yWZ-2-007文件与资料管制程序

穩鎮電子五金塑膠廠 Win Center Electronics Hardware and Plastic Factory 文件編號 WZ 2 007 制訂單位 文管中心 版 本 B 0 總頁數 7 頁 制訂日期 2009 年 10 月 10 日 發行日期 2009 年 10 月 20 日 核 準審 查制 訂 文件與資料管制程序 文件與資料管制程序 文件編號 WZ 2 007 版本 次 B 0 頁次 2 7 1 目的 使管理系統所使用之文件迅速 正確流通 以確保各相關部門能適時獲得適當且有 效之最新文件 2 范圍 適用於與本公司管理系統有關的所有文件 包括電子文檔 的管制 3 權責 3 1 內部文件與資料之制定 廢止與收發管制權責表 文件階層核準審核制訂收發管制單位 一階文件董事長管理代表品保部文管中心 二階文件董事長管理代表權責部門主管文管中心 三階文件管理代表部門主管單位人員文管中心 3 2 外部文件資料由文管中心收集 經管理代表核準后由文管中心收發管制 3 3 電子文檔由各部門自行管理 部份技術性資料等由网管拷貝備份 4 定義 4 1 一階文件 品質手冊 環境管理手冊 4 2 二階文件 程序文件 4 3 三階文件 作業標準 檢測方法等 4 4 四階文件 檢驗記錄 糾正記錄 測試記錄 報告等 4 5 外來文件 外來標準 法律法規 書籍 客戶要求及與品質環境有關的技術資料 5 文件編號規則 公司代碼用大寫英文字母 WZ 表示 穩鎮公司 5 1 部門代碼 A 總經理 F 生產課 B 管理代表 G 生管課 I 倉管課 H 工程課 E 品保課 J 行政課 K 業務課 L 採 購 5 1 1 文件階層 一階文件 1 二階文件 2 三階文件 3 5 1 2 文件流水號 以三位數字表示 從 001 開始編號 002 003 依此類推 5 1 3 表單流水號 以兩位數字表示 從 01 開始編號 02 03 依此 表單版本 此限于 表單使用 用小寫英文字母表示 從 a 開始 修訂后為 b c 依此類推 文件與資料管制程序 文件編號 WZ 2 007 版本 次 B 0 頁次 3 7 WZ 表單版本 表單流水號 文件流水號 文件階層 公司代碼 6 作業內容 見附件一 文件管制流程圖 6 1 文件的制訂 修訂由權責部門提出 文件制訂 修訂及廢止申請單 經相關部門會審權 責主管核準後 方可制定或修改 文管中心按文件編號原則對新文件進行編號 6 2 公司發放的一 二 三階文件爲受控文件 包括工程圖面 如客戶要求提供時 由相關部 門填寫 文件補發申請單 由部門主管申請 經管理者代表審核批準 同時由文管中 心蓋 參考文件 印章 作為非受控副本發行並記錄 6 3 文件的發行與接收 6 3 1 一 二階文件收發管制 由文管中心按 文件制訂 修訂及廢止申請單 注明之各部 門需求份額 並登記於 文件分發回收記錄表中 副本需加蓋紅色 受控發行 章 和 部門代碼章 三階文件根據部門需求 發行副本蓋 受控發行 章和部門代碼章 並登記 於 文件分發回收記錄表 中 6 3 2 新版發行時 即舊版本於新文件發行時回收 回收份額與發行份額數量一致 內容完整 若有遺失 記錄於 文件分發回收記錄表 回收欄內 6 3 3 對外發行文件 由適當對外單位簽收 回收亦由簽收單位負責 並交文管中心統一 處理 6 3 4 工程圖面制定 修訂作業按 圖面技術資料管制程序 執行 6 3 5 文件制訂 修訂 廢止之審查及核準作業依照 3 1 3 2 執行 6 4 文件的管理 6 4 1 現場使用之文件須置於現場所 非現場使用之文件由各部門自行集中管理 6 4 2 使用部門不得影印正式發行之文件 四階文件不作限制 6 4 3 文管中心有新增或修訂文件時 需將 文件最新版本一覽表 的電腦檔共享 供使用部 門核對其文件資料是否為最新版本 6 4 4 若發現文件有遺失破損 字跡模糊 份數不足等需要補發時 由需求部門填寫 文件 補發申請單 經單位主管審查後 由文管中心予以補發 並做記錄於 文件分發回收 記 錄表 中 文件與資料管制程序 文件編號 WZ 2 007 版本 次 B 0 頁次 4 7 6 4 5 第一次制定之原版以 A 0 表示 由 A 0 被更改為 A 1 A 2 修訂 5 次以上予以換版 為 B 0 C 0 以此類推 6 4 6 任何人不得於一 二 三階文件上加標記或書寫任何字符 6 4 7 文管中心由專人管理 文件管制須納入內部稽核項目中 以確保文件資料之正確使用 6 4 8 文件之借閱 填寫 文件借閱申請單 經權責部門審查核準後送文管中心辦理 6 5 文件的保存與回收 6 5 1 作廢的受控文件由各部門回收 統一交文管中心 文管中心保留一份原版文件並加蓋 作廢章存檔 6 5 2 逾期的質量記錄 由各部門依 WZ 2 026 記錄管制程序 處理 6 6 外部文件管理 5 9 6 6 1 外部文件資料由文管中心收存 並加蓋 外部文件審核章 經管理代表審核後 由文管 中心加蓋發行章 並登錄分發 原稿保存於文管中心 6 6 2 外部資料編號以文件來源 收文年月日及收文順序流水編號 例 某文件收文日期為 02 年 12 月 15 日期版本為 021215 流水號 月日 年 文件來源 a 文件來源 文件來源按以下代碼編號 a1 公司購賣之圖書 雜志 a2 客戶提供之承認書 c 客戶提供樣品 圖面或其它樣品資料 a4 廠商介紹廣告資料 a5 其它資料 6 6 3 外部文件之保存 銷毀依 6 5 執行 6 6 4 外部書籍類文件由總經理室管理 6 7 暫時發行文件 6 7 1 客戶暫定要求或因急需而暫定或來不及以正式文件發出的標準 6 7 2 發行程序 按一般文件發行處理 須在文件上蓋 暫時發行 章 暫發行文件在實施有 效期內 其相對正式文件一經發出 暫發行文件則自動失效並收回 6 8 文件定期審查 6 8 1 各階文件之制訂部門須於每年第二次管審會前二個月對負責之文件進行審查 以確保 文件之適用性及有效性 並填寫於文件制訂 修正 廢止 審查申請單 由部門主管 簽核呈管理代表 文件與資料管制程序 文件編號 WZ 2 007 版本 次 B 0 頁次 5 7 6 8 2 若於審查中發現必須修訂時 則依 6 3 規定辦理 6 8 3 管理代表於管理審查會議中報告文件審查結果 7 相關文件 7 1 內部稽核管制程序 WZ 2 029 7 2 記錄管制程序 WZ 2 026 7 3 管理審查程序 WZ 2 032 7 3 圖面技術資料管制程序 WZ 2 006 8 使用表單 8 1 文件制訂 修訂及廢止申請單 WZ 2 007 01a 8 2 文件分發回收記錄表 WZ 2 007 02a 8 3 文件最新版本一覽表 WZ 2 007 03a 8 4 文件補發申請單 WZ 2 007 04a 8 5 借閱申請單 WZ 2 007 05a 8 6 文件修訂記錄表 WZ 2 007 06a 核 准 文件制訂 修訂 廢止 止 審 查 編 號 止 分 發 止 記錄 管制 止 回收記錄 止 銷 毀 止 頒 布 止 作廢 文件與資料管制程序 文件編號 WZ 2 007 版本 次 B 0 頁次 6 7 附件一 文件管制流程圖 文件制訂 修訂 廢止申請單 WZ 2 007 01 YES NO 文件分發回收記錄表 WZ 2 007 02 文件最新版本一覽表 WZ 2 007 03 制訂 作訂 作訂 制訂 作訂 文件與資料管制程序 文件編號 WZ 2 007 版本 次 B 0 頁次 7 7 9 印章使用說明 印章名稱印章名稱印印 章章使用範圍使用範圍 受控發行章受控發行章 限於一 二 三階文件 工程圖面 外 來文件發行 蓋有紅色受控章的文件 不許 隨便影印 外部文件審核章外部文件審核章限於對外來文件的審核確認 暫時發行章暫時發行章 限於受控文件特殊 急需發行時使用 蓋有紅色 暫時發行 章的文件 不許隨 便影印 參考文件章參考文件章 限於受控文件參考用 蓋有 參考文件 的印章不許用到生產現場 不許隨便影印 部門代碼章部門代碼章與 受控發行章 同時使用 作廢章作廢章 限於舊版受控文件原稿使用 包括外來 文件原稿 穩鎮電子五金塑膠廠 文件制訂文件制訂 修訂及廢止申請單修訂及廢止申請單 年 月 日 表單編號 WZ 2 007 01a 文 件 名 稱文 件 編 號版 本 次 文 件 狀 況會 簽 制訂總經理 修訂管理代表 廢止 制 訂 部 門 廠務一部 廠務二部 廠務三部 品保課 業務課 工程課 生管課 倉管課 行政課 備 注 采 購 修訂 廢止建議部門 文 件 分 發 及 份 數 部 門 總 經 理 管 理 代 表 廠 務 一 部 廠 務 二 部 廠 務 三 部 品 保 課 業 務 課 生 管 課 工 程 課 倉 管 課 行 政 課 採 購 課 份 數 核 準審 查制 訂 穩鎮電子五金塑膠廠 文件分發文件分發 回收記錄表回收記錄表 表單編號 WZ 2 007 02a 日期 文件編號文件名稱 版本 版次 受文 部門 份 數 簽收人 回收狀況 份數及回收者 受文 部門 份 數 簽收人 回收狀況 份數及回收者 受文 部門 份 數 簽收人 回收狀況 份數及回收者 備注 制表 穩鎮電子五金塑膠廠 文件最新版本一覽表文件最新版本一覽表 NO 年 月 日 表單編號 WZ 2 007 03a 分 發 部 門序 號 文件名稱文件編號 制訂 單位 版本 版次 核準 審查 制定 穩鎮電子五金塑膠廠 文件補發申請單文件補發申請單 表單編號 WZ 2 007 04a 序 號文 件 名 稱份 數需求日期申 請 原 因 發行單位 主管 承辦 主管 承辦 穩鎮電子五金塑膠廠 文件補發申請單文件補發申請單 表單編號 WZ 2 007 04a 序號文 件 名 稱份數需求日期申 請 原 因 發行單位 主管 承辦 主管 承辦 穩鎮電子五金塑膠廠 文件借閱申請單文件借閱申請單 表單編號 W