国际贸易缮制单据的要求

国际贸易缮制单据的要求 是指单据与信用证规定的条件严格一致 The Docujment of Strict Compliance 严格一致的原则其具体表示是 四个统一 即 信用证与契约的 统一 信用证的开立是以契约为条件 凡契约所列明的要点必须在信用证中明文列出 信用 证所含的条款必须满足契约所列明的内容和要点 单据与信用证统一 单据的缮制是以信用证规定的条款为基数 信用证项下的单据 必 须与信用证所列的内容一致 即是单据与信用证必须统一 单据与货物统一 单据所列的有关货物的数据和内容 应与契约规定的货物的实际完全 一致 一字不错 一数不差 作到单据所列内容与货物的实际统一 单据与单据统一 信用证项下诸单据约十多种 例如 商业发票附属于商业发票的单据 于包装单 重量尺码单 检验证明书 保险单证有保险单和保险证明书 运输单据有海运 提单 空运提单 铁路提单 邮政收据和联合运输提单 特定国家所需的单据有海关发票 领事发票和原产地证书等 国际货运操作流程 一 接受货主询价 1 海运询价 需掌握发货港至各大洲 各大航线常用的 及货主常需服务的港口 价格 主要船公司船期信息 需要时应向询价货主问明一些类别信息 如货名 危险级别等 水路危规 2 陆运询价 人民币费用 需掌握各大主要城市公里数和拖箱价格 各港区装箱价格 报关费 商检 动植检收费标准 3 不能及时提供的 需请顾客留下电话 姓氏等联系要素 以便在尽可能短的时间内回复货主 二 接单 接受货主委托 接受货主委托后 一般为传真件 需明确的重点信息 1 船期 件数 2 箱型 箱量 3 毛重 4 体积 各项型最大体积为 长 宽 高 可装体积 可装重量 1 20GP 31CBM 6 2 38 2 38 25 17MT 1 40GP 67CBM 12 2 38 2 38 55 25MT 1 40HC 76CBM 12 2 7 2 38 1 45GP 86CBM 注 GP general purpose 普通箱 CBM cubic metre 立方米 MT metric ton 公吨 HC high cubic 高箱 5 付费条款 货主联系方法 6 做箱情况 门到门还是内装 三 订舱 1 缮制委托书 十联单 制单时应最大程度保证原始托单的数据正确 相符性 以减少后续过程的频繁更改 2 加盖公司订舱章订舱 需提供订舱附件的 如船公司价格确认件 应一并备齐方能去订舱 3 取得配舱回单 摘取船名 航次 提单号信息 四 做箱 1 门到门 填妥装箱计划中 做箱时间 船名 航次 关单号 中转港 目的港 毛重 件数 体积 门点 联系人 电话等要因 先于 截关日 船期前两天 1 2 天排好车班 2 内装 填妥装箱计划中 船期船名航次 关单号 中转港 目的港 毛重 件数 体积 进舱编号等要因 先于截关日 船期前两天 1 2 天排好车班 3 取得两种做箱方法所得的 装箱单 CLP 五 报关 有时同时 有时先于做箱 1 了解常出口货物报关所需资料 需商检 需配额 需许可证 需产地证 需提供商标授权 商标品名 出口香港地区货值超过万 其他地区超过万 核销时需提供结汇水单 复印件 需提供商会核价章 2 填妥船名航次 提单号 对应装箱单 packing list 发票 所显示的毛重净重 件数 包装种类 金额 体积 审核报 关单的正确性 单证一致 3 显示报关单所在货物的 中文品名 对照海关编码大全 查阅商品编码 审核两者是否相符 按编码确定计量单位 并 根据海关所列之监管条件点阅所缺乏报关要件 4 备妥报关委托书 报关单 手册 发票 装箱单 核销单 配舱回单 十联单第五联以后 更改单 需要的话 和其他 所需资料 于截关前一天通关 5 跟踪场站收据 确保配载上船 6 凡是退关改配的 若其中有下个航次 出运仍然需要 诸如许可证 配额 商检 动植检之类的文件资料 退关 改配通 知应先于该配置船期一个星期到达 以便 报运部 顺利抽回资料 重新利用 否则只会顺延船期 造成麻烦 六 提单确认和修改 1 问明顾客 提单 的发放形式 电放 需顾客提供正本 电放保函 留底 后出具公司 保函 到船公司电放 预借 如可行 需顾客提供正本 预借保函 留底 后出具公司 保函 到船公司预借 倒签 如可行 需顾客提供正本 倒签保函 留底 后出具公司 保函 到船公司倒签 此种情况下 多半是签发 HOUSE B L 分单 应等船开以后 3 4 天 候舱单送达海关 以保证退税 再将一票关单拆成多票关单 并单 应等船开以后 3 4 天 候舱单送达海关 以保证退税 再将多票关单合成一票关单 异地放单 须经船公司同意 并取得货主保函和异地接单之联系人 电话 传真 公司名 地址等资料方可放单 2 依据原始资料 传真于货主确认 并根据回传确立提单正确内容 七 签单 1 查看每张正本提单是否都签全了证章 2 是否需要手签 八 航次费用结算 1 海运费 预付 FREIGHT PREPAID 到付 FREIGHT COLLECT 2 陆运费 订舱 报关 包括返关之前已经报关的费用 做箱 内装 门到门 其他应考虑的费用 冲港费 冲关费 商检 动植检 提货费 快递费 电放 更改 九 提单 发票发放 提单样本 1 货主自来取件的 需签收 2 通过 EMS 和快递送达的 应在 名址单 上标明诸如 提单号 发票号 核销单号 许可证号 配额号 等要素以 备日后查证 十 应在一个月内督促航次费用的清算并及时返还货主的 核销退税单 十一 海关退税有问题的 需更改并要提供如下资料 l 报关数据正确 舱单不正确的 经预录后的 海关返还的 报关单复印件 场站收据复印件 十联单的第七联即黄联 提单正本复印件两张 装箱单 Container Load Plan 复印件 更正单 三联 正本 2 短装 多报少出 溢装 少报多出 船开 5 天 工作日 内没能及时更正的 先交纳罚款金 3000 5000 货主重新提供的发票 装箱单 Packing list 货主重新提供报关单 提单副本复印件 加盖 提单副本确认章 船开 5 天 工作日 内更改的 提单副本复印件 加盖 提单副本确认章 正本 正确的报关单 其实跟单很简单就是做为客户和工厂之间的桥梁做好协调管理工作 把信息及时地在两者之间进行反馈 第 1 步 当业务员和客户在网上进行沟通 确定初步意向后 客户通过快递把样品和加工的细节数据传过来 此时 将样品和 相关的加工制作的要求通过打样申请单反映出来 之后 经过业务部经理签字 将样品和打样单 打样单要复印一份 正本留自己 保存 给打样室进行打样 第 2 步 样品出来后通过快递寄给客户 注意及时向快递询问UPS 号 第 3 步 客户确认样品并将样品寄回 同时下单 第 4 步 根据回传样品 制做简单的定货单给技术部 定货单要业务员和部门经理签字 将单和样品留技术部 要求其制作工 艺流程 第 5 步 之后将合同传给财务部签字和老总签字 并连同工艺流程样品3 样物品 下正式的订货单 订货单要根据合同来做 把品质要求 包装要求 和备注事项 交货日期 写清楚 之后把订货单复印5 份 分别传生产 品管 财务 物控 出货 并在 正本上签字 正本订货单留给自己 把工艺流程书复印5 份 传财务 技术部 物控 生产 品管 正本留技术部 副本自己留着 第 6 步 将合同复印 2 份 正本自己归档 副本分别传老总办公室和财务负责人 第 7 步 即使反映工厂在生产过程中的问题 并和业务员沟通 在业务员和客户沟通达成协议后 将结果通过工作联系单将变 更要求传达到生产车间 工作联系单正本留己 副本传达 第 8 步 快出货时 联系货代 做报关单据 并提前寄交货代 若生产有问题 导致不能即使出货要提前通知货代 以便其另 做船期安排 第 9 步 若即使完货 则提前两天将货代传来的进仓单或相关单据交给出货部门 并将出货通知单复印3 份 传生产 品管 出货部 正本留己 第 10 步 即使做好议付单据连同货代送来的提单进行议付 如前T T 下 则先传副本给对方 要其付款 L C 项下 则交 由财务部到银行进行相关事项 第 11 步 到核销单等相关单据回来后 将单据交由财务部进行结汇 办理核销退税手续 以上所有自己保存的单据按合同和客户编号先后顺序进行分档管理 以服装跟单为例 跟单过程如下 一般程序如下 接受客户指示单 分析产品来料 采购来料 制作样品 主要下工厂了解样品的落实情况 生产工艺适合客户 的产品要求 紧抓生产进度满足交货日期 发样品给客户认可 大货投产 制作过程烦琐易出错 加工工厂会给你麻烦的 客户 也会的 要做好心理准备 一 工艺单 1 先对工艺单进行文字处理 翻译成中文 2 参照和对照往年的工艺单进行核对 主要指老客户 研究是否有新的变化或者是有不对的地方 着重看一下有无特殊要求 工艺单指示不明的地方要及时和客户沟通 如客户有不明白的地方可按照订单常规操作要求处理 3 对着工艺单进行逐项检查 1 首先是主料 如面料的品种 纱支 结构 克重 颜色 特别注意特殊色 如麻灰 2 辅料 包括拉链 是否特指 如YKK 绳 扣 风眼 花边 松紧带 梭织布 应注意是否需要染色 横机罗纹 主标 水洗标 吊牌 装饰牌等 4 对照工艺单认真研究印 绣花及其它处理方式 如面料丝光 水洗 扎染等 有关HTP 订单中对印 绣花方面没有详细 的资料 甚至在最初打样时连印花颜色 印花尺寸也没有明确指示 客户只有一个要求 效果好就行 虽然客户把这个权利给了工 厂 但也给工厂带来一定难度 要揣测客户的心态 自己要主动去创新设计一些东西 在这点上 应尽快适应客户的这种要求 二 核价 认真研究完工艺单后 安排进行核价 即填写核价单 在填写核价单时一定要清晰 认真 经过谁手该把关的没把好关的要负 首要责任 建议 跟单员最好整理一份工厂面料 纱支 克重 幅宽一览表 以便以后核价遇到相同的面料时 可按固定的工艺去 填制核价单 印 绣花价格最好也有价格一览表 1 核实工艺单上客户要求的纱支 克重 幅宽或有关面料生产的生产难易度 主要是与染整厂沟通 落实确定后 明确面料有 关资料 以便工艺人员核算用料时与染整厂核对面料幅宽 克重资料 注意面料的纱支与克重的对比 方便用料的核算 2 工艺室人员进行有关工艺用量的计算 此时要对辅料情况 特别是百家好事客户对辅料一般都是指定厂家 要对辅料的价格 进一步落实好 以免大货投产后出现价格上的差异 进行详细解说 问明客户哪些辅料属于客供及印花的种类及绣花线的种类 避 免遗漏 客户有特殊要求的 更是需要特别说明 3 生产车间对照工艺单 进行生产量及加工费的计算 由于车间是参照工艺单进行计算 好多内容仅是 纸上谈兵 因此有 条件的尽可能提供样衣 对于工艺单上或是客户特别指示的 要一并详细告知 最好是书面 生产部门 以便尽可能核算准确 4 汇总资料 核算价格 由于核价员习惯于按照自己知道的资料进行核价 因此在客户有特殊要求的时候 一定要有明确指示 并做相关提醒 如面料有特殊要求 有无水洗等 辅料比较奇特 印 绣花价格等 所有这一切 都必须详细准确的写到核价 资料或者是工艺单里 以便以后备查 5 报价时如对某些辅料及印 绣花价格不明确的 报价时要注明所列辅料及印 绣花的价格 如百家好事订单经常会指定辅料 厂 而唯嘉 欧美订单牵扯到面料检测及成衣检测 客户指定辅料 跟单员一定要注意 如果跟单员没明确标注 跟单员要负主要 责任 所有担当学会看核价单上的资料 一定要看清楚 把经手的资料要做到心中有数 有特殊要求的 一定要告诉核价员 我做单证做到心力交瘁 三 备样 一般来说 报完价后 如客户觉得价格接近或者是可以接受 会要求安排备样 原则上先谈价格 后打样 对新客户原则上不 备样 备样要收样品费 备样时主要注意 备样时关键在于保证交期及质量 因此我们经手的资料务必要准确 与客户要求一致 才能保证样品及时得到确认 避免重复返工 一 样品 1 款式样 一般来说款试样主要是看做工的 可以用代替面料 但当有配色时 一定要搭配合适才行 尺寸做工完全按照客供 指示及要求 2 确认样 作为确认样 客户看重的是 颜色要对 辅料要齐 印绣花也要按照要求的去做 特别是代表大货面料一定要好 因为一般来说 确认样是给设计师看的 所以一定是好的和准确的 符合设计师口味的 此项工作非常重要 如果做得不好 可 以说前功尽弃 一切都是白费 3 产前样 一般来说是在大货面料出来以后 为了保证大货的准确性 在裁剪前 做给客户看得样品 代表大货水平 也是 客户对大伙的检验 为了生产的方便 要求产前样必须符合客户对大货的一切要求 避免出现生产损失 安排起来一定要快 对 于 HTP 订单 大货下来后 再安排做大货产前样 待产前样确认后 进行大货生产 HTP 订单不要求打印 绣花样 4 广告样 广告样一般来说是在订单确定后 大货出货前 客户用来扩大宣传 增加销售量的样品 齐色齐码 外观效果要好 一定要起到门面作用 广告样必须提前安排 不能临近再下备样 5 齐色样 此项要求的客户比较少 可以灵活掌握 对于 HTP 的订单 客户要求在工艺单下达后 安排做销售样 而且对于 不好找的辅料可用类似或接近的代替 样衣发走后 安排核价 报价 然后等客户确认意见 6 水洗样 要保证成衣水洗尺寸 必须做好前提工作面料缩水率 7 船样 大多数客户船样要并到大货里 如该并入大货收费的船样未并入大货 跟单员应负主要责任 二 色样 1 色样 制作要好看 及时 保存要完整 一式三份 自己必须留存一份 以免以后的生产过程中 对大货的颜色进行核对 问明客户是在自然光还是在灯光下对色 以便及时确认 2 纱样 3 布样 如麻灰 如客户指定麻灰色号时 可与客户沟通直接进行大货生产 如有客户布样 可找一些颜色比较相近的布样待 客户确认 色样在涉及到麻灰或烟灰色时 最好是让客户指定华孚或金兰纱卡上的色号 便于采供部门购纱 三 印 绣花样 首先是要求尽可能用正确颜色的布 线打样 特别是绣花 绣花线一定要用正确颜色 如确有难度 可以与客户沟通 变通安 排 印 绣花资料必须保证准确 如颜色搭配 花型等 要及时同客户沟通不明确的地方 争取缩短确认周期 印 绣花打确认 样时间 原则上从业务员将印 绣花资料转交外协员后三日内应将确认样转业务员 外协员要注意打确认样布料的颜色一定要正确 确认样原则上要检验合格后才能出厂 对确认样跟单员也要进行检查 由跟单员将确认样寄给客户确认 客户确认后的确认样要 及时转生产厂 并做好交接记录 外协员要对以前及以后外加工的印 绣花价格等资料进行汇总 便于以后出现同类加工业务时 方便查询 四 辅料 由于我们的辅料开发有一定局限性 因此安排辅料时一定要尽可能广 如同行 客户及其它部门 在此特别指出的是网络查询 重点是快 光客户要求的辅料确有一定难度时 及时与客户协商处理意见 辅料管理员要对以前及以后采购的辅料价格等资料 进行汇总 便于以后出现同类辅料时方便查询 对于HTP 的订单 辅料多而且杂 要特别注意染色问题 如梭织布 人字带等 还有一些辅料虽然好找 但达不到辅料厂的起订量 工厂不愿意做 本着客户一般确认销售样上的辅料的作风 因此 应在打样 时 就考虑找一些好做 好找的辅料 减少大货生产不必要的麻烦 辅料总体要求为价格低及质量好 因此广泛汇总各辅料厂资料 是非常必需的 以后再遇到此类辅料时能有据可查 辅料打确认样时间 原则上从业务员将打辅料确认样的资料转交辅料管理员后 三日内应将确认样寄给客户确认 作赢外贸单证必会的 18 步流程 四 合同的执行 在征得客户同意或签定合同并确认客户已执行合同后 如开L C 电汇 预付款等 以 L C 结算的 要尽快催信用证 以预付款结算的 款要及时催 以电汇结算的 风险较大 通常适用于老客户 下达生产通知单 生产通知必须尽可能资料齐全 完备 正确 并在指令下达后落实相关部门在合理的时间内接收到了正确的指令 并已开始执行 向生产厂要生产计划 监督生产 指令在各环节中的进行 保证其顺畅 如有客户资料未到时 要及时与相关部门和客户进行沟通和调解 做出最合理的生产计划 五 确认 在合同签定后 对于担当来说 确认工作是最重要的 在安排确认时 要掌握以下几条原则 a 首先排列生产计划 盘查确认点 首先要清点好辅料 核对好来料颜色是否一致 特别是对主 辅料的盘查 保证生产安 期顺利开始 b 监督和督促生产计划 确认所有保证生产顺利进行的有关指示 书面或实物已交待到有关部门的责任人心中 并已得到认 真执行 如正确的工艺单 样品 印绣花样 客户的最终确认意见或修改意见要及时传达 对生产中出现的各种问题进行监督 反 馈 对于生产中出现的问题要及时和客户进行沟通和处理 c 核对所有来物 与客户确认意见相符一致 d 要注意客户的变更 如面料颜色 合同数量 如出现变更 要在第一时间内通知生产部门 减少不必要的损失 六 合同的跟踪 在合同的执行过程中 要准时填报跟单表 及时给客户报告生产进度 并要及时汇总资料 整理订单 避免出现疏漏的地方 并及时与客户和生产部门沟通 对出现的意外情况要及时处理 如上报 与客户协商拖期 协调有关部门采取补救措施等 在临近交期时 如生产过程中如有妨碍大货交期无法按合同顺利执行时 必须事先通知客户 当大货生产过程中 缝制 印花 绣花等出现妨碍生产顺利进行时 一定要及时通知客户 同时发样给客户 采取有关补救措施 为了大货生产能够顺利进行 首先要及时去生产厂看每天的生产情况 对于客户确认迟缓或者提供一些资料不及时 除了沟通 之外 还应有书面形式传真于客户或者把生产进度情况告诉客户 并提醒有可能影响交期 同时 要排查生产环节中还可能存在的 问题 要及时汇总情况 尤其是辅料 品管主管要会同品管员一起在大货交货前对产品进行检验 并出具验货报告单 对于发现的问题要提出整改建议和防范措施 客户来我司验货时 品管主管或品管员要陪同客户一起验货 并做好记录 七 出货 根据合同的规定及与客户协商的最后结果 及时安排出货 HTP 的客户可能不止一个 他对于箱唛 条形码 包装袋会有不 同要求 应当引起注意 并以书面形式下达给车间 1 出货时间 数量 入货时间 及时通知相关部门 根据入货通知时间及时安排发货 如不能保证交货 衣时同船运公司或客 户协商处理 2 订舱 报关 3 办理内部发货手续 4 船样及相关事宜 船样一般在大货出货前一周给客户寄出 部分单据遗失 如何处理 八 发票的开具及货款回收 国际业务部单证员负责外销产品发票的开具 并负责填写开具外销发票的相关表格 国际业务部核算员负责内销产品发票的开 具 由跟单员负责填写开具内销跟单员负责内销货款的回收 及时督促客户办理 加快我司的资金周转 对于外销产品货款的结算 方面 信用证结算的 由跟单员督促客户及时为我司开具信用证 单证员负责对信用证的内容进行审核 电汇方式结算的 要在发 货后 及时督促客户付款 避免坏帐损失的发生 九 报帐 对于我部门负责的采购及加工业务 要及时与生产厂进行对帐 在业务结束确认无误后 让对方开具符合我司要求的增值税 专用发票 并按我司相关文件规定进行及时报帐 对于费用方面的报帐 差旅费 出差归来后 要及时报帐 具体按公司文件执行 其他费用的报帐 力求在费用发生的当月进 行报帐 避免费用跨月报帐 影响公司及部门的利润核算 十 资料的整理与归档 本部门所有人员对于自己负责的所有资料要及时进行整理并归档 保持桌面清洁 资料摆放有序 分配到个人的档案橱要及时 进行整理 保持资料的整体外观和实用性 不准乱放 对于公用部分的办公用品等 要及时进行整理 个人的资料 样品 样布等 不准随意乱放 如发现随意乱放者 将对责任人进行处罚 十一 产品的售后服务发票的相关表格 多年 来外 贸业 务形 式的 不断 变化 使得 不同 的出 口企 业存 在不 同的 做法 在外 贸业 务管 理方 面无 法形 成一 个普 遍适 用 而且 规范 的模 式 从机 构设 置到 大量 业务 单据 的制 作和 传递 乃至 财务 的核 算 人们 都过 度强 调自 己企 业的 特殊 性而 忽略 了外 贸行 业的 一般 性 最终 造成 了目 前国 内的 外贸 企业 几乎 都在 用计 算机 进行 业务 管理 而所 使用 的软 件系 统是 五花 八门 差不 多 10 家企 业至 少有 6 个 不同 的系 统 其中 不乏 独立 自主 开发 的系 统 实际 上 外贸 企业 的管 理信 息系 统存 在着 很多 共性 的方 面 尤其 是在 所处 理的 信息 内容 方面 应该 是没 有太 大的差别 在中国加入 WTO 以后 必然会有更多的企业将会涉及出口业务 为 了帮助这些企业尽快掌握出口业务管理和单证制作技术 我们在此介绍一个较 适合中小型出口企业的外贸业务管理系统软件的操作 该实验系统将在局域网环境下 首先供 国际贸易实务 课程进行实践性 教学 因此 在经过一段时间的试用后 将在该课程的教学方案和教学大纲中 明确对该项实验的要求 该实验项目也可以供其它课程进行实践性教学 目前 已经在 电子商务概论 和 国际贸易电子化实务 课程中结合相关章节的内 容进行实验操作 并且已完成相应得实验手册的编写 针对 国际贸易实务 课程的实验手册的编写正在进行中 一 实验目的与要求 本实验要求实验者从建立公司和客户信息开始 到完成单据打印的整个操 作流程的操作 假设你正在经营着以你的姓名命名的公司 现在你的新客户 ABC 公司已经与你签订了一份合同 合同号为 CON002 该合同与以前的一个合 同号为 CON001 的合同的交易商品仅仅是将原合同中的货号为 002 的商品换成货 号为 004 的商品 货号为 004 的商品的售价是 0 15 数量是 10000 件 现在需 要使用外贸业务管理系统打印发票 明细单和报关单三份单据 二 实验内容 1 网站下载外贸业务管理系统 Easytodo 6 0 安装软件 2 安装外贸业务管理系统 Easytodo 6 0 软件 3 启动外贸业务管理系统 Easytodo 6 0 4 添加公司信息 5 添加客户信息 6 利用系统中已有客户合同 生成新的客户合同 7 利用新生成的客户合同生成对应的单证 1 制作出口单据 A 汇票 国际贸易中 主要使用的是跟单汇票 作为出口方要求付款的 凭证 制作汇票时应注意下 列问题 出票条款 信用证名下的汇票 应填写出票条款 包括 开证行名称 信用证号码和开 证日期 汇票金额 托收项下汇票金额应与发票一致 若采用部分托收 部分信用证方式结算 则两张汇票金额各按规定填写 两者之和等于发票金额 信用证项下的汇票 若信用证没 有规定 则应与发票金额一致 若信用证规定汇票金额为发票的百分之几 则按规定填写 这一做法 通常用于以含佣价向中间商报价 发票按含佣价制作 开证行在付款时代扣佣 金的情况 付款人名称 托收方式的汇票 付款人为买方 信用证方式下 以信用证开证行或其指 定的付款行为付款人 若信用证未加说明 则以开证行为付款人 收款人名称 汇票的收款人应是银行 信用证方式下 收款人通常为议付行 托收方式 下 收款人可以是托收行 均作成指示式抬头 托收中也可将出口方写成收款人 已收汇 票 然后由收款人作委托收款背书给托收行 B 商业发票 商业发票 Commercial Invoice 是出口商开立的发货价目清单 是装运货物的总说明 发 票全面反映了合同内容 发票的主要作用是供进口商凭以收货 支付货款和进出口商记账 报关纳税的凭据 在不 用汇票的情况下 如付款信用证 即期付款交单 发票代替汇票作为付款的依据 发票没有统一的格式 其内容应符合合同规定 在以信用证方式结算时 还应与信用证的 规定严格相符 发票是全套货运单据的中心 其他单据均参照发票内容缮制 因而制作不 仅要求正确无误 还应排列规范 整洁美观 制作内容及注意事项如下 出口商名称 发票顶端必须有出口商名称 地址 电传 传真和电话号码 其中出口商 名称和地址应与信用证一致 发票名称 在出口商名称下 应注明 发票 Cormercial Invoice 或 Invoice 字样 发票抬头人 通常为国外进口商 在信用证方式时 除非另有规定 应为开证申请人 发票号码 合同号码 信用证号码及开票日期 发票号码由出口商自行按顺序编制 合 同号码和信用证号码应与信用证所列的一致 如信用证无此要求 亦应列明 开票日期不 应与运单日期相距太远 但必须在信用证交单期和有效期之内 装运地和目的地 应与信用证所列一致 目的地应明确具体 若有重名 应写明国别 运输标志 嗟头 凡来证有指定嗟头的 按来证制作 如无规定 由托运人自行制定 以集装箱方式装运 可以集装箱号和封印号码取代 运输单据和保险单上的嗟头 应与发 票一致 货物名称 规格 包装 数量和件数 关于货物的描述应符合合同要求 还必须和信用 证所用文字完全一致 如用列明重量 应列明总的毛重和净重 单价和总值 单价和总值必须准确计算 与数量之间不可有矛盾 应列明价格条件 贸 易术语 总值不可超过信用证金额的超值发票 银行可以接受 也有权拒收 附加证明 大致有以下几种 l 加注费用清单 运费 保险费和 FOB 价 2 注明 特定号码 如进口许可证号 布鲁塞尔税则号 3 注明原料来源地的证明文句 出单人名称 发票由出口商出具 在信用证方式下 必须是受益人 UCP 500 规定 商 业发票可以只标明出单人名称而不加签署 如需签字 来证中应明确规定 如 Signed Commercial Invoice C 运输单据 运输单据因不同贸易方式而异 有海运提单 海运单 航空运单 铁路运单 货物承运收 据及多式联运单据等 我国外贸运输方式以海运为主 这里着重介绍海运提单 Bill of Lading 的缮制及注意事项 托运人 Shipper 一般即为出口商 也即信用证的受益人 如果开证申请人为了贸易上 的需要 在信用证内规定作成第三者提单也可照办 例如请货运代理做托运人 收货人 consignee 该栏又称提单抬头 应严格按信用证规定制作 如以托收方式结算 则一般做成指示式抬头 即写成 To order 或 To the order of x x X 字样 不可做成以买方 为抬头的记名提单或以买方为指示人的提单以免过早转移物权 通知人 NotifyParty 这是货物到达目的港时船方发送到货通知的对象 通常为进口方 或其代理人 但无论如何 应按信用证规定填写 如果信用证没有规定 则正本提单以不 填为宜 但副本提单中仍应将进口方名称地址填明 以便承运人通知 提单号码 B L No 提单上必须注明编号 以便核查 该号码与装货单 又称大副收 据 或 集装箱 场站收据的号码是一致的 没有编号的提单无效 船名及航次 Name of Vessel Voy No 填列所装船舶及航次 如中途转船 只填写第一 程船名航次 装运港 Port of Loading 和卸货港 Port of Discharge 应填写具体港口名称 卸货港 如不同国家有重名 则应加注国名 卸货港如采取选择港方式 应全部列明 如伦敦 鹿 特丹 汉堡选卸 则在卸货港栏中填上 option London Rotterdam Hamburg 收货人必须 在船舶到达第一卸货港前在船公司规定时间内通知船方卸货港 否则船方可在其中任意一 港卸货 选择港最多不得超过三个 且应在同一航线上 运费按最高者计收 如中途转船 卸货港即填写转船港名称 而目的港应填入 最 终目的地 Final Destination 栏内 也可 在卸货港内填上目的港 同时注明在 XX 港转船 W Tat XX 唛头 与发票所列一致 包装件数和种类 Number and Kind of Packages 与货物描述 Description of Goods 按 实际情况列明 一张提单有几种不同包装应分别列明 托盘和集装箱也可作为包装填列 裸装有捆 件 散装货应注明 In bulk 货物名称允许使用货物统称 但不得与信用证中 货物的描述有抵触 危险品应写清化学名称 注明国际海上危险品运输规则号码 IMCO CODE PAGE 联合国危规号码 UN CODE NO 危险品等级 CLASS NO 冷藏货物 注明所要求的温度 毛重和尺码 Gross Weight Measurement 除信用证另有规定外 重量以千克或公吨为 单位 体积以立方米为计算单位 运费和费用 Freight Charges 本栏只填运费支付情况 CFR 和 CIF 条件成交 应填 写运费预付 Freight PrePaid FOB 条件成交 一般填写运费到付 Freight Collect 除 非买方委托发 货人代付运费 程租船一般只写明 AS ARRANGED 按照约 定 如信 用证另有规定 按信用证规定填写 正本提单份数 Number of original Bs L 按信用证规定签发 并分别用大小写数字填写 如 2 TW 信用证中仅规定 全套 FUll set 习惯做两份正本 但一份正本亦可视为 全套 提单日期和签发地点 除备运提单外 提单日期均为装货完毕日期 不能迟于信用证规 定的装运期 提单签发地点按装运地填列 如果船期晚于规定装运期 要求船方同意以担 保函换取较早日期提单 这就是 倒签提单 Anti dated B L 货未装上船就要求船方出 具已装船提单 这就是 预借提单 Advanced B L 这 种做法系国际航运界陋习 一旦 暴露 可能造成对方索赔以至拒收而导致巨大损失 签署 按 UCP 500 规定 海运提单表面应注明承运人名称 并由承运人或其代理人 船 长或其代理人签署 签署人亦须表明其身份 若为代理人签署 尚须表明被代理一方的名 称和身份 其他 信用证要求在提单上加注的内容 如信用证规定 每份单据上均应显示信用证号码 提单需提供贸促会证明 等 必须按信用证规定处理 D 保险单 保险单 Insurance Policy Certification 是保险人与被保险人之间订立的保险合同的凭证 是被保险人索赔 保险人理赔的依据 在 CIF 或 CIP 合同中 出口商在向银行或进口商收 款时 提交符合销售合同及 或信用证规定的保险单据是出口商必不可少的义务 保险单主要内容如下 保险人及保险公司 保险单编号 被保险人 即投保人 在 CIF 或 CIP 条件下 出口货物由出口商申请投保 在信用证没 有特别规定的前提下 信用证受益人为被保险人 并加空白背书 以转让保险权益 标记 指运输标志应和提单 发票及其他单据上的标记一致 通常在标记栏内注明 按 XX 号发票 as per Invoice No X XX 包装及数量 应与发票内容相一致 保险货物名称 可参照商业发票中描述的商品名称填制 也可填货物的统称 信用证有 时要求所有单据都要显示出信用证号码 则可在本栏空白处表示 保险金额 按信用证规定金额投保 若信用证未规定 则按 CIF 或 CIP 价格的 110 投 保 保费及资率 保费及资率一般没有必要在保险单上表示 该栏仅填 AS ARRANGED 但来证如果要求标明保费及费率时 则应打上具体数字及费率 装载运输工具 海运货物应填写船名和航次 如果需在中途转船 如投保时已确定二程 船名 则把二程船名也填上 如二程船名未能预知 则在第一程船名后加注 and or steamers 开航日期 起运地和目的地 开航日期缮 quot as per B L 见提单 地点参照提单填 写 承保险别 本栏是保险单的核心内容 它主要规定了保险公司对该批货物承保的责任范 围 也是被保险人在货物遭到损失后 确定是否属保险公司责任的根据 本栏应按投保资 料缮制 并要严格符合信用证条款的要求 赔付地点和赔付代理人 一般为保险公司在目的地或就近地区的代理人 保险单签发日期和地点 保险单的出单日期不迟于提单或其他货运单据签发日期 以表 示货物在装运前已办理保险 保险公司签章 E 原产地证明 原产地证明 Certificate of Orgin 是用以证明货物原产地或 制造地 是进口国海关计征税 率的依据 我国出口商品所使用的产 地证主要有以下几种 普通产地证 用以证明货物的生产国别 进口国海关凭以核定应征收的税率 在我国 普通产地证可由出口商自行签发 或由进出口商品检验局签发 或由中国国际贸易促进委 员会签发 实际业务中 应根据买卖合同或信用证的规定 提交相应的产地证 在缮制产 地证时 应按 中华人民共和国原产地规则 及其他规定办理 普惠制产地证 GSP Certfficate of origin 目前给予我国普惠制待遇的有澳大利亚 新西 兰 日本 加拿大 挪威 瑞士 俄罗斯及欧盟 15 国 以及部分东欧国家 凡是向给惠国 出口受惠商品 均须提供普惠制产地证 才能被受关税减免的优惠 所以不管来证是否要 求提供这种产地证 我出口商均应主动提交 普惠制产地证的书面格式名称为格式 A Form A 但对新西 兰还须提供格式 59A Form 59A 对澳大利亚不用任何格式 只 须在商业发票上加注有关声明文句 在我国 普惠制产地证由进出口商品检验局签发 纺织品产地证 Certificate of origin Textile product 对欧盟国家出口纺织品 需提交该 产地证 该证是进口国海关控制配额的依据 在我国 该证由地方外经贸委 厅 颁发 GSP 产地证是取得关税优惠 而纺织品产地证是取得配额 证明 对欧盟出口有关产品时 需同时提交两种产地证 对美国出口的原产地声明书 凡属对美国出口的配额商品 如纺织品等 应由出口商填 写原产地声明书 有三种格式 l 格式 A 单一国家声明书 Single Country Declaration 声明商品产地只有一个国家 2 格式 B 多国家产地声明书 Multiple Country Declaration 声明商品的原材料是由两个或两个以上国家生产的 3 格式 C 非多种 纤维纺织品声明书 亦称否定声明书 Negative Declaration 凡纺织品的主要价值或主要 重量属于麻或丝的原料或含羊毛量不超过 17 则可填用此格式 以说明该类商品为非配 额产品 F 检验证书 国际贸易中检验证书 Inspection Certification 种类很多 分别用以证明货物的品质 数量 重量和卫生条件等方面的情况 检验证书一般由国家指定的检验机构出具 也可根据不同 情况 由出口企业或生产企业自行出具 应注意出证机构检验货物名称和检验项目必须符 合信用证的规定 还须注意检验证书的有效期 一般货物为 60 天 新鲜果蔬类为 2 3 个星 期 出口货物务必在有效期内出运 如超过期限 应重新报验 G 包装单据 包装单据 Packing Document 是指一切记载或描述商品包装 种类和规格情况的单据 是 商业发票的补充说明 主要有装箱 Packing List 重量单 Weight List 尺码单 Measurement List H 其他单证 其他单证按不同交易情况 由合同或信用证规定 常见的有 寄单证明 Beneficiary s Certificate for Despatch of Documents 寄样证明 Beneficiary s Certificate f