通过针式PKM将个人知识库用好(注册用户)

通过针式 PKM 将个人知识库用好 一 建立个人知识库的关键是要将一 建立个人知识库的关键是要将 个人知识管理过程个人知识管理过程 DIKW DIKW 模型模型 相结合相结合 当个人知识库的知识点超过 3000 个后 会发现自己对某个问题的分析 深入研究 能 快速在自己的个人知识库中 找到很多高质量 高度相关 很熟悉的资料作参考找到很多高质量 高度相关 很熟悉的资料作参考 会很容 易从个人知识库的知识体系和资料列表 一目了然反映出自己所专注的领域是什么 前提是 3000 多个知识点 来自于自己持续按 个人知识体系改进 收集 整理 学习 应用 微创新 创新 的基本个人知识管理过程和方法的积累 来自于自己对 DIKW 模型的 不断深入理解 并不知觉中应用到个人知识管理相关过程中的结果 表 1 是 DIKW 模型和 个人知识管理过程的一般对应关系 个人知识管理过程 DIKW 模型 收集者 即你 作品作者 备注 D 数据收集微创新 创新的成果初步整理 如格式化等 I 信息整理细分类 删除已知的内容等 K 知识学习 应用知识传递掌握框架性内容 关键字 总结等 W 智慧微创新 创新组合或创造出新的知识方法工具等 如果对上述基本知识有了一点点的了解 再加上专业的软件工具辅助 能在较短时间 内建立好自己的个人知识库 下面是个人使用 针式 PKM 个人知识库管理软件 的一些心得 图 1 是针式 PKM 的主 界面 主界面主要由个人知识体系 知识点列表 一步到位搜索框 菜单 按钮等明显的几个 区域组成 从菜单上来看 可以直观看到 个人知识库 知识体系 知识点 标签等内容组成 搜索 辅助学习工具等是对个人知识库的一种利用 二 个人知识体系是随自己理解的深入而不断优化的结果二 个人知识体系是随自己理解的深入而不断优化的结果 个人知识体系反映了个人知识结构 是快速定位资料的导航方式之一 针式 PKM 通过提供虚拟文件夹 多维分类 自由顺序文件夹 穿透显示 分类快速定位 分类内知识点数量统计 内置特殊分类等功能将 个人知识体系 的用途允分发挥出来 让你不用一次就要求建好个人知识体系 而是可以随时方便进行优化知识体系的操作 2 12 1 导入现有文件夹形成初步的个人知识体系导入现有文件夹形成初步的个人知识体系 从文件管理前进到个人知识管理 需要一段时间适应 两者的主要区别有 1 文件管理 以文件为单位 而个人知识管理 以知识点为单位 2 个人知识管理的搜索是核心 而不是 一个个文件夹中去找 所以 不能急于想一次性将所有之前收集的文件导入到针式个人知 识库中 应先导入目前正在使用的或常用的资料 等熟悉针式 PKM 相关操作特性后 再逐 步过度到以 针式 PKM 为主 文件管理为辅的 的个人知识管理阶段 针式 PKM 提供导入导出向导 可以从 知识点 批量导文件 菜单打开导入向导 也可以从个人知识体系或知识点列表的右键菜单中打开 如图 2 默认情况下 只会导入 Office 文档 网页 PDF 等地格式的文档 如果要导入全部类型 的文档 要勾选 导入全部类开的文件 而针式 PKM 支持多达 200 多种格式文档的全文搜 索和原格式直接打开显示和编辑 2 22 2 多维分类 可以通过多个不同的分类找到同一个知识点 多维分类 可以通过多个不同的分类找到同一个知识点 有时很难为一篇文章指定一个分类 它可以 同属于多个分类方法的一种 如图 3 这 样就可以多个分类找到它 更可以在同一个 分类看到和该分类紧密相关的知识点 在实 际应用中 平时做到了更好的分类和关联 要用的时候就很方便找到相关的内容 2 32 3 自由顺序文件夹自由顺序文件夹 在 windows 资源管理器中只能用数字来达 到顺序显示文件夹 而针式 PKM 则可以方 便指定文件夹的先后显示顺序 更好体现知 识结构的关系等 针式 PKM 可以方便任意指定文件夹的先后 显示顺序 图标 字体颜色和背景色等个性 化的文件夹来表达名称之外的更多内含等 如图 4 2 42 4 分类快速定位 通过关键字快速找到相分类快速定位 通过关键字快速找到相 应的分类应的分类 文件夹文件夹 输入关键字 就能定位到包含该关键字的 文件夹 除了用于查找分类 在创建新分类 时 可以看看类以分类是否已经存在等等 如图 5 搜索框位于个人知识体系的上 方 一步到位就能搜索 未展示的文件夹会 自动展开 三 收集时要顺便进行初步整理三 收集时要顺便进行初步整理 针对网页 Office 文档 PDF 等载体的不同 收集的方法也不同 对于网页 针式 PKM 会自动转化为 Word 文档来保存 方便进行编辑等 对于其它内容 则 提供导入 拖动等方法 对于邮件中 网页中等地包含的附件 要先下载到桌面上 再使用拖动方法导入个人知 识库中 进行集中管理 方便备份 方便将来对知识库进行移动等 3 13 1 标题不重复原则标题不重复原则 针式 PKM 的知识点的标题不允许重复 让为重复的知识点可以归并到同一个知识点内 有重复的标题会自动加入 重复 字眼 可以通过此字眼 分析整理重复的内容 3 23 2 如何收集网页如何收集网页 辅助收集工具自动将网页的内容 保存为 Word 文档 而你不用去思考它要放在哪个文件 夹 要怎样命名等等 有两种方法 方法 1 使用快捷键收集的主要步骤有 1 选择要收集的网页的内容 2 按 ctrl C 或右键复制 3 按 ctrl shfit C 方法 2 使用拖动内容到收集浮窗的主要步骤有 1 选择要收集的网页的内容 2 拖动内容到收集浮窗 并放开 方法 1 为通用方法 支持各个版权的 Windows 操作系统和各种浏览器 方法 2 适合 XP 在 Windows7 中要取消 UAC 功能也可以用 接下来 在弹出的收集对话框 选择适当的分类或先不选择分类也可 如图 6 3 33 3 如何从如何从 WindowsWindows 资源管理器中导入文件资源管理器中导入文件 参考 2 1 小节 除了导入向导 还提供下述的快捷键方式 1 选择要导入的文件 2 按 Ctrl C 进行文件复制 3 按 Ctrl Shift K 此时收集的文件会自动放入当前的分类中 3 43 4 如何从如何从 WindowsWindows 资源管理器中拖动文件资源管理器中拖动文件 1 选择要导入的文件 2 拖动到任务栏上的针式 PKM 的主界面的标题 3 移动到知识点列表后放开 如果步骤 2 是停留在已打开的知识点标题 则可拖到知识点作为关联文件 3 5 收集时如何进行初步整理 收集时如果感觉放入某个分类合适 应立即放入该分类 最好同时打开文档 进行内 容确认和初步的内容格式化 标题是否合适 如果有灵感则可加一些备注等等 总之 要养成随时将相关内容放在一起 有想法及时写入备注等的习惯养成 四 整理 需要养成定期进行和随时进行整理的习惯四 整理 需要养成定期进行和随时进行整理的习惯 删除自己已经掌握的内容 将相关文件归集为一个知识点 设置合理的多维分类 颜色 评价 活用标签等整理方法 再加上自己有意识的养成定期和随时整理的习惯 会让自己 的个人知识库越来越宝贵 成为自己最好的助手 4 1 将相关文件归集为一个知识点 在同一个界面 显示 Word 图片 PDF 等相关的内容 会很方便利用 如图 7 而这些来自于平时看到的 就及时将它放在一起 一个知识点 要用的时候就不用再花很 多时间去找 而且可能还一时找不全等 4 2 颜色评价 用颜色来表示知识点的重要性等 也让知识点列表看起来更美观一些 如图 8 4 3 活用标签 标签是一些临时属性 分类是固定属性 常用的标准为 待确认 很重要等可以用在任 何知识点上的属性 针式 PKM 支持为一个知识点指定多个标签 点一下 好好再读几遍 的标签 会显示标为此标签所有相关的知识点 如图 9 4 4 剪切板 使用剪切板 方便对知识库已有的知识点进行归并 将一个文件关联到其它知识点等 这样 就可以将知识库内的文件进行各种各样的关联整理 如图 10 五 学习和应用五 学习和应用 通过反复阅读和整理的学习方法 才能形成属于自己专用的个人知识库 收集的东西不学习 还只是停留在 DIKW 模型的 D 或 I 阶段 数据或信息 通过学习前进到 K 阶段 知识 长时间的学习和学习总结 才能不断接近 W 阶段 智慧 针式 PKM 通过阅读次数字段 近三天近一个月等内置分类 日期视图 统计视图 标题瞬 间搜索 全文搜索 问答学习 提醒 列表排序等方法 辅助学习活动的展开 使应用变 成了自然而然的事 5 15 1 标题瞬间实时搜索标题瞬间实时搜索 选择搜索范围 标题 此时会搜索标题 备注中的匹配关键字 显示所需时间是接近 于 0 秒 针式 PKM 目前还支持空格分隔的多个关键字的 And 搜索 针式 PKM 将搜索框放在主界面的重要位置如图 12 来表示搜索功能对个人知识管理的 重要性 5 25 2 阅读次数字段阅读次数字段 如图 1 就是按阅读次数从多到小排序 可以随便对标题等其它字段排序 对于高级用户还可以自定义字段和字段显示顺序等 5 35 3 日期视图日期视图 非常方便分析自己收集 阅读资料的情况 如 2010 年 本人共收集了 467 个知识点 如 图 12 选择 创建日期 点 2010 年 即显示 2010 年所收集的知识点列表 5 45 4 全文搜索全文搜索 针式 PKM 目前支持 200 多种文档格式的全文搜索 个人知识库最基本组成应该是包含多种格式的文档组成 能直接显示编辑 能全文搜索 是个人知识库管理软件的一个重要指标 没有此项功能的软件 应该叫 资料管理软件 5 55 5 统计视图统计视图 统计视图是包括各种各样的搜索结果视图的简称 一般用户使用内置的统计视图功能即 可 对于高级用户 则可自定义统计规则 并且统计视图支持树状内容结构 六 个人知识库使用注意事项六 个人知识库使用注意事项 丢失和损坏是个人知识库的两大风险 个人知识库实际是由个人大量心血和文件组成 所以要非常注意个人知识库的文件不丢失和损坏能恢复两项工作 针式 PKM 使用分散保存文件的方式 将文件损坏的风险