公文写作讲课提纲

公文写作讲课提纲 襄阳纪委程元银 开场白 先说一声对不起 本人讲不好普通话 是道地的河南方言 但是 能够听懂 今天讲的内容只是一家之言 是本人对写作问题的一些理解 同 别人的观点不完全一样 因为讲学历来是有争论的 但是那些基本的 东西不会有太大的改变 写作是个大题目 既有专门教材 网上也有不少资料 更是大学 文科的一门课程 有书 但我绝对不是背教材 来糊弄大家 今天不 可能全面讲 也不可能讲得很透彻 只就有关方面有关知识做些介绍 有的地方点到为止 有的地方稍微详细一点 姑妄言之 姑妄听之吧 讲四大内容 再加一个有关话题和个人体会 一 公文定位 我把所有的文字作品分为两个大类 一是文章 二是文学 当然 这只是麻子照镜子 自我观点 这两个概念有交叉之处 犹如妇女 儿童的概念一样 1 文学四大类 散文 诗歌 小说和戏剧 指的剧本 是综合文 学 2 文章四大类 记叙文 议论文 说明文和应用文 公文应该 属于应用文一类 3 公文释义 从事公务的文章 又可以叫做文书 文件 是行 政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书 或者说是国家 机关在行政管理过程中为处理公务而按规定格式制作的书面材料 公 文有广义和狭义之分 广义的公文 是指党政机关 社会团体 企事 业单位为处理公务而形成的文字材料 狭义的公文 是指党政机关处 理公务时所使用的文书 4 公文的作用 为党政机关 人民团体和企事业单位实施领导 处理公务 沟通信息 联系事务 传达上级决策服务 一有上传下达 互通情报的作用 二有工作依据和凭证的作用 三有宣传教育的作用 四有规定人们行为的作用 5 公文的特点 一是法定的权威性 二是法定的现实执行效用 三是有规范的格式 四是履行法定的程序 二 公文类别 说到公文 人们首先想到的是红头文件 其实公文不仅仅是红头 文件 有不少种类 大约有一二百种之多 我把它归纳为 8 个大类 有的分了 9 个或者 10 个大类 1981 年 2 月 国务院办公厅发布的 国家行政机关公文处理暂行办法 将国家行政机关的公文归纳为 9 类 15 种 当然 不同的书不同的人有不同的归纳法 1 红头文件 带有机关名称的红色印刷体的公文 如 委员会文件 包括通知 通报 命令 议案 布告 公告 通告 请 示 批复 条例 意见 决定 会议纪要 请示 批复 意见 函件 等等 2 领导讲话 内容分综合性的和单一的 3 工作报告 有专题报告 综合报告 总结报告 工作进程报 告 一是对领导 对上级所交办的任务 所布置的工作的完成情况的 汇报 二是反映本地本部门工作中遇到的困难和问题 4 工作总结 5 经验材料 正面的 6 新闻通讯 二者区别 时间差异 长短差异 容量大小之 别 介于新闻与通讯之间的最常见的是工作简报 信息 动态 简讯 要情 摘报 工作通讯 情况反映 内部参考等 在一定范围内发行 不是完全公开的 特点是简 精 快 新 实 活和连续性 7 公函便函 一是正式的公务活动往来 一是事务工作的处理 便函不要字号 不要标题 包括工作督办 介绍信 合同书 便条等 一般应用文 函就是信 公函就是公务信件 它是上下级和平行机关 或不相隶属机关之间在商洽和联系工作 询问和答复问题时所使用的 文体 函的特点是不受公文规定的严格限制 如不用正式文件头 也 可不编文件号 有时还可不拟标题 因此用起来极为简便 8 其他文体 规章制度 工作计划 启事 开幕词 闭幕词 证明信等 还有几种分类是 上行文 下行文 平行公文 通用公文 专用 公文 平件 急件 特急件 或者对外公开 内部使用 秘密 机密 绝密等等 三 公文写作一般要领三 公文写作一般要领 公文属于特殊文种 一般写作课的理论或者要求对公文也是适应 的 就是说公文写作的步骤与方法大体同一般文章的写作方式相似 只在某些方面有些特殊规定 今天只讲四个问题 一是写作过程 二是对公文格式的要求 三 是对公文结构的要求 四是对部分公文内容的要求 写作书上有句话 叫做 文无定法 还有一句是 大体则有 定体则无 这是关于写 作的辩证法 1 写作过程 明确写作意图 任何一份公文都是根据工作中的实际需要来撰写的 因此在动笔 之前 首先要弄清写作意图 即文章的主题与目的 一是文件的中心 内容是什么 或者说提倡什么反对什么 二是根据文件内容 准备采 用什么文种 三是文件的发送范围和阅读对象是什么 比如 向上级 汇报工作 还是向有关单位推广 介绍经验 是给领导 有关部门人 员阅读 还是向全体人员进行传达 如此等等 收集写作素材 发文的目的和主题明确之后 就可以围绕这个主题搜集材料和进 行调查研究 这也要具体情况具体处理 对那些内容简单 篇幅短小 的通知 公告 一般来说不需要专门做搜集材料和调查研究工作 在 明确写作意图之后 稍加考虑就可以提笔写作了 但对于问题复杂 内容较多的文稿 如拟订篇幅较长的文件 拟订工作计划 进行工作 总结 起草规章 条例 拟写工作指示等 往往需要搜集材料和开展 调研 列出写作提纲 结构 在收集素材的基础上 草拟一个写作提纲 提纲是所要拟写的文 件的内容要点 把它的主要框架勾画出来 对全篇做到通盘安排 胸 有成竹 使写作进展顺利 尽量避免半途返工 篇幅不长的文件 可 以大致安排一下文件的结构 先写什么 再写什么 主要分几层意思 等 篇幅较长 比较重要的文件 往往需要拟出比较详细的提纲 包 括文件共分几个部分 每一个部分又分作几个问题 各个大小问题的 题目和要点及使用什么具体材料说明等 动笔写作 检查修改 2 公文格式要求 公文的格式指的公文的书面表现形式 关于这个问题 1996 年 5 月 中央办公厅发布了 中国共产党公文处理条例 2000 年 8 月 国务院发布了 国家行政机关公文处理办法 后来省政府 市政府 分别制定了 实施细则 都讲得很详细 特别是对红头文件的格式 规定了 20 多个标准 文种 文号 字体 字号 份号 标题 排头 称呼 落款 盖印 主题词 密级 紧急程度 附注 附件 编号 印制份数 印制版记 传达范围 主送单位 抄报单位 签发人 成 文日期 纸张 现在常见的公文格式还包括 B5 的纸 或者是 16 开的 正文是 3 号仿宋字 主标题用小 2 号宋体字 标题居中排列 二级标题可以 居中也可以不居中 三级标题不居中 这些标题文字要使用不同的字 体 或者加粗 以示区别 每页 20 行 每行 25 个字 共计 500 个字 落款用机关全称 日期使用阿拉伯数字 如果是红头文件并且有排头 的 排头的字一定要顶格 如此等等 3 公文结构要求 层次分明 用序号表示 一目了然 公文的结构讲的是公文的层次 它的表现非常突出 公文不像小 说 散文那样 顺着情节发展一直写下去 而是层次特别分明 线条 异常清晰 结构非常严密 用大一二三四小一二三四甲乙丙丁 ABCD 等 毛泽东同志曾经把它们叫做 开中药铺 把各种不同内容严格 区分开来 逻辑严谨 不得交叉 重复和遗漏 标题文字紧扣文义 高度概括文章内容 结构或者说层次是通过标题反映出来的 公文的标题有突出的意 义 一个标题就是一段 就说明一个观点或者叫做论点 一看标题就 一目了然 就知道了整篇文章的内容 或者说掌握了文章的精髓 大 块文章的标题 还分为一级二级三级等 基本格局为三块以上 分量上大体均匀 三点决定一个平面 三具有稳定的作用 而两块构不成一篇文章 三块可以是递进式 开头中间结尾 也可以是并列式 详略得当 大 体均匀 有话则长 无话则短 4 部分公文的内容要求 对内容的有关要求 只讲 6 个文种 通知 红头文件中最常见的是通知 通知是一种使用范围较广的文体 凡需要特定机关和人员知道 办理的事宜 都可以用通知 要是把通 知学会了 别的公文都可以照葫芦画瓢 通知又分指示性 知照性 发布性 事务性 批转 转发 印发 性及会议通知 任免通知等 今天只讲解一般性的常见的通知 上级机关有关事宜需要使下级 机关知道或办理时 就要制发通知 比如庆祝某个节日 成立 调整 合并 撤销某个机构 启用印章 更正文件差错 请下级机关报送有 关材料等 都要使用通知 写作通知 一是交待清楚所通知的事项 二是办理的方式方法 三是有关要求 比如时间要求 参会人员要求 食宿要求等等 以会议通知为例 要交待清楚会议名称 主持单位 会议内容 起止时间 参加人员 会议地点 报到地点 携带材料 食宿及费用以及其他有关事宜 如果这些事项交待不清 丢三拉四 就可能影响会议的按时召开和正常进行 通知的标题一般包括三大要素 即发文机关 事由 文种 使人 一看标题就知道是那个部门通知的 通知什么事情或要求做什么事情 比如 中共襄樊市委关于学习贯彻党的十七大文件的通知 工作总结 按时间分 每月小结 季度总结 半年总结 年度总结 或者单 项工作结束后的总结 工作总结主要有 7 项内容 就是干了哪些工作 是怎么做的 成 效如何 有哪些不足 原因是什么 怎样改进 下一步工作计划等 简称为干了啥 咋干的 啥效果 哪不足 啥原因 咋改进 还干啥 对这 7 个啥啥啥 外语中叫做 5 个 W Who 何人 What 何事 Where 何处 Why 何故 When 何时 了解这五个 W 然后再 解决一个 H How 如何 用随州话说就是 么人么事么场 再加几 个 么时么因么果 如果是单项工作 就只有前面 3 个内容 重点 是要写好怎么做的 要站在一定的理论高度 要总结出几条经验来 就是从感性认识上升到理性认识 经验材料 经验材料是从正面反映工作成效的公文 和工作总结有些相似 区别在于 一是单项 不像总结那样面面俱到 二是只从正面写 只 突出你的经验 就是做法 不谈问题或者不足 这样能给别的单位以 启发 以教益 三是经验材料虽然是单项的 但是比工作总结的要求 高 总结只交给领导或者上级主管部门 而经验材料是用来交流的 要让别人认为你的做法有独特之处 经验确实好 的确值得借鉴 那 么写经验 就是要提炼出几个观点来 并且上升到理性 有一定的理 论性 在写法上 基本上是一条经验就是一个自然段 或者就是一部 分 2005 年 市委党校有一个培训班 培训结束后要求写篇经验材 料 反映学员们学习与生活情况 该怎么写呢 有个学员概括了这么 几条经验 学习特点 我觉得很好 一是学习刻苦 二是方法创新 三是遵守纪律 四是团结互助 五是生动活泼 六是收获很大等等 调查报告 调查报告属于常见的工作报告 主要用于反映问题揭露矛盾 毛 泽东的 湖南农民运动调查报告 是最典型的 写调查报告重在调查 研究 没有调查就没有发言权 要求情况真实 数字准确 事例典型 一是综合性 有面上的情况 要不然 容易以偏概全 二是典型性 就是一般与个别的关系 要生动 能够打动人 三是对比性 正反对 比 前后对比 优劣对比等等 用事实说话 材料和观点要统一起来 调查报告的写法 一般分为四大快 就是一写存在的问题 二写 这些问题的危害性 三写出现问题的根源 第四谈整治措施 我在 楚天风纪 上有一篇调查报告 其格式可供大家参考 略 领导讲话 特点 指示性 指导性 总结性或者号召性 所发表的意见体现 领导机关的意图或者旨意 一是统一思想认识 针对糊涂认识和错误 认识 二是提高思想认识 比前面的要求更高 三是安排工作任务 四是告知工作方法 五是点出存在的问题 六是对完成任务提出要求 大致上六个方面 但不是都写 而有所取舍 还有的讲一讲会议的重 要性 对有关问题重点阐发 有的把工作总结也安排在领导讲话里面 有的会议有好几个领导讲话 注意分工 而不要都去讲同一个话题 竞争上岗演讲稿 现在这是挺时兴的 演讲要有激情 能够打动听众 文字要华美 听起来清新悦耳 一是自我介绍 自我介绍得三五百字 对自己的形 象 爱好 特长 性格等做一描述 开头第一句话非常重要 有的引 经据典 有的背一句古诗 例一 拿破仑的话 不想当将军的士兵不是好士兵 例二 俗话说 是骡子是马 拉出来遛遛 二是工作成绩 工作成绩包括近几年的工作表现 受表彰情况 领导 肯定或者赞赏的事迹 其他感人事迹等 三是岗位设想 岗位设想既 要有新意 又要使人觉得目标不是太空 四是表明态度 表态就是对 竞争上和竞争不上怎么办 这是结束语 也要有激情 可以看一看中 央电视台挑战主持人的自我介绍和总结 四 公文语言有关要求四 公文语言有关要求 对外语的翻译 清朝人林抒讲了三个原则 叫做信 达 雅 信 就是准确真实 达就是通顺 雅就是有文采 后来翻译古文 人们也 使用这三个标准 这三个标准对于写作公文也是必须的 但是不能完 全套用 1 公文语言特点 公文语言要求的是准确 通俗 严谨 准确讲的真实性 要正确 要简洁明了 通俗指的语言流畅 使用规范的现代汉语 不能有病句 不能使用生僻的字词 一般不得使用文言 不得使用方言土语 不得 用欧化的语言 严谨说的是逻辑性强 不能模棱两可似是而非 不能 含糊其词 公文语言的特点是庄严郑重 朴实无华 简明扼要 通俗 易懂 做到文如其事 恰如其分 说两个反面例子 略 中央电视台 开心辞典 中王小丫的 完 全正确 调查材料中出现 公尺 一词 2 语言表达方式 写作有五种基本的表达方法 即叙述 说明 议论 描写和抒情 公文对抒情和描写用得较少 其中叙述有的是按时间的先后顺序 有 的按逻辑排列顺序 说明要抓住被说明事物特征 议论要有论题 论 点 论据 要讲论证方式等 这都是大家熟悉的 就不重复了 3 专业术语 公文中除了通用语之外 也还使用不少专业术语 或者叫做职业 用语 也就是行话 比如纪检监察部门 组织部门 新闻宣传部门等 都有各自的专业术语 再比如法律文书用 之 不用 的 红头文 件不能有比喻 拟人 拟物 反问等修辞手法 这些基本知识都应该 有所了解 4 语言美 这里我要专门谈一谈公文中的 雅 雅就是讲的文采问题 公 文不是文学作品 对文采没有太多的要求 但是要有可读性 就必须 讲文采 不然的话 味同嚼蜡 是没有读者的 一般来说 除了红头 文件 其他公文都还是要有文采的 所谓文采也应该叫做语言美 它主要表现在三个方面 一是较多 地使用修辞手法 如比喻 拟人 拟物等 二是使用典故 比如成语 故事 古诗 俗语 名人名言 三是对语言的精雕细刻 咬文嚼字 用些华美的辞藻 下面举例说明公文中的语言美 一是红头文件多用排比句 对偶句 以增添气势 增加说理的分 量 2004 年 9 月 党的十六届四中全会关于 加强执政能力建设的 决定 有大量的排比句 我给大家读几段 使党成为立党为公 执 政为民的执政党 成为科学执政 民主执政 依法执政的执政党 成 为求真务实 开拓创新 勤政高效 清正廉洁的执政党 成为执行三 个代表 经受考验 保持先进性的执政党 一连 4 个动宾结构的排比 句 每个排比句里又用几个四字短语 很有气势 有说服力 再读一 段 全党要立足现实 着眼长远 抓住重点 整体推进 不断研究新 情况 解决新问题 创建新机制 增长新本领 使党的执政方略更加 完善 执政体制更加健全 执政方式更加科学 执政基础更加巩固 这段排比文字用了 4 个 新 字 4 个副词 更加 读起来不仅工 整严谨 同时给人美的享受 二是领导讲话 一不要刻板地板着脸在那儿教训人 二不要搞老 一套 千篇一律 什么提高认识 加强领导 加大力度等 有时候也 需要风趣幽默 这才能调动听众的积极性 毛泽东的一些讲话就引用 了很多民间故事 对联等 在 整顿党的作风 中用解缙的对联 墙 上芦苇 头轻脚重根底浅 山间竹笋 嘴尖皮厚腹中空 讽刺华而不 实 不学无术人员 江泽民有个讲话 用郑板桥的诗 衙斋卧听萧萧 雨 告诫各级领导要关心群众疾苦 这比那些干巴巴的政治说 教更能打动听众 三是经验材料 调查报告或者新闻通讯要有好标题 俗话说 看 书看皮儿 看报看题儿 好标题对眼球是有吸引力的 举几个例子 去年的 襄樊日报 登了我一篇文章 题目是 公 开公务公正务公 共 8 个字 就有 4 个 公 字 两个 务 字 文章的几个小标题也是精雕细刻 该公开的就公开 公开之后好办事 办事之中好监督 监督之下好执法 像是修辞中的连珠 襄樊日报 内参 有一篇反映行业协会和中介机构的文章 指出存在的问题时其 小标题用了 十个不 姓公姓私不清 发展环境不优 职能定位不 明 专业素质不高 自律意识不强 政府扶持不够 行业竞争不公 规模发展不足 开展活动不多 行政事业不分等 作者使用语言精雕 细刻 达到了炉火纯青的地步 襄樊晚报 1997 年刹吃喝风时有一 篇通讯 既生瑜必生亮 我市出重招惩治违纪吃请受礼者 几个 小标题是 违纪者捣鬼有术 众市民举报有勇 监督岗拒礼有道 刹风办 惩处有力 2007 年 10 月 19 日 中国日报 关于法国总 统撒克齐离婚的新闻 那个副标题很有意思 无可奈何花落去 多情 总被无情恼 新华社有一篇庆祝杭州湾跨海大桥开通的消息 题目是 一桥飞架杭州湾 沪甬不再杭州弯 还有 中央电视台抗震消息标题 与 时间赛跑 为生命接力 湖北日报文章 主标题 南修武当还看 今朝 副标题 山上妙似仙景 山下湖光水景 满眼文化胜景 二 级标题 1 融合内力 勾勒辉煌愿景 2 积聚财力 还原仙山古景 3 依托国力 打造武当水景 4 倾尽全力 织就文化胜景 5 凭借外力 展 望美好前景 五 写作有关话题五 写作有关话题 主要是扩大知识面 1 灵感问题 爱因斯坦谈自己成功的名句 百分之九十九的汗 水加上百分之一的灵感才等于成功 这句话有两层含义 一是说汗水 就是说勤劳就是说付出的重要性 二是说汗水是灵感的前提 是灵感 的基础 写作是需要灵感的 但是灵感才百分之一 所以不好捉摸 有些神秘 叫做只可意会 不能言传 我只说一个观点 那就是长期 寻觅 一朝迸发 8 个字 有时候 众里寻他千百度 蓦然回首 那 人却在灯火阑珊处 有时候 踏破铁鞋无觅处 得来全不费工夫 灵感就像捉迷藏一样 不好把握 2 咬文嚼字 古诗文中最讲咬文嚼字 如 两句三年得 一吟 双泪流 吟安一个字 捻断数根须 还有贾岛的 推敲 诗 说一个咬文嚼字的例子 可以清心也 写作故事 略 3 文章四要素 主题 思想 题材 内容 肌肉 结构 骨骼 语言 血液 这是打比方 4 写作四步曲 就是解决四个问题 谁来写 写什么 怎么写 为谁写 还有一说是 提出问题 分析问题和解决问题 5 卖苹果者演讲词 写作故事 略 写论文 其一般形式是 总 分 总 6 凤头熊腰 猪肚 豹尾说 开头要精彩 中间要饱满 结尾要 干脆 有个好的开头 马上抓住了读者的心 中间是文章的骨干部分 一定要内容充实 下大力气把它写好 结尾应该干脆有力 不拖泥带 水 有的是言尽意不尽 不把话说满 给读者留下一个想象的空间 下面举一个文章开头的例子 题目是 我是个大学生 略 7 要有画龙点睛的观点 语言或者细节 就像电影或者电视中 的看点 亮点 给人一个震撼 使人们很快把它记住 讲几个例子 开国大典毛泽东语 莫里哀写胖子 不用大腹便便 肥头大耳 肠肥 脑满 一脸横肉 儒林外史 中写严监生的死 卖柑者言 中的 金玉其外 以上例子均省略 鲁迅致许广平 两地书 眼泪 鼻涕 胡同四条 四条小巷子 新颖 别致而有趣 某人打麻将时开 头光输别人光赢 后来他光赢别人光输 由是套用了范仲淹的一句名 言 先天下之输而输 后天下之赢而赢 某人包饺子 将冰箱里的 冻肉拿出来 一点一点地切成片儿 切成条儿 再剁碎 他说他这是 反几何法 不是点线面体 而是由体到面再到线最后到点 8 数字缩略语 一组相关概念被压缩后的数字表述语