制度建设管理办法

制度建设管理办法 制度履历表 编号 制度 名称 编制 修改 时间 首次 编制 换 版 编 制 修 订 编 制 编制 人 编制部门 单位 废 止 编号 2015 9 28 企业管理 部 制度管 理办法 说明 在此之前没有关于制度建设方面的制度 为加强制度建设 规范管理 实现 管理的制度化 流程化 表单化 特制定了本制度 说明 说明 注 说明 主要阐述修改的主要内容 制度建设管理办法制度建设管理办法 目目 录录 第一章 总 则 1 第二章 制度分类及部室职责 1 第三章 制度的编制 修订和废止 4 第四章 制度的督导执行 5 第五章 制度的评审 7 第六章 制度的存档管理 8 第七章 附 则 8 附件一 制度管理流程 10 附件二 公司制度需求识别与征求意见单 11 附件三 制度重要程度的判定 12 附件四 制度编写格式规定 13 附件五 制度执行情况检查计划及制度培训计划表 17 附件六 制度履历表 18 附件七 制度审核单 19 附件八 制度检查 制度评审 报告单 20 第一章第一章 总总 则则 第一条第一条 为配合公司建立简捷 实用 高效 统一的制度管理 体系 实现本公司制度建设的系统化 一体化 流程化 表单化 信息化 促进公司管理实现制度化 流程化 标准化 特制定本办 法 第二条第二条 本办法之制度建设管理是指对各类制度的起草 审批 执行 修订 废止等各环节进行统一规范 第二章第二章 制度分类及部室职责制度分类及部室职责 第三条第三条 本办法之制度分为组织管理制度 专业管理制度 技 术规范三类 各类制度实行公司专业管理部门归口管理 其中 组织管理制度是规范组织行为的管理制度 包括公司章程 机 构设置 职责划分 岗位设置等方面的制度 专业管理制度是关于规范各专业管理部门各项专业职能的制度 技术规范是阐明和确定技术要求方面的规定 包括产品 产品 检验 工艺 环境保护 安全技术等方面的标准 规程等 制度编制 修订管理归口管理如下 包含但不限于以下部门及 制度 1 组织管理制度由综合办公室负责 2 专业管理制度由各职能部门 小组负责 3 技术规范由各技术相关部门负责 第四条第四条 根据制度内容 一个完整的可操作的制度应包含三部分 内容 1 制度基本内容 制度制定的目的 适用范围 制度正文约束 条例 考核条例 2 制度操作流程 依据基本内容绘制出制度操作的流程图 通 常可用 VISIO 编制 3 制度操作表单 依据制度基本内容与操作流程所涉及的表单 通常可用 WORD EXCEL 绘制 根据管理活动的特点 性质及其范围大小等 管理制度的文体基 本上可分为以下几种 1 章程 是指严格依据国家法律法规要求 规范公司行为和治 理结构等方面的管理制度 2 条例 是规范某一类对象 某一系统 过程 某一系列活 动的综合性管理制度 3 职责 是针对 工作 这一特定对象制定的管理制度 包括各 管理层次 各级 各类岗位职责与相关的工作描述 4 守则 是确定员工行为规范方面的管理制度 5 办法 是确定某一方面或特定管理对象 过程 活动的方法 和要求的管理制度 6 制度 是规范某一方面经营 管理活动行为准则的管理制度 7 规定 是确定特定对象 过程 活动规范 准则方面的管理 制度 8 细则 是为实施制度 规定 守则 办法而制定的更为具体 的管理制度 另外 按照公司相关专业管理部门的专业要求确定 技术规范 的名称 第五条第五条 公司制度建设的管理部门为企业管理部 主要职责是 1 负责制度体系建设及管理工作 2 根据工作需要负责向各管理部门提出制度编写要求 3 负责制度的初审与会审管理工作 4 负责制度起草部门编写制度的指导工作 流程编制的辅导与 完善工作 培训情况检查 落实情况检查 执行效果评价 5 负责统筹制定制度优化方案 并负责逐项督导落实 6 配合公司制度建设的各项工作 7 负责有效制度清单的整理等 第六条第六条 公司的制度责任部门即公司制度的编制及督导执行部 门为公司各专业管理部门 各专业管理部门负责公司制度的制定及 督导执行 包括调研 起草 征求意见 编写培训教案及培训计划 并进行授课 编制制度检查计划 执行情况的检查与意见反馈 申 请修订等 第七条第七条 制度的责任部门必须对每一项制度确定制度责任人 责任人的主要职责是 对负责的制度进行培训 检查制度执行情况 建立制度档案 包括制度建设各个环节的内容 等 第八条第八条 制度责任人的确定及变更 新出台制度的责任人一般 应为制度的起草人 在本管理制度下发前的制度责任人由各部门领 导指定责任人 制度责任人工作发生异动时 由部门领导及时重新 指定制度责任人 制度责任人工作发生异动时 必须到制度建设管 理人员处确认制度档案交接情况 否则企业管理部在组织制度评审 时 将对无制度责任人的进行考核 第九条第九条 综合办公室负责文件审批 文件编号 打印下发 整 理建档等 第十条第十条 后勤保障部负责按照培训工作相关要求组织实施制度 培训 达到培训效果 第十一条第十一条 本办法所指流程就是指做事情的顺序 业务流程是 指为了实现特定的目的 利用多部门或单位之间的合作共同完成的 工作过程 第三章第三章 制度的编制 修订和废止制度的编制 修订和废止 第十二条第十二条 制度编制的流程 见附件一 专业管理部门对制度 编制需求进行识别与确认 专业管理部门起草初稿 专业管理部门 组织与制度相关部门进行研讨并征求意见 包括公司对口专业部门 的意见 企业管理部制度建设管理人员初审 专业管理部门根据 制度的重要程度组织会审或会签 经公司总经理或主管领导审批后 以红头文件下发或经局域网发布 审批时须附制度需求识别与征求 意见单 制度审核单 制度定稿及文件审批单 1 制度编制需求的识别与确认 全面分析和识别制度编制的需 求 了解本部门有关职责 国家相关规定 公司及各子公司目前相 关制度建设和执行情况 特别要找准存在的问题 并参考其他企业 同类制度 填写制度需求识别与征求意见单 见附件二二 2 征求意见 制度在初稿编制完成后 都必须在公司相关单位 范围内征求意见 制度需求识别与征求意见单见附件二 反馈意见 必须由各单位主管领导签字 3 前期研讨 若为了工作方便 提高效率 可以组织与制度相 关部门进行研讨 以会议纪要的形式确认研讨结果 而不再另行征 求意见 会议纪要 可代替 制度需求识别与征求意见单 4 制度初审 初审的内容包括 采纳反馈意见情况 与其他专 业制度的衔接情况 制度重要程度的判定是否正确 制度编写格式 见附件四 是否规范 有无相应的流程与表单 有无检查计划和 培训计划表 见附件五 有无制度需求识别与征求意见单 或相应 会议纪要 有无制度履历表 见附件六 首次编制不需要 等方面 企业管理部制度审核人员要形成书面的审核意见 填写制度审核单 见附件七 并随同制度文本一起按下列方式提交公司审定 1 经企业管理部初审确认为 重要 的制度须在公司董事长办 公会上进行审定 2 确认为 一般 的制度可在公司总经理办公会上审定或组织 相关的专业部门进行会签 需进行会签的单位由编制制度的专业部 门提出 凡未征求意见或企业管理部初审的制度 不得提交公司领导审 定或会签 5 批准下发 重要 的制度须由董事长审核批准后下发 属 于 一般 的制度由公司总经理审核批准后下发 第十三条第十三条 制度的修订流程 见附件一 编制制度的专业管 理部门提出制度修订的书面申请或建议 企业管理部审核 提交公 司办公会审定 执行制度编制流程 第十四条第十四条 制度的废止流程 见附件一 1 对原制度进行修订后 原制度废止 2 对不能适应现实状况要求的制度进行废止 按如下流程进行 制度编制部门 制度责任部门 提出制度废止的书面申请 并填写 制度需求识别与征求意见单 企业管理部审核 提交公司办公会审 定 决定是否废止 第四章第四章 制度的督导执行制度的督导执行 第十五条第十五条 制度的贯彻 公司制度下发一周之内 各相关专业 管理部门要组织相关人员学习 对要制定具体的实施细则的 需在 30 个工作日内完成 下发一周内 各相关单位要组织相关人员进行 学习贯彻 第十六条第十六条 制度的培训 制度下发前 制度责任人要编写制度 培训教案和培训计划 填写制度培训计划单 见附件五 并提交 到企业管理部 在制度下发的 15 天内 企业管理部牵头会同制度责 任部门对相关人员进行培训 第十七条第十七条 制度的执行 各级管理制度必须严格执行 检查管 理制度执行情况时 每一个环节都必须有检查执行情况的原始记录 且记录一定要真实 全面 要留下管理的记录 以作为检查 督导 和明确责任的依据 第十八条第十八条 制度执行中特殊情况的处理 1 制度执行过程中 如果认为制度脱离实际难以落实时 要 及时与制度起草部门或企业管理部书面沟通 如无异议就要对制度 的落实负责 2 制度执行过程中 如果发现重大情况确实不能按制度执行 的 制度的执行部门或相关部门必须履行请示报批程序 经制度责 任人同意后方可灵活处理 并要对此过程存档备查 第十九条第十九条 制度落实的督导检查 1 制度下发时 应附一年内制度执行情况的检查计划 制度下 发执行的前三个月 制度责任人对各相关单位执行制度情况每月都 要进行全面检查 制度下发三个月后 起草部门对制度的落实情况 每三个月至少检查一次 每次检查都要填写制度检查 制度评审 报 告单 见附件八 或形成书面报告交给制度管理部门制度建设人员 2 制度检查主要内容 制度是否得到严格贯彻执行 制度本身 存在什么问题 第五章第五章 制度的评审制度的评审 第二十条第二十条 定期评审 每年十二月初 企业管理部组织公司各 专业管理部门对公司的制度进行一次评审 并将评审结果填入制度 检查 制度评审 报告单 见附件八 第二十一条第二十一条 不定期评审 发生下列情况时 企业管理部应适 时组织公司制度体系或有关制度的评审活动 1 国家宏观经济政策调整 重要法律法规实施 竞争对手的竞 争态势发生变化等影响公司经营环境改变时 2 公司资源配置 经营方向和领域 组织机构等发生重大变化 时 3 公司对本公司的经营 管理策略进行重大调整时 4 其他改变公司外部或内部经营条件的事项发生时 第二十二条第二十二条 制度评审结果的运用 1 识别并确定公司制度建设的需求 确定公司有关制度的培训 编制 修改 执行中止 废止等事项 确定公司制度管理改进创新 的空间和实施措施 2 编制公司制度管理与建设的评价报告 企业管理部在每年的 12 月底 应根据制度定期和不定期的评审结果 结合制度日常检查 和有关数据与信息的情况 编制公司制度管理和建设的综合评价报 告 并提交总经理 3 将制度评审的结果作为公司各部门进行年终评比的主要依据 第六章第六章 制度的存档管理制度的存档管理 第二十三条第二十三条 各部门要指定专人负责制度的存档管理工作 要 求用专门的档案盒 袋 存放各类制度 第二十四条第二十四条 每项制度应体现管理记录 每项制度的档案应包 括以下基本内容 1制度需求识别与征求意见单 2制度初稿 3规范审核单 4 经过会议研究讨论的会议纪要 若进行会签的 复印 会签页 制 度 编制过程 5红头文件 宣传贯彻6下发 1 月内组织培训的记录 7制度下发后前 3 月每月 1 份执行检查报告检查执行 过 程8制度下发 3 个月后 每 3 个月 1 份执行检查报告 9提出制度修改申请 建议 单 修订过程 10重复 1 8 项内容 第七章第七章 附附 则则 第二十五条第二十五条 公司的制度及制度建设档案属于公司内部资料 未经公司领导同意严禁向外提供 否则 按照奖惩条例的处罚规定 进行处分 第二十六条第二十六条 本办法的附件有 附件一 制度管理流程 附件二 制度需求识别与征求意见单 附件三 制度重要程度的判定 附件四 制度编写格式规定 附件五 制度执行情况检查计划和培训计划表 附件六 制度履历表 附件七 制度审核单 附件八 制度检查 制度评审 报告单 第二十七条第二十七条 所有拟下发的制度都需注明贯彻的对象 本办法 需贯彻到公司所有职能部室人员 第二十八条第二十八条 所有制度的解释权均归制度制定部门 本办法由 公司企业管理部负责解释 培训 修订亦由企业管理部负责 第二十九条第二十九条 本办法自下发之日起执行 附件一 附件一 制度管理流程制度管理流程 制制度度管管理理流流程程 公司专业部门相关部门企业管理部董事长办公会总经理办公会公司专业部门总经理 制制度度编编制制 检检查查 评评审审流流程程制制度度废废止止 需求识别 编制 修订 核准 修 改 执 行 责任人检查 填写制度废止申请 并填 写制度识别与征求意见单 提出修订的申请 或建议 征求意见或会 议研讨 初审 重要审定 审定 会签 审批 核准 根据制度重 要性 审定 废 止 综合办公室 制度发布 存档 组织评审 附件二 附件二 公公司制度需求识别与征求意见单司制度需求识别与征求意见单 制度名称及编号编制部门 首次编制是 否 第 次换版编制 日期 年 月 制度修改 第 次修订编制 日期 年 月 制度废止是 否 制度重要性的识别结果 很重要 重要 一般 编制及修 订需求识 别 1 履行部门职责的需要 2 满足国家有关法律法规的要求 3 加强或完善 专业管理的需要 4 原有制度已经不适应管理的要求 5 原制度一次修改在 10 处以上 6 制度某一条累计修改在 5 次以上 7 修订的主要条款 需求识别说明 制 度 需 求 识 别 废止需求 识别 废止原因 被征求意见单位 反馈时限 反馈意见 可另附材料 征求意见 或相关领导会签 领导签字 时间 年 月 日 附件三 附件三 制度重要程度制度重要程度的判定的判定 1 制度重要程度的分类及其判定依据 制度按其重要程度可分为重要和一般两类 判定制度重要程度 的依据是 判 断 项 目重 要一 般 发挥作用的范围综合性局部性 对过程 流程 的增值作用大较 大 对公司经营活动的影响大较 大 在公司制度体系中的地位结构性支持性 所管理控制的资源重要程度重 要较重要 2 制度重要程度的识别确认 制度的重要程度先由各专业部门 识别 最后由企业管理部审核确认 3 制度重要程度分类的用途 企业管理部依据审核确认后的制 度重要程度 确定是在公司经理办公会或例会上审定 还是组织专 业会议审定 或者进行会签 4 制度重要程度的范例 制 度 名 称 重要程度 制度建设管理办法实施细则 重要 员工亲属工作回避制度 重要 文书管理制度 一般 企业邮箱和办公自动化管理办法 一般 附件四 附件四 制度编制度编写格式规定写格式规定 1 管理制度名称的确定 管理制度名称的确定 管理制度一般由 单位名称 全称 管理的对象 过程 活动 名称 制度文体名称 构成 如 有限公司制度建设管理 办法 2 制度编写的内容要求 制度编写的内容要求 1 制度的第一章为总则 总则的内容应包括 制度的目的 适用范围 有关术语的定义 职责分工等内容 2 制度的最后一章是附则 附则的内容应包括 该制度实施 的有关要求 与该制度相关的其它专业管理制度 流程 表单名称 该制度的附件 与相关制度的关系等内容 3 制度的中间章节 用来规定制度的步骤 方法以及管理要 求等主体内容 3 制度编写的格式要求 制度编写的格式要求 1 制度正文按照章 节 条 款 目的格式编写 正文的 章 节 条用 第 章 第 节 第 条 分别表示 其中正文的 条 不分章 节 采用连续顺序号表示 正文的 条 下设 款 款下设 目 款 目 分别用阿拉伯数字 1 2 3 和 1 2 3 表示 目 下用阿拉伯数字 表示 再 往后可以用英文字母 a b c 等表示 2 页面设置 所有制度均用 A4 纸纵向编制 不分栏 不设 页码 上 下页边距分别为 3 18 厘米 2 54 厘米 左 右页边距分 别为 3 厘米 2 6 厘米 正文行间距一般为 1 5 倍行间距 3 字体及字号 页眉文字为标准仿宋 5 号字 V 制度首页表头的 公司名称 制度名称 编制部门 用 4 号 黑体字 表头的其它部分用小 4 号标准仿宋字体 正文 章 节 条 的顺序号用 4 号黑体字加粗 正文的其他 部分一律用 4 号标准仿宋字体 附件 用 4 号宋体加粗 制度中的附件 主要包括流程和表单 可根据实际需要选择 合适的字号 标题用宋体 其它文字用标准仿宋字体 4 制度正文的每个段落 首行缩进两个字符 第 章 第 条 后面空一个字符 总则 和 附则 的两字之间均空一个字符 附 件 在页面左端顶部顶格写 不空字符 章 节 的标题以及表单 流程均居于页面中间 其它文字两端对齐 4 制度 流程 表单的编号方法 制度 流程 表单的编号方法 专业管理制度 组织管理制 度及其流程 表单的编号 采用汉语拼音字母 阿拉伯数字 英文 字母统一进行编制 具体编号方法分别规定如下 1 制度的编号方法 修改码 用阿拉伯数字 0 1 2 3 表示 版本号 用大写英文字母 A B C 表示 制度顺序号 按编制顺序用三位阿拉伯数字表示 公司代码 101 专业 组织 管理代码 用两位规定的汉语拼音缩写表示 例 公司 制度建设管理办法实施细则 的编号 QG101001A0 2 制度的流程编号方法 B V 例 公司制度建设管理办法的制度管理流程编号 QG101001L0A0 修改码 用阿拉伯数字 0 1 2 3 表示 版本号 用大写英文字母 A B C 表示 流程顺序号 用两位阿拉伯数字表示 流程编号 用汉语拼音 L 表示 制度顺序号 按编制顺序用三位阿拉伯数字表示 公司代码 101 专业 组织 管理代码 用两位规定的汉语拼音缩写表 示 L V 3 制度的表单编号方法 例 公司制度建设管理办法的制度识别需求与征求意见单的编号 QG101001A01A0 修改码 用阿拉伯数字 0 1 2 3 表示 版本号 用大写英文字母 A B C 表示 表单顺序号 用两位阿拉伯数字表示 表单编号 用汉语拼音 B 表示 制度顺序号 按编制顺序用三位阿拉伯数字表示 公司代码 101 专业 组织 管理代码 用两位规定的汉语拼音 缩写表示 5 5 制度编号的调整 制度编号的调整 制度每一次修订均要调整编号 原制度一次修 订在 10 处以上或者制度某一条款累计修订 5 次以上时 原制度需换 版 并更改版号 其他修改 只需调整修改码 6 公司 专业管理 组织管理代码 公司 专业管理 组织管理代码 公司名称代码 专业管理方面的 名称 代码 专业管理方面 的名称 代码 综合办公室ZH企业管理部QG 安全环保AH党群办DQ 财务部CW机电部JD 生产技术部SC 南上压缩站NY 101 犁川管理LC 7 制度流程图绘制的要求 制度流程图绘制的要求 1 专业管理制度及组织管理制度流程图 采用图形符号和 二维 坐标的方式进行绘制 2 图形符号 应使用 WORD EXCEL PPT 中 自选图形中 流程图和连接线 符号 或使用 visio 规定的符号 3 二维 坐标 应按制度中规定的管理活动 工作 的步骤 和责任者 部门或岗位 建立 4 流程图绘制的要求 严格依据制度中规定的职责 管理活动 工作 步骤和逻辑 关系 用最简明的图形描述 对有时限要求的工作 应在相关图形连线上 用 d 表示工作 日 h 表示工作小时 注明 对于 判断 事项 必须要表达明确的意思 并在 判断 连线 上 用 Y 同意 或 是 和 N 不是 或 不同意 表示 5 流程图常用符号规定 过程文档多文档 决策准备终止 8 制度汇编的要求 制度汇编的要求 1 汇编的封面 内容依次分别是 公司 年度 宋体 2 号横向居中 制度汇编 宋体初号加粗 每个字占一行 纵向居 中 编制时间 和 编制部门 两者为宋体小三 横向居中 并排 排列 中间空两字 行间距可依美观程度自行确定 2 汇编的目录 内容包括 目录 和 制度名称 制度名称 按 序号 阿拉伯数字 页码 的格式编制 页码右端对齐 3 具体制度的汇编 按本附件 3 制度编写的格式要求 编 制 附件五 附件五 制度执行情况检查计制度执行情况检查