金蝶EAS人力资源系统助盐业集团高效应对体制变革

高效应对体制变革高效应对体制变革 广东盐业集团人力资源系统建设广东盐业集团人力资源系统建设 目前 广东因人口众多 同时纺织 陶瓷 食品工业发达 是全国用盐量最大的省份 之一 广东省盐业总公司 以下简称 广东盐业 承担着全省盐业的生产和经营管理职责 下辖 4 个直属生产企业和 19 个运销企业 广东盐业在全省范围内的每一个市 县都部署有 下属单位 公司的生产 销售网络覆盖广东全省各县市 现有职工 4000 余人 与其他国企一样 由于历史原因遗留下的诸多问题 使广东盐业经历过国企改制带来 的阵痛 尤其是在人事管理方面 大量的冗余人员曾给企业带来沉重的负担 广东盐业是 由 1949 年成立的广东省人民政府盐务局历经机构反复撤并 归口管理多次调整演变而来的 1983 年设立广东省盐业公司 广东省盐务局 并于 1992 年更名为广东省盐业总公司 之 后又经历了几次机构变化 1994 年省级党政机关改革 撤销省盐务局 在省盐业总公司增 挂广东省食盐专卖局牌子 2003 年省政府机构改革 撤销省食盐专卖局牌子 盐业行政管 理职能划给省经贸委 实行政企分开 2004 年省国资委成立后 省盐业总公司划入省国资 委监管企业范围 2005 年省国资委同意广东省盐业总公司变更为广东省广盐集团有限公司 2007 年省政府同意省盐业总公司加挂省盐务局牌子 承担盐业行政管理和执法职能 广东盐业管理层意识到 企业间的竞争实际上是人力资源的竞争 但人力资源管理中 的种种问题恰恰多是老国企的顽疾 在当前的体制环境下 广东盐业的人力资源必须要借 助一个先进的信息管理平台 才能提高人力资源管理水平 实现动态细化管理 适应战略 决策对人力资源调控配置的需求 实现人力资源职能的转变 集团集团 HRHR 信息化项目目标信息化项目目标 分析广东盐业的人力资源现状 必须从中国盐业专营的体制及其历史根源谈起 盐是 人们日常生活中不可替代的必需品 我国从战国时起 就开始实行盐铁专营制度 严厉打 击私自制售 新中国自成立以来 盐业也一直实行国家专营制度 但是对于企业管理而言 食盐专营政策是把双刃剑 在扶持食盐专营企业发展并履行 其承担的历史使命的同时 在一定程度上也制约了食盐专营企业的自主性和积极性 过往 我国的盐业企业将重点放在做好产销 保障供应上 往往忽略了人才的引进和培养 忽略 了企业及行业的可持续发展 同时 员工工资分配存在吃 大锅饭 现象 员工招聘大多 数来源于企业内部员工的子女 人员能进不能出 结果是想要的人进不来 不要的人出不 去 想走的人走不了 想来的人来不了 因此造成了我国多数盐业企业普遍存在人员多 素质低 年龄和知识结构不尽合理的现状 在 2007 年以前 广东盐业的财务和物流管理已经实现信息化 但在人力资源管理 行 政审批 公文处理等方面尚处在手工状态 大量的信息通过 WPS 等办公软件处理 虽然做 了些分类 但由于时效性不高 传递不畅通 以及总公司与下属单位分散办公 信息共享 范围有限 造成公司整体在人事薪酬 办公事务处理等方面统计数据与实际情况有滞后和 出入 在分析行业人力资源管理实际状况与人力资源管理信息系统的核心功能的基础上 广 东盐业对人力资源管理信息系统提出以下整体目标 首先 促进集中化管理 加强监督指导 企业集团化变革的趋势要求人力资源管理部 门加大对全省人力资源的各项工作的监控与指导 而能否高效科学的履行职能部门的监督 与指导职能 取决于能否及时准确的跟踪行业人力资源发展的最新动态 尤其是能否详实 掌握全省人力资源工作的各项基础数据和汇总的信息 这是对广东盐业人力资源信息化项 目提出的最基本也是最核心的目标要求 其次 统一信息标准 方便查询统计 通过人力资源管理信息系统的建设 制定人力 资源管理系统的标准 整合行业的人力资源信息 建立人力资源基础数据中心 对各下属 单位人力资源的各项数据与信息能够实现实时更新 查询 统计和分析并根据需要实现人 力资源信息的内部共享 第三 提供决策分析 服务发展战略 运用多种数理统计模型 通过计算和分析 提 供各种形式的可视性信息和决策建议 为管理层的决策 如财务分析 人力资源规划等 提供依据 从而提高决策质量与效率 逐步实现人力资源和人力资本的管理战略 2007 年 在经过审慎选型之后 广东盐业与金蝶签署合作协议 运用金蝶 EAS HR 系 统整合集团统一的人力资源管理信息平台 对此广东盐业认为 金蝶的 EAS HR 产品 不仅 可以帮助广东盐业实现全面的人力资源管理 其灵活开放的信息平台也可以实现各系统之 间的无缝连接 金蝶为广东盐业提供的 EAS 集团人力资源管控平台 能够促进广东盐业的 人力资源集中化管理 加强监督和指导力度 实现信息的高度集中 统一及规范 为管理 层提供决策分析的依据 支持企业战略发展 项目建设过程项目建设过程 广东盐业采取垂直管理模式 省公司是行业的管理机关 下辖 19 个运销企业和 4 个盐 场 第一期的实施目标是通过实施金蝶 HR 系统 建立省盐业的人力资源系统人事基础应用 平台 为省盐业的人力资源部门和管理层服务 实现的管理业务范围包括 组织基本结构 及岗位体系管理 人员基本信息管理 薪酬福利管理 绩效考核管理 劳动合同管理 第 二期的实施目标是建立省盐业的专业应用平台 实现的管理业务范围包括 人力资源规划 招聘选拔管理 员工调配管理 老干部管理 能力素质模型 勤务休假出差管理 员工自 助系统等 在实施过程中为保证快速见效 一气呵成 因此要求进度一致 整体推进 2007 年 6 月 28 日 项目正式启动 2007 年 7 月 广东省盐业总公司的项目实施人员和金蝶公司的实施顾问精诚合作 开 始项目调研及分析 广东省盐业总公司是一家省级单位 包括近 30 家下属的上线单位 众 多单位各类型 HR 资料的收集 梳理 归类 分析及调研报告撰写 在职员工信息数据字典 和离退休员工数据信息字典的整理 标准产品的盐业需求展示紧张而又有序地展开 2007 年 8 月初 项目组完成了人事事务各类工作流开发及定义 中旬完成各单位人事 资料的整理及导入系统 同时进行 HR 系统的第一次全员动员和培训 从而全面铺开 HR 系 统在全行业的应用序曲 8 月下旬开始针对不在岗和离退休等盐业原有国企特色的要求进 行分析 并展开相应的各单位资料收集 归类 导入 至 10 月中旬完成全部盐业成员的人 员建立工作 在组织及人事模块应用上线后 项目组开始了薪酬体系的搭建工作 8 月底完成人事 模块的非在职人员收集同时开始了薪酬体系的调研及分析 首先从全行业的薪酬项目入手 并在与省司本部项目组共同合作的基础上加以归类 合并 调整 其次先在省司本部进行 薪酬模块的试点运行 并于 07 年 9 月底完成省司账套的试运行 从 10 月开始 广东盐业在正式环境下建立薪酬体系 包括薪酬项目 薪酬公式 薪酬 方案等内容 并于 11 月中旬完成省司薪酬体系的建立 同时展开各单位薪酬项目分发及相 应工资福利公式的定义工作 最终于 11 月底召开薪酬模块的全省培训 从而保障了广东盐 业最重点的人事及薪酬两大主要模块的全省应用 2007 年 12 月 1 日 广东盐业开始对人事薪酬模块进行全省范围的全面应用 在 07 年 11 月完成人事资料更新及薪酬期末输入 计算 核对 审核 发送等基础上 于 12 月中 旬完成一个月的全面应用 为后期各月的应用打好了扎实的基础 2008 年 2 月 项目组开始进行绩效资料的收集 分析及 DEMO 制作 并与 08 年 3 月下 旬完成相应操作手册的撰写 针对企业实际情况针对直属企业公司领导层绩效各类指标计 算的特点 采用薪酬模块的项目 公式 方案制作了相应的个性化处理 实现了直属企业 领导班子的绩效考核计算需求 08 年 5 月初 项目组开始招聘 培训 时间管理模块的沟通调研 并与月内完成 DEMO 制作和展示 08 年 6 月完成此三个模块的蓝图确认环节 并针对个性需求展开针对性的开 发处理 从 8 月以后 系统进入完善及优化阶段 具体工作包括对人员信息档案字段的完 善 人事事务表单的添加 人事事务工作流的脚本处理 人事报表开发 薪酬劳资报表开 发 培训报表的开发 招聘选拔的完善等众多内容 在项目实施一年多的时间里 广东省盐业总公司的项目实施人员和金蝶公司的实施顾 问精诚合作 在有限的时间里完成了系统实施的艰巨任务并取得了显著的成果 应用方案详解应用方案详解 1 集团化人力资源管控体系的搭建 广东盐业是一家具有特定行业背景及历史的集团企业 如何进一步加强集团企业管控 力度的同时 又不使得下属企业因管控太紧太僵化而变得失去活力 一直以来都是管理中 的难点问题 广东省盐业总公司在项目开始时 就从总体规划上明确了工作思路 设立一个数据中心 所有公司 单位的业务都在这个数据中心处理 公司间的独立通过 严密的权限管理来约束 既可以满足总公司直接查询子公司 一级单位 子子公司 二级单 位数据的需要 也可以保证各公司内部业务的独立开展 总公司定义统一的基础资料信息口径 为了提高编制信息反映报表的准确性 由省公 司本部统一定义所反映信息的基础资料内容 包括定义人员类别 学历代码 职称代码 级别代码等基础资料 各单位自定义各单位不同的职务体系 目前全公司包括下属一级单位 二级单位的职 务体系均不相同 每个单位的领导层 中层组成都不相同 故采用各单位自定义各单位不 同的职务体系加以对应反映岗位的职级 职层 职务 职等信息 下属机构不同的职务体 系和总部标准职务体系见可建立对应关联关系 这样可在满足下属机构灵活性的同时 确 保总部在统计数据时的标准一致性要求 2 员工管理 广东盐业现有职工及离退休人员共计近 9 000 人 大量的人员档案资料急需先进的软 件工具进行集中统一管理 EAS 帮助广东盐业建立了一套准确高效的人事资料管理工具 对各类常用人事属性资料进行了规范化科学管理 利用 EAS 提供的灵活自定义功能 添加 修改了一系列具备盐业管理特色的人事属性页签和字段 满足了企业管理的个性化需求 3 薪酬管理 为加强集团总部在人力成本方面的掌控力度 广东盐业利用金蝶 EAS 系统提供的集团 管控功能 从最细致的工资科目层级上即确定是否集团管控 集团分配的工资项目由集团 统一编制下发 下属机构在核算工资时调用该科目 核算完成后结果数据统一汇总上报集 团总部 广东盐业还针对企业中不同类型人员工资体系架构不同的情况 编制了不同的薪酬方 案 使得薪酬核算业务逻辑更加清晰 管理更加轻松 4 绩效考核管理 广东盐业针对下属各单位的领导层进行整体的组织考核 针对全员的考核体系尚在制 定过程中 绩效考核完成后的各项 KPI 指标结果 直接关联到薪酬核算中的项目 科目 计算公式 通过预设的计算规则 自动计算出与考核结果相对应的绩效奖金 实现了绩效 考核与薪酬核算的无缝应用 5 人才培训开发和招聘 广东省盐业总公司从成立伊始 就比较注重员工的培训组织工作 目前 借助 EAS 系 统 将培训工作从 计划编制 活动记录 课程记录 这一完整的业务链全过程管理起来 使得集团总部能够很直观清晰的掌握所有下属公司培训工作的进展和完成情况 广东盐业的招聘特色在于人员招聘入职后 需要对入职人员进行公示 请企业内外人 员进行监督 体现公平 公正 公开的原则 EAS 系统很好的满足了这一需求 6 借助 BOS 工作流工具的人力资源业务流程优化 为达成 HR 管理 规范化 制度化 流程化 目标 广东省盐业总公司借助金蝶 BOS 先 进灵活的工作流管理工具 将企业日常工作中常用的近 30 个人力资源业务流程编制到金蝶 EAS 系统中 所有申请和审批工作可以通过系统方便快速完成 既保证了业务流程的顺利 推进 又能借助系统中的流程监控管理功能 发现流程中存在的问题 使流程得以不断优 化 7 编制大量业务报表 广东盐业作为国有大型企业集团 对内 对外业务过程中需要编制大量的报表 在系 统实施和应用过程中 广东盐业除使用了金蝶 EAS 提供的标准报表之外 还新编或在标准 报表基础上修订了若干报表 包括 国家人事局统一报表 13 张 劳资报表 6 张 人 员状况表 4 张 名册表 2 张 供养福利报表 2 张 培训综合报表 1 张 以及人事 事处理表单 8 份 和履历表 干部任免表的功能处理 应用效果评价应用效果评价 目前 广东盐业的人力资源系统已实现了集中化管理需求 将全行业包括在职 不在 职 离退休人员近 9 000 人的人员档案 工资福利数据完整地在系统内实现记载和分析 通过 HR 系统 广东盐业加强了内部监督和指导力度 特别是通过工作流的审批程序加 强了入职 调动 异动 的集团行业整体监督 并且通过工资福利的工作流审批收集到全 行业薪酬关键数据 为企业整体指导规划做好了铺垫 企业实现了对各直属单位人力资源 的各项数据与信息的实时更新 查询 统计和分析 彻底改变了原有的低效率工作方法 有效解决了企业人力资源管理当前最为关键的人事档案和薪酬数据的收集 查询 统计和 分析 同时 实现了企业各类数据报表的自动提取需求 将企业的各类 HR 数据自动形成了 对应的国家人事报表及内部管理人事报表 2009 年 9 月 广东盐业的信息化建设工程项目顺利通过了国家验收 作为国家电子商 务专项工程 广东盐业信息化建设工程项目包括供需链管理系统 人力资源管理系统 预 算管理系统 财务结算系统等 12 个系统在内的开发建设取得圆满成功 项目通过了第三方 的专业测试 经过近两年的试运