P4.2记录控制程序文件

XXXXXXXXXXXX 公司公司 20102010 0606 0606 发布发布 20102010 0606 0606 实施实施 4 94 9 XXXXXXXXXXXX 公司标准公司标准 质量管理体系程序文件质量管理体系程序文件 记录控制程序记录控制程序 Q XX C P4 2 2012 5Q XX C P4 2 2012 5 1 1 范围范围 本标准规定记录控制中的职责 管理要求 工作程序 报告和记录 其目的是为 了加强记录管理 规范记录的标识 收集 编目 查阅 贮存和处置能符合质量管理 体系 顾客需要 法律法规等的有关要求 本标准适用于本公司产品质量形成的全过程和质量管理体系运行过程和各部门记 录的管理 2 2 引用标准引用标准 Q XX C P4 1 2012 5 Q XX C P4 1 2012 5 文件控制程序文件控制程序 3 3 术语术语 本标准采用 GB T19000 2008GB T19000 2008 idtidt ISOISO 90009000 2008 2008 质量管理体系质量管理体系 基础和术语基础和术语 4 4 职责职责 4 14 1 记录控制由品质部归口管理 负责对各部门的记录管理情况 实施检查和考核 4 24 2 各部门负责本部门记录的使用并按规定的要求进行记录和管理 5 5 管理要求管理要求 5 15 1 记录的收集 整理 分析 归档按以下规定 5 1 15 1 1 品质部 a 负责质量管理体系内 外部审核记录 b 负责质量管理体系管理评审的有关记录 c 负责管理质量管理体系运行中的监控检查记录 d 质量管理体系文件发放 变更 销毁的记录 Q XXQ XX C C P4 02 2012 5P4 02 2012 5 e 负责产品开发过程中的有关检测的记录 f 负责供货产品的有关的验证和检测记录 g 负责管理过程产品的抽测记录 h 负责管理不合格品处置的有关记录 i 负责管理监视和测量装置的有关记录 j 负责量具 检测设备定期校验的合格证明的记录 k 负责管理有关产品质量的纠正和预防措施的实施记录 l 负责统计技术推进和效果 业绩的记录 5 1 25 1 2 供销部 a 负责管理供方质量管理体系评定考察记录 b 负责管理对供方的质量绩效评定记录 c 负责管理供方提供的有关质量验证证明和检测记录 d 负责管理顾客提供的产品的质量检测记录 e 负责管理其它采购物品的原始记录 f 负责管理产品销售和售后服务的有关记录 m 负责管理合同评审中的有关评审记录 合同的保管按合同评审程序规定 n 负责管理返退品有关处置记录 o 负责顾客满意度调查统计结果的记录 5 1 35 1 3 技术部技术部 a 负责管理产品试制过程的检测记录和过程控制记录 b 负责管理发给各部的产品技术文件 工艺文件 适用的国际标准发放的记录 c 负责管理工 夹 模具的检测记录 含模具的修理记录 d 参与管理特殊过程和现场检查的监控记录 5 1 45 1 4 生产部生产部 a 负责管理产品过程的检测记录和过程控制记录 b 负责管理生产设备点检和维修记录 c 能源消耗和产品能耗统计的记录 d 负责管理工 夹 模具的检测记录 含模具的状态和修理记录 4 10 Q XXQ XX C C P4 02 2012 5P4 02 2012 5 e 修理配件分类别消耗统计的记录 f 负责管理特殊过程的监控记录 g 负责员工出勤情况统计的记录 h 生产计划完成状况的统计记录 i 各种材料 辅料实际消耗的记录 j 现场环境 安全检查的记录 5 1 45 1 4 办公室办公室 a 负责管理员工培训记录 特殊工种和特殊过程人员培训记录 b 负责员工档案的管理的资格评定记录 c 负责员工绩效考评记录和奖惩实施记录 d 负责电话 传真 文件收发的记录 e 负责办公用品 器具 高温作业防暑降温药品等物资发放的记录 f 负责工资统计汇总情况过程的记录和存档 5 1 55 1 5 财务部 a 负责管理质量成本记录 b 负责管理顾客索赔 赔偿记录 c 负责管理对供方的索赔记录 d 负责管理内 外部质量损失记录 e 负责按财务工作要求的记录 5 1 65 1 6 各部门除上述提及的记录外 还须管理好本部所使用的其它记录 5 25 2 质量记录的编制 5 2 15 2 1 质量记录的分类和编号 a 质量管理体系的运行记录按质量管理体系文件的分类办法进行 参照 Q XX C Q XX C P4 01 2012 5 P4 01 2012 5 文件控制程序文件控制程序 财务管理 行政管理使用的专用记录的分 类和编号仍按原规定的办法进行 b 质量管理体系运行记录分类和编号示例 例 分类 X X XX XX 记录的顺序号 文件的顺序号 Q XXQ XX C C P4 02 2012 5P4 02 2012 5 部门代号 见 P4 01 的规定 用于第三层次文件的编号 M P W 体系文件代号 注 M 质量手册 P 程序文件 W 工作文件 管理办法等 如 P8 02 02 本分类号是指 内部质量审核程序 中第 2 种表格 即 部门检查表 若第三层次所用记录的分类应用 W 开头 加上部门代号 如生产部所用记录则为 W制X XX XX 如 W生6 3 01 本分类为 设备管理办法 中第一种表格 例 编号 XXXX XX XXX 记录的顺序号 月份 年份 如 201206005 此编号为 2012 年 6 月份发填写的第 5 份记录 5 35 3 记录的设计 5 3 15 3 1 质量管理体系文件记录 A B 文件记录由品质部设计 附列于体系文件之后 5 3 25 3 2 其它记录由使用部门设计后交品质部审核统一编号 纳入公司表格管理 没 有进行编目的表格不得在现场使用 由管理者代表在审批程序文件的同时批准相应的 受控记录 5 3 35 3 3 记录设计一般应包括记录名称 分类 编号 单位名称 项目 内容 编制 审核 批准等栏目 5 45 4 记录的填写 5 4 15 4 1 记录中的文字 图形和数据应记录准确 完整 清晰 应有填报人 填报日 期和审核批准等内容 5 4 25 4 2 记录不准用铅笔书写 需要纳入档案管理的记录 应用适宜档案管理的笔墨 书写 书写字迹清楚 填写和签署完整 5 4 35 4 3 记录填写错误需要更正时 应采用杠改 即将错误处杠掉 在上方填写上正 确的数据或文字 并加盖更改人印章或签名 5 4 45 4 4 若某些通用记录栏目不需全填时 应在未填写的栏目中加斜杠 4 11 Q XXQ XX C C P4 02 2012 5P4 02 2012 5 5 55 5 记录的贮存和保管 5 5 15 5 1 记录应按职责分工 在适宜的条件下分类存放 防止遗失 霉变和损坏 做 好防潮 防虫蛀 防尘 防火 防污染工作 5 5 25 5 2 各部门应指定专人负责兼管 对记录进行收集 分类 编目 标识 按月贮 存和保管 便于查找和检索 5 65 6 记录的贮存期限 5 6 15 6 1 质量管理体系 A B 文件的记录根据其重要程度一般分一年 三年 五年或十 年 其具体年限应在记录表格中规定 并按 质量记录保存期限表质量记录保存期限表 附录附录 B B 的格式填 入表中 报办公室备案 5 6 25 6 2 非质量管理体系文件的记录由各使用部门自行确定保存期限 亦按 质量记质量记 录保存期限表录保存期限表 附录附录 B B 填报办公室备案 5 75 7 质量记录的借阅和复制 5 7 15 7 1 质量记录的借阅应办理借阅手续 由记录保管部门同意方可借阅 若需复印 由需用部门领导同意 向记录保管部门提出申请经同意后方可复制 5 7 25 7 2 如合同有要求时 并在规定期内 记录可提供顾客或顾客代表查阅 查阅时 应由供销部办理查阅手续 5 85 8 质量记录的销毁 5 8 15 8 1 质量记录不得私自销毁 保存期限到期的记录 且无保存价值 由记录管理 部门列表造册 经部领导签字确认后进行销毁 5 8 25 8 2 有保密要求的记录 销毁时 除办理销毁手续 应有两人在场进行销毁 5 95 9 记录是一种特殊的文件 一旦形成 就不能随意更改或更新 作为产品检测证 据的记录应提供原始记录 5 105 10 质量管理体系文件中记录表样由办公室存入计算机 并录入备用软盘 分发各 部门使用 各部门自行存入计算机 并录入备用软盘 5 115 11 记录若需印制时 由使用部门提出印制计划并提供表样 报办公室安排印制 其他部门不得自行印制 6 6 工作程序工作程序 6 16 1 分管部门设计记录表样 6 26 2 品质部审核质量管理体系文件表样 4 12 Q XXQ XX C C P4 02 2012 5P4 02 2012 5 6 36 3 各部审核自行设计 或使用 的表样 不含质量管理体系文件表样 6 46 4 办公室根据部门计划印制记录表格 6 56 5 各部门按规定填写记录 6 66 6 各部门按规定要求保存记录 6 76 7 记录查阅或复制按规定办理 6 86 8 品质部定期 每年一次 检查贮存记录 发现保管不善应提出纠正措施进行改 进 防止因保管不当而造成损失 6 96 9 对到期的记录各部门按规定进行销