机关文书档案应做到三统一

1 / 4机关文书档案应做到三统一随着档案法 、 机关档案业务建设规范 、 机关档案工作条例的宣传、贯彻，机关文书立卷质量得到了不断的提高。但部分单位仍存在“三不统一”的现象：1、分类不统一。机关文书立卷每年一个分类方法，或一年中在同一层次上既按机构分类，又按内容分类；类与类之间的内容相互交叉包容等。2、卷肉文件排列不统一。同类文件组成的案卷，每年的文件排列方法和顺序不统一。3、案卷排列不统一。无论是按年度机构分类还是按年度内容分类立卷，组成的案卷，每年的排列顺序不统一。比如今年办公室形成的案卷排第一，明年又排第三，甚至与其他科室交叉等等。机关文书立卷中存在的上述“三不统一” ，严重影响档案质量，不利于搞好机档案工作。为适应社会经济发展的需要，充分发挥档案为社会主义两个文明建设服务的作用，更好地为机关工作服务，机关文书立卷必须变“三不统一”为“三统一” ，即应做到“分类统一，卷内文件排列统一，案卷排列统一” 。其好处是：1、系统地、有机地反映机关工作活动的历史面貌，较准确地反映机关工作的职能、工作内容及机构演变等；2 / 4便于新领导熟悉情况；有利于新上岗的档案人员在尽短的时间内了解档案内容，尽快地进入角色，独立操作，搞好档案工作。2、提高档案质量和立卷速度。机关档案质量，不仅只体现在某一年或某一案卷上，更体现在档案的系统化、联系化上，而档案的系统化、联系化则具体表现为“分类统一，卷内文件排列统一，案卷排列统一” 。因此，机关文书立卷做到“三统一”是提高档案质量的有效途径；同时，机关文书立卷、归档工作，每年都要花较多时间，而且档案工作人员一般是身兼多职。做到立卷“三统一” ，就能避免立卷的盲目性；节约人力、物力、财力，节省时间，提高立卷速度。3、便于提供利用档案。立卷归档工作是档案工作的基础和手段。提供利用档案为两个文明建设服务，为机关工作服务，为利用者服务，才是档案工作的最终目的。要搞好利用工作，必须要熟悉档案内容，了解利用者的需要，如能做到立卷“三统一” ，就可加快熟悉档案的速度。因为，档案内容繁多，且需要是多方面的，做到“三统一” ，就能使档案内容集中，使档案人员线索清楚，胸中有数，能及时、准确地为利用者查找所需的档案材料，提高工作效率。4、便于汇编各种资料。机关在汇编各种资料时，如3 / 4基础数字汇编、基本情况收集汇编、专题内容汇编等，就可走捷径，不必像在“大海里捞针” ，从而减少汇编工作的工作量，更多地开发档案资源。那么，机关文书立卷怎样才能做到“三统一”呢？第一，要制定科学有效的分类方案。机关文书立卷分类方法是多种的，应根据本单位的实际情况而定。在制定分类方案前，应全面熟悉本机关形成的文件。如：工作计划、总结、经济指标，各项业务文件，以及本机关原有的档案，了解机关工作的职能、职权范围、工作任务，特别是要了解机关各内部机构的业务范围，形成文件的种类、数量等，使分类方案尽量做到科学、实用。在制定分类方案时要注意两点：一是一分文件涉及到几个内容，或几个科室都要承办的文件，由主办单位立卷，这要在分类方案中具体指明；二是类与类之间内容不能相互交叉。第二，要制定合理而规范的卷内文件排列表。一般来说，内容单一，文件形成又多，组成的专卷较少，一般是在同类、保管期限又相同的基础上合内容组卷。如：机构人事类，一般形成干部任免、调资、调动、劳资统计等文件；综合办公部门一般形成工作计划、总结、岗位责任制、目标管理、经济指标等文件，将这些文件合组成卷时，要根据文件的重要程度固定先后顺序，并用阿拉伯数字标明，从而制定出卷内文件排列表。如年度工作总结排第一，4 / 4工作计划排第二，岗位责任制排第三等。第三，要制定明确而稳定的案卷排列一览表。一览表就是以表格形式根据分类方案确定各类以及各类中的小类的排列顺序，并用阿拉伯数字将其予以明确和固定。在制定案卷排列一览表时，要注意类与类以及每类中各小类的内在联系，使整个案卷排列形成具有内在联系的案卷序列，系统地提示出机关工作内容，较清楚地反映机关工作的历史面貌。以上分类方案、卷内文件排列表、案卷排列一览表制定后，都要保持相对稳定，不能随意变支。第四，档案业务管理部门要强化“三统一” 。档案业务管理部门要把机关制