供应链上采购管理信息化的发展与应用

供应链上采购管理信息化的发展与应用 字号 T T 2011 年 10 月 18 日 09 43 采购业务是供应链上的一个关键业务环节 也是最基本的活动之一 在当代人类社 会中 任何国家 企业 社团 机构 甚至个人 都离不开采购活动 采购的对象既可以 是实物 如原材料 零部件等 也可以是非实物 如服务 知识 设计 标准 想法 创 意等 因此 我们说采购管理就是一个组织将要采购的对象经过一系列的安排和行动从广 义的供应商那里获取到自己的组织内部 同时对相应伴随的商流 资金流 物流 信息流 知识流 服务流等的全部管理过程 一 采购业务管理和采购管理信息化 采购业务是供应链上的一个关键业务环节 也是最基本的活动之一 在当代人类社会 中 任何国家 企业 社团 机构 甚至个人 都离不开采购活动 采购的对象既可以是 实物 如原材料 零部件等 也可以是非实物 如服务 知识 设计 标准 想法 创意 等 因此 我们说采购管理就是一个组织将要采购的对象经过一系列的安排和行动从广义 的供应商那里获取到自己的组织内部 同时对相应伴随的商流 资金流 物流 信息流 知识流 服务流等的全部管理过程 采购管理的信息化源于制造业 在产品生产的过程中 物料采购的成本所占比例相当 之高 而且在许多行业中这种比例是不断呈上升趋势的 据统计 美国制造业的物料采购 成本占其销售额的比重从 20 世纪 40 年代的 40 增加到 60 年代的 50 90 年代的 60 以上 到了 21 世纪后 有些企业的采购额竟高达 80 特别是在最近的能源与原材料价格不断上 涨的形式下 这种趋势更加明显 为此 采购业务管理被人们列为获取竞争优势的根本能 力之一 由于采购业务对国家 行业及企业的重要性 以美国为代表的欧美国家还专门设立了 采购经理人指数 PMI Purchase Management Index 作为家国制造业的体检表 它除了 用来衡量本国制造业在采购与生产的主要状况外 还对新订单 商品价格 存货 雇员 订单交货 新出口订单和进口等八个范围进行了表述 2005 年 4 月底 我国在北京和香港 两地发布了中国的采购经理人指数 PMI 它包括了制造业和非制造业采购经理指数 并与 GDP 一同构成我国宏观经济的重要指标体系 采购业务管理的演变是随着市场的变化和采购业务需求的不断发展而逐渐推进的 因 此来实现供应链上动态的需求与供给的匹配与平衡 完成供应链上的加工 制造 批发 零售等的业务运营 而采购管理信息化的作用就是利用信息技术 特别是计算机软件技术 来实现更多的采购流程计算机化管理和完成采购业务各层面的优化 因此为了适应采购业 务发展的步伐 采购管理信息化也在不断地完善与发展 在不同的时段以不同的方式来支 持采购管理业务的运作 同时也促进了采购业务的进一步向前发展 二 采购管理信息化的发展阶段与演变过程 采购管理信息化的起源是从制造业开始的 最初是由于物料的供给无法满足生产制造 的需求而萌发的 经过不断地演变与发展至今 其历程大致可分为以下五个阶段 1 采购管理信息化的第一阶段 物料需求计划 MRP 阶段 从 20 世纪 60 年代期至 80 年代初 当时的市场是处于卖方 市场 只要生产出产品就不愁卖不出去 制造业管理的重心是如何生产出更多的产品 因 此采购业务的主要任务是如何买到尽量多的物料来保证完成生产 因为只要买进原材料并 生产出产品就保证能够卖出去 该阶段是采购管理信息化的初始阶段 当时 MRP 是为了解 决订货点法的不足而产生的 由于 MRP 运算的数据量很大 靠手工计算非常困难 所以随 着计算机技术的发展 MRP 得到了快速发展和广泛的应用 并一直延用至今 仍然是 ERP 计算物料需求的核心部分 MRP 结合了生产订单对产品的构成进行管理 按照产品的 BOM 展开 并对照现有库存的可用量 利用计算机软件来计算物料需求 计算出某个订单什么 时候需要什么物料 实现对 何时购买 购买多少 等进行管理 同时还实现了用计 算机对仓库物料的库存进行记录 并把采购与生产业务联系在了一起 以及实现了从采购 订单的申请 审核 批准一直到发给供应商和部分物料接受 入库的信息化管理 2 采购管理信息化的第二阶段 制造资源规划 MRPII 阶段 从 20 世纪 80 年代至 90 年代初 由于市场的竞争 从卖 方市场逐渐转向了买方市场 企业必须要考虑生产什么才能更好地卖出去 因此采购业务 不再是简单的买进 而是融入了 采 首先要精心挑选 然后再 购 进 在管理 采 与 购 的同时还要考虑在系统内管理其他因素 如供应商信息 采购流程中的财务信息 物料质量信息等 此时的采购管理信息化上升为 MRP II 但它在此阶段仅是被那些行业中 的领军企业所采用 而在我国 更是起步较晚 MRP II 将与制造相关的一些业务集成在一 起 形成一个以制造为中心的系统整体 提高了生产效率 在采购业务方面 MRP II 除了 MRP 的管理功能外 还形成了其他几条采购管理信息化 主线 如 实现了对供应商的管理 包括供应商的各种相关信息 记录了供应商在供货 与交付中的表现 如价格 质量 准时交货率三项指标 对物料交付的整个接收过程进 行管理 根据原始采购订单上的各项条款 检查接收的货物是否一致 并将其入库 仓 库的信息化管理 包括了出入库 库内的盘点 移库 库存查询等作业的信息化管理 全部采购业务过程的财务信息化管理 包括库存出入库时在财务帐上的体现 固定资产的 财务管理 与物料成本相关的财务管理 物料验收后的发票管理 以及与付款相关的 AP 管 理等 都实现了计算机化的管理过程 物料接受时的质量管理 如果质量不合格 则无 法进行正式入库 生成发票和入财务帐等业务 等等 MRP II 的创始人之一 Oliver Wright 曾对美国成功运用 MRP 的企业所获得的效益进 行了调查 结果表明 企业实施 MRP II 之后 在采购方面取得的效益有 采购成本下降了 5 库存成本下降 0 30 库存水平反映良好 库存正确率提高 报表数字合理而迅速 3 采购管理信息化的第三阶段 企业资源规划 ERP 阶段 ERP 从 20 世纪 90 年代开始一直到沿用至今 该阶段的采购 信息化管理进入了大面积的普及阶段 ERP 已逐渐被众多的企业所接受 并普遍采用 ERP 来完成对采购业务的管理 此时的市场竞争已经相当的激烈 一方面在市场上随着业务外 包的不断增多 采购的目标已从单纯的物资扩大到了非实物对象 企业对采购业务除了即 采 又 购 之外 还增加了许多功能与流程 如 对供应商的供货质量进行严格的控 制 接收货物时在流程中设定了免检与非免检的子流程 免检的货物必须要事先进行不同 等级的认证 而非免检货物如时无法通过质检要求 在系统中就无法接收入库 对供应商 进行了某些指标的评估 如质量 价格和交货时间三项指标 对采购成本的控制也有所 加强 以及增加了许多业务执行过程中的策略 如仓库作业业务的出入库策略与盘点策略 等等 ERP 已不再是以生产为中心的系统 它对企业各项业务进行了较全面的管理 采购系 统则成为 ERP 的一个模块或子系统 与其他如生产 财务 销售与分销 质量控制 HR 等 子系统集成为一个整体 共同发挥作用 特别是将企业的采购业务与企业内部的生产制造 以及财务业务紧密联接 形成了业务互联的统一体 这时的采购信息化覆盖几乎所有企业内部关于采购的业务 管理包括了对采购物资在 时间 数量和质量上的确定 如 采购订单的申请 审核 批准全部流程的管理 生 成采购订单并选择供应商 采购订单状态与进度的查询 处理和监控 货物的接受 质检与校验 供应商质检的认证 免检与监督 出入库作业流程 库存分类 批 次 batch 处理 库存成本管理 仓库作业管理 发票检查和确认 过帐至财务系统 财务向供应商支付货款 以及与采购相关的业务等 采购订单可以利用系统中已有 的数据生成 这可以减轻数据输入的工作量和尽量减少发生错误的可能性 并保证数据的 一致性 而所有管理是根据工作流的进程由系统自动触发 4 采购管理信息化的第四阶段 ERP 电子采购 e Procurement 阶段 从 20 世纪 90 年代后期一直至今 90 年代后期 由于市场竞争更加激烈 企业必须从更宽广的范围内获取更物美价廉的资源 因此人们已 不仅仅局限在本土获得资源 而是将眼光拓展到了全球范围 因此采购要有全球化的视野 才能有效发掘出更具竞争优势的货源 新形势与新思维引导企业开始了国际化的采购观 突破了闭锁的地域观念 这时 Internet 的出现和开始应用 也为人们创造了跨时空与跨地域采购的机会 开 启了 e Procurement 的应用 逐渐地 越来越多的企业开始利用 e Procurement 使许多 企业形成了由 ERP 主内 做后台处理 e Procurement 主外 做前台处理 的 局面 即在企业内部的采购业务管理采用 ERP 来完成 而在外部 特别是资源的寻找和跨 地域的交易则采用 e Procurement 来完成 作为采购后台业务处理的 ERP 仍然承担了前一阶段中的业务处理任务 由于 ERP 是面 向事务的管理 它更多的是立足与业务的执行层 内部采购流程的作业与业务管理 和部 分战术层 如确定采购时间 数量与质量 制定出入库 移库 盘库策略等 但为了支 持前台的业务 它在技术上变得更开放 以便与 e Procurement 更好地实现对接 如引入 了 Web 和更加灵活易用的接口技术等 在业务处理上也逐渐向互联网靠拢 并更多地利用 业务数据来支持采购业务的商务智能分析与优化 管理采购前台业务运营的 e Procurement 随着互联网的迅猛发展 在上世纪末取得了 很大的进展 著名研究机构 Aberdeen Group 在 1999 年的一篇研究报告中证实 实施了电 子采购企业的产品成本下降了 5 15 业务处理成本减少了 70 整个业务周期缩短了 50 70 它在这一阶段的应用主要是在供求信息的发布 所需资源的搜寻 交易的撮合 询价报价 洽谈协商 招投标管理 合同签订 订单状态查询与跟踪 相关业务信息的查 询 以及所有业务的数据交换 存储与文档管理等 它加快了采购业务的速度和提高了效 率 降低了采购成本 扩大了采购范围 将使企业的业务流程发生了巨变 原来必须在物 质世界里完成的工作现在可以诉诸于网络上实现 为企业和社会带来了巨大的价值 5 采购管理信息化的第五阶段 ERP e Procurement 供应商关系管理 SRM Supplier Relationship Management 阶 段 从 21 世纪起至今 进入 21 世纪 经济全球化进程明显加快 在全球范围内配置资源 已成为一种巨潮 这直接推动了全球采购的发展 信息技术将成为全球采购的关键 采购 信息化管理将实现从执行层 战术层向战略层转变 以前 采购信息化管理的多是属于事 务性的管理 随着 ERP 电子采购的发展 特别是 SRM 的出现 使采购信息化管理逐渐向 战略层发展 SRM 还为采购管理信息化提供了新的支持功能 例如 全球化资源的获取 供应 网络基础的构建与优化 采购战略的规划 物料与零部件采购的战略与战术性分析与 优化 采购基础数据的优化 如一致化 规范化 标准化 丰富化等 采购内容与 结构的优化分类与处理 策略性资源获取的成本分析与优化 关键性供给资源的风险 分析与控制 寻找 开发和培养有竞争力的供应伙伴 以及队供应伙伴的策略管理 对供应商的从搜寻 开发 引入 培育 认证 投资 评估 建议 考核 或一直到被剔 除等全生命周期的管理 在新品研发过程的早期就引入采购业务部门的参与 既提供充 分及时的支持与配合 又包含严格规范的限制和控制 帮助和引导技术成熟的供应商 更早地参与新品的设计工作 与生产制造 研发 销售等业务环节开展更多的协同 特 别是与供应商开展实时协同运作来保证供给的完美可靠 等等 这些都是在新世纪中的新 需求和采购业务的新发展 因此在采购管理信息化逐步完善过程中 也使采购业务上升到 一个战略性资源获取的新高度 在这种新的环境与需求下 ERP e Procurement SRM 模式则被认为是目前供应链上 对上游业务管理的最佳组合模式 而该组合模式的分工为 1 ERP 它仍然作为采购后台的业务处理 主要是管理企业内部采购业务的执行 Execution 或操作 Operation 层面 即完成企业内部采购业务中日常面向事务的处 理工作 2 e Procurement 面向前台采购业务运营的 e Procurement 更多地是发挥电子商 务的作用 完成对外部供应商和更好更廉的资源实现在全球范围内的搜寻 以及前面介绍 过的所有外部采购业务的电子化运作 完成互联网在线采购业务的操作 此外 在它的支 持下 使 SRM 能够更好地完成其与供应商的协同和对供应商的优化管理等的工作 也促进 了采购业务电子化的进一步实施 3 SRM 许多人误认为 SRM 仅仅是对供应商进行管理的系统或工具 其实它更多的是 提供战略与战术层的优化 对供应商更深入的管理 以及与供应商和企业各相关部门与环 节的协同 由于它具备了许多新的管理与优化功能 因此与 ERP 和 e Procurement 一同 完成了将从普通层面