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Excel 2010 数据有效性的妙用数据有效性的妙用 来源 时间 2010 01 29 作者 apollo Excel 强大的制表功能 给我们的工作带来了方便 但是在表格数据录入 过程中难免会出错 一不小心就会录入一些错误的数据 比如重复的身份证号码 超出范围的无效数据等 Excel 2010 中有个 数据有效性 的功能 只要合理设置数 据有效性规则 就可以避免错误 下面咱们通过两个 Excel 2010 数据有效性应用实 例 体验 Excel 2010 数据有效性的妙用 实例一 拒绝录入重复数据实例一 拒绝录入重复数据 身份证号码 工作证编号等个人 ID 都是唯一的 不允许重复 如果在 Excel 录入重复的 ID 就会给信息管理带来不便 我们可以通过设置 Excel 2010 的 数据有效性 拒绝录入重复数据 运行 Excel 2010 切换到 数据 功能区 选中需要录入数据的列 如 A 列 单击数据有效性按钮 弹出 数据有效性 窗口 图 1 数据有效性窗口 切换到 设置 选项卡 打下 允许 下拉框 选择 自定义 在 公式 栏中输入 countif a a a1 1 不含双引号 在英文半角状态下输入 图 2 设置数据有效性条件 切换到 出错警告 选项卡 选择出错出错警告信息的样式 填写标题和错误信 息 最后单击 确定 按钮 完成数据有效性设置 图 3 设置出错警告信息 这样 在 A 列中输入身份证等信息 当输入的信息重复时 Excel 立刻弹出错 误警告 提示我们输入有误 图 4 弹出错误警告 这时 只要单击 否 关闭提示消息框 重新输入正确的数据 就可以 避免录入重复的数据 实例二 快速揪出无效数据实例二 快速揪出无效数据 用 Excel 处理数据 有些数据是有范围限制的 比如以百分制记分的考 试成绩必须是 0 100 之间的某个数据 录入此范围之外的数据就是无效数据 如 果采用人工审核的方法 要从浩瀚的数据中找到无效数据是件麻烦事 我们可以用 Excel 2010 的数据有效性 快速揪出表格中的无效数据 用 Excel 2010 打开一份需要进行审核的 Excel 表格 选中需要审核的区 域 切换到 数据 功能区 单击数据有效性按钮 弹出数据有效性窗口 切换到 设置 选项卡 打开 允许 下拉框 选择 小数 打开 数据 下拉框 选择 介于 最小值设为 0 最大值设为 100 单击 确定 按钮 如图 5 图 5 设置数据有效性规则 设置好数据有效性规则后 单击 数据 功能区 数据有效性按钮右侧的 从下拉菜单中选择 圈释无效数据 表格中所有无效数据被一个红色的椭圆 形圈释出来 错误数据一目了然 图 6 圈释无效数据 以上我们通过两个实例讲解了 Excel
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