京东华北大区仓储部3C仓行政管理试用条例

北京京东世纪信息技术有限公司 3C 内部文件未经批准不得复印 第 1 页 共 7 页 生效日期 2011 年 09 月 1 日 京东华北大区仓储部 3C 仓行政管理试用条例 物资申购 验收 存储 发放 领用管理办法 1 目的 健全 3C 行政物资管理制度 发挥整体优势 防止重复采购 降低物耗 控制 成本 2 适用范围 本标准适用于京东华北大区仓储部北京 3C 仓的物资管理工作 本标准规定了物资申购 验收 存储 发放 领用等管理办法 3 管理职责 3 1 仓储部 3C 仓行政办公室负责 3C 仓物资的管理工作 其职责是 3 1 1 严格按照公司规章制度及管理规定执行本职工作 3 1 2 及时按实际需求提交 京东资产订购申请单 3 1 3 对各部门 各组申请的物资 包括办公室用品 固定资产 低值易耗品 运 营耗材等 的数量和规格型号的管理 控制 审核 汇总后 进行物资申购 单据 跟踪 物资验收 物资入库 物资登记等工作 3 1 4 对到仓物资的数量 规格型号进行验收 并确定物资数量 规格型号等无误 后进行入库登记 如有差异需及时汇报到直属部门经理 3 1 5 对申购的物资进行发放 调拨 登记 3 1 6 做好仓库物资的清仓盘点 编制月报表 配合财务部做好成本分析 北京京东世纪信息技术有限公司 3C 内部文件未经批准不得复印 第 2 页 共 7 页 生效日期 2011 年 09 月 1 日 3 1 7 按照 仓储部 3C 仓行政管理制度 相关要求对相关文件进行归档 每半个月进行一次核查 3 2 各部门配合做好物资管理工作 3 2 1 对各部门 各组所需的物资 提前 7 天提出采购申请 并填写好 京东资产 订购申请单 交 3C 行政办公室审核后统一申购 3 2 2 对临时急用物资 需用内部邮箱将物品名称 数量 规格型号 图片发至行 政办公室 仓储经理审批后由 3C 行政办公室进行申请 3 3 每周一 三 五 10 00 11 00 及 13 00 14 00 发放物资 周二 周四 13 00 16 00 申请物资 特殊情况另行安排 其他时间不进行发放 详见如下表 3C 仓物资领取时间表 日期固定资产办公用品运营耗材低值易耗其他物资 上午本日发放 周一 下午本日发放 上午本日发放 本日发放 周二 下午 本日发放 上午本日发放 周三 下午本日发放 上午本日发放本日发放 周四 下午本日发放本日发放 周五上午本日发放本日发放 北京京东世纪信息技术有限公司 3C 内部文件未经批准不得复印 第 3 页 共 7 页 生效日期 2011 年 09 月 1 日 下午本日发放本日发放 上午 周六 下午 上午 周日 下午 4 程序和要求 4 1 各类物资的申请手续 4 1 1 固定资产类物资的申购手续 各部门 各组需购置固定资产 按 固定资产管理制度 办理申购手续 由行 政办公室负责申请 并办理验收 入库 出库 发放 签收等手续 4 1 1 日常办公用品 低值易耗品的申请手续 为控制管理成本 防止重复采购 严格控制物资申购的数量和质量 缩短物资 的库存周期 由行政办公室统一申购 并做好入库手续 各部门 各组统一到行政 领用 并做好领用手续 流程 需求部门填购申请单 仓储经理签字审批 提交到 3C 行政办公室审批 仓储总监审批签字 3C 行政办公室提交区域行政审批 跟踪单据处理情况 单据 处理情况反馈给需求部门 4 1 2 运营耗材的申购手续 由需求部门提出申请 报送 3C 行政办公室审核 3C 行政办公室参照上月实 际领取状况核实数量 经仓储经理及仓储总监批准后 经 3C 行政办公室提交至区 域行政并跟踪单据流程处理情况进行反馈 由运营耗材到达 3C 行政办公室统一发 北京京东世纪信息技术有限公司 3C 内部文件未经批准不得复印 第 4 页 共 7 页 生效日期 2011 年 09 月 1 日 放 按本标准 3 3 执行 流程参照 4 1 1 4 1 3 重大物资的申购手续 重大物资的申购需经仓储经理同意 对口的职能部门选型 技术部门给出意见 后 再由仓储经理决定是否购买 3C 行政办公室提交申请 4 1 4 紧急物资的申购手续 紧急物资的申购是指遇到突发事件 暴风 潮汛 火灾 急救等情况时 急需 采购的物品 提交 紧急事件审批表 发生部门负责人及仓储经理 总监签字审 批 3C 行政办公室或发生部门负责人直接提交至区域行政 4 2 验收 保证 3C 仓正常运营 严禁不达标的物资投入使用 特对物资验收进行一下要 求 4 2 1 3C 行政办公室妥善保存厂家最终提交的物资样品 4 2 2 接收到货通知后 行政办公室提前准备原始申请单复印件及相关物资规格数 据 4 2 3 货物到达后 通知防损 采购部门共同参加物资验收 4 2 4 验收时 需严格按照法律法规及公司规章制度执行 核对物资的规格型号 数量 材质等 4 2 5 对不符合规格型号或质量存在问题的物资拒收 并反馈至仓储经理 4 2 6 验收完毕后 按照耗材库管理制度进行统一分类码放 并做好入库登记和台 账更新 4 3 物资储存 4 3 1 3C 仓的物资储存 管理 由 3C 行政办公室及各管理处人员兼职负责 做 北京京东世纪信息技术有限公司 3C 内部文件未经批准不得复印 第 5 页 共 7 页 生效日期 2011 年 09 月 1 日 好耗材库物资的入库 领用 出库 登记等工作 收货 发货均应计账 4 3 2 耗材库的日常管理需严格按照 7S 管理制度进行 做到整理 整顿 清扫 清洁 素养 安全 节约 4 3 3 耗材库各区域的安排 要作到布局紧凑 提高库容利用率 4 3 4 物品入库 对已经审批进库的备品备件要严格把关 质量 数量 型号应 与所需的备件相符 对照无误后方可进库 即 做好 四验 工作 验品种 验规 格 验质量 验数量 4 3 5 物资尽量采取多层货架式摆放 物资底部与地面距离为 10cm 与侧墙距离 为 10cm 货架最高不超过 250cm 物资间距为 10 20cm 存放的物资须有明 显的标识 标明物资名称 4 3 6 加强仓库管理工作 物品分门别类 有条有序 即做到 三清 数量清 材质清 规格清 物资的保管要做到 四保 即保质量 保数量 保急需 保安 全 每月核对账 物是否正确无误 保证库存物资完好 不变质 数量准确 保障 供应 4 3 7 仓库的安全管理要做好防火 防盗 防霉 防破坏的 四防 工作 严禁 在仓库内吸烟 确保耗材库物资完好 无缺陷 仓库内禁止吸烟 禁止明火作业 并张贴明显标识 每 50 平方米内应配置 2Kg 消防灭火器一个 4 3 8 防损部门须每天对仓库货物的摆放状况 卫生状况 防火设施 工具使用 状况等进行检查 行政人员下班前应做好库内清洁卫生 库内四处巡视一遍 检查 门锁是否已锁 电源及相关设施是否关闭 4 3 9 物资的发放要见领取申请单 并执行 先进先出 推陈储新 的原则 禁 止先领货 后补单的行为发生 4 3 10 耗材库月报表要按时 准确上报 做到报表 台帐 实物数量相符 领用 手续齐全 每月做好进仓 分摊 月报表 配合财务部做好各管理处成本分析 并 做好物资的调配记录 4 3 11 每月月底由部门相关人员组织进行耗材库盘点 如出现盘盈 盘亏现象 北京京东世纪信息技术有限公司 3C 内部文件未经批准不得复印 第 6 页 共 7 页 生效日期 2011 年 09 月 1 日 须对出现问题的原因进行调查 必要时追查相关人员的责任 4 3 12 物资在验收 发放时 非经 3C 行政办公室同意 禁止其他人员进入仓库内 活动 4 4 入库 领取手续 4 4 1 各部门 各管理处领用日常办公用品 低值易耗品 可直接到行政办公室领 用 填写好领用部门 物资名称 规格 数量等 使用部门经办人验收并签字确认 4 4 2 劳防用品的发放按人资每月统计的人数 由行政办公室进行核算 按照申请 劳防用品的品种 数量进行发放 各管理处每周二 四到行政办公室领用 并做好 领用发放手续 4 4 3 使用部门对于领用的物资 发现质量问题 应立即告知 3C 行政办公室 3C 行政办公室与区域行政沟通反馈 4 4 4 对于使用部门退回的物资 行政物资管理人员应核查退回的原因 如因供方 责任所造成的应立即告知区域行政采购人员进行处理 5