采购内控制度汇总(终板)

目目 录录 第一章 采购需求计划 3 第一节 采购计划管理制度 3 第二节 采购需求计划流程 6 第三节 采购需求计划表格 7 一 采 购 申 请 表 7 二 采购数量计划表 8 三 年度采购计划表 9 第二章 采购价格管理制度 10 第一节 采购价格管理制度 10 第二节 采购价格管理表格 12 一 采购询价单 12 二 议价记录表 13 第三章 采购控制管理 14 第一节 采购控制制度 14 第四章 采购申请审批管理 19 第一节 采购申请审批制度 19 第五章 物料采购跟催方案 22 第六章 采购供应商管理 25 第一节 供应商管理制度 25 第二节 供应商选择流程 30 第三节 采购供应商管理表格 31 一 供 应 商 评 估 表 内部 31 二 供应商评定表 32 三 年供方业绩评定表 33 第七章 采购合同管理 34 第一节 采购合同管理制度 34 第二节 采购合同签订流程 38 第三节 采购合同管理 39 一 合同签订审批单 39 二 合同信息统计表 40 第八章 采购招标管理 41 招标采购管理制度 41 第二节 招标采购工作流程 44 第三节 采购招标管理表格 45 一 拟报价 招标单位名单 45 第九章 采购验收管理工作 46 第一节 采购验收管理制度 46 第二节 采购验收流程 49 第三节采购验收管理表格 50 一 原辅材料及外购 外协件报检单 50 二 质量 让步 特采申请单 51 三 进货检验 验证记录 52 第十章 采购付款管理 53 第一节 采购付款工作管理制度 53 第二节 采购付款工作流程 56 第三节 采购付款管理表格 57 一 材料采购付款汇总表 57 2 58 第一章第一章 采购需求计划采购需求计划 第一节第一节 采购计划管理制度采购计划管理制度 一 目的 为加强采购计划的管理 规范采购计划的编制 执行与调整等工作事 项 保证公司各部门的采购需求按时按质的完成 确保公司生产经营活动 顺利有序的进行 特制订本制度 二 适用范围 采购计划制度适用范围如下 1 作业信息的起点 需求部门的申购信息以及公司历史采购信息 2 作业信息的终点 采购计划任务的分解信息 3 采购计划作业的起点 采购需求的收集与分析 4 采购计划作业的终点 采购计划的下达与执行 三 管理职责的明细分工 1 采购部经理负责年度 季度 月度采购计划的审批与控制 以及采购 预算的编制工作 2 采购计划人员负责年度 季度 月度的单项采购计划的编制 以及临 时采购的申请 3 采购人员需要严格按照采购计划来执行采购活动 遇临时采购 紧急 采购需执行相应程序 四 采购需求的分析与确定 一 采购需求预测 采购部在进行采购需求分析之前 采购计划人员应收集采购历史数据 市场销售计划和生产计划等各类资料 并将收集到的资料进行分类 整理 和分析 并对公司的采购需求做出预测 二 物资请购 各请购部门应当及时汇总部门内部的物资需求 编制物资请购单 并 3 58 在规定的提前期内将物资请购单及时提交采购部 三 物资需求汇总 采购计划人员需将各部门的物资请购单进行汇总并及时编制物资需求 汇总表 并与历史数据进行对比 查看需求是否存在异常 四 确定物资需求量 1 采购人员应首先根据需求预测以及各部门的实际需求状况 确定独立 需求物资的需求数量 2 独立需求物资订购批量和订购点的确定 可以采用定量订货和定期订 货 3 确定独立需求物资的需求数量之后 采购计划人员应当进一步确定相 关需求物资的需求数量 4 相关需求物资数量的确定可以用传统的订货法处理 也可按照相关产 品的需求数量进行分解 5 确定上述两类物资需求数量后 应当根据库存状况及在途物资的状况 确定好采购需求数量 6 采购需求数量可以由净需求数量减去可用库存数量 扣减即将到货的 物资数量后确定 五 采购计划的编制与审核 一 采购计划的编制 1 采购计划人员在编制采购计划时 应该考虑经营计划 需求部门的采 购申请 物资库存状况 公司现金流状况等相关因素 2 采购计划人员要分析和掌握公司市场营销部根据经营目标 客户订单 意向 市场预测等资料做的市场销售预测情况 3 采购计划人员要明确公司的生产计划和库存状况 及时掌握生产部根 据销售预测计划制定的生产计划和物资需求计划 4 采购人员在汇总各种物资需求和请购单的基础上 结合库存数据 编 制采购计划 二 采购计划的审核和审批 1 年度采购计划和月度采购计划需报请公司主管采购副总进行审批 短 4 58 期采购计划由采购部经理批准后执行 急需物资 应填写 紧急采购申请 表 经部门负责人审核签字后报公司主管采购副总核准后列入采购范围 2 采购计划应同时报送财务部门审核 以利于公司各项资金计划工作的 完成 三 采购计划审核内容 采购或财务的相关领导在审核采购计划时 采购计划审查重点如下 1 各项采购计划的口径是否一致 2 采购计划与销售计划 生产计划是否相符 3 制定采购计划所采用的物资需求计划与物资清单 库存状况等资料是 否准确 4 采购计划中的各类物资数量 计划单价 金额等是否合理 六 采购计划的分解与下达执行 一 采购计划的分解 采购计划人员应将审批后的采购计划按照时间 职务 部门等分解成单项 采购任务 二 采购计划任务的下达 1 采购经理需将采购任务分配到个人 并落实责任 向采购人员传达采 购任务的内容 并说明采购的品种 数量 价格 期限和供应商情况等内 容 2 采购部经理需判断采购作业是否属于大额采购 对不同的采购作业采 取不同的执行方法 大额采购 需由采购经理签发采购控制书 报请主管 副总审批后 再按照采购作业计划执行采购任务 小额采购 可由采购部 经理直接安排采购工作 三 采购任务执行 采购人员应按照采购计划进行采购工作 并做好采购过程中的情况记 录工作 采购计划人员应对采购人员的采购过程进行进度监督 5 58 第二节第二节 采购需求计划流程采购需求计划流程 总经理 财务总监 采购经理 采购员 相关部门 下达 经营 目 标 进行相 关信息 分 析 制定 审批 采购 计 划 调整 采购 计划 收集并分析 相关信息 下达年度公 司经营计划 编制本部门 采购计划 汇总各部门 采购计划 分析上年度经 营状况及年度 经营目标等 确定采购种 类 数量 时间 方式 等 编制总体采 购预算 审核审核 审核 编制 采购计划 审核审核审核 执行 采购计划 定期编制采 购差异分析 报告 及时更新采 购计划 6 58 第三节第三节 采购需求计划表格采购需求计划表格 一 采一 采 购购 申申 请请 表表 申请部门 填报日期 年 月 日 采购类别 设备 材料 工程 服务 低值易耗 其他 购置原因 序 号 名称规格型号数量 估价 总价 交货期备注 1 2 3 4 5 6 备注 编制人 部门负责人 总经理 7 58 二 采购数量计划表二 采购数量计划表 编号 填写日期 月月月 物资 编号 物资 名称 规格 型号 期初 存量 已购 未入 量 总 存 量 计划 用量 期末 结存 期初 存量 已购 未入 量 总 存 量 计划 用量 期末 结存 期初 存量 已购 未入 量 总 存 量 计划 用量 期末 结存 供 应 商 备注 编制人 审核人 批准日期 年 月 日 8 58 三 年度采购计划表三 年度采购计划表 编号 填写日期 每月采购计划量每月采购计划量 物资名称物资名称规格规格需求部门需求部门 需求需求 总量总量 单价单价金额金额 1 12 23 34 45 56 67 78 89 9101011111212 备注备注 编制人 审核人 批准日期 9 58 第二章第二章 采购价格管理制度采购价格管理制度 第一节第一节 采购价格管理制度采购价格管理制度 一 目的 为规范采购价格管理流程和采购价格审核管理 确保所采购物资高品 质 低价格 保证采购物资质量的同时 实现降低成本的目标 特制定本 制度 二 适用范围 采购价格管理作业规范的适用范围如下 1 作业信息的起点 采购物资的价格调查信息 2 作业信息的终点 采购物资的价格确定信息 3 采购价格管理作业的起点 采购部对采购价格资料进行调查 4 采购价格管理作业的终点 采购部进行采购价格管理工作 三 职责划分 1 采购部经理负责审核与批准采购价格 2 采购部负责执行采购价格管理工作 3 其他相关部门负责提供相关资源 协助采购部实施采购价格管理工作 四 采购价格调查 1 采购部相关人员必须进行必要的采购价格调查 经常分析或收集资料 明确采购物资的实际成本 以确定采购价格 2 公司各相关部门具有协助提供价格信息的义务 协助采购部开展工作 以便进行采购物资的比价参考 五 物资询价与议价 1 采购人员应选择三家以上符合采购条件的供应商作为询价对象 2 供应商提供报价的物资规格与请购规格不同或属替代品时 采购人员 应送采购需求部门确认 3 专业材料 用品的采购 采购部应会同使用部门共同询价与议价 4 已核定的材料 采购部必须经常分析或收集资料 作为降低成本的依 10 58 据 5 议价应注意品质 交期 服务兼顾 六 采购价格制定 1 物资价格包括物资的到厂价 出厂价 现金价 净价 毛价 现货价 及合约价等 2 采购人员通过科学计算物资价格可以精确确定供应商的价格底线 协 助进行采购谈判 3 公司所采购物资价格的制定可采用成本加成法 市价法以及投资报酬 率法等方法来确定 七 采购价格审核 1 采购人员询价 议价完成后 在 比价 议价记录单 上填写询价或 议价结果 并附 价格审核单 呈采购部经理进行审核 并交主管副总进 行审批 2 采购部经理和主管副总均可视需要再进行议价或要求采购员进一步议 价 八 采购价格变动处理 1 已核定的物资采购单价如需上涨或降低 采购人员要提供 采购价格 分析表 物资价格行情走势 同类产品其他供货渠道的价格信息 并以 书面的形式说明原因 上报领导审批 2 当公司物资采购数量或频率有明显增加时 采购人员应要求供应商适 当降低单价 九 采购价格整理存档 采购人员整理并归档物资的采购价格后 在价格档案中详细描述物资 的价格变动情况 价格制定过程及审议记录等 11 58 第二节第二节 采购价格管理表格采购价格管理表格 一 采购询价单一 采购询价单 购 字第 号 物资名称规格说明单位需求数量质量要求 交货期限 需于 年 月 日以前交清 订购后 天内交清 交货地点 付款方式 交货验收合格后付款 试用合格后付款 报价须知 订购方式 分项订购 以总金额为准 报价截止日期以上报价请于 年 月 日以前惠予报价以便采购为荷 报价期限 报价保留时效请保留报价有效期至询价截止日期起 天以上 报价途径以上报价请填制完成后 邮寄至 12 58 二 议价记录表二 议价记录表 编号 日期 年 月 日 项目供应商 原询 单价 货币 类别 议价后 单价 议价后 总价 付款 条件 价格 条件 交货 日期 交运 方式 采购 拟购 核准检核 承办单位主管承办 备注 13 58 第三章第三章 采购控制管理采购控制管理 第一节第一节 采购控制制度采购控制制度 一 目的 明确采购方式 采购数量 采购订单 供应商选择等各项规定 确保采购 过程透明化 二 权责单位 1 采购部负责本制度的制定 修改 废除等工作 2 主管副总负责本制度的制定 修改 废除的审批 三 采购方式分类 1 订单采购方式 1 采购部根据批准的请购单签发订购单 订购单上注明求购商品或劳 务的具体项目 价格 数量 交货时间等 送交供应商并表明购买意愿 2 供应商按照订单上面的要求生产和供应商品或劳务 3 订单在提交给供应商之前应由主管副总检查订单的合理性 2 合同订货方式 1 采购部与供应商通过谈判就采购的货物的质量 数量 价格水平 运输条件 结算方式等项内容达成一致 并且以购销合同的形式确定下来 2 供应商按合同提供货物并取得货款 公司按合同验收货物并支付款 项 3 直接采购方式 采购人员根据批准的请购单 就其所列货物直接向供应商购买的一种采购 方式 4 比质比价采购方式 选择三家以上的供应商 就其质量 价格 供货期等进行对比分析 在符 合质量标准的前提下 选择价格最低的供应商 5 紧急采购方式 因紧急情况 需要以最快的速度使采购商品或劳务到位 紧急采购方式一 般只有在临时性 突发性需要时方可采用 14 58 四 采购方式选择 1 根据商品或劳务的性质及其供应情况确定采购方式 2 一般商品或劳务的采购应采用采购订单或合同订货等方式 3 小额零星商品或劳务等的采购可以采用直接购买等方式 4 重要的商品或劳务以及政策性采购等应当经过决策论证和特殊的审批 程序后 采用订单或合同方式或者比质比价方式 5 大宗原料 然料和辅料的采购 基建或技改项目主要物资的采购以及 其它金额较大的大宗物资采购采用比质比价采购方式 五 采购数量应该严格按照采购计划进行确定 六 采购员应审查每一份请购单的请购数量是否在控制限额的范围内 七 检查使用商品和获得劳务的部门负责人是否在请购单上签字同意 八 对于需大量采购的原材料 零配件等 必须做各种采购数量对成本 影响的分析 将各种请购进行有效的归类 然后利用经济批量法来测算成 本 九 对于请购数量不大 或者零星采购的商品 采购批量的成本分析控 制可对照资金预算来执行 十 采购时间包括请购单的报送审批时间 订单处理时间 供应商备货 时间 运货时间 验收时间和入库时间等 十一 根据请购性质和采购方式确定具体的采购时间 1 现用现购商品或劳务从实际使用或需要日期算起 倒算出合理的采购 时间 2 以最佳成本为原则确定最经济的订货方式采购时间通常是按照库存量 控制的方法确定采购时间 3 保险储备量和定量当某一商品达到订货点时就是采购时间 十二 对采购时间的控制是防止正常的业务活动被推迟 或者过早地使现 金被使用而形成过大的存量资产 十三 采购时间的控制由仓库管理部门运用经济批量法和分析最低存货点 来进行 但当请购单已经提出 采购员应及时处理请购单 并将处理结果 15 58 及时通知仓库管理部门 十四 供应商初步评价 1 采购部与使用部门根据公司实际需求寻找适合的供应商 同时收集多 方面的资料 如质量 服务 交货期 价格作为筛选的依据 并要求有合 作意向的供应商填写 供应商基本资料表 2 采购员对 供应商基本资料表 进行初步评价 挑选出值得进一步评 审的供应商 填写供应商候选名单 交采购经理审核 3 选择供应商标准 1 供应商应有合法的经营许可证 应有必要的资金能力 2 供应商按国家 国际 标准建立质量体系并已通过认证 3 有良好的售前 售后服务措施和服务意识 4 具有足够的生产能力 能满足本公司经营需要 5 同等价格择其优 同等质量择其廉 同价同质择其近 4 采购员在对供应商进行初步评审时 需确定采购的物资是否符合国家 法律法规的要求和安全要求 对于有毒品 危险品 需要求供应商提供相 关证明文件 十五 供应商现场评审 1 采购部会同使用部门 请购部门 生产部门 质量管理部门 技术部 门以及财务部门共同进行供应商的现场评审 并提出相应的意见和建议 2 供应商评价内容 1 采购部主要负责评价供应商的资质 经营状况 信用等级及服务等 方面 2 财务部主要负责评价供应商要求的付款条件等 3 使用部门 质量管理部门主要负责评价供应商提供商品的质量 4 上述所有部门共同对采购的价格 交货时间进行评价 3 适用范围 1 根据所采购物资对公司经营的重要程度 将采购的商品分为关键 重要 普通三个级别 不同级别实行不同的等级控制 16 58 2 必须对提供关键与重要材料的供应商进行现场评审 3 对于普通物资的供应商 无需进行现场评审 4 紧急 小额零星的采购 由使用部门直接提出申请 采购员进行市 场调查后 直接选择供应商 经采购经理审批后 进行采购 十六 供应商质量保证协议 的签定 1 采购部负责与现场评审合格的关键 重要材料的供应商和普通物资供 应商签定 供应商质量保证协议 2 供应商质量保证协议 一式两份 双方各执一份 作为供应商提供 合格物资的一种契约 十七 样品需求与供应商送样 1 如有样品需求 由采购员通知供应商送交样品 使用部门 质量管理 部门等相关人员需对样品提出详细的质量要求 如品名 规格 包装方式 等 2 样品应为供应商正常经营情况下的具有代表性的商品 数量应多于两 件 十八 样品确认 1 样品在送达公司后 由验收人员及使用部门完成样品的质量 性能 尺寸 外观等方面的检验 并填写 样品签样试用回单 2 经确认合格的样品 需在样品上贴 样品标签 并注明合格或不合 格 标识检验状态 3 合格的样件至少为两件 一件返还供应商 一件留在采购部作为今后 检验的依据 十九 确定合格供应商名单 1 采购员根据现场评审结果和样品检查结果选择合格供应商 无需进行 现场评审的 直接填写合格供应商名单后 交采购经理审核 2 采购经理审核无误后 交主管副总审核 3 原则上一种商品需两家或两家以上的合格供应商 以供采购时选择 4 唯一供应商或独占市场的供应商 可直接列入 合格供应商名单 二十 选定合格的供应商后 采购员在合格的供应商名单内找出合适的 17 58 供应商进行采购 二十一 采购价格审核 1 财务部 使用部门等相关部门负责审核采购价格 并报财务总监 主 管副总审批 2 对所有超过规定价格的订单必须经过主管副总特殊审批 二十二 条款审核 财务部门对采购订单进行审核 特殊条款必须由法律办公室或专业法律顾 问把关 二十三 合同审批 根据 采购授权审批制度 的相关规定 报相关人员按权限进行审批 二十四 登记采购订单 1 采购员应该按编号编制采购订单 一式四联 1 一联提出请购部门 以便让请购部门验证订单的内容是否符合他们 的要求 2 一联提交质量管理部门 一联提交仓库保管部门 作为验收的标准 3 一联提交财务部 作为入账凭证 2 采购员要及时对采购订单进行归档 在采购订单每月存档时应检查已 处理的采购汀单是否连续编号 3 定期汇总所有被取消和修改过的订单 并编制报表 4 定期汇总所有未完成的采购申请 并编制报表 二十五 本制度经主管副总审批后 自颁布之日起执行 二十六 本制度由采购部负责解释 18 58 第四章第四章 采购申请审批管理采购申请审批管理 第一节第一节 采购申请审批制度采购申请审批制度 第 1 条 公司为明确商品或劳务采购的申请与审批规范 特制定本制 度 第 2 条本公司内所有部门的请购 除另有规定外 均依本制度的规定 办理 第 3 条责权单位 1 采购部负责公司所需物资的采购工作 2 财务部负责采购物资的货款支付工作 3 物资使用部门和仓库部门提出采购申请 4 财务总监 主管副总根据权限审批采购项目 第 4 条原材料或零配件的请购 1 需求部门请购 1 原材料或零配件由需求部门根据采购计划或实际经营需要提出请购 单 2 仓库材料保管员接到请购单后 查看材料保管卡上记录的库存数 将库存数与生产部门需要的数量进行比较 3 当生产所需材料和仓库最低库存量合计已超过库存数量时 则同意 19 58 请购 2 仓储部门请购 1 仓库部门在库存材料已达到最低库存量时提出请购申请 2 仓库主管签字的请购单需要通过两方面的审批 采购员审查请购单 检查该项请购是否在执行后又重复提出 以及是否 存在不合理的请购品种和数量 如果采购员认为请购申请合理 则根据所 掌握的市场价格 编制采购预算 经采购员签署同意的请购单交财务部进行审核 如果该项请购在经营目 标和采购预算范围内 财务部签字确认后可交采购部门办理采购手续 采购部应将处理过的请购单归档备案 第 5 条临时性商品的请购 1 临时性商品的采购申请由使用部门直接提出 2 使用部门需要在请购单上对采购商品作出描述 解释其目的和用途 3 请购单须由使用部门负责人审批同意 并须经财务部和主管副总签字 后 采购部方可办理采购手续 第 6 条资本支出和租赁合同 1 对于资本支出和租赁合同 应该由经办部门提出请购 股东大会进行 决策 2 对重要的 技术性较强的请购项目 应当组织专家进行论证 集体决 策和审批 防止决策失误而造成严重损失 第 7 条请购单的开列和递送 1 请购单的开列 1 请购经办人员应根据库存量管理基准 用料预算以及库存情况开立 20 58 请购单 2 请购单分为计划内采购请购单和计划外采购请购单 3 各部门在生产 基建 维护工作中需采购的各类物资 工具 仪器 仪表以及房屋装修 维修等各类开支 都必须按计划内采购请购单和计划 外采购请购单所列内容填报 4 请购单经使用部门负责人审核后 依请购核准权限报有关领导签字 批准 并根据内部管理要求编号 送采购部门 2 需用日期相同且属同一供应商提供的统购材料 请购部门应根据请购 单附表 以一单多品方式 提出请购 3 紧急请购时 由请购部门于请购单中注明原因 并加盖 紧急采购 章 4 材料检验必须经过特定方式进行的 请购部门应于请购单上注明要求 5 物料管理部门按月依耗用状况 并考虑库存情况填制请购单 提出请 购申请 第 8 条请购事项的撤销 1 撤销请购事项时应由原请购部门立即通知采购部门停止采购 同时在 请购单第 1 2 联加盖红色 撤销 的标记并注明撤销原因 2 采购部门撤销请购时 注意办理以下事项 1 采购部门在原请购单加盖 撤销 章后 送回原请购部门 2 原 请购单 已送物料管理部门待办收料时 采购部门通知撤销 并由物料管理部门将原请购单退回原请购部门 3 原请购单未能撤销时 采购部门应通知原请购部门 21 58 第 9 条 本制度经主管副总审批 自颁布之日起执行 第 10 条本制度由采购部负责解释 第五章第五章 物料采购跟催方案物料采购跟催方案 一 目的一 目的 为控制采购交期 确保生产顺利进行 规范有效的实施物料跟催 特 制定本方案 二 适用范围二 适用范围 本方案适用于采购物料跟催的管理工作 三 管理职责三 管理职责 采购部为采购物料工作的归口管理部门 四 制定跟催工作规划四 制定跟催工作规划 一 跟催工作准备 1 确定交货日期及数量 2 了解供应商主要生产设备利用率 3 要求供应商提供生产计划表或交货日程规划 4 了解供应商物料管理及生产管理能力 5 在采购条款中规定加重违约罚款或解约责任 6 准备替代物料来源 22 58 二 拟定采购进度时间控制表 1 规划合理的购运时间 采购部需对请购 采购 供应商准备 运 输 检验等各项作业所需的时间进行合理的规划 2 比较生产进度 需在采购订单或者合同中明确要求供应商编制 生产进度计划表 实际生产进度表 并将两项表格进行对比 严格 控制交货时间 三 制订沟通计划 1 采购部需和销售部 生产部密切联系 随时关注销售市场情形和 生产部计划变更情况 以便据此更改采购计划 2 采购部需制订计划定期与供应商进行联系 以便掌握供应商的实 时信息 五 跟催方法五 跟催方法 物料跟催包括但不限于以下四种方法 物料采购专员应据情况选择合 适的方法 确保采购交期的达成 一 订单跟催 按照订单预定进料日期 提前一定时间进行跟催 具体包括以下两种 方法 1 联单法 将订购单按照日期顺序排列 提前一定时间进行跟催 2 统计法 将订购单统计成报表 提前一定时间进行跟催 二 定期跟催 每周在固定的时间将需跟催的订单整理好 打印成报表 统一定期进 行跟催 三 设置物料跟催表 23 58 物料采购专员根据物料跟催表掌握供料状况 确定跟催对象 保证及 时供料 六 采购跟催措施六 采购跟催措施 一 定制物料跟催 定制的物料需对供应商生产过程进行监控 1 物料采购专员需及时了解供应商备料情形 2 为供应商提供必要的材料 模具或技术支援 3 物料采购专员了解供应商的生产进度情况 4 交期及数量变更时及时通知供应商 二 非定制采购的跟催 1 物料采购专员需注意是否按规定时间收到验收表 2 物料采购专员及时电话查询交货进度 三 重要物料跟催 1 采购部需审核供应商的计划供应进度 并分别从各项资料获得供 应商的实际进度 2 重要物料采购除要求供应商按期报送进度表之外 采购部还应实 地前往供应商处进行访问查证 3 必要时派专人驻场监控 确保供应商按时交货 4 将累计交货结果以报表形式告知供应商 促进其改善 七 跟催工作考核七 跟催工作考核 一 采购人员跟催考核 采购部需将跟催工作中如下内容纳入采购人员绩效考核体系 1 采购人员对交货延误原因进行分析的情况 24 58 2 采购人员对供应商跟催的次数及沟通情况 3 采购人员对交期的控制情况 二 供应商交期考核 1 将供应商交期延误次数 时间 数量等纳入供应商的考核体系 2 供应商交期延误对本工厂造成的损失纳入供应商的考核体系 3 对交货及时 质量优良的供应商 增加付款优惠及其他奖励 第六章第六章 采购供应商管理采购供应商管理 第一节第一节 供应商管理制度供应商管理制度 第第 1 1 章章 总则总则 第 1 条 为加强工厂在采购时对供应商的管理 保证生产所需物料的 供应 对供应商的资质和能力进行客观的评价 特制定本制度 第 2 条 本制度适用于对供应商进行管理时的相关事宜 第第 2 2 章章 供应商的调查供应商的调查 第 3 条 工厂的采购人员应随时随地地进行市场信息的收集 关注与 工厂生产所需物料相关的供应商的信息及供应价格 建立供应商调查表 以记录整理潜在或合格供应商的信息 第 4 条 建立的供应商调查表的内容 1 供应商的基本资料 包括供应商的名称 资质 地址 法人代表 联系方式 注册资本 是否进行直销等 2 供应商的物料供应状况 3 供应商供应的物料品质状况 4 供应商的专业技术能力 5 供应商的生产能力 6 供应商的管理水平 7 供应商的财务及信用状况 第 5 条 采购人员在寻找潜在供应商的途径 1 工厂与供应商的历史交往记录 25 58 2 供应商的商品目录 3 相关行业的行业期刊 4 工厂固定供应商的介绍 5 销售代理的介绍 6 工厂的销售代表 7 网络搜索 第 6 条 凡是愿意与工厂建立供应关系且符合条件的供应商 都应制 作 供应商调查表 并不定时进行填写 作为对供应商评价的依据 第 7 条 当供应商调查表中的供应商的相关条件发生变化时 采购人 员应及时更新供应商调查表中的相关信息 第 8 条 对于与工厂目前存在供应关系的供应商 采购人员应做好与 供应商发生每次供应关系的详细记录 并将相关内容及时填入供应商调查 表中 第第 3 3 章章 供应商的评审供应商的评审 第 9 条 采购人员应不断地对新的供应商及现有的供应商进行评审 淘汰不符合条件的供应商 第 10 条 合格的供应商应符合的条件 1 供应商应有合法的经营许可证和与工厂规模相匹配的综合实力 2 供应商已建立起质量体系并通过了验证 3 供应商具有良好的信用和良好的售前 售后服务能力和服务意识 4 供应商能够满足工厂所需物料的供应和紧急物料的供应 5 供应商所供应的物料在同等的价格上 质量占优 在同等的质量 上 价格更便宜 6 供应商所提供的供应物料的样品通过试用并且合格 7 供应商若为代理商则应调查其生产厂商是否符合以上条件 第 11 条 供应商评审小组成员构成及职责 1 供应商的评审工作由供应商评审小组负责 26 58 2 评审小组由采购主管 质量主管 技术主管及财务经理等人员组 成 第 12 条 供应商的评审的内容 1 能力 包括供应商的生产能力 创新能力 财务能力 配送能力 技术水平等 2 质量 包括供应商提供物料质量的控制 产品质量的稳定性 产 品的质量认证等 3 价格 包括采购价格的稳定 采购的相对价格 付款条件等 4 时间 包括供应商所提供物料的生产周期 订货周期 交货周期 交货时间 紧急物料的交货时间等 5 服务 包括供应商所提供的售前服务 售后服务 订单跟踪服务 等 6 其他 包括供应商的抗风险能力 人员的稳定性 安全方面的措 施等 第 13 条 对于工厂临时的且提供物料的总金额在 10000 元以下的供应 商 可直接由采购部对其进行审核 报采购部经理批准即可 第 14 条 对于工厂的长期合作供应商 必须到其生产地进行实地评 审 并编制评审结果 第 15 条 供应商的评审时间 1 普通供应商一般的评审周期为一年 2 提供重要材料的供应商至少每半年评审一次 3 与工厂签订长期供应合同的供应商至少每季度评审一次 第第 4 4 章章 合格供应商档案管理合格供应商档案管理 第 16 条 采购人员应将评审合格的供应商录入 合格供应商名单 工厂进行采购时将首先考虑名单中的供应商 第 17 条 采购部所编制的的 合格供应商名单 必须报主管副总及总 经理进行审批 第 18 条 采购部应在工厂所需物料的每个品种下应根据评审分数的高 27 58 低选择 2 3 家供应商作为工厂的主要供应商 其他供应商为备选供应商 并按照评审等级的高低进行采购数量的分配 第 19 条 合格供应商名单 不是一成不变的 实行优胜劣汰原则 即每次评审后将不合格的供应商从档案中删除 第第 5 5 章章 供应商考核供应商考核 第 20 条 由采购部按照不同频率对列入 合格供应商名单 中的所有 供应商进行考核 第 21 条 考核方法 对供应商实行评分分级制度 满分为 100 分 1 90 100 分为一级供应商 2 80 89 分为二级供应商 3 70 79 分为三级供应商 4 70 分以下为不合格供应商 第 22 条 考核项目和评分标准 对供应商的考核项目及评分标准如下表所示 供应商的考核项目及评分标准表供应商的考核项目及评分标准表 考核项目考核项目权重权重总分总分评分标准评分标准 质量状况0 660 分60 合格批数 总交货批数 交付情况0 220 分20 按时交货批数 总交货 批数 服务质量0 110 分配合度 送样速度 纠正措施 回复 超额运费 价格水平0 110 分偏高 3 分 居中 6 分 居下 9 分 总计1100 分 第 23 条 考核频率 28 58 关键 重要物料的供应商每月考核一次 普通物料的供应商每季度考 核一次 第 24 条 考核结果的处理 1 考核结果在 90 分以上的供应商 优先采购 2 考核结果在 80 89 分的供应商 要求其对不足部分进行整改 并 将整改结果以书面形式提交 采购部对其提交的纠正措施和结果进行确认 并存档 3 考核结果在 70 79 分的供应商 要求其对不足部分进行整改 并 将整改结果以书面形式提交 采购部组对其提交的纠正措施和结果进行确 认 并决定是否对其采购或是减少采购量 其结果应报主管副总及总经理 审批 4 对考核结果在 70 分以下的供应商需从 合格供应商名单 中删除 并终止对其采购 5 考核标准和考核结果由采购人员书面通知供应商 第 25 条 对合格供应商的质量监督 1 质量管理部和采购部应保存合格供货方的供货质量记录 对于批 量产品不合格应及时通知供应商 产品不合格的对供应商提出警告 连续 两批产品不合格则暂停采购 另选供应商或待其提高产品质量后再行采购 2 对不合格的供应商应取消其供货资格 并修订 合格供应商名单 第第 6 6 章章 附则附则 第 26 条 本制度由公司采购部负责制定并解释 第 27 条 本制度由公司采购部负责检查与考核 第 28 条 本制度报董事会批准后施行 修改时亦同 第 29 条 本制度施行后 原有的相关制度自行终止 与本制度有抵触 的规定 以本制度为准 29 58 第二节第二节 供应商选择流程供应商选择流程 总经理 采购经理 采购员 供应商 进行 市场 调 研 供应 商初 选 进行市场调查 收集潜在供应 商相关信息 审核审核 提供相关信息 初步分析 评 价供应商 提出候选名单 根据采购种类组织 现场评审 30 58 第三节第三节 采购供应商管理表格采购供应商管理表格 一 供一 供 应应 商商 评评 估估 表 内部 表 内部 日期 企业名称 企业性质 地 址 成立时间 法人代表 负责人 邮编 公司电话 联系人 传真 税号 邮箱 公司网址 厂房面积 平方米仓储能力 主要产品 职工总数 名 其中 管理人员 名 技术人员 名 工人 名 年产值 万元月生产能力 产量 样品供货周期 批量供货周期 生产特点 成批生产 流水线大量生产 单台生产 部分外购 全部外购 主要生产设备 台流水线 条 主要客户 公司 行业 公司各部门使用标准名称和编号 评定 供应 商 确定 供应 商 汇总评审结果 需要样品 检查样品汇总 质量信息 确定供应商名单 建立供应商档案 提供样品 审核审核 审核审核 31 58 使用或依据的产品 质量标准 国家标准 行业标准 企业标准 无标准 主要检测设备及数量 工艺文件 齐备 有一部分 没有 工艺员 名 检验 检测部门 专职检验 检测人员 名 进料检验文件 齐备 有一部分 没有过程检验文件 齐备 有一部分 没有 最终检验文件 齐备 有一部分 没有检验记录 齐备 有一部分 没有 检测设备 齐备 有一部分 没有检验工具 齐备 有一部分 没有 产品外观接受标准 产品标识 齐备 有一部分 没有 测试设备校准状况 有计量室 全部委托外部计量机构 无检测 是否通过产品或体系认证 是 指出具体内容 否 新产品开发能力 能自行设计开发新产品 只能开发简单产品 没有自行开发能力 国际合作经验 给外资提供产品 无对外合作经验 工厂消防与安全 很好 较好 一般 较差 评 估 等 级 一类 二类 三类 四类 评 估 日期 32 58 二 供应商评定表二 供应商评定表 供方名称主供产品 地 址联系人电话 传真 评价方式和内容 选以下两种方法 收集相应资质 如生产许可证书 质量证明 营业执照 资质证书 认证证书 代理商委托 书等 以往合作情况 包括工程业绩 现场实地调查 其他使用者的评价结果 样品检验或 试用 评价结果简述 也可附样品测试 使用结果 现场评价记录 其他附件 评 定 部 门 意 见 部 门评 价 意 见评定人日 期 批准 签字 日期 年 月 日 33 58 三 年供方业绩评定表三 年供方业绩评定表 供方名称 供货时间产品名称规格 型号数量价格 产品 质量 使用 效果 供货 及时性 售后 服务 年度综合评定结果 年 月 日 评定人 34 58 第七章第七章 采购合同管理采购合同管理 第一节第一节 采购合同管理制度采购合同管理制度 第第 1 1 章章 总则总则 第 1 条 为规范工厂对采购合同的管理事宜 做好采购合同的编制 签订 执行 修改等工作 使其符合采购管理的要求及工厂的利益 特制 定本制度 第 2 条 本制度适用于对采购合同管理的相关事宜 第第 2 2 章章 采购合同的编写采购合同的编写 第 3 条 公司采购部是采购合同的对口管理部门 负责工厂采购合同 的编制 签订 执行 控制等管理事项 第 4 条 采购合同的编写程序 1 调查供应商 在编写合同前 采购部应组织专人对 初选供应商名单 中的供应商 展开调查 调查的主要内容包括供应商的经营范围 银行资金 履约能力 技术水平 管理水平 产品质量 法人资格 信用等级等方面 以确定可 进行谈判的供应商 2 进行谈判 采购部应与合格的供应商展开谈判 谈判内容包括采购物料的价格 数量 质量以及供货方式 货款支付等 并根据谈判所形成的方案选择对 公司最有利的供应商 3 拟定草案并评审 采购部应根据谈判所形成的方案拟定采购合同草案 并交各部门进行 评审 同时报送法律顾问及总经理进行审批 4 拟定正式的采购合同 采购部应根据各相关部门 法律顾问及总经理的意见对采购合同草案 进行修订 并据此形成正式的采购合同 第 5 条 正式的采购合同主要包括以下九个方面的内容 35 58 1 合同签订双方的姓名 住所和联系方式 2 标的的全称 价格及报酬 3 标的的数量和规格型号 4 标的的品质和技术要求 5 标的的履约方式 期限和地点 6 标的的验收标准和方式 7 付款方式和期限 8 售后服务和其他优惠条件 9 违约责任和解决争议的方法 第 6 条 采购合同的条款内容必须齐备 明确 具体 文字的表述必 须严谨 第第 3 3 章章 采购合同的签订采购合同的签订 第 7 条 公司采购合同原则上由总经理负责签订 但金额在 5000 元以 下时经过总经理的授权可委托采购部经理出面代表工厂进行合同的签订 第 8 条 与公司签订采购合同的供应商必须具有法人资格 并以其自 己的名义签订采购合同 如果委托他人代签 采购部应审验其委托证明 第 9 条 公司与供应商签订的合同必须采用书面的形式 不能采取其 他任何形式 否则视为无效合同 第 10 条 对于金额在 10 万元以下的采购合同 可以采用传真的方式 进行签订 即公司将合同拟订好后传真给供应商 供应商进行盖章签字后 回传 公司盖章签字后发给供应商回执 视为合同成立 第 11 条 签订后的合同由财务部保管采购合同的原件并复印三份 分 别交行政部 采购部及法律顾问处进行保管 第第 4 4 章章 采购合同的执行与控制采购合同的执行与控制 第 12 条 合同签订后即具有了法律约束力 采购部应及时向供应商发 送订货单 使供应商及时准备公司所需的物料 第 13 条 采购部应配合质量管理部进行采购物料的进厂验收工作 当 所采购的物料不符合合同所约定的质量要求时 采购部应积极联系供应商 36 58 进行处理 第 14 条 采购的所有物料都必须附带由供应商提供的验收报告 且在 验收报告中有供应商的签章 第 15 条 采购部应建立合同履约的管理台账 对双方的履约进程进行 逐次 详细的书面登记 并保存好能够证明合同履约的原始凭证 第 16 条 对于供应商需要按照样品或图纸加工的物料 如果存在加工 周期长 加工变数大 监控过程比较复杂的现象 应要求供应商提供进度 安排 采购部根据进度安排与供应商进行联络 进行积极的协商 确保物 料能够及时运送到公司 若供应商提供的物料将延缓公司的生产 采购部 应减少在供应商处的采购数量并与其他供应商联系 增加采购数量 第 17 条 在合同的执行过程中采购部要处理好与供应商的关系 将供 应商视为公司的战略发展伙伴 便于在生产旺季加大物料采购时能够得到 及时供应 在生产淡季时能够缩减或取消物料采购的数量 第 18 条 采购部应本着经济性的原则做好物料的采购进度控制 既保 证仓库中所采购的物料库存最低 同时保证库存物料满足生产的需求 第第 5 5 章章 采购合同的修改与终止采购合同的修改与终止 第 19 条 在合同执行过程中 因供应商的原因造成无法按需求量供应 的采购物料 采购部经调查核实后 可与供应商签订新的采购物料的数量 规定 作为采购合同的附件予以执行 第 20 条 在合同执行过程中 若外部市场环境发生变化 因原材料价 格或工资上涨而导致供应商无法按合同规定的价格交货 采购部可与供应 商进行协商 签订新的供货价格的条款 作为采购合同的附件执行 第 21 条 在合同执行过程中 若因不可抗力导致供应商无法按时交货 采购部经过核实后可与供应商进行协商 签订双方的延期交货规定 作为 采购合同的附件予以执行 第 22 条 有下列情形之一者 视为合同终止 1 因不可抗力导致合同无法继续执行 双方同意取消合同 2 因市场环境或需求的变化一方提出取消合同 由双方协商解决赔 偿 37 58 事宜 3 出现违背合同中条约的状况 4 合同约定期满 5 发生符合合同条款中合约解除的事项 第第 6 6 章章 合同纠纷的处理与合同管理合同纠纷的处理与合同管理 第 23 条 当公司与供应商所签订的合同出现纠纷时 一般情况采取 以下四种解决方法 1 与供应商协商解决 2 请第三方协调解决 3 由仲裁机构进行仲裁 4 通过法律途径解决 第 24 条 采购合同的签订人员与资料管理人员要遵守合同的管理纪律 有下列情形之一的 公司将根据情节的轻重进行相应的处理 1 泄露合同内容 2 私自更改合同内容 3 丢失合同 4 在合同签订及资料保管时发生损害公司利益的行为 第 25 条 参与采购合同履行与监督的人员违反公司的相关规定 给公 司造成经济损失和其他损失的 公司将根据性质与情节轻重对责任人进行 行政和经济处罚 情节严重 触犯法律的 将依法追究其法律责任 第第 7 7 章章 附则附则 第 26 条 本制度未尽事宜 依照国家相关的法律 法规和政策执行 第 27 条 本制度自总经理办公会议审议后执行 38 58 第二节第二节 采购合同签订流程采购合同签订流程 总经理 财务总监 采购经理 采购员 供应商 确定 供应 商 进行 谈判 编制 购货 合 同 签 署 合 同 选择供应商 评审供应商 审核审核审核 根据公司采购权 限规定进行相应 的采购谈判 采购谈判 起草购货合同 形成正式采购 合同 审核审核审核 签订合同 合同归档 39 58 第三节第三节 采购合同管理采购合同管理 一 合同签订审批单一 合同签订审批单 采购业务口采购物资名称 合同编号送入系统时间 合同草签基本内容 供应商名称 采购数量采购单价 采购金额交货日期 采购经理审核意见签字 日期 法律顾问审核意见签字 日期 主管副总审核意见签字 日期 40 58 二 二 合同信息统计表合同信息统计表 登记人 登记人 登记日期 登记日期 序号序号 合同合同 编号编号 合同合同 内容内容 供应供应 单位单位 合同合同 数量数量 合同合同 单价单价 合同合同 金额金额 采购采购 形式形式 联系人联系人 41 58 第八章第八章 采购招标管理采购招标管理 招标采购管理制度招标采购管理制度 第第 1 1 章章 总则总则 第 1 条 为规范公司的采购招标行为 确保公司的物料采购价格合理 质量上乘 保证采购的招标本着公开 公平 公正的原则进行 杜绝舞弊 行为 特制定本制度 第 2 条 本制度适用于公司采购招标的管理事宜 第第 2 2 章章 招标前作业招标前作业 第 3 条 公司进行采购时的物料总采购额达到五万元时必须进行招标 采购 第 4 条 采购部人员应编制物料招标报告报相关的领导进行审批 招 标报告一般包括以下七个方面的内容 1 招标内容 2 招标方式 3 招标方案 4 招标计划 5 投标人的资格条件 6 评标小组的组建方案 7 评标的依据及开标的安排 第 5 条 采购部应根据已获审批的招标报告编制采购招标文件 招标 文件具体包括以下内容 1 招标通知 指招标公告或招标邀请书 2 招标人须知 指招标项目的相关信息 3 招标项目简介 包括招标物料的名称 规格 数量 质量要求 交货时间 交货地点 验收方式 付款方式等 4 投标规定 指投标文件的编写要求 密封方式 发送方式 发送 份数及投标有效期等内容 5 投标人资料要求 指投标人资质或资信的证明材料及对证明文件 42 58 内 容的要求 6 标底 指标底确定的办法 7 评标与中标 指评标的标准 方式及中标的原则 8 递交投标文件 包括投标文件的递送方式 地点及截止时间以及 联系人员的姓名 地址 电话 邮箱等 9 投标保证金 包括投标保证金的金额 缴纳方式及处理程序等 10 开标 包括开标的时间安排与地点安排 11 采购合同 指一旦中标所签订的采购合同的具体内容 第 6 条 采购部人员应在发售招标文件前收集市场上的供应商信息 并在采购部内部进行资格预审 将预审合格供应商的资料编制成册 第 7 条 采购部人员编制好的招标文件经主管副总 法律顾问及总经 理审批后 向外发布招标信息 给预审合格的供应商发售招标文件 并在 招标文件规定的期限内受理供应商的投标