用友软件固定资产系统初始化的步骤与注意事项

固定资产核算和管理系统与其他系统一样 初始化都是一个重要的功能 它既将通用系统专用化 也是日后正常应用的基础 初始化主要是录入初始卡片 在正式启用固定资产系统进行核算前 必须将企业现有固定资产的卡片资料录入系统 以保持历 史资料的连续性 这是一项十分重要而又艰巨的任务 说它重要是因为如果不将现有卡片全部录入系统 软件将无法正确计提折旧和提供完整的统汁资料 说它艰巨则因为 第一 一般企业的固定资产数量繁多 录入工作量很大 第二 原始卡片的资料往往不完整 例 如 手工会计条件下一般按类折旧 没有单独记录每件资产的累计折旧 录入之前必须逐一确定每件资产 的已提折旧额 在录入初始卡片的过程中应该注意 1 与计提折旧有关的项目录入后 不少软件系统会自动按照输入的内容将本月应提的折旧额显示在 月折 旧额 项目内 会计人员可据此检查是否有录入错误 2 原值 累计折旧 累计工作量录入的一定要是卡片录入月月初的价值 否则将会出现计算错 误 3 已计提月份必须严格按照该资产已经计提的月份数 不包括使用期间停用等不计提折旧的月 份 否则不能正确计算折旧 4 在输入过程中操作员可以对错误卡片进行必要的修改 这种修改是无痕迹修改 即修改前的 内容在任何查看状态都将不能看到 最后必须强调 录入初始卡片是系统初始化的一项内容 系统一旦正式启用 该项功能将被屏蔽 不能再用 初始化主要包括以下几个方面 一 建立账套 固定资产数据以账套为单位进行管理 所以初始化的第一步是建立账套 并设置账套参数 账套 参数主要包括启用月份 折旧规则 编码方案 财务接口以及其他一些约定或规则 其中 折旧规则用于 确定折旧汇总分配周期 是否月初折旧等 编码方案包括确定资产 部门等代码的设置规则 例如 确定 资产类别使用国家规定的 4 级 6 位编码 即 2 1 1 2 分类编码 财务接口用于确定与总账的对账科目 折旧科目等等 当然 这些参数在建账完成后一般是不能修改的 所以必须经过周密考虑之后正确确定 二 初始设置 固定资产系统的初始设置主要包括资产类别 使用或保管部门 资产使用状况 资产增减方式等 等 其中还涉及许多代码信息 必须一一定义并输入完整的数据资料 1 资产类别设置 为了准确核算和统计固定资产 必须对固定资产进行科学分类 企业可根据自身的特点和管理要 求 确定一个较为合理的资产分类方法 并将设置内容输入系统 资产类别设置可能包括许多内容 例如 包括类别编码 名称 使用年限 净残值率 计量单位 计提属性 折旧方法 卡片样式等等 资产类别 编码必须唯一 同一上级的类别名称也不能相同 而且类别编码 名称 计提属性 卡片样式不能为空 2 部门设置 固定资产的使用 保管和维护都必须确定到具体部门 部门设置即将所有可能涉及的部门预先输 入系统 以便引用 部门档案一般包含部门编码 名称 负责人 部门属性等信息 必须按照建账时定义 的部门编码规则给部门编码 许多系统都采用分级编码 编码不能省略而且必须唯一 部门名称也必须录 入 部门属性可包括电话 地址 备注 负责人等辅 助信息 3 折旧科目设置 资产计提折旧后必须把折旧归人成本或费用 所以在初始化时必须设定折旧科目 以便每月计提 折旧之后系统能按此科目自动编制转账凭证 在实际工作中有些企业是按部门归集折旧费用的 即一个部 门内的资产的折旧费用将归集到一个固定的科目 这时可以指定部门与折旧科目的对应关系 例如 管理 部门的设备如果指定折旧科目为 管理费用 折旧费 则每月计提折旧时作如下分录 借 管理费用 折旧费 贷 累计折旧 同样 如果生产部门的设备折旧科目指定为 制造费用 折旧费 则每月计提折旧时作如下分 录 借 制造费用 折旧费 贷 累计折旧 当然 也有些企业是按资产类别分摊计提折旧费用的 甚至完全没有规律 即同一个部门 同一 类资产的折旧费用可能分摊到不同的科目 这时就必须逐一指定资产的折旧科目 4 固定资产增减方式的设置 固定资产增加和减少都有若干种不同的情况 设置增减方式正是为了区分资产增加的来源和减少 的原因 用以确定资产计价和处理的原则 并可分别对增减进行汇总管理 企业资产增加的方式主要有直 接购买 投资者投入 捐赠 盘盈 在建工程转入 融资租人等等 减少的方式主要有出售 盘亏 投资转出 捐赠转出 报废 毁损 融资租出等 5 固定资产使用善状况设置 固定资产使用状况与资产核算和管理密切相关 不仅影响到正确计算和计提折旧 而且企业也需 要按固定资产的使用情况进行统计 以了解和提高资产的利用效率 资产的使用状况主要有 在用 季节 性停用 经营性出租 大修理停用 不需用 来使用等 6 固定资产折旧方法的设置 设置固定资产折旧方法是系统自动计算折旧的基础 如前所述 固定资产的折旧方法主要有平均 年限法即直线法 工作量法 双倍余额递减法和年数总和法即合计年限法 此外 有些系统还提供自定义 折旧法和不折旧的选择 三 装入固定资产初始卡片 1 固定资产卡片结构 通用固定资产卡片包括资产编号 资产名称 类别编号 规格型号 所属部门 增加方式 存放 地点 使用状况 使用年限 折旧方法 启用日期 已折旧月份 币种 原值 净残值率 净残值 累计 折旧 月折旧率 月折旧额 对应折旧科目 此外 企业还可以根据实际情况自行增加一些项目 例如 车牌照号 出厂日期 电话 号码 公司名称 技术参数 技术资料编号 建筑承包商 生产厂商等等 增加项目之后还可以进行卡片设计 根据企业需要设计出具有特色的卡片 固定资产卡片字段不少都可顾名思义 所以下面只对其中几个主要项目作简单介绍 1 资产编号 资产编号是具有唯一性的确定每项资产的编号 一般采用分组码 2 增加方式 用于区分固定资产的来源 如上所述 固定资产按来源可分为直接购买 投资者 投入 捐赠 盘盈 在建工程转入 融资租入等 3 所屑部门 即对固定资产保管使用的部门 对于要进行车间核算的企业它是明确折旧费用分 配的一个重要依据 因为折旧费可以先转入车间制造费用 再分配到具体产品 4 使用状况 用于区分固定资产的使用状态 既是统计的关键字 也是一项固定资产是否计提 折旧的依据 5 折旧方法 确定对于某一项固定资产到底采用什么方法计算折旧 6 启用日期 即固定资产开始使用的日期