公司文件管理办法30419

公司文件管理办法 为了规范公司的文件管理 确保文件及时传递到相关部门而不耽误上下级或同 级的工作 以规范公司的各项文件收 发 拟稿 会签 审批 签发及实施 工作 制定本法 1 1 管理原则管理原则 1 11 1 行政人事部是公司文件管理的归口部门 负责指导全公司行政公文 协议 合同类传递处理工作 各部门需上报总经理或董事长审批的各类文件传递由行政人 事部统一呈报总经理或董事长审批并回传发起部门执行 存档 1 21 2 公司上报下发正式文件由行政人事部负责 各部门一律不得自行向上 向 下发送正式文件 2 2 基本要求基本要求 2 12 1 各部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作而需要正式文 件发文应向公司提出发文申请 并将文件底稿交行政人事部审核 经董事长或总经 理签批同意发文 则由行政人事部按机构设置与业务分工编制文号发文 详见公司 内部文件及档案管理的制度 2 22 2 送件部门 人 应把文件内容 报送日期 部门 文件类别 编号 接件 人等事项在收发文件登记簿中填写清楚 行政人事部部应及时把审阅结果反馈给报 送部门 3 3 内部文件内部文件 3 13 1 文件起草 需公司正式下发的文件由指定的拟稿人拟稿 公司文件由发起部门拟稿 行政 人事部负责组织会审 属部门专业文件由各部门指定人员拟稿 部门负责人审核 3 23 2 文件审核 各拟稿部门负责提报文件内容 方案 文件格式规范审核 行政人事部门负责上报总经理或董事长签批文件的审核 重点审核 是否需要 行文 是否符合公司有关制度 规定 是否发起部门与相关部门进行了协商 会签 文字表达 文种使用 文件格式是否符公司有关规定 3 33 3 文件签发 文件形成后 由董事长或总经理签发 行政人事部负责签发后的公司级文件校对 并送拟稿人 核稿人审查合格后 方 能复印 盖章 转发 送 执行和归档 4 4 外来文件外来文件 外来的文件由行政部负责签收 签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有 关部门 不得积压迟误 属急件的 应在接后即时报送 文件收发部门应在文件登 记簿中填写清楚交接事项 5 5 业务流程业务流程 5 15 1 文件管理业务流程分为收文和发文 5 1 15 1 1 收文一般包括传递 签收 登记 分发 拟办 承办 催办 查办 立 卷 归档 销毁等程序 5 1 25 1 2 发文指以公司 或部门名义制发文件的过程 一般包括草拟 会签 审 核 签发 复核 用印 分发等程序 5 25 2 发文程序与要求 拟稿 主办部门负责人审核 总经理审核 相关部门会签 领导签发 编文号 校对 打印公文 盖章 分发 立卷 归档 5 2 15 2 1 拟稿 各部门需要发文 应事先以上级指示或工作实际需要草拟文件初稿 问题比 较复杂的 负责人应亲自草拟 或经集体研究提出方案后 指定专人草拟 草拟文稿必须做到情况确实 条理清楚 层次分明 文字简炼 标点符号正 确 文稿拟就后 拟稿人应附发文稿纸首页 协议合同类应填附合同协议会签单 详细写明文件标题 发送范围 印制份数 拟稿部门与拟稿人 并签名 标定日期和 密级 5 2 25 2 2 审核 主办部门负责人根据有关文件规定 对文稿是否符合相应规定 是否符合公 司利益 是否符合实际需要进行审查和修改 对涂改不清 文字错漏严重 内容不 妥 格式不符的文件应退回拟稿人重新拟稿 行政人事部复核的重点是 是否需要行文 行文方式是否妥当 是否符合行 文规则和拟制文件的有关要求 文件是否符合相应规定 是否符合公司利益 是否 符合实际需要 在不改变原意的情况下 审核人员有权对文件进行删节和文字加工 内容紊乱 文字冗长 需做较大修改的文稿 可提出修改意见 由拟稿人进行修改 董事长或总经理审核 董事长或总经理对文件内容进行批示意见后 返回行政人事部 由行政人事部 返回拟稿部门进行修订或直接进入会签重走相应审批流程 5 2 35 2 3 会签 需经会签的文件 应在交付打印前送会签部门会签 对文件涉及其他部门职权范 围内的事项 主办部门应主动与有关部门协商并走会签程序 取得一致意见后方可 行文 会签文稿以会签部门负责人签字为有效 5 2 45 2 4 签发 文稿经审核 须经会签 后 送总经理或董事长审定批准签发 5 2 55 2 5 复核 公司级文件正式印刷 打印 前 行政人事部应进行复核 重点是 审批 签 发手续是否完备 附件材料是否齐全 格式是否统一 规范等 部门内文件由各部门制定人员复核 5 2 65 2 6 印刷 打印 用印 分发 签发后的文件由行政人事部按 内部文件及档案管理的制度 对文件正式编 号 印刷 打印 印刷 打印 必须符合规定格式 字迹清楚无误 整洁美观 份 数准确 印刷 打印 文件均由拟稿人负责校对 重要文件应进行两次或多次校对 以确保质量 文件打印清样 应由拟稿人校对 校对人员应在发文稿上签名 公文盖章只限于发出和存档的公文 留作他用的公文不盖章 印章要盖得端 正 清晰 严防错盖 漏盖 上报的文件严密装封 并严格执行文件传递签收手续 凡属重要文件 一律 不得托人代签 代捎 以公司名义发出的文件 底稿与正本 1 份由行政人事部收存备查 文件打印后 由行政人事部负责分发并检查落实情况 5 35 3 收文程序与要求 收文办理指对收到文件的办理过程 包括签收 登记 审核 拟办 批办 承 办 催办等程序 5 3 15 3 1 文件签收 凡公司外来公启文件 除公司领导亲启的外 均由行政人事部前台文员登记签 收 后分别交行政主管或经理拆封 在签收和拆封时 接收人员应注意检查文件包 装是否完好 对于封口或邮票撕毁函件应查明原因 并有权拒绝签收 5 3 25 3 2 文件登记编号 1 收到上级或平级文件后应及时附上 外来文件签批单 并分类登记编号 送 部门或公司领导审阅 领导签批处理意见后进入批转或归档流程 2 本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送部门或行政人事部进 行登记编号保管 不得个人保存 3 收到的文件应按本办法编写收文编号 并逐项登记文件标题 份数 制发 部门 日期 密级 内容概要等项内容 5 3 35 3 3 审核 1 各部门凡收到需要办理的正式文件 均需由部门负责人进行审核 审核重 点是 是否应由本部门办理 是否符合相应公司规定 2 涉及上报董事长 总经理事项 行政人事部还应审核其他部门职权内办理 的事项是否已协商 会签 文种使用 公文格式是否规范 不符合规定的公文 可 退回呈报部门并说明理由 5 3 45 3 4 拟办 1 凡正式文件 收文部门根据文件内容和性质审核阅签后 提出拟办意见 送批转部门办理 重要文件应呈送上级部门领导或公司领导亲自阅批后分送承办部 门阅办 2 一般函 文件 单据 传真等 由部门直接分转处理 紧急公文 应当 明确办理时限 如涉及几个部门会办的文件 应当明确主办部门 协办部门 协调 后再分转处理 3 为避免文件积压误事 一般应在当天阅签完 紧急文件要即阅即办 5 3 55 3 5 批办 1 为加速文件运转 各部门应在当天或第二天将文件送到批转部门 如关系 到两个以上业务部门 应按批示次序依次传阅 最迟不得超过 2 天 特殊情况例外 2 审批文件时 对有具体处理事项的 主批人应当明确签署意见 姓名和审 批日期 其他审批人圈阅视为同意 没有具体事项的 圈阅表示已阅知 5 3 65 3 6 承办 1 承办部门收到交办的文件后应当及时办理 不得延误 推诿 紧急文件应 当按时限要求办理 确有困难的 应当予以说明 2 对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的 应立即退回批转部门 并说明理由 不得横向传递 3 文件办理中遇有涉及其他部门职权的事项 主办部门应当主动与有关部门 协商 如有分歧 主办部门负责人要出面协调 如仍不能取得一致 可以报请上级 协调或裁定 5 3 75 3 7 催办 1 经过行政人事部送公司总经理 董事长批示或者交有关部门办理的文件 行政人事部负责催办 做到紧急文件跟踪催办 重要文件重点催办 一般文件定期 催办 总经理助理或董事长助理对文件负有催办检查督促的责任 2 由发起部门传送的文件 发起部门应指定专人跟踪催办 承办部门接到文 件 应立即指定专人办理 不得将文件压放分散 如需备查 应按照有关保密规定 并征得发文部门同意后 予以复印或摘抄 原件应及时周转或归档 6 6 文件归档文件归档 6 16 1 文件办完后 应按照公司有关档案管理规定 及时整理 立卷 归档 个 人不得保存应当归档的文件 不具备归档和存查价值的文件 经行政人事部鉴别并 经文件起草部门及行政人事负责人批准 可以销毁 6 26 2 归档的文件 应当根据其相互联系 特征和保存价值等整理 立卷 要保 证归档文件的齐全 完整 能正确反映该项工作的主要情况 便于保管和利用 6 36 3 工作人员调离工作岗位时 应当将本人暂存 借用的文件按照有关规定移 交 清退 6 46 4 拟制 修改和签批文件 书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求 6 56 5 文件的归档范围 6 5 16 5 1 凡下列文件统一由行政人事部负责归档 上级部门来文 包括总公司对公司报告 申请的批复 公司发出的报告 指示 决定 决议 通报 纪要 重要通知 工作总结 领导发言和经营工作的报告 计划统计 季度 年度报表等 中层及以上管理人员会以及各种专业例会记录 公司一级部门组织召开的会议所形成的报告 总结 决议 发言 简报 会 议记录等 参加交流 洽谈召开的各种会议带回的文件 资料及本公司在会上汇报发言 材料等 上级部门领导来公司检查 视察工作的报告 指示记录 以及公司进行汇报 的提纲和材料 反映公司经营活动 先进人物事迹及公司领导工作 团体活动等的音像摄制 品 公司向上级请求批复的文件及上报的有关材料 6 5 26 5 2 业务部门日常工作中形成的项目活动资料 日常由各业务部门负责立卷 归档 每年按 内部文件及档案管理的制度 定期移交行政人事部归档 6 5 36 5 3 联合办理的文件 原件由主办机关整理 立卷 归档 其他机关保存复 制件或其他形式的文件副本 每年按 内部文件及档案管理的制度 定期移交行政 人事部归档 7 7 文件传递规定文件传递规定 7 17 1 阅批文件应抓紧时间 当天阅完后应在下班前将文件交行政人事部 阅批文 件一般不得超过 2 天 主批人应明确签署意见 并写上姓名和审批时间 如有领导 批示 拟办意见 行政人事部应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批 示办理有关事宜 7 27 2 由董事长或总经理批阅的文件 一般应在 1 个工作日内批阅 因特殊情况 需高层会议讨论的 应先告之行政人事部传达 待议后再予以回复 7 37 3 由各部门办理的文件 最迟不超过 2 天办理 紧急文件应于当日办理 7 47 4 对重要文件 主办部门应当随时跟进了解和及时反馈执行情况 7 57 5 跨部门公司级文件传递要以行政人事部门为中心点 各承办部门收 发文 件均直接与行政人事部交接 不得横向传递 文件阅完后 应送交行政人事部 切 忌横传 7 67 6 传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定 不得将有密级的文件带回家 宿舍或公共场所 也不得将文件转借其他人阅看 对尚未传达的文件不得向外泄露 内容 7 77 7 阅文时不得抄录全文 不得任意取走文件夹内任何文件及附件 如确系工 作需要 要办理借阅手续 以防止丢失泄密 8 8 附则附则 8 18 1 文件处理必须坚持实事求是 精简 高效的原则 做到准确 及时 安全 必须严格执行有关保密规定 确保公司机密安全 接触公司机密公文的员工 必须 严格执行公司保密制度 确保机密不被泄露或利用 8 28 2 秘密文件不得翻印 转发 传递秘密文件时 必须采取保密措施 确保安全 利用计算机 传真机等传转秘密文件 必须采用加密装置 8 38 3 本管理办法自公司总经理审查 董事长签批公布之日起执行 8 48 4 本办法适用于公司对内及对外的各种正式文件 公司及部门间上报下发的各 种文件 资料 协议合同等 公司对外联系沟通的各种文件 资料 协议合同等 8 58 5 本管理办法由公司行政人事部负责解释说明 附件 1 内部文件处理单 2 外来文件签批单 3 文件收发登记薄 二 0 一一年十月十八日 附件 1 内部文件处理单内部文件处理单 公文标题 文件名 降龙成分 字 20 号 或 江油华艺字 20 号 文件起草起草人 20 年 月 日 拟稿部门 负责人审核 会签部门意见 行政人事部 负责人审核 总经理签发 年 月 日 董事长签批 年 月 日 发文时间 年 月 日 主题词 抄送部门 备 注 注 OA 系统同样适用 附件 2 外来文件处理笺外来文件处理笺 收文编号 文件名文号 收文日期 签收人 内容 摘要 拟办 意见 部门阅者签名意见日期 领导 批示 处理 情况 备注 附件 3 文件收发登记簿文件收发登记簿 序 号 文件资料名称类别文件编号 资料 数量 发文部门发送人发送时间收文部门接收人接收时间 下午 13 00 17 00 B 实行不定时工作制的员工 在保证完成甲方工作任务情况下 经公司同意 可自行安排工作和休息时间 3 1 2 打卡制度 3 1 2 1 公司实行上 下班指纹录入打卡制度 全体员工都必须自觉遵守工作时间 实行不定时工作制的员工不必打卡 3 1 2 2 打卡次数 一日两次 即早上上班打卡一次 下午下班打卡一次 3 1 2 3 打卡时间 打卡时间为上班到岗时间和下班离岗时间 3 1 2 4 因公外出不能打卡 因公外出不能打卡应填写 外勤登记表 注明外出日期 事由 外勤起止时间 因公外出需事先申请 如因特殊情况不能事先申请 应在事毕到岗当日完成申请 审批手续 否则按旷工处理 因停电 卡钟 工卡 故障未打卡的员工 上班前 下班后要及时到 部门考勤员处填写 未打卡补签申请表 由直接主管签字证明当日的出勤状况 报部门经理 人力资源部批准后 月底由部门考勤员据此上报考勤 上述情况考勤由各部门或分公司和项目文员协助人力资源部进行管理 3 1 2 5 手工考勤制度 3 1 2 6 手工考勤制申请 由于工作性质 员工无法正常打卡 如外围人员 出差 可由各部门提出人员名单 经主管副总批准后 报人力资源部审批备案 3 1 2 7 参与手工考勤的员工 需由其主管部门的部门考勤员 文员 或部门指定人员进行考勤管理 并于每月 26 日前向人力资源部递交考勤报表 3 1 2 8 参与手工考勤的员工如有请假情况发生 应遵守相关请 休假制度 如实填报相关表单 3 1 2 9 外派员工在外派工作期间的考勤 需在外派公司打卡记录 如遇中途出差 持出差证明 出差期间的考勤在出差地所在公司打卡记录 3 23 2 加班管理加班管理 3 2 1 定义 加班是指员工在节假日或公司规定的休息日仍照常工作的情况 A 现场管理人员和劳务人员的加班应严格控制 各部门应按月工时标准 合理安排工作班次 部门经理要严格审批员工排班表 保证员工有效工时达到要求 凡是达到月工时标准的 应扣减员工本人的存休或工资 对超出月工时标准的 应说明理由 报主管副总和人力资源部审批 B 因员工月薪工资中的补贴已包括延时工作补贴 所以延时工作在4小时 不含 以下的 不再另计加班工资 因工作需要 一般员工延时工作4小时至8小时可申报加班半天 超过8小时可申报加班1天 对主管 含 以上管理人员 一般情况下延时工作不计加班 因特殊情况经总经理以 上领导批准的延时工作 可按以上标准计加班 3 2 2 2 员工加班应提前申请 事先填写 加班申请表 因无法确定加班工时的 应在本次加班完成后 3 个工作日内补填 加班申请表 加班申请表 经部门经理同意 主管副总经理审核报总经理批准后有效 加班申请表 必须事前当月内上报有效 如遇特殊情况 也必须在一周内上 报至总经理批准 如未履行上述程序 视为乙方自愿加班 3 2 2 3 员工加班 也应按规定打卡 没有打卡记录的加班 公司不予承认 有打卡记录但无公司总经理批准的加班 公司不予承认加班 3 2 2 4 原则上 参加公司组织的各种培训 集体活动不计加班 3 2 2 5加班工资的补偿 员工在排班休息日的加班 可以以倒休形式安排补休 原则上 员工加班以倒休形式补休的 公司将根据工作需要统一安排在春节前后补休 加班可按1 1的比例冲抵病 事假 3 2 3 加班的申请 审批 确认流程 3 2 3 1 加班申请表 在各部门文员处领取 加班统计周期为上月 26 日至本月 25 日 3 2 3 2员工加班也要按规定打卡 没有打卡记录的加班 公司不予承认 各部门的考勤员 文员 负责 加班申请表 的保管及加班申报 员工加班应提前申请 事先填写 加班申请表 加班前到部门考勤员 文员 处领取 加班申请表 加班申请表 经项目管理中心或部门经理同意 主 管副总审核 总经理签字批准后有效 填写并履行完审批手续后交由部门考勤员 文员 保管 3 2 3 3部门考勤员 文员 负责检查 复核确认考勤记录的真实有效性并在每月27日汇总交人力资源部 逾期未交的加班记录公司不予承认 下午 13 00 17 00 度 全体员工都必须自觉遵守工作时间 实行不定时工作制的员工不必打卡 3 1 2 2 打卡次数 一日两次 即早上上班打卡一次 下午下班打卡一次 3 1 2 3 打卡时间 打卡时间为上班到岗时间和下班离岗时间 3 1 2 4 因公外出不能打卡 因公外出不能打卡应填写 外勤登记表 注明外出日期 事由 外勤起止时间 因公外出需事先申请 如因特殊情况不能事先申请 应在事毕到岗当日完成申请 审批手续 否则按旷工处理 因停电 卡钟 工卡 故障未打卡的员工 上班前 下班后要及时到 部门考勤员处填写 未打卡补签申请表 由直接主管签字证明当日的出勤状况 报部门经理 人力资源部批准后 月底由部门考勤员据此上报考勤 上述情况考勤由各部门或分公司和项目文员协助人力资源部进行管理 3 1 2 5 手工考勤制度 3 1 2 6 手工考勤制申请 由于工作性质 员工无法正常打卡 如外围人员 出差 可由各部门提出人员名单 经主管副总批准后 报人力资源部审批备案 3 1 2 7 参与手工考勤的员工 需由其主管部门的部门考勤员 文员 或部门指定人员进行考勤管理 并于每月 26 日前向人力资源部递交考勤报表 3 1 2 8 参与手工考勤的员工如有请假情况发生 应遵守相关请 休假制度 如实填报相关表单 3 1 2 9 外派员工在外派工作期间的考勤 需在外派公司打卡记录 如遇中途出差 持出差证明 出差期间的考勤在出差地所在公司打卡记录 3 23 2 加班管理加班管理 3 2 1 定义 加班是指员工在节假日或公司规定的休息日仍照常工作的情况 A 现场管理人员和劳务人员的加班应严格控制 各部门应按月工时标准 合理安排工作班次 部门经理要严格审批员工排班表 保证员工有效工时达到要求 凡是达到月工时标准的 应扣减员工本人的存休或工资 对超出月工时标准的 应说明理由 报主管副总和人力资源部审批 B 因员工月薪工资中的补贴已包括延时工作补贴 所以延时工作在4小时 不含 以下的 不再另计加班工资 因工作需要 一般员工延时工作4小时至8小时可申报加班半天 超过8小时可申报加班1天 对主管 含 以上管理人员 一般情况下延时工作不计加班 因特殊情况经总经理以 上领导批准的延时工作 可按以上标准计加班 3 2 2 2 员工加班应提前申请 事先填写 加班申请表 因无法确定加班工时的 应在本次加班完成后 3 个工作日内补填 加班申请表 加班申请表 经部门经理同意 主管副总经理审核报总经理批准后有效 加班申请表 必须事前当月内上报有效 如遇特殊情况 也必须在一周内上 报至总经理批准 如未履行上述程序 视为乙方自愿加班 3 2 2 3 员工加班 也应按规定打卡 没有打卡记录的加班 公司不予承认 有打卡记录但无公司总经理批准的加班 公司不予承认加班 3 2 2 4 原则上 参加公司组织的各种培训 集体活动不计加班 3 2 2 5加班工资的补偿 员工在排班休息日的加班 可以以倒休形式安排补休 原则上 员工加班以倒休形式补休的 公司将根据工作需要统一安排在春节前后补休 加班可按1 1的比例冲抵病 事假 3 2 3 加班的申请 审批 确认流程 3 2 3 1 加班申请表 在各部门文员处领取 加班统计周期为上月 26 日至本月 25 日 3 2 3 2员工加班也要按规定打卡 没有打卡记录的加班 公司不予承认 各部门的考勤员 文员 负责 加班申请表 的保管及加班申报 员工加班应提前申请 事先填写 加班申请表 加班前到部门考勤员 文员 处领取 加班申请表 加班申请表 经项目管理中心或部门经理同意 主 管副总审核 总经理签字批准后有效 填写并履行完审批手续后交由部门考