酒店前台收银管理方案

前台收银管理方案前台收银管理方案 前台合并 可能出现的风险 相应的检察控制办法及预防措施 一 当日入住 当日离店结账 客人以现金结账后 前台 人员不立即在系统中退房结账 待新的客人入住后 在原 房间账号内办理入住 以收取一天租金 给酒店造成飞单 损失 在前台收银和接待分开的状态下 前台人员作弊需 通过前台收银 接待 房务中心一起保持房态不变方能完 成 在此过程中 财务审计将有较多途径获取此类信息并 给以查处 前台合并后 将缩小了作弊范围和获取信息的 途径增加了财务审计人员的稽核难度 防范及控制办法 1 客房部手工编写房态变更表 换房表 由财务审计对 当天房态出现二次变更的房间账目做为重点检查 2 严格控制系统操做员权限 对已退房结账的账目不得 无故返结账 如确因业务需要做返结账的 需由大堂副理 或前台主管授权方可进行返结账处理 3 财务审计需逐笔核查每日各班冲账报表 房态变更表 4 所有收银账单 宾客入住单和押金单据需由财务审计 统一管理和收发 前台人员需对账单 宾客入住单和押金 单据连号使用 不得跳号 断号 不得私自做废单据 如 有做废单据 也需连号保存 财务审计需不定期对相关单 据连号进行检查 二 加收半日租或整租 前台收到款后不录入电脑 将所 收半日租或整租套取现金据为已有 酒店加收租金一般是 在 14 点之后退房的操作 但在部分较大客户 或相关管理人员同 意减免半日租的情况下 前台经批准后不再收取半日租 但在日常操 作中 可能存在前台人员收取租金后 在账单上伪冒注明 XX 公司客 人请 XX 领导审批免收加租 以收取加租的款项 前台合并前 此类 作弊只限与前台收银 而每日前台接待人员需对当班收入及收银当班 收款进行核对 如出现作弊当班就能发现 且审计人员也会结合当日 收入 收款及宾客账余额进行核查 合并后 收入 收款及宾客账余 额将由同一人核对完成 增加了此类作弊风险和稽核难度 防范及控制办法 1 在 12 点 14 点 18 点三个关健时点前台主管必须在总台 以保证 每位客人付费得到有效监控 2 除酒店文件规定有权限管理人员可签免半天房费外 其他任何人员 对无权要求减免 对销售人员要求减免的也需通过相关管理人员进行 控制 3 财务审计每日核对冲帐明细表 4 财务审计定期核对发票 并要求前台员工开发票时在发票右下角签 名 三 客人电话退房或客人预离未离店自动退房后 应退回客人押金的 款项 前台人员未将房间账退房结账的款项转入后台由财务部统一管 理而将房间账转到临时房间账内 将款项退结后据为已有 防范及控制办法 1 此类账在日常操作中较为常见 财务审计需编制未退款登记表格 前台在发生此类账目时 应及时在未退款登记表中进行登记 由前台 每班交接 2 前台主管和财务审计定期检查盘点未退款项 定期 一般是 1 个月 将此类未退款及相关单据上交财务部 并和财务审计做好相关交接登 记 如在上交未退款后 客人持押金单前来退款时 前台人员根据未 退款登记表上记载的账目进行退款 并根据退款押金单到财务部办理 退款手续 如客人未能出示有效押金单据退款时 需留下客人有效身 份证件复印件 由客人签署退款声明由大堂副理或高值人员签字生效 后退款并到财务部办理退款手续 3 财务审计定期 每周 对前台临时账目和未退款项进行检查盘点 四 在大型团队入住时 前台人员可能会将散客入住按团队入住价进 行办理 赚取团队和散客差价 此类风险同第一条 防范及控制办法 1 每次大型团队入住时 前台人员需查看接待任务通知单 确定团队 入住房数和房价 条件允许时 由团队接待方提供入住客人清单以便 前台人员办理入住登记和财务人员核对 2 当团队需要临时加房或加床时 需有团队接待负责人 酒店销售人 员签字确认 3 财务审计需对实际入住的团队房间数 房价与团队接待通知单进行 逐一核对 五 在过夜审前前台人员通过提前打印账单 然后修改房价再正常过 夜审赚取房费差价 由于目前前台收银和前台接待员是处在分离状态 如前台收银通过这种方式 则需通过前台接待修改 因收银没有修改 房价的系统操作权限 如前台收银和接待协做修改 则会在当班的修 改记录中体现出来 财务审计人员较容易发现问题 前台合并后 收 银和接待操作权限将综合在一起 任何一名前台人员均可修改房价 防范及控制办法 1 关注前台每日房价修改记录 对房价变更修改财务审计人员需做出 重点核查 对房价修改核查是否有相关领导授权审批 对修改房价频 率较高的前台人员所做的修改做出重点核查 2 客人结账账单需有客人签名 账单打印时间和退房结账时间相差过 大的 财务审计人员需核查原因 六 多开 套开发票 收取手续费 所收的手续费不入账据为已有 防范及控制办法 1 酒店所有发票由税管员统一购买 由财务审计集中管理 对发票号 码进行进 出 存进行逐号核销 2 前台人员对各份开出发票的账单加盖发票已开章 发票记账联订在 结账单上 存根联在前台集中管理 换置新发票时 财务审计进行对 号核销 发票不得跳号 断开使用 对于作废发票需由大堂副理或前 台管理人员审核签字 3 财务审计人员对开票时间 日期与账单进行核对 对于开票时间与 账单结账时间不一致的 财务审计人员需查明原因 防止前台人员开 空心票 七 修改房态 将净房改为脏房 维修房用来销售 所得收入据为已 有的操作 防范及控制办法 1 财务部严格控制房态修改权限 修改权限仅授权到前台主管级以上 人员 2 财务审计不定期不定时结合管理系统中房态图与各楼层实际入住情 况进行突击检查 八 前台将已结账在客人离店后转为待结账 将结账款据为已有 一 定时间后形成死账或坏账 目前 前台收银定期 每月 将待结账清 理 不给操作员有此类作弊空间 合并后 财务审计将加大此类控制 防范及控制办法 同上面第三条关于待结账及未退款的管理办法 九 前台制房卡 不通过酒店管理系统直接入住 所得收入据为已有 在前台收银和接待分开的状态下 前台人员作弊需通过前台收银 接 待 房务中心一起保持房态不变方能完成 在此过程中 财务审计将 有较多途径获取此类信息并给以查处 前台合并后 将缩小了作弊范 围和获取信息的途径增加了财务审计人员的稽核难度 防范及控制办法 1 前厅部建立房卡使用记录 对房卡未归现象及时跟进 对房卡丢失 及时开出客赔单或报损单及时将实际结余房卡数与账面数相符 财务 审计不定期 不定时对房卡进行抽查盘点 2 财务审计不定期 不定时结合管理系统中房态图与各楼层实际入住 情况进行突击检查 3 财务审计需逐笔核查每日各班房态变更表 4 所有收银账单 宾客入住单和押金单据需由财务审计统一管理和收 发 前台人员需对账单 宾客入住单和押金单据连号使用 不得跳号 断号 不得私自做废单据 如有做废单据 也需连号保存 财务审计 需不定期对相关单据连号进行检查 十 前台人员利用大堂副理可签免客赔的权限 100 元 单 300 元 日 收取客人赔偿不入账 对收取的赔偿款据为已有 防范及控制办法 1 建立客人赔偿报表 财务审计对每日客赔情况及大堂副理签免情况 进行复核 2 对于免赔频率较高的前台操作人员 财务审计需做出重点稽核 3 财务审计配合成本人员对客房迷你吧定期进行盘点 防止房务中心 少报或漏报 十一 备用金及营业现金的保管 防范及控制办法 1 在不影响前台退房结账退款的前提下 降低前台备用金额度 2 不得未经财务负责人批准 前台人员擅自支取前台营业款 3 各班次按规定时间将当班营业款投入指定的投款箱内 投款时需有 指定人员鉴证 4 坚持营业点备用金及营业款长缴短补的原则 财务总出纳和财务审 计定期或不定期抽查盘点 十二 陪同房审批 通常情况下 在接待团队时 需开地陪房间的 需要销售部事前下预订单 如临时增 加 需要销售部次补单 防止操作按高价收款 地陪价结账 赚取差价 十三 小业主预订房需通过预订部下单 经总经理审批后方可受理 前台直接登记的 需前台次日补单由 总经理审批 十四 酒店内部管理人员因工作需要在酒店使用自用房 需总经理批准 如临时增加 需通过当日高值签 字确认 次日报总经理批准 综合上述 前台收银与前台合并 改变了部分前台人员的分工 操作流程没有改变 但是也加大了财务审 核难度 在日常管理和风险控制过程中 更重要的是操作人员及审核人员对操作流程及管理