公务卡消费票据会计档案的管理工作

1 公务卡结算已经成为一种常规的财务结算方式 因公务 卡刷卡后报销 POS 签购单的会计档案管理已经成为不可忽视 的一个问题 因为这类会计档案在保存的时候 随着时间的 推移 POS 签购单上的字迹在一定时间逐渐退色 模糊不清 甚至消失 怎么才能保证这类会计档案的完整 公务卡消费票据会计档案的管理工作 为了规范现金管理 减少现金流通 提高资金结算效率 提供更安全 便捷 高效的结算方式以及财政资金管理透明 度对公务消费进行更全面有效的审核 堵塞管理漏洞 加强 财政监控 提高预算执行力及公务支出的透明度 我们根据 漳财库 2012 05 号 漳州市财政局 中国人民银行漳 州市中心支行 漳州市监察局 漳州市审计局 关于规范市 级预算单位银行账户管理的通知精神 同时 市级国库集中 收付改革已基本到位 为进一步规范市级预算单位银行账户 的设置和管理 根据 福建省财政厅中国人民银行福州中心 支行福建省监察厅福建省审计厅关羽规范省级预算单位银行 账户管理的通知 闽财库 2011 11 号 等文件 结合我 市实际情况 从 2012 年 12 月起 市级预算单位公务支出开 2 始强制实施公务卡结算制度 公务卡结算已经成为一种常规 的财务结算方式 因公务卡刷卡后报销 POS 签购单的会计档 案管理已经成为不可忽视的一个问题 因为这类会计档案在 保存的时候 随着时间的推移 POS 签购单上的字迹在一定 时间内会逐渐退色 模糊不清 甚至消失 怎么才能保证这 类会计档案的完整 本人就近期来在工作中的经验与大家探 讨 按照会计档案管理要求 会计凭证的保管期限为 15 年 而各个超市 商场为了节约成本 POS 机所使用的热敏标签 纸大都是普通的热敏纸 普通热敏纸质 字迹保存时间短 5 年 而最差的甚至只能保存几个月 最好的长效热敏纸 质字迹长时间有效保存 10 年 都远远达不到会计档案保 管的要求 在这种情况下怎么保管因刷公务卡而形成的 POS 签购单会计档案呢 首先我们知道 刷公务卡所形成的 POS 签购单基本上是 各个商店 超市等 POS 机打印出的小票 无外乎各种热敏收 银纸 卷式打印纸 电脑打印纸 热敏传真纸 工程复印纸 工程绘图纸 再生复印纸等纸制品 其中以热敏纸居多 热 敏纸是一种特殊的涂布加工纸 其外观与普通白纸相似 其 表层光滑 是由普通纸张作为纸基 上面涂布一层热敏发色 层 都涂在普通纸张表面的一面 发色层是由胶粘剂 显色 3 剂 无色染料 或称隐色染料 组成 没有通过微胶囊予以 隔开 化学反应处于 潜伏 状态 当热敏纸遇到发热的打 印头时 打印头所打印之处的显色剂与无色染料即发生化学 反应而变色 形成字迹 图文 了解这些原理后 我们就可 以理解热敏收银纸上显色的字迹不稳定 易消褪 致使文件 内容难以辨认最终导致刷卡所形成的小票的字迹失效的原因 针对此点我们这可以相应做到以下几个方面的工作 1 公务卡消费后的小票一定要及时报销 因为热敏纸材 料自身的特殊性 再加上环境条件等一系列因素的影响 放 置时间长 光照时间长 受热时间长 环境潮湿 接触胶纸 等外界条件的作用下还会加速颜色产物的分解 使字迹退色 加快 直至自然退色到字迹完全消失在白纸之中 所以必须 及时报销 避免 POS 签购单在个人手中因保管不善 如与其 他物品磨蹭 手中汗液 室外高温等因素造成人为性质的字 迹分解 另外 公务卡应该享受免息还款期优惠 其免息还 款期是指实际刷卡消费交易日至到期还款日之间的时间 享 有的免息还款期长短不同 最长 56 天 最短 25 天 若超过 此时间区 发卡行将从记账日起按照全部应还金额的日万分 之五计收复利及按最低还款额与实际归还额差额的百分之五 加收滞纳金 并影响持卡人信用记录 因此从这点上也要求 公务消费后必须及时将 POS 签购单交送财务 由财务人员及 4 时转账还款 2 报销时用碳素笔在空白处写上金额 若能把 POS 签购 单上的消费信息包括消费商户名称 消费日期 消费金额 消费地点等用碳素笔描写一遍就更完整 因为若 POS 签购单 的字迹消失 手写的碳素笔的金额与碳素笔描写的部分起到 了补充说明的作用 更主要的是碳素笔的笔迹保存时间符合 会计档案保管的期限要求 3 公务卡消费报销前将 POS 签购单扫描或者复印一份 将此扫描或者复印件让经办人签字 与原始 POS 签购单一起 作为凭单附件 虽然法律规定 下列证据不能单独作为认 定案件事实的依据 无法与原件 原物核对的复印件 复制 品 但是与原始小票放在一起 同样具有法律效用 4 使用公务卡刷卡消费时应注意的事项当我们将卡片交 给商户收银员时 请尽量让卡片保持在我们的视线范围内 养成刷卡不离眼的习惯 并留意收银员刷卡的次数 若有任 何疑问 可立即联系我们的发卡行确认交易记录 当我们拿 到商户交回的消费交易凭条和卡片时 请先确认是否是我们 的卡片 同时核对消费金额和币种是否有误 在交易凭条上 签名时 签名应与卡片背面的签名尽量一致 在任何的情况 下 都不要在没有消费金额的交易凭条上签名 5 要妥善保管刷卡消费的交易凭条实行公务卡结算方式 5 后 请我们务必妥善保管刷卡消费的交易凭条 首先 交易 凭条是我们每月与银行账单进行核对的依据 如果发现账单 错误 我们应凭交易凭证及时与发卡行联系 其次 单位财 务人员在报销时要根据我们的交易凭证提取消费信息 并将 交易凭条作为会计原始凭证入账 如果没有交易凭证 将影 响我们的报销和财务人员的账务处理 最后 如果我们将公 务卡用于个人消费 交易凭条也不应随意丢弃 因为交易凭 条上有卡号等重要信息 随意丢弃交易凭证可能会给银行卡 犯罪分子有可乘之机 6 如果遗失了交易凭条 银联小票 怎么办交易凭条一旦遗失无法重新打印 没有交易凭条 单位财务部门在报销时就无法提取公务消费信息进行核实 如果不慎遗失交易凭条 需向单位财务部门提供书面说明 包括交易时间 地点 金额 财务部门查询核实后进行报销 并将此说明作为凭证附件 7 在日常使用公务卡时 应注意的事项 不要将公务卡和身份证件放在一起 不要将公务卡和密 码放在一起 定期修改公务卡密码 密码最好不要使用本人 证件号码 生日日期等别人易猜的数字 ATM 交易凭条以及 在商户刷卡的回单 消费小票 发票要保管好 以便出现问 题时进行查证 6 ATM 交易凭条和商户刷卡回单上打印有我们的卡号等重 要信息 请不要随意丢弃 以免给不法分子捡到后制作伪卡 盗用 如果丢弃 请将其彻底撕毁 在 ATM 或商户输入密码时 应注意安全 防止周围有不 法分子偷看 随着公务卡的广泛应用 公务卡消费后的户 05 签购单档 案在会计档案管理上会越来越受到重视 为了规范管理会计 档案的保存 将来在原始 POS 签购单的取得问题上会有所规 定 因为退色的快慢还与热敏纸的本身热敏材料有关 这就