采购部工作流程

1 采采 购购 工工 作作 流流 程程 采购员是会所财务部领导下的专业人员 酒店所需物品原则上均由其统一购买 其他部门有参与监 督 支持配合权 未经同意不得擅自采购 所有物品采购 核价均应由财务部直接监管 采购项目的申请采购项目的申请 1 部门根据营业情况需要在部门 库房没有该项目或该项目不足的情况下可以申购 库房在库存定 额不足的情况下要根据物资定额提出申购 申购前部门和库房必须认真检查部门及库房该项目库存量及 消耗量 2 库房储备以外的项目由各使用部门提出申购 申购之前必须查询库房是否有该项目的储备或替代 品 采购项目的审批 择商 确认 报价与购买采购项目的审批 择商 确认 报价与购买 1 经确认实属必要购买项目 必须由库房或使用部门填写申购单 由部门负责人 财务主管 总助 签字 经总经理 总监审批后交采购员统一办理 2 酒店所需商品由采购员负责安排采购 3 采购员应按照申购项目进行采购 如有疑问可直接与申购部门进行沟通 在确认无误后 应按照 要求尽快安排采购 如该项物资由长期供应商供应 可直接联系供应商供应 如果没有长期供应商应寻 找至少二家供应商进行业务洽谈 经过对比 筛选 并报有关人员同意后进行采购 对于零星项目的采 购可安排采购员在市场上直接采购 但要由核价组做好采购监督工作 4 对有特殊要求的或需要加工定做的采购项目 申购部门需要作详细的说明或提供样品 供应商报 价时必须提供样品或有关资料 经部门负责人及有关人员同意后方可办理采购 5 采购员对内要主动与部门保持密切联系 树立服务意识 熟知酒店物品的标准和使用情况 对外 经常做好市场调查研究 掌握市场信息 积极主动向使用部门推荐适路产品及质优价廉的替代品 积极 主动向酒店提供市场情况及购买策略 6 所有采购项目择商 报价必须由采购员在充分准备 掌握市场行情的条件下由财务择优确定 使 用部门有权了解所需物品的价格和提出质疑 采购在择商报价中必须认真研究对待 使用部门必须在工 作中主动与采购员沟通配合 对所掌握的供应商情况及购物意向要主动通报采购员 由其提供质优价廉 服务好的供应商 7 确属疑难采购项目 采购应及时与使用部门进行沟通 研究对策 必要时可由使用部门派人一同 采购 无力解决的必须及时上报 不得拖延误事 8 所有采购项目由财务按 采购预算单 安排采购员统一购买 其他部门及人员不得自行购买 9 在购买过程中要认真检查所购物品的品质 商标 期限等内容 坚决杜绝假冒伪劣等不合格产品 流入酒店 核价组岗位职责及作业流程核价组岗位职责及作业流程 构成 成本会计 核价员 采购员 职责 核价组在财务主管监督下 按流程作业 所有项目的采购原则上必须在有两家供货商的基础上比 价完成 核价组核定价格后签字 交财务主管和总助共同签审 在部门申报条件正常的情况下 核价组必须按规定时间完成核价报批程序 并由采购按时购回 核价小组成员平时要多收集和学习相关信息和知识 要建立各自独立的价格和相关物品信息库 以便多渠道开展核价工作并信息共享 项目 日常应核定的价格品类有 大宗物品 零散物品 酒水 香烟 中厨原材料 海鲜 燕翅鲍等 水果 鲜花 宣传品 煤气 柴油 煤 1 大宗物品的采购核价流程 由 由部门提出 交库管员 由库管员查库存 报成本会计核进销存 情况正常后交采购员 申报 核查 2 由采购员约见供货商并报价 主要由核价员 采购员专访市场 由成本会计 核价员与采购员共同与供货商商谈初步价格后由财务主管和总助共同 签审 由总经理 总监批审并交财务主管安排执行 2 零散物品的采购核价流程 由部门或仓库填写 采购预算单 经财务主管 总助签审后 由成本会计按价格信息库资料核 定价格或价格范围 核价员适时按单查价 采购员按单采购 有新品种时核价小组要调查市场 报 由财务主管 总助审批后执行 3 香烟价格核定标准 香烟作为特殊商品 为保证其质量 价格应以烟草公司批发价为准绳 4 中厨原材料的采购核价流程 核价周期 小菜 肉禽 鱼类 野菜类 水果 每 10 天核价一次 一般时间定在凌晨 3 00 5 00 之间 时令性很强的品种可适时缩短核价周期 4 5 天一次 核价的地点和标准按招标后的规定执行 5 柴油 比市场零售价 每升 低 0 10 元向我方供货 6 副食 以劝业场副食批发价为指导价 7 其它有长期供货商条件下的核价程序 核价小组应每月走访市场一次 对价格有变动的品类要及时报财务主管和总助 重新组织核定供 货商或供货价 若有争议 可更换供货商 各项采购细则各项采购细则 一 大宗物品采购细则 1 由需求部门根据本部门经营情况或由库管员根据库存情况提出书面申购报告交总办 经财务主管 总经理 总监签准可购买时进入核价程序 库管员根据库存情况确定需申购后签字认可 并由库 管员交由采购主持核定价格 2 由采购员提供至少两家供货商的样品及报价 并不记名 由部门 财务主管 总助 总经理 总 监及相关人员从中选定所需样品 3 由财务主管会同核价组成员与供货商议价 与总助最后核定价格并签准 知会总经理 总监后 采购员方可与供货商签定供货合同或自行采购 4 采购员完成采购后 交由专职库管员确认数量 协同需求部门经理确定质量后方可入库 入库单 由采购 部门经理 库管员 三人 共同签字认可 5 餐具购买 部门从采购员所提供的样品中选定所需品种 由核价组组织核价 经财务主管 总助 核定最后价格并签准报总经理 总监签字后由采购员执行采购 注 有制作周期的物品 部门或库管员应相应提前 15 60 天申报 二 日常零散物品采购细则 1 由需求部门按经营需要填写 采购预算单 并提写数量规格 价格信息交财务主管和总助签字 招标 市场调查 谈价 总经理 总监批审 3 2 由成本会计按零散物品价格信息库确定最终价格或价格范围 由采购执行 财务主管和总助不定 时抽查 3 采购员完成采购 一般情况下 交由专职库管员确认数量和质量后入库 入库单由库管员和采购 二人 共同签字认可 各部门一律从仓库以领料单形式领用 特殊用品以直拨单形式直拨至使用 部门 直拨单由验收人 部门经理 采购 制单人 签字 4 各部门通用物品一律统一采购入库 由库管员和成本会计提前预测用量 提报 采购预算单 由财务主管 总助签批后由采购员执行 再按上述程序入库 6 宣传品 部门可以直接与供货商联系 结帐依据为对方送货单 货单必须有供货商 本部门经理 或市场部经理签字 并由部门经理在送货单上写明用货客人或会议名 6 鲜花 由部门按预定情况提前一天通知供货商 由会所出车接回 结帐依据为对方送货单 司机 在送货单上签字后将送货单交于部门经理 由部门经理写明用花单位或会议名并签字后交采购作为 结帐依据 价格由财务监管 7 非周期性一次性购买的物品 为减少操作环节 必须有成本会计 采购员或核价员或部门人员参 与完成实地采购 三 急需物品采购细则 因客需或特殊情况必须紧急购回的物品可先向财务主管和总经理申报后采用两人同行或一人在超市 购买的方式完成采购 由验收人 需求部门经理 两人 签字认可 采购人及时将单据报至采购员处 办理入出库手续 履行报销程序 金额超过 2000 时必须经总经理 总监口头同意 原则上每个部门每月 急购情况不得超过一次 客需特购品每月不得超过两次 超出者 部门经理或相关责任人将被罚款 100 元 次 非采购人员因特殊原因执行采购任务的 必须在采购完成后报至采购员处 办理价格登记和入 出库手续 并由采购员执行报销程序 四 中餐吧台酒水采购细则 1 采购提供供货商资料和价格比对 产品质量比对及服务质量的比对 提交财务部 2 由财务部主管和总助会同成本会计审核 确定最后价格 3 由采购主持与供货商签定供货合同 4 吧台酒水的日常供应 由中餐经理根据每日经营情况和预定情况 提前一天通知采购员其所需的酒水名称及数量 由 采购员通知供货商按时进货 货物送到吧台后 采购 吧员 中餐经理应在入库单上签字 采购 吧员或中餐经理应在送货 单上签字 此环节要求吧员 经理认真验货 五 中厨原材料的采购细则 1 采购员提供供货商资料和价格 服务质量的比对意见 提交财务部 2 由财务部主管和成本会计综合考核 择定供货商及服务等各方面标准 呈总经理 总监批准 3 中厨日常供应 流程 由中厨部于每日晚确定次日新能提供的品种及数量 除去本部分后根据库存 预定情况 通知供货商供货的明细 规格和数量 货物到店后 必须至少有 3 人在场监秤 既库管员 成本会计或采购员 验收员 并 且三人当即在成本会计或采购员 库管员的两份原始记录本上签字 画好封条 价格核定 成本会计 核价员 采购员和供货商 每 10 天进行一次市场调查 短期内波动很大的时令性品 种可适时缩短核价周期 财务主管和总助可不定时随行 根据规定的加价或降价百分比核定后续 10 天的进货价格 并由核价组成员和供货商签字认可 再由财务主管和总助共同签准 核价小组每次 核价情况都应上报财务主管 总助可不定时询知核价情况 4 燕 翅 鲍 哈士膜等贵重原材料 种类待细化后确定 的采购 1 中厨应适时向中厨库管核问燕 翅 鲍 哈士膜等贵重原材料和干货的库存 库管亦有责任 及时掌握库存量 由中厨提前一周提出申购 填写 采购预算单 由中厨经理 中厨库管签字 标 4 明规格 数量 湿度等相关信息 交财务部 由成本会计核定进 销 存后 由财务主管签批 核 价小组核定价格后 报财务主管和总助共同签字 由采购员按 采购预算单 所述要求先拿样品由中 厨确认后 方可购进 2 中厨库管协同中厨部经理验定数量和质量后 由供货商 中厨经理 库管在入库单上签字认 可后入库 中厨部再以领料方式领料出库 5 其他库存物品由中厨直接报于供货商与次日进货 以入库单形式入库 入库单由供货商 中厨经 理 库管签字认可 备注 员工及经理用餐采用餐票制 按每人正常工作日发放 依此与中厨部结算成本 每人每餐定 额 员工 元 餐 经理 餐 天 六 水果采购细则 1 中餐 中厨 客房应根据第二天的预定或客需情况提前一天通知供货商次日的送货品种 规格 及数量 当有品种变更或行情波动较大时 可先请供货商提供样品和相应价格 财务协同部门从利 润角度考虑选定相应品种 2 价格 由核价组每 10 天核一次价 经财务主管和总助共同签批 3 货物到店后 部门经理或部门经理指派专人到场验货 并做好原始记录由本部门存查 同时中 厨库管亦应分部门做好原始记录 部门经理和库管均应在两个原始记录上签名并画上封条 4 结帐依据为中厨库管所填写的 厨房每日采购单 此单每页必须有部门经理 中厨库管的签 字 然后由库管将两份原始记录及 厨房每日采购单 一并交财务部 由成本会计汇总由财务主管 签字 七 柴油采购细则 1 价格 以每升低于市场零售价 0 10 元的价格给我方供货 2 质量 必须持有正规炼油厂的 质量报告单 每批次都应及时随货附送本批次的 质量报告 单 3 计量 必须持有武汉市标准度量衡检验所所出具的 检验合格证 钢印 每年一次检测的 检验合格证 及复印件必须按时交我方核验及存档 4 送货签单 a 白天送货 我方必须有成本会计 工程部各一人到场监督卸货并签字认可 b 晚上送货 我方必须有夜班经理 工程部各一人到场监督卸货并签字认可 我方监督人员必须认真读取数据 与送货单所述相符后方可签字认可 送货单要写有标号 单价 数量 供货人签名 八 煤气采购细则 1 供货商 选正规煤气公司 2 价格 按武汉市煤气公司公示价格供货 3 程序 中厨 由中厨部按需求提前一天通知采购 由采购员通知供货商于次日上午送达 送货单必须有中厨经 理 中厨库管员签字认可 送货人亦应签字 员工食堂和宿舍 由食堂负责人或宿舍管理员提前一天通知采购 由采购通知供货商于次日上午 送达 送货单上必须有食堂负责人和成本会计或宿舍管理员和成本会计签字认可 九 蜂窝煤采购 必须有食堂负责人和成本会计两人签字的单据为结帐依据 内部结帐 报销流程内部结帐 报销流程 结帐 报销依据结帐 报销依据 采购预算单 或 文件呈批单 发票 入库单 结帐 报销流程结帐 报销流程 经手人汇总有效单据并填写支出证明单 交成本会计审核后由财务主管签审报总经理 总监签字后执行 一 酒水结帐 一 酒水结帐 结帐方式为月结 每张送货单都附有相应的入库单 送货单上必须有吧员 或中餐经理 采购和供 货商的签字 入库单上必须有中餐经理 验收及采购的签字 单据方视为有效 有效单据由采购员汇总 签字 至财务主管审核 报总经理 总监签字执行 5 二 中厨原材料结帐二 中厨原材料结帐 以库管处原始记录所汇总的 厨房每日采购单 和入库单为结帐依据 单据每页必须有库管及中厨 经理的签字 然后由库管将每月的 厨房每日采购单 入库单及原始记