速达3000财务软件操作说明

速达速达 30003000 财务软件操作说明财务软件操作说明 软件建账 初始化是一个非常重要的步骤 是正常使用软件的基础 好的建账设置和 数据初始化将会充分发挥软件的作用 以后的工作将会事半功倍 相反 可能会导致事倍 功半 甚至可能导致无法正常使用 所以 理解建账 初始化时的一些设置就非常必要了 下面将针对速达 3000 系列进销存软件的建账 初始化作作一个详细说明 以速达 3000 xp7 1 版本为例 一 建账 一 建账 1 选择要创建的帐套类型 创建一个标准帐套 该选项是 3000 系列软件建账的唯一选择 创建一个总部帐套 和 创建一个连锁帐套 这两个选项仅仅是针对 速达 DMS 和 速达医药管理 DMS 软件的 二 配置帐套与企业相关的信息二 配置帐套与企业相关的信息 1 帐套代号 计算机管理账套是按照文件的方式进行管理的 因此每个账套必须有 一个文件名 在这里我们称之为账套代号 该代号为十个字节长度 可由字母 数据或汉 字组成 帐套文件就是以帐套代码为名称的数据库文件 例如 帐套代号为 evalue 1 HasSpace False Negative False NumberType 1 TCSC 0 001 则帐套文件就是 软件安装目录下 data 中的 001 gdb 文件 2 企业名称 在企业名称编辑框中输入公司的全名 企业名称将显示于单据与报表 的显著位置 3 所属行业 软件提供了 商品流通企业 工业企业 外商投资商业企业 外商投资工业企业 等十三个行业供选择 这个选项是必须选择的 用户可根据自己 公司的实际情况来决定 以后不能修改 4 纳税性质 按照税法的有关规定 速达软件将纳税人分为 一般纳税人 和 小规模纳税人 用户可以根据企业的实际情况进行选择 如果选择了小规模纳税人 则在进销存业务中无法开具增值税发票类型的单据 有关税务问题需要手工通过会计凭证 调整 如果选择了一般纳税人 则在进销存业务中的可以开具增值税发票类型单据 5 行业默认属性 提供了三个选项 并根据所选择的行业不同而有所区别 而且默 认的选项不可以修改 6 是否结合使用 该选项非常重要 直接影响到软件的业务流程 并且以后无法修 改 如果选择 进销存系统与账务系统结合使用 所有进销存业务在单据保存后即 自动产生凭证 如果选择 进销存系统与账务系统分开使用 进销存业务单据不能自动产生凭证 进销存系统与财务系统完全分开 所有凭证必须手工完成 因为速达 3000 系列软件每月凭证最大数量有限制 7 1 版本之前每月凭证最大数量 9999 张 7 1 版本开始每月凭证数量增加到张 所以必须根据公司实际业务情况来决定 如果公司每月单据数量非常大 同时选择了结合使用 每张单据生成一张凭证 那么 当 凭证数量达到最大数量的时候 该会计期间将无法再保存新的单据或凭证 同时凭证数量 很大 导致凭证审核 登帐速度下降 三 设置会计科目长度三 设置会计科目长度 根据新会计制度规定的新的会计科目表 速达软件从 5 6 版本开始 新增帐套时默认 科目按照新会计制度来设计 一级会计科目的长度默认设置为 4 位 系统内提供最多六级的会计科目 除第一级科目长度不能修改之外 其他各级科目长 度均可以由用户根据公司的实际情况来定义长度 但科目编码总长度不得超过 18 位 修改科目级长的方法是 点击 科目级长 栏目右侧上下箭头按钮即可设置科目长度 会计科目各级长度的确定 应综合考虑各方面的因素 既要便于操作又要为今后的明细科 目不断递增留有余地 因为一旦新建账套过程结束 会计科目级长将无法修改 注意 在 进销存与财务结合使用 的设置下 软件会自动在 应收帐款 应付帐款 预收帐款 预付帐款 这几个往来科目下根据客户 供应商资料自动添加相应的二 级会计科目 所以二级科目长度直接影响客户供应商的数量 所以最好根据一年左右可能 会有的最大的客户 供应商数量来设置二级科目长度 例如 二级科目长度设置为 3 客户 供应商分别数量最大为 999 个 二级科目长度 设置为 4 客户 供应商分别数量最大为 9999 个 二级科目长度设置为 5 客户 供应商 分别数量最大为 99999 个 四 配置帐套选项四 配置帐套选项 1 凭证过账前必须经过审核 表示会计凭证登账必须在审核之后进行 2 凭证制单与审核可以是同一个人 说明凭证的编制和审核可以是同一个操作人 员 3 凭证字 系统提供了如图所示的三类凭证字号 只能选择其一 且以后不可修改 4 价格跟踪方式 软件在进销存单据中会根据选定的价格跟踪方式自动添加所选货品 的对应单价 该选项以后可以在 文件 下的 帐套选项中修改 价格跟踪方式为 以参考价 编制采购 销售单据时系统会自动添加该货品的参 考购货价 参考售货价 如果用户未在货品资料的价格信息中输入该价格 则单价栏为 0 价格跟踪方式为 分级批发价 由于采购价格不分级 因此系统会自动添加货品 的参考购货价 如果用户未输入该价格 则单价栏为 0 销售时 选择了客户 货品之后 系统会自动添加该客户对应于货品的价格级别 如果没有在客户资料中设定客户级别或者 在货品资料的价格信息中没有录入分级对应的价格 就添加对应的参考零售价 如果参考 零售价不存在 则单价栏显示为 0 价格跟踪方式为 以最近价 在编制采购 销售单据时系统会根据所选的供应商 客户 货品来查找其上一笔交易的成交价 如果不存在最近的购货 销售 价则选择 参考购货价 参考售货价 如果用户未输入参考价格 则单据中的单价栏为 0 5 允许零库存出库 允许时 在编制销售或发出货品的单据时 如果某个货品已 无库存数量时 仍然可以保存单据 否则将会出现提示 不允许保存单据 6 期末允许负库存结账 允许时 当某个库存商品期末的库存数量和金额出现负 数时 用户依然可以进行进销存期末结账处理 否则会出现提示 不能进行进销存结帐 7 称重商品条码标志 该标志是商品称重条码的重要组成部分 以 2 位数字来表示 并且不能与商品编码或条码的头两位数相同 主要是用于超市里面称重商品时使用 具体 使用方法请参看软件 附录二 POS 前台称重商品条码的使用 五 设置管理员用户名及密码五 设置管理员用户名及密码 软件要求每套账设置一名享有全部操作权限的管理员 该管理员是该帐套最高权限的 用户 拥有该帐套的所有权限 可以新增 修改 删除其他操作员名称 密码 可以对帐 套作任何新增 修改 删除操作 此处需填上该管理人员的姓名及其编号 其中管理员编号是由数字构成 一般是从 1 开始 第一位不能为 0 6 准备创建新帐套 我国对会计年度规定采用日历年度 并且 企业会计准则 中规定我国企业会计期间 按年度划分 以日历年度为一个会计年度 即从每年的 1 月 1 日至 12 月 31 日为一个会计 年度 由于大多数企业所采用的会计分期均以日历月度为准 因此 软件默认会计月历为 自然月份 即从当月的第一天起到当月的最后一天止 全年为 12 个会计期间 账套启用日期 是以用户所使用的计算机系统日期作为当前会计工作年度和会计 工作日期的默认起始日期 如需修改可点击该栏右侧按钮 从中选择需要的时间 注意 注意 启用账套后 将无法录入启用日期之前的业务单据 凭证 因此用户在确认 账套启 用日期 时 应确认在此日期前没有需要录入系统的业务数据发生 建议帐套启用日期选择所需开账期间的 1 号 点击 取消 按钮 则放弃所有操作并退出建账向导界面 点击 创建账套 按钮 软件开始创建新账套 六 帐套初始化六 帐套初始化 创建帐套成功之后 出现下面的界面 在这个界面中 只有 文件 进销存初始 化 帐务初始化 帮助 四个菜单 没有导航图 这是正常的 做好初始化之后 点击 文件 菜单下的 启用帐套 才会出现日常操作的导航图界面 帐套初始化的操作非常简单 可参照帮助或用户手册 按照公司的实际情况将所需要 的资料认真 仔细的录入即可 下面仅针对一些所需要注意的地方讲述一下 1 资料导入 速达 3000 系列软件从 6 0 开始 为了方便用户快速初始化 减轻工作量 增加了 资料导 入 功能 速达 3000 标准版不具备此功能 用户可在 文件 菜单下点击 资料导入 打开资料导入功能 出现下面的界面 资料导入 目前可以导入一般初始化时工作量最大的 客户资料 供应商资料 和 货品资料 导入的过程如下 下面以导入货品资料为例 a 选择需要导的资料类型 货品资料 选择 excel 表格的存放路径 点击 下一步 如下图 b 匹配数据库字段和 excel 表字段 操作方法是 首先点击左面的一个 数据库字段 再点击右边的对应的 excel 表 字段 然后点击 匹配 按钮 即完成一个字段的匹配 下面的 匹配表达式 中就会 显示出匹配的结果 按照这样的步骤 将需要的字段一个一个的匹配完成 然后点击 下 一步 注意 注意 数据库字段中打 号的字段一定要匹配 没有打 的字段可匹配也可不匹配 建 议一个一个字段手工匹配 不要使用默认匹配 因为默认匹配是按照字段的排列顺序来匹 配的 有可能匹配错误 c 显示要导入的资料 在下面的界面中会显示出可以导入的 excel 中的货品资料 确认无误之后 点击 数 据导入 软件即自动导入货品资料 注意 注意 资料导入时对 excel 表格的格式是有要求的 并不是随便做一个 excel 表就可 以导入了 具体的格式可以将例子帐中的相应资料导出 excel 参照一下 当 excel 表中的资料比较多的情况下 数据导入的时间可能会比较久 这时 只能等待一 直到出结果为止 切勿中途非法终止 否则可能会导致数据损坏 2 客户 供应商期初往来款 对于客户 供应商在建账期初仍有未结清的款项时 需要在客户 供应商资料中的 期初应收 期初应付 中输入 在经销存与财务结合使用的情况下 软件会自动将 该处录入的期初往来款转到 帐务初始数据 中 注意 注意 a 该项目仅在初始化时存在 帐套启用之后增加客户 供应商资料时就不会有该项目 可以输入了 b 如果是应收 应付 就直接在里面输入正数 如果是预收 预付 就在里面输入负 数 软件会自动将该数字转入 帐务初始数据 中对应的往来科目中 c 如果在此处没有录入期初往来款 仅仅在 帐务初始数据 中的对应科目中输入金 额 那么 帐套启用后查看 报表 菜单下的 应收帐簿 和 应付帐簿 时 就不会显 示期初往来 但是在 帐务 报表中就会显示期初往来 导致两边不相符 3 货品期初加权价 初始库存 速达 3000 系列软件目前提供了 移动加权平均法 和 个别指定法 两种存货计价方法 速达 3000 标准版仅提供移动加权平均法一种存货计价方法 采用不同的存货计价方法 的货品初始化是不同的 a 采用移动加权平均法的货品 采用移动加权平均法的货品 货品资料初始化时需要注意的就是要录入货品的加权价 否 则就会导致帐套启用后加权成本价计算不正确 至于初始化货品数量 则可以采用 excel 导入的方法来减少工作量 具体操作方法就 是在 进销存初始化 菜单下的 初始化货品库存 中点击 编辑 菜单下的 excel 导 入 选择 excel 表格路径 出现下面界面 确认资料无误之后 点击 确定 即自动导入初始化货品数量 注意 注意 初始化货品库存选择从 excel 导入 之前必须先录好相关 仓库资料 excel 导入必须按照规定的格式才能导入成功 b 采用个别指定法的货品 采用个别指定法的货品的货品资料录入同移动加权平均法的货品资料录入方法相同 个别 指定法的货品初始库存录入稍有不同 在 初始化货品库存 中选择需要录入的货品和对 应的仓库 双击对应得数量格 出现下面界面 按照实际情况 输入该货品的批号及相关的成本价 期初库存及到期日 4 代销商品期初 速达 3000 系列软件从 7 0 版本开始增加了 委托代销 功能 速达 3000 标准版无此功能 同样也增加了 代销商品期初 录入 打开 进销存初始 代销商品期初 在下 面的界面中按照格式录入相应的代销商品的起初数量 5 pos 相关资料 仅速达 3000 xp 以上才有此功能 pos 功能主要是提供给超市使用 pos 相关资料主要包括 pos 机器资料 网络版才有 pos 销售班次资料 pos 会员卡资料 具体操作方法非常简单 参看说明书或帮助 操作即可 6 固定资产初始数据 固定资产初始化采用卡片形式录入 用户可在下面的界面中根据项目按照实际固定资 产的情况一一录入即可 7 帐务初始数据 帐务数据是在下面的表格中按照科目一一将对应的余额录入 输入完成之后 点击 试算平衡 按钮 如果出现下面提示 就说明可以启用帐套 注意 注意 a 固定资产初始化和帐务初始化要求独占帐套 在网络版的情况下 只允许一个客 户端登陆 如果有一个客户端正在操作固定资产初始化或帐务初始化 其他客户端就无法 登陆该帐套了 b 帐务初始化中的 本年年初 列是不能输入的 只能输入 期初余额 和 本年 累计 软件自动按照科目的借贷方方向反向计算出 本年年初 c 本年年初指的是本会计年度 1 月 1 日的期初余额 即上一会