工程材料管理制度

工程材料管理制度工程材料管理制度 讨论讨论稿 稿 第一章 第一章 总则总则 为了建立适应市场经济需要的企业运作机制 保证工程质 量和进度 加强工程材料采购 使用管理 降低工程成本 提高经济效 益 根据国家有关法律法规的规定 结合公司实际情况 特制定本办 法 公司材料管理实行 公司 项目部二级管理 公司设立采 购科统筹材料管理 市场部 总工办部协助 其他部门积极配合 项目 经理部应配备不少于 2 人的专 兼 工作人员对施工现场材料实行直 接管理 当施工面积大于 20000 平方米时 应酌情增加 1 2 名工 作人员 第二章 采第二章 采购购管理管理 项目经理部负责编制材料采购 设备租赁申请单 项目经 理部依据施工合同 设计文件 成本控制表等文件以及工程进度编制 材料采购 设备租赁申请计划 申请计划中应明确列示产品或服务的 时间 数量 规格 技术标准和质量要求 项目经理部应将申请计划报 公司采购部审核 采购部针对项目经理部上报的申请计划进行审核 编制公 司采购计划 主材或部分辅材 并根据公司有关规定分别采取评审或 主管领导审批的方式进行最终审批 公司采购计划以外部分的项目经 理部采购计划 辅材或部分主材 由采购部审批 采购部应及时将审核 批准后的公司采购计划和项目经理部采购计划反馈给项目经理部 项目经理部可以向公司采购部供应商和租赁商 项目经理 部向采购部推荐供应商 租赁商 须提商家的基本信息 包括商家生 产许可证或者营业执照 税务登记证 产品检测报告 详细公司地址 联系方式 应留单位电话 产品报价 采购部组织总工办部等有关部门对项目部经理推荐商家进 审核的标准是 有生产经营执照 税务登记证 组织机构代码证 有严 格 科学的质量管理措施 产品质量达到国家现行规范标准 有生产履 约能力 具有自行检验和试验的能力 信守合同 提供最佳服务 合理 的价格 采购部负责建立合格供应商名册 材料科根据审核结果 将审核合格的供应商分别纳入合格供应商名册 作为公司工程材料采 购选择供方的依据 采购部每年度组织对材料供方进行一次审核 审核内容主 要是供方供应材料和设备的质量 环境安全 价格 售后服务及供货 业绩等 根据审核结果把不合格供方剔除后 将合格续用及新增合格 供方编列新一期 合格供应商名单 合格租赁商名单 合格供应商名单 合格租赁商名单 是公司评审小组在进 行规定采购 合同项评审时的基础资料和重要依据 采购权限 1 项目经理部采购计划中辅材 部分主材或零星采购由项目经 理部自行组织采购 项目经理部原则应选择公司 合格供应商名单 合格租赁商名单 中的供应商 零星采购也可以自主选择合法的供应 商 2 主材 大宗材料采购由采购部组织 设备采购或租赁由项目经 理部会同采购部联合组织 有条件的要实行公开招标采购 从合格供 应商名册中选择 3 5 家供方 按照公开 公平 公正 透明的原则 选择质量信誉好 价格合理 售后服务完善的供应商 招投标资料及 定标记录由采购部交市场发展部存档备查 3 主材 辅材的界定由采购部负责决定作出 门窗 扶手 大理 石 防水材料等项 材料供应与安装由供应商承包完成的 材料采购 与分包工程的归属界定 由采购部与项目经理部联合负责决定作出 材料采购应符合业主指定或合同约定的品牌 规格要求 对于业主口头指定的品牌或者供方 无书面函件的 由项目经理部负 责人出具详细的书面报告 由采购部审核 主管领导签字后 方能采 购 采购部根据审定的采购申请计划编制采购单 发至选定的 供应商 并及时与供应商沟通订货事宜 确认供应商可以完成供货任 务 如选订的供货商因种种原因不能完成供货任务 采购部应及时通 知项目经理部负责人 并重新选定供应商 第三章 合同管理第三章 合同管理 材料采购 设备租赁合同应分别采用公司拟定的 材料采购 合同 设备租赁合同 范本 不提倡使用供应商提供的合同范本 并 经公司采购部审核 主管领导签字后实施 合同文本应使用公司规定的标准格式文本 合同条款应包 括供货产品名称 规格型号 质量标准 环境和职业建康安全管理要 求 交货方式与时间 验收方法 价格 数量 金额 付款方式及违约 责任的处理等内容 采购 租赁 合同还应包含具体的租赁日期 接受 租赁费用指定账户与开户许可证复印件或委托第三方收款单位名称 账号等 采购合同由经办人起草 采购部经理核稿后交项目经理部 经理审核 按审批程序报主管领导签批后 加盖公司公章 按规定需 要进行评审的合同 由经办人填写 合同评审表 经部门经理签字后提 交总经办 进行评审 审批流程安排 合同一经订立 即具有法律约束力 签约双方应严格履行 合同原件公司应留两份 财务部留存一份 采购部留一份 合同执行 完毕后移交市场发展部存入工程档案 项目经理部视需要可以留存 复印件 对于要求使用供方合同文本的 合同签约前 经办人持合 同文本和供方资质材料送采购部审核 如认为合同文本需要修改 提 出修改意见 返还供应商修改 材料采购原则要求必须签订合同 采购部 项目经理部在 实施采购过程中 小额 零星采购允许无合同 但应采取相对集中供 应商 定期结算的方式来安排 外单位挂靠公司资质施工或公司借用其他单位挂靠施工的 项目 其采购合同的签订 按承包合同的约定进行安排 没有约定的 按本制度约定办理 第四章 材料第四章 材料验验收收 直接进入施工现场的材料 除按规定办理监理签证外 项 目经理部内部应组织材料员 或仓管员 应对照采购合同 租赁合同 名称 规格 型号 数量进行验收 核对材料是否与前述文件相符 采 购合同 租赁合同 或与采购合同不符的 材料员应当拒收 材料员应根据需用采购单及采购合同对进场材料进行验证 包括对包装 规格型号 数量 质量标准 职业健康安全和环境管理要 求 合格证书等文件资料进行验证 验收 并填制 材料进场计量检测 原始记录表 材质证明书登记台帐 材料员协助项目技术人员 质量员应该对直接构成工程实 体并涉及结构安全和使用功能的进场物资 如钢材 水泥 砂石 砌块 预制墙板 墙地砖 门窗等进行外观检验 共同填写 材料外观检验记 录 其他材料可由现场材料员直接验收 需要试验的材料应及时通 知试验员取样检验 材料进场后 材料员应根据材料性质分别进行检尺 过磅 收方计量 清点数量 以实际数量验收 不得弄虚作假 做到材料进场 随货清单 验收记录 采购 租赁合同和收料凭证相符吻合 对于业主提供的材料 设备 项目经理部部应组织材料员 应会同业主代表共同对材料的名称 规格型号 数量 计量单位 质量 及环境安全要求等进行验证验收并做好验收记录 双方在场人员签字 然后交仓库保管员办理入库手续 业主提供的材料 经双方共同检验 不合格或有丢失损坏 应做好记录 送交业主并及时办理材料退货手 续 项目经理部试验员负责进场材料的见证取样试验工作 执 行国家相关规范及公司 产品的监视和测量程序 经验证合格的质量 证明书 检验合格报告应编号登记和归档保存 作为合格放行的依据 经验证 检验合格的材料须经质检员签字认可后 材料员 才能办理入库手续和放行使用 材料验收中发现问题的处理 如发现证件不齐全 数量 规 格不符 质量不合格 职业健康安全和环境管理不符合要求等 材料 员不得将材料入库 应及时通知供方补换或退货 并将详情通知公司 采购部 经验收合格的材料应及时办理入库手续 填制 材料入库凭 证 第五章 第五章 领领料放料料放料 各施工班组负责人为领料人 负责领取材料 施工班组亦可 指定或委托专人为领料人 必须有领料委托书 负责材料领取 其他 人员 无领料之权 来人领料若无施工队领料委托书 库管不可发放 材料 施工队在库房领取材料时 必须找项目经理部负责人办理 领料手续 填写领料单 领料单上应列明施工班组 材料数量 规格型 号 用途 领取人及领取日期 由施工班组负责人 现场主管 库管三 方签字生效 库管应认真核对料单 清点数目 确认无误后方可进行 材料发放 领料单一式三份 班组负责人一份 库管一份 现场主管一 份 施工班组领料人若因特殊情况不在但急需用料时 可由施 工班组长向现场主管请示领取材料 现场主管核实情况后方可批准其 领料 但必须在领料单上签字 领料单备注栏中应写明情况 由施工 班组长签字 第六章 材料第六章 材料归还归还与退与退库库 在工程完工 85 左右时应严格控制材料的购进与发放 并 及时的统计出仓库库存材料的状况以及还须购进材料的名单和数目 上交公司有关人员 以避免过多的剩余材料 进而节约公司资金的投 入与浪费 项目经理部部在公司工程项目结束时应对施工现场的材料 进行盘点 并督促施工队伍及时的办理退库手续 避免个别施工人员 在施工结束时浑水摸鱼 从而防止材料在工程结束时的流失 施工班组退料时 由库管填写退料单 退料单上列明退料 班组 材料规格 型号 数量 退料人 退料日期 退料单上应有退料 施工班主签字 退料人签字 库管签字 退料单由以上三方签字后生 效 如果施工班组丢失所领取材料 必须按采购价赔偿公司损 失 第七章 第七章 盘盘点制度点制度 坚持月度盘点制度和有帐物一致原则 清点帐面数与实存 数 差异即盈亏数 每月 25 日为盘点基准日 项目经理部部应组织材料员和库 管员 进行盘点 凡是帐内帐外材料 已领未用材料 在途材料均应盘 点 帐外材料应盘点成色 已领未用材料可用领料单红字办假退料 盘点完成后应填制 材料盘存表 每月 28 日前将其电子版 或书面发至采购部和财务部 盘点要求达到 三清 即质量 数量 帐单清 三有 即盈亏 有原因 事故损坏有报告 调整帐单有根据 一保证 即保证帐 物 资金相符 第七章 台第七章 台账账和和报报表管理表管理 为加强材料成本管理 建立工程项目的消耗档案 保证材 料的可追溯性 项目经理部部必须建立健全下列基本台账和报表 材 料采购台账 材料进场计量检测原始记录表 材质证明书登记台帐 材料外观检验记录 料收发明细账 和 材料盘存表 月报 报表填报和发送时间 项目经理部应将每笔材料的验收信 息在验收后的三日内登录 材料进场计量检测原始记录表 材质证明 书登记台帐 和 材料外观检验记录 当月 28 日前填报 材料收发存 月报表 材料采购台账 材料收发明细账 当月 28 日前填报 物资 盘存表 并将上述报表在填报之后的三日内将其电子版或书面发至 采购部 施工过程中的全部材料计划 收发料凭证 报表 台帐 原 始记录等各种材料管理资料应分别装订成册 妥善保管 完工后按规 定上市场发展入档部管理保存 材料员工作调动必须办理移交手续 所管材料帐表单及原 始资料完整移交 由公司采购部派人监督清点交接 第八章 第八章 货货款款结结算算 公司财务部凭项目经理部签收的有效单据 送货单 入库单 验收单等 以及供货发票 合同及附件 按照合同约定的付款时间和 方式 在工程款中安排支付供货商的货款 超过 2000 元的货款 一律采用银行转账方式进行支付 特 殊情况需用现金支付 须经公司领导批准 公司财务部按合同价向项目加收一定采保费 其采保费标 准为 按采购合同价格的 3 收取 第九章 工具 第九章 工具 辅辅材及非固定材及非固定资产设备报废处资产设备报废处理理 工程项目使用的工具 非列入固定资产管理设备 建筑辅 材及余料确属需要报废处理的 报废件所属管理单位必须书面报告公 司采购部 得到采购部批准后 由申请单位负责报废处理 采购部在处理报告审批时 案值在 2 万元以下的由采购部经理独 立审批 超过 2 万元案值的 须同时上报主管领导批准方为有效 属固定资产报废处理的 不属本制度涵盖内容 工程进程或收尾期间 现场使用的模板 方木 钢材 电气 材料 门窗 建筑或装修材料等等余料或废料 符合回收条件的 由工 程所属项目部负责及时安排回收与入库 不符合回收条件需作报废处 理的 报废处理由工程所属项目部负责 具体回收或报废条件标准 由公司采购部制定 各单位在进行工具 辅料及固定资产报废处理时 必须同 时邀约公司采购部和财务部派员现场鉴别 见证 报废处理应形成 见证报告书 所有参与处理的人员均应签名确认 财务部派员负责 具体收款事宜 任何人无权代收 财务部以 见证报告书 作为收款凭 据 第十章 第十章 罚则罚则 采购部 项目经理部应组织工作人员全面 准确 及时填报各种材料报表 如报表超过规定时间 不按要求填报 有错 报不及时纠正的罚 100 元 次 天 材料管理过程中属项目经理部部监管不力 出现偷盗私藏 现象 其损失由项目经理部承担 若项目经理部越权签订采购合同