档案信息化现状、主要做法和存在的问题及解决办法

1 / 8档案信息化现状、主要做法和存在的问题及解决办法档案信息化建设是新时期档案管理的一项基础性业务工作，也是档案工作向现代化迈进的必由之路，更是档案工作实现历史与未来有机链接的战略之举。甘孜州档案局对此项工作非常重视，根据国家档案局全国档案信息化建设实施纲要和省档案局的相关要求，结合甘孜州的实际情况，近年来甘孜州档案局也做了一些基础性工作，但由于受到经济的制约，效果不甚理想。现将甘孜州档案信息化的现状、主要做法和存在的问题进行简要的总结并就解决办法提出建议。一、甘孜州档案信息化现状、主要做法和存在的问题1、州档案局完成了对局内各科室的局域网建设，但由于受到经费、技术的限制，还没有发挥更大的作用，且没有和各县档案局开通内部局域网。2、甘孜州各州级立档单位绝大多数都有单独的档案库房、阅文室，配备有计算机、扫描仪、刻录机、摄像机等现代化设备，并在甘孜州档案局的统一要求和指导下，已经在运用四川省电子文档管理系统软件对各门类档案进行管理，实现了档案信息化建设的硬件要求。3、甘孜州档案局于 2016 年开始，要求各州级2 / 8立档单位对自身保管的 2016 年以前未移交进馆的档案进行文档一体化管理，实现纸质档案、机读目录和电子档案同时移交进馆，现已完成对部分单位电子目录的接收工作。4、甘孜州档案局加强了对档案资料目录数据库的建设，正在积极推进档案全文数据库和多媒体数据库建设。5、甘孜州档案局把州档案局党政内网挂靠在了州网管中心的服务器上，依托州网管中心这个平台，面向全州收集已公开现行文件，但到目前，通过这个平台报送已公开现行文件的单位还不是很多。6、由于受到经济的制约且领导不够重视等人为因素的影响，甘孜州十八县县级机关包括各县档案局都没有运用四川省电子文档管理系统 ，在大多数的县级机关中，没有单独的档案室，也没有专职档案人员，更没有配备一系列的现代化硬件设施，根本就无法开展档案信息化工作。7、在乡（镇）一级，文书人员能够把每年形成的文件材料保管好，收集齐全就不错了，有的乡（镇）连起码的微机都没有配备，你叫他如何开展信息化工作？！二、对甘孜州档案信息化建设存在问题的解决办法总的来说，要发展，离不开“人、财、物” ，离3 / 8不开国家、省行政主管部门和地方党委、政府的大力扶持，同时，也跟我们档案部门自身的努力息息相关。第一，档案信息化建设的关键是档案工作者素质的全面提高。结合全州档案工作的实际来看，档案工作人员专业知识水平不能完全紧跟信息化发展的步伐。为此，我们要进一步加强学习，建议州档案局对全州档案工作者安排一些系统的、专业性较强的培训，或者采取网络学习的方式，结合各种会议举办专题培训或研讨，有针对性地解决一、两个带有共性的问题；或者以档案学会的名义对档案工作人员搞一些专题培训，努力建成一支政治素质高、业务能力强的档案干部队伍。同时，希望上级行政主管部门能在技术上给予大力扶持，在政策在能够放宽条件，对民族地区搞一些“特殊” 。第二，加大宣传力度，健全各项制度。把档案信息化建设列入本单位电子政务建设规划，发放到各处室、各下级部门进行学习宣传，与其它工作同步实施、同步发展。第三，加大投资力度，增强档案信息化建设。对于档案部门来说，是一个彻彻底底的“清水衙门” ，既无权，也无钱，对此，上级行政主管部门、地方党委、政府一定要加大对档案信息化建设的支持力度，从“财”上保证信息化建设能有效、有序的开展。4 / 8三、对甘孜州档案信息化建设的一些建议可以说，甘孜州的档案信息化建设现在还处于起步阶段，那么，制定一个相对完善的发展思路是一件必不可少的事情。（一）指导思想和基本原则甘孜州档案信息化建设的指导思想应该坚持以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，认真贯彻党的十七大精神，全面落实科学发展观，以改革创新为动力，以为党和国家中心工作和各项建设事业有效服务为目标，在甘孜州电子政务建设的整体框架内，构建档案管理平台，积极推动馆藏档案数字化和文档一体化建设，加快推进档案信息化建设进程，不断提高档案资政育人和为社会需求服务的能力，促进档案信息化建设与经济和社会全面协调、可持续发展。甘孜州档案信息化建设应坚持“纳入规划，有序推进；统一标准，统筹建设；突出重点，分级实施；安全保密，注重实效”的基本原则。（二）档案信息化建设的重点和实施步骤1、基础设施建设进一步提高和普及全州各级档案部门计算机管理和网络技术的应用。加强和完善档案馆局域网建设，并与当地政5 / 8务网联通。进一步提高档案管理软件的技术和应用水平。全州各级档案部门要认真贯彻落实国家有关标准规范，推广应用四川省电子文档管理系统软件，为档案信息交换、实现档案信息资源共享创造条件。2、州、县档案馆档案资源信息化建设档案目录数据库建设。档案目录数据库建设是档案信息资源建设的基础工作，州、县各级档案馆一定要做好、做实。积极推进档案全文数据库和多媒体数据库建设州、县档案馆积极推进档案全文数据库和多媒体数据库建设，有条件的档案馆应通过接收和数字化等方式丰富电子档案、照片、录音录像等各种载体的馆藏档案，积极建设相关的全文数据库和多媒体数据库，逐步实现档案的全文信息查询，不断提高服务效率和质量，满足利用者对档案的不同需求。积极推进馆藏档案数字化建设进程。档案的数字化应以现实需要为前提，分阶段、分步骤稳妥实施，重点加强对珍贵、重要、易损和利用频率高的历史档案和现行公开文件的划控鉴定和数字化工作。加快电子文件接收管理中心建设。州、县档案馆应依托本级地方政府建立的电子政务内(外)网平台，6 / 8发挥档案馆接收档案的优势，建立电子文件接收管理中心，及时接收电子文件和电子档案，为党委和政府工作提供服务。3、机关、团体、企事业单位档案资源信息化建设机关、团体、企事业单位在向本级地方综合档案馆移交档案时，要做到同时移交文件级机读目录。各级档案管理部门应加强对列入接收进馆范围的机关、团体、企事业单位电子文件和电子档案归档范围的监督和管理，配备必要的计算机软硬件设备，做好接收的各项工作。加强电子文件归档与管理。档案行政管理部门对文件形成部门所产生的电子文件的采集、积累、鉴定、著录、归档工作要及时指导，保证各单位产生的有保存价值的电子文件真实、完整、有效。各级机关、团体、企事业单位档案室，要将室藏档案数字化作为档案信息化的基础工作，对室藏重要、珍贵、利用率高的档案进行数字化处理工作，以提高服务和利用水平，也为了更好的保护好纸质档案。积极推进机关、团体、企事业单位档案管理与本单位办公自动化建设同步发展，适应办公自动化和电子政务建设的要求。在列入档案馆接收范围内的机关、团体、企事业单位中普及应用符合档案行政管理主管部门认7 / 8可的文档一体化通用软件和与办公自动化相衔接的电子文件采集与鉴定共性模块。4、档案信息网站建设建立和完善各级档案信息网站或主页，以领导、机关、公众和广大档案工作者为主要服务对象，以公开现行文件和开放档案为主要内容，以更好地为社会和公众服务为主要目的，有计划，有重点，在确保安全的前提下，公布开放档案目录和开放档案全文信息，向社会提供网上查询和利用服务。5、档案信息安全保障体系建设建立档案信息安全保障体系，逐步完善档案信息安全管理体制。各级档案部门要按照国家有关规定加强对计算机档案管理系统的管理，确保档案数据库安全；加强对电子文件归档工作的监督和指导，保证归档电子文件的真实、完整和有效；档案部门的档案数字化处理、OA办公和电子政务网必须与互联网实行物理隔离，加强身份认证和密钥等管理，使用网络行为控制方式，确保档案信息网络传输的安全。各级档案部门在开发利用档案信息资源和网络建设工作中，要提高信息安全意识，加强上网信息的审查与管理，防止失密、泄密事件的发生。加入各级政府电子政务的档案部门，要严格遵守相关的安全保密制度，非8 / 8公开的档案信息一律不得上外网，上网的档案目录和全文信息要经过划控和鉴定；在因特网上提供已公开档案目录查询服务的，要