类供方由采购部编制临时采购供应商编码 供方仅限合同涉及的产品批次适用 3 1 4 5 由用户在合同或相关法律文件中指定配套的普通民用 品牌 产品 如显示器 计算机 换页编号 0 QS PA740 01D 第 4 页 共 13 页 摄像机 传真机 打印机等类似产品 可直接到相关的代理商 大型商场采购 不需办理供方评 价手续 但必须将合同或相关法律文件中指定的采购清单复印二份送采购部和质量部备案 以便 采购部编制临时采购供应商编码和进货检验 采购时要确保产品厂牌 型号正确 真实并与合同要 求相符 如发生变更 需有用户签字同意 合同中需明确此类产品的保修期与指定配套产品保修期 一致 3 1 4 6 海格通信集团任何部门开发产品选择器材 必须从海格通信集团的 合格供方名录 中选 择合适的供应商 如 合格供方名录 中的供应商不能满足要求需重新开发新的供应商 则当事人 必须填写 新增供方申请表 如实填写新增供应商的原因 新供应商与海格通信集团及本人的关 系等要素 如有虚假 一经查证 将给予行政和经济惩处 申请人不得对新增供应商在后续供货 价格等方面有任何承诺 新增供应商应提供如下材料 a 营业执照 法人代码证 税务登记证复印件 b 按海格通信集团要求模版提供 企业介绍 c 生产许可证 经营许可证 代理证 代理商提供 复印件 d 产品质量认证证书或质量管理体系认证证书 e 供应商调查表 f 产品样本及主要产品目录 g 相关的企业资信证书 产品获奖证书等有关文件 h 新增供方原因分析或说明 3 1 4 7 新增供应商必须经海格通信集团总经理批准才能展开业务 对有某种特殊原因需进入的供 应商申请人必须在 新增供方申请表 中如实说明 对于生产过程中一般的通用物料 辅料或偶发 性临时采购且预计将来年业务量肯定不超过 5 万元的新增供方可由采购部 质量部审核 采购部主 管领导审批 财务中心备案后实施采购 3 1 4 8 原则上海格通信集团已有 2 家以上具有供应能力的合格供方 不再批准新增供方 3 1 4 9 产品设计师在使用新供应商的器件之后 应及时提供器件的使用报告 包括试用报告和环 境试验报告等 3 1 4 10 关重件 主要配套件 外包设计的选用必须按照 关键件 重要件 主要配套件采购选 型评审制度 流程进行申请 评审 且必须经环境试验验证并符合产品要求 同时 产品设计师如 需要选择一家备用供应商 且必须在图纸上同时标明两家生产厂家名称 所有明细表只能标注生产 QS PA740 01D 换页编号 0 第 5 页 共 14 页 厂家 不能标注贸易商 3 1 4 11 所有向海格通信集团提供产品的供应商必须是经海格通信集团资格评审通过的单位 任 何未经过评审或评审不通过的供应商均不准确定为海格通信集团的合格供方 不得向海格通信集团 属下各单位提供产品 财务部门也不得向该供方结算付款 3 1 5 供应商开发和选择的程序 3 1 5 1 外包设计产品的供应商开发和选择按 外包设计供方评价办法 执行 3 1 5 2 采购部 或制造部门 根据设计部门或其他申请部门提交的 新增供方申请表 和相关资 质材料组织质量 工艺等相关部门对新增供应商进行评价合格后进入备选合格供方 3 1 5 3 研制产品的 新增供方申请表 必须在研制方案阶段 或专题试验评审完成 5 个工作日内 或样机研制前提供 同时付需求器材技术要求 在产产品 新增供方申请表 必须在采购计划下 达后 10 天内提出 3 1 5 4 采购部按供应商类别组织 含质量 工艺 设计等部门人员 对新增供应商进行现场 文 件或样品的考察 填写 供应商调查报告 a 类供方必要时需现场考察 确认质量保证体系 进行产品样品评定 包括软件产品的授 权评测机构的评定 或工艺审定 对含有特殊工艺过程 对产品质量影响较大的器材供应商应进行 现场考察 b 类 需考察 确认检验系统 进行产品样品评定和工艺审定 c 类 需审查检验合格证书和进行产品样品评定 3 1 5 5 采购部组织相关部门按照 供应商管理制度 的要求对该新供应商进行评价 以确定该新 供应商是否具备供货资格 符合条件的经质量部审核 报集团领导审批 经公司领导批准同意可列 入 备选合格供方名录 首批试用后进行初评 合格者列入海格通信集团 合格供方名录 使用 一年对其供货情况进行复评 3 1 5 6 对评审不合格的新供方 采购部应督促 配合设计部门或其他申请部门及时寻找替代厂家 3 1 6 供应商开发和选择的监督与管理 3 1 6 1 存在以下情况之一者 一经发现 立即取消其供应商资格 a 提供虚假材料 骗取海格通信集团供应商资格的 b 向采购主管领导 采购部门 采购人员 设计人员 质量部人员 制造部门相关人员 换页编号 0 QS PA740 01D 第 6 页 共 13 页 评委等行贿或者提供其他不正当利益的 c 采取不正当手段扰乱公司正常生产经营或抵毁 排斥其他供应商的 d 提供假冒伪劣产品 翻新或三无 无生产厂家 无合格证 无正确型号 产品的 e 故意更改 隐瞒生产厂家或更改原生产厂家型号的 f 招标过程故意串标 扰乱竟标价格的 g 通过间接途径来干扰 干涉正常采购活动或生产经营活动的 h 其他违反海格通信集团规定的事项 3 1 6 2 对已列入 合格供方名录 的供应商 采购部按 3 3 条要求定期组织对供应商进行复评 复评后按本制度 3 6 2 条对供应商进行处理 3 1 6 3 对已列入 合格供方名录 的供应商 凡因业务变更或迁址等改变原登记内容的 应在完 成有关变更登记手续后 30 天以内书面形式将变更内容通知海格通信集团采购部 采购部 10 天内按 供应商变更管理要求办理完毕供应商变更手续 3 1 6 4 根据用户要求 采购部每年一季度按用户产品拟制 合格供方名录 交用户确认 双方 各执一份 同时提交质量部复印件一份 3 1 6 5 采购部每年一季度编制海格通信集团 备选合格供方名录 交质量部 财务会计部复印 件各一份 采购部对 备选合格供方名录 实施动态管理 及时将信息传递质量部 财务会计部 备选名录内供方一年内必须作出纳入合格供方 保留或淘汰的处置 3 1 6 6 合格供方目录 一经批准 由采购部申请进入公司网页并负责维护 公司网络管理部 门负责 合格供方目录 的上网与权限管理 供方目录的权限范围由采购部确定 采购部主管领导 审批后执行 3 1 6 7 新产品鉴定时采购部对每个新产品的新增供方占有率进行统计 其结果作为项目组的绩效 考评指标之一 3 1 6 8 对用户有特殊管理要求的 按用户相关管理要求执行 3 2 供方的初评 不含外包设计供方 3 2 1 初评要求 供方初评 是针对即将与海格通信集团建立供货业务的新供应商的评审 申请人收集和整理 供方相关资质材料 由采购部组织相关部门对新供方进行评定 并报区域第一行政责任人 总经理 批准 并根据评定结果确定该供应商是否具备供货资格 合格者列入海格通信集团 备选合格供方 QS PA740 01D 换页编号 0 第 7 页 共 14 页 名录 或 合格供方名录 3 2 2 初评项目 a 供方基本情况评价 b 质量保证能力评价 c 样品使用评价 d 其他 初评项目的评价细分及准则 指标供方基本情况质量保证能力样品使用评价价格与其他 分值 20204020 3 2 2 1 供方基本情况评价 序号评价细分评价内容评价依据满分评价部门 1 正当经营资格 营业执照 税务登记证 法人代码证 供应商代理资格证书 生产许可证或 安全认证 国家有规定的产品 等 证件齐全 满分 确少一项减 2 分 10 采购部 财务 2 供方能力评价 生产规模 设备配置 资产总额 年 产值 销售额 等 5 采购部 质量部 工艺部 3 技术支持能力 人员资质及人才结构 能按设计要求 的技术参数供货 评审人员根据提供的 资料或现场考察结果 打分 取评价值 5 质量部 工艺部 3 2 2 2 质量保证能力评价 序 号 评价细分评价内容评价依据满分评价部门 1 产品质量认证或质量 管理体系认证 贸易 商和进口件 代理资质 持有第三方法定资格机构的产品 质量认证证书或质量管理体系认 证证书 代理证书 证件齐全 满分 无体系认证扣 5 分 其 余缺项扣 2 分 10 质量部 2 国军标生产线认证军用电子元器件制造厂生产线认证 有证书满分 无证书 0 分 5 质量部 3 产品有合格证产品有检验合格证 有合格证满分 否则 0 分 5 质量部 3 2 2 3 样品使用评价 换页编号 0 QS PA740 01D 第 8 页 共 13 页 序 号 评价细分评价标准评价依据满分评价部门 1 器件的进货检验记录 2 器件试用报告 3 环境试验报告 1 满足产品使用要求 2 重要件 关键件必须提供环境 试验报告 样品评价表40 质量部 设计部门 制造部门 3 2 2 4 价格与其他 序号评价细分评价标准评价依据满分评价部门 1 合理的价格 优于公司同类供方的平均 价格及宽松的付款条件 优于公司同类供方的 平均价格 8 分 宽松的付款条件 2 分 10 采购部 财务中心 2 较强的合作意识与合作 愿望 有成功的合作案例和合作 经验 相关材料 5 采购部 3 地理位置 交通方便 供货运输便利 快速 珠三角地区 5 分 其他视交通便利递减 5 采购部 3 2 3 初评工作程序 3 2 3 1 由采购部组织初评工作小组 初评工作小组专家团队由采购部 质量部 工艺部 分公司 事业部生产部门等人员组成 由采购部人员担任评定小组组长 3 2 3 2 初评工作小组按初评项目要求对供方逐一进行评定 3 2 3 3 将初评各项目的评价结果逐一填入 供方评价表 初评 内 3 2 3 4 对供方初评后的处置 a 供方评价表综合得分大于等于 类 85 分 类 75 类 65 才能列入海格通信集团 的 合格供方名录 b 对初评因某种原因 如批量小 价值低且为普通物料 认为暂不列为合格供方的单位 评定小组每半年要对其供货质量加强监控 如质量稳定 仍可继续进行采购 c 初评因质量不符合海格通信集团产品要求的供应商 采购部原则上不能再向其采购 特 殊器件供应商的除外 但设计部门及采购部应尽快开拓新的供方 d 采购部根据初评结果 负责形成 供方初评报告 并根据评价的结果重新修订 合格 供方名录 QS PA740 01D 换页编号 0 第 9 页 共 14 页 3 3 供方的复评 3 3 1 复评要求 3 3 1 1 类供方 每年评价一次 3 3 1 2 类供方 2 年评价一次 3 3 1 2 类供方 3 年评价一次 3 3 1 3 事件启动 当用户要求或重大质量事件发生时 采购部负责于到期年限后次年第一季度组织完成复评 并根据评定结果形成 合格供方复评报 告 修改 合格供方名录 但对于个别供应商在产品质量 供货方面出现严重问题时 采购 部需及时组织评价小组对其进行评定 凡不合格的供应商可及时取消其合格供方资格 3 3 2 复评指标 复评的指标及分值见下表 产品实物质量 指标 进货合格率上机使用质量 交货及时性反应速度价格 分值30 分20 分20 分10 分20 分 3 3 3 复评指标的评分标准 3 3 3 1 产品实物质量 满分 50 分 a 进货检验批次合格率 满分 30 分 供应商进货合格率的评价依据是供货单位在评价周期内所供产品的批次检验合格率 即周期内 交货的合格批次占总批次的百分比 批次退货或直通率 序号 外购件外协件 得分备 注 发生批次退货的 供货批次大于 1000 批 的每次扣 0 2 分 小于等于 1000 批的 每次扣分 0 4 外购件扣分加倍 10 1 99 8 99 5 20 298 99 8 97 99 5 18 395 97 9 94 96 9 15 492 94 9 90 93 9 12 590 91 9 85 89 9 8 675 89 9 70 84 9 5 7 75 70 0 进货合格率 进货总批次 进货合格批次 注 评价数据来自检验部门的进货检验记 录 b 上机使用质量 满分 20 分 上机使用质量的评价依据是在评价周期内供货单位所提供的产品在海格通信集团生产过程中 换页编号 0 QS PA740 01D 第 10 页 共 13 页 的批次质量问题记录和非批次性故障率 序号上 机 使 用 情 况得分 1 评价周期内产品生产过程中无批次质量问题记录 2 评价周期内供货批次 100 批 每出现一次批次报废或返工 每次扣 2 分 3 评价周期内供货批次 100 批 每出现一次批次报废或返工 每次扣 4 分 20 注 1 批次性质量问题是指由于器件的质量问题造成产品生产过程中的批次性报废或批次性返工 3 3 3 2 交货及时性 满分 20 分 交货及时性的评价依据为供货厂家在评价周期内交货的平均延迟天数 具体为 序号延迟天数得分备 注 1 按时交货20 分 2 5 天18 分 3 5 15 天15 分 4 16 30 天10 分 5 30 60 天5 分 6 60 天0 分 延迟天数 总批次数 每单项批次延迟天数 注 提前交货天数最多计算 10 天 评价数据从 ERP 系统导出 注 因需方主动提出需要延期交货的按按时交货计算 3 3 3 3 反应速度 满分 10 分 序号反应速度评价得分评价说明 1 主动服务 对订单 数量临时增减 质量问题及其他相关问题能做 出快速反应 在 2 天内做出反应并可以解决问题的 10 2 对订单 数量临时增减 质量问题及其他相关问题反应速度较快 能在接到问题后 3 5 天内予以处理并可以达到我方要求的 8 3 对订单 数量临时增减 质量问题及其他相关问题反应速度较慢 但能在接到问题后 6 10 天内予以处理且不影响合同交付的 5 4 对订单 数量临时增减 质量问题及其他相关问题反应速度非常缓 慢 处理时间在 10 天以上 甚至置之不理 对合同交付影响的 0 根据相应采购员 所提供的数据进 行评价 3 3 3 4 价格及其他 满分 20 分 序号价格评价得分评价说明 QS PA740 01D 换页编号 0 第 11 页 共 14 页 序号价格评价得分评价说明 1 价格具有较强的竞争力 低于市场价格及海格通信集团已采购过相同 物料的价格 与财务核定的标准价相比下降比例 3 价格低于同类产品平均价格的 20 2 报价真实合理 不高于市场价格及海格通信集团已采购过相同物料的 价格 与财务核定的标准价相比持平或下降比例 3 价格等于同类产品平均价格的 15 3 报价合理 基本接近市场价格及海格通信集团已采购过相同物料的价 格 与与财务核定的标准价相比上升 0 1 5 价格高于同类产品平均价格并不高于 10 含 的 10 4 报价不合理 不能真实反映物料的价格 高于市场价格 没有降价 的空间或价格优势 与与财务核定的标准价相比上升 5 价格高于同类产品价格 11 20 含 的 5 5 价格高于同类产品价格 21 含 的 0 根据财务提供的 同类产品供货价 格记录进行评价 3 3 5 复评工作程序 3 3 5 1 由采购部组织评定工作小组对合格供方按分类进行全面复评 复评工作小组由采购部 质 量部 工艺部 财务 制造等部门人员组成 由采购部人员担任复评组长 3 3 5 2 复评工作小组按照复评项目要求对合格供方逐一进行复评 3 3 5 3 将复评各项目得分逐一填入 供方评价表 复评 内 3 3 5 4 计算各供方的复评总得分 各供方复评总得分 各类供应器材评价分之和 3 3 5 5 采购部 质量部在业务往来或通过走访 去信函等方式将复评的结果和整改通知反馈 传 递给有关的供应商 3 3 5 6 采购部根据复评结果 负责形成 合格供方复评报告 并重新修订 合格供方名录 3 4 供方变更的管理 对已列入 合格供方名录 的供应商 凡因业务变更 迁址 名称变更 供应资质变更等各种 原因改变原登记内容的 供应部或申请变更单位应按 供应商信息变更申请单 提出申请 并经采 购 质量及主管领导 必要时 签批后方可执行 对于造成营业执照 组织机构代码 税务登记证 变更的 原则上须提供国家职能部门出具的变更证明 换页编号 0 QS PA740 01D 第 12 页 共 13 页 3 5 供方的激励与控制 3 5 1 供方的评价 根据供方评价的结果及供方所供货物的重要程度 对供方进行分类 A 类供方 复评得分在 90 分以上 含 90 分 B 类供方 复评得分大于等于 80 小于 90 分 C 类供方 复评得分大于等于 65 小于 80 分 D 类供方 复评得分小于 65 分 3 5 2 供方评价的应用 ABCD 类 定期考察 每年 复评 定期考察 增加控制手 段 及频次 每年复评 暂停整改 限期改进淘汰 类每两年复评定期考察 每两年复评 增加控制手段及频次 限期改进 淘汰 类每 3 年复评每 3 年复评限期改进淘汰 3 5 3 供方的激励 对不同类别的供方 采取不同的激励方法 a A 类供方 为同类器件的优先供应商 在供方能力范围内 在有可选择的条件下 其相同 规格型号的供货比例不低于 60 如两家以上供应商可同时提供某种物料 可对价格 质 量 进度综合考虑 原则上质量得分每高一分可享受价格高 0 5 的对比条件 b B 类供方 为同类器件的次优供应商 在可选择的情况下其供货比例原则上不能超过 40 c C 类供方 要求其针对存在的问题提出整改措施 对在一年内仍无明显改进的供方 或连 续两次被定为 C 类 的供方 降为 D