某公司用友U8操作手册

渝水公司用友渝水公司用友 U8U8 操作手册操作手册 2 目目 录录 一 部门职责 2 二 部门岗位划分 3 三 系统业务处理流程 3 四 日常业务系统处理举例 6 1 日常业务类型的界定 6 2 普通应付业务日常处理 6 3 月末结账 14 一 部门职责 销售部门的日常工作在 ERP 系统处理中主要工作有 1 预测销售情况 并根据客户订货要求录入销售订单 2 根据客户要货要求 拷贝销售订单生成发货单打印给客户提货或库房送货 3 根据客户约定的付款条件和日期 参照发货单生成销售发票 并到财务开 具正式发票送达客户 4 根据财务的应收账款政策 负责催收货款 交回财务 5 负责维护客户档案和销售价格管理和客户信用 6 协助财务部门进行对账 采购部门的日常工作在 ERP 系统处理中主要工作有 1 根据销售预测和库存情况编制采购计划和录入采购订单 2 根据采购到货情况拷贝采购订单生成采购到货单 3 根据供应商约定的付款条件和日期 索要相关的采购发票交给财务 并参 照录入系统 再做采购结算业务 4 根据财务的应付账款政策和资金情况支付供应商 5 负责维护供应商档案和采购价格管理 6 协助财务部门进行对账 库房的日常工作在 ERP 系统处理中主要工作有 1 根据采购到货单 检查到货质量数量是否正常 参照到货单生成入库单 并办理入库手续 3 2 审核销售发货单 生成销售出库单 办理出库送货手续 3 办理日常的采购退货和销售退货手续 4 办理日常调拨 盘点等工作 确保账物相符 财务部门的日常工作在 ERP 系统处理中主要工作有 应付款管理 1 进行采购发票的审核 录入其他应付单据 确认应付账款 2 根据约定付款政策进行付款 并填制付款单 3 进行付款核销业务处理 4 进行其他应付往来转账业务处理 票据管理等 5 制单处理 填制凭证 应收款管理 1 进行销售发票的审核 录入其他应收单据 确认应收账款 2 根据约定收款政策进行收款 并填制收款单 3 进行收款核销业务处理 4 进行其他应收往来转账业务处理 票据管理等 5 制单处理 填制凭证 存货核算 1 进行单据记账 生成存货明细账 2 做暂估结算成本处理 3 通过填制出入库调整单来对存货账调账 4 仓库期末处理进行存货成本核算 5 制单处理 填制凭证 二 部门岗位划分 三 系统业务处理流程 销售管理 关键操作节点 1 业务 销售订货 销售订单 当客户来电有订货意向时 由销售人员录入销售订单并跟踪维护 2 业务 发货 发货单 退货单 当客户确认价格及数量后 由销售人员参照订单自动生成发货单 价格自 动带出 或手工录入协议价格 退货时参照发货单生成 3 业务 开票 销售专用 普通 发票 红字发票 4 当客户确认付款或者挂账时 由销售人员参照发货单生成发票 并可通过 防伪税控接口导出到税务开票系统进行真票打印 退票时参照退货单生成 红字发票 5 业务 价格管理 价类设置 由价格管理专员进行销售价格政策管理 可实现在订单 发货单 发票上 自动带出预设的协议价格 避免手工录错价格 6 月末结账 月末关账操作 关账后 已结账月份业务操作不能再修改 采购管理 关键操作节点 1 业务 订货 采购订单 根据销售量和库存量预测 确定采购订货计划 由采购员录入采购订单 并进行跟踪管理 2 业务 到货 到货单 到货退回单 货物到后 采购人员根据到货的实际情况 参照采购订单生成采购到货单 3 业务 发票 专用 普通 采购发票 运费发票 收到货后 采购人员根据与供货商约定的到货付款条件和财务部门协议后 向供应商索要采购发票 并在系统中参照订单或到货单生成发票 挂应付 账款或者现付 4 业务 采购结算 发票录入后 需要与对应的入库单结算以核算采购成本 在手工核算中分 别过滤出发票和入库单再执行结算 5 供应商管理 供应商存货价格表 录入供应商协议供货价格 以便自动带出采购单据价格 6 月末结账 月末关账操作 关账后 已结账月份业务操作不能再修改 库存管理 关键操作节点 1 日常业务 入库 采购入库单 采购到货时 库管员根据采购员已确认的到货单参照生成采购入库单 2 日常业务 入库 其它入库单 有其他的入库业务 或盘点入库等时 录入其他入库单 3 日常业务 出库 销售出库单 库管员发货出库时 参照选择发货单生成出库单 确认货物出库 4 日常业务 调拨 盘点 整理现存量 5 月末结账 月末关账操作 5 关账后 已结账月份业务操作不能再修改 存货核算 关键操作节点 1 业务核算 正常单据记账 对出入库单据进行记账 生成存货明细账 2 业务核算 结算成本处理 对采购暂估业务进行暂估处理 暂估结算成本 3 业务核算 期末处理 对库存的存货自动进行当月出入库成本核算 4 财务核算 生成凭证 自动生成出入库成本核算凭证传递到总账系统 5 业务核算 月末结账 月末关账操作 关账后 已结账月份业务操作不能再修改 应付管理 关键节点操作 1 应付单据处理 应付单据录入 手工录入除采购发票外其他应付类单据 2 应付单据处理 应付单据审核 财务对其他应付类单据审核 或根据实际收到的发票 对采购员在采购管 理模块中录入的采购发票进行检查 确认票据的合法性 并在采购管理中 进行现付或结算处理 然后在应付账款模块中对采购发票进行审核 挂应 付账款往来或支付款项 3 付款单据处理 付款单据录入 业务人员进行付款申请 经过审批程序进行付款时 将付款申请单交财务 部门 财务出纳人员进行付款处理 并录入付款单据 4 付款单据处理 付款单据审核 财务人员对录入的付款单据进行审核 确认该笔款项已经付出 5 核销处理 手工核销 自动核销 财务作账务处理 将付款单据和应付单据进行核销供应商欠款或预付账款 处理 6 票据管理业务 对往来商业票据等进行贴现 背书 结算 计息等操作 7 转账业务 进行预付冲应付 应付冲应付 应付冲应收 红票对冲等转账业务处理 8 制单处理 对当月业务操作进行制单自动生成凭证传递到总账系统 6 9 期末处理 月末结账 月末关账操作 关账后 已结账月份业务操作不能再修改 应收管理 关键业务节点 1 应收单据处理 应收单据录入 手工录入除销售发票外其他应收类单据 2 应收单据处理 应收单据审核 财务对其他应收类单据审核 或根据实际开出的销售发票 对销售员在销 售管理模块中录入的销售发票进行检查 确认票据的合法性 并在销售管 理中进行现结 然后在应收账款管理模块中对销售发票进行审核 挂应收 账款往来或现收款项 3 收款单据处理 收款单据录入 业务人员收回款项 交纳财务时 将交款申请单交财务部门 财务出纳人 员进行收款处理 并录入收款单据 4 收款单据处理 收款单据审核 财务人员对录入的收款单据进行审核 确认该笔款项已经收回 5 核销处理 手工核销 自动核销 财务作账务处理 将收款单据和应收单据进行核销客户欠款或预收账款处 理 6 票据管理业务 对往来商业票据等进行贴现 背书 结算 计息等操作 7 转账业务 进行预收冲应收 应收冲应收 应收冲应付 红票对冲等转账业务处理 8 制单处理 对当月业务操作进行制单自动生成凭证传递到总账系统 3 期末处理 月末结账 月末关账操作 关账后 已结账月份业务操作不能再修改 四 日常业务系统处理举例 1 日常业务类型的界定 采购业务分为 采购业务分为 普通采购 结算方式划分 结算方式划分 现金 按照开户银行划分结算方式 2 普通应付业务日常处理 7 初始设置 初始设置 基本科目设置 基本科目设置 应付账款 设置 初始设置 基本科目设 置 应付科目设置 应交增值税科目设置 采购退回科目 预付科目 产品科目 产品科目 应付账款 设置 初始设置 基本科目设置 日常核算处理 日常核算处理 应付单据录入 应付单据录入 应付账款 日常业务 应付单据处理 应 付单据录入 其他非主销售业务形成的应付账款 如对外临时借款等情况 点击 应付单据审核 时 在单据过滤条件中点击 确认 按钮 即可进入 单据处理主界面 在单据处理主界面 点击 增加 按钮 系统弹出 单据 类别 选择框 用户需要输入要新增单据的单据类别 单据名称 包括在初始设置设定的单据 用下拉框进行选择 单据类型 包括发票和应付单 单击右方下拉框 选择要录入单据的类型 单据方向 包括正向和负向 根据需要用下拉框进行选择 若输入的单据为 红字单据 则可选择方向为负向 选择完单据的类型 名称和方向后 点击 确认 按钮 屏幕即会出现该 类型单据新增单据界面 可以输入有关栏目 点击 取消 按钮 系统会取 消刚才的操作 参照栏目说明 进行单据录入 录入完成后 按 保存 按钮 即可保存当 前新增单据 如果当前正处于增加状态 则新增加的单据的单据类型 单据名称和单据方 向同上一张单据 若新增加的单据名称 类型或方向与上一张不同 则需要退出单据录入功能 返回单据处理主界面 点击 增加 按钮 重新选择单据类别进行单据录入 应付单审核应付单审核 弃审 弃审 应付账款 日常业务 应付单据处理 应付单据审核 弃审 自动批审自动批审 用鼠标点击 日常处理 下的 应付单据处理 下的 应付单据审核 系统 显示一查询条件框 输入查询条件后 用户可以点击 批审 按钮 系统根据 当前的过滤条件将符合条件的未审核单据全部进行后台的一次性审核处理 批 8 审完成后 系统提交单据批审报告 自动批审报告显示成功的张数以及明细审 核单据 用户可点击按钮 即可显示成功审核的明细单据 手工批审手工批审 可在输入过滤条件后 进入单据列表界面 进行选择 在选择标志一栏里 双 击鼠标或者打对勾 然后点击工具栏中的审核按钮 则表示要将该张单据审核 可以 全选 图标将所有的单据全部选中 点击 全消 图标取消所做的选择 选择单据后 单击 审核 图标将当前选中的单据全部审核 批审完成后 系统提交单据批审报告 显示成功的张数以及未成功单据的张数 用户可点击按钮 即可显示明细单据 批量弃审批量弃审 用户也可在输入弃审单据的过滤条件后 点击 确认 按钮 进入已审核单据 列表界面 通过点击 全选 全消 按钮将列表中的记录全部打上选择标 志或取消选择标志 在需要进行弃审的结算单打上选择标志 点击 弃审 按钮 对当前应付单进 行批量弃审 批量弃审完成后 系统提交单据批量弃审报告 报告显示弃审成功的张数以及 明细单据 用户在批审报告中 点击按钮 即可显示未成功弃审的明细单据 单张审核单张审核 在审核列表界面 可双击单据记录或点击 单据 按钮 则进入单据卡片界面 直接单击 审核 按钮将当前单据审核 已收款销售发票审核的处理已收款销售发票审核的处理 当审核的发票是已经做过现结处理 则系统在审核过滤时需要选择 现结 记 账的同时 后台还将自动进行相应的核销处理 对于发票有剩余的部分 作应 付账款处理 提醒 弃审说明 弃审是审核的反操作 可以在已审核单据列表中 双击单据记录或点击 单据 按钮 则进入单据卡片界面 直接单击 弃审 按钮将当前单据弃审 付款单填加 付款单填加 付款单填加 付款单填加 应付账款 日常业务 付款业务处理 9 应付系统的付款单用来记录企业所收到的供应商款项 款项性质包括应付 款 预收款 其他费用等 其中应付款 预付款性质的付款单将与发票 应付单 付款单进行核销勾对 应付系统收款单用来记录发生采购退货时 收到得供应商退回款项 该收 款单可与应付 预收性质的收款单 红字应付单 红字发票进行核销 点击 增加 按钮 录入付款单 录入后 点击 审核 按钮对其进行审 核 若用户不进行批量制单 系统在此提供用户及时制单功能 即总账系统启 用后 在对结算单进行了审核后 系统会询问是否要立即制单 若选择是 则立 即显示当前结算单的凭证界面 如果不想立即制单 则可以在 制单处理 功能 中集中处理 则选择否 回到当前结算单卡片界面 只是该结算单处于已经审核 状态 若希望批量审核收付款单 则也可在 收款单据审核 处进行批量的手工 或自动审核 此时如果希望立即指明付款业务是付的哪几笔采购业务的款项 可以对该 收付款单进行核销处理 核销就是指确定收付款单与原始的采购发票 应付单之 间的对应关系的操作 若在点击 核销 按钮之前尚未对付款单进行审核 可直 接点击 核销 按钮 则系统在后台直接审核该付款单 并提示是否制单 在制 单完成或不制单后 进入核销界面 进行核销处理 若希望批量处理核销业务 则以不在此进行核销处理 到 核销处理 节点进行统一处理 但 核销处理 节点进行的核销处理 不可以处理异币种间的核销 对于单据核销情况 可到 单据查询 中进行明细查询 在收付款单及原始的发票 应付单都已制单后 且核销双方的控制科目不 同时 在选项中选择核销制单核销制单的前提下 可以在 制单处理 节点对核销处理进 行制单 付款单审核 付款单审核 应付账款 日常业务 付款业务处理 在单据 界面进行审核 弃审 单张审核 进入单据界面 系统显示所选的单据格式 及最后一次操作的单据 用 鼠标点击 上张 下张 首张 末张 按钮 查找需要审核 弃审的单据 或点击 定位 按钮 利用定位功能查找需要审核 弃审的单 据 审核当前单据 点击 审核 按钮 系统将当前单据审核 并将当前 10 操作员写入表尾 审核人 同时 审核 按钮变为 弃审 按钮 弃审当 前单据 点击 弃审 按钮 系统将当前单据弃审 取消 审核人 同时 弃审 按钮变为 审核 按钮 在单据列表界面选择要审核 弃审的单据 进入单据列表界面 显示过滤界面 输入过滤条件 按 过滤 可过 滤出符合条件的单据列表记录 用户可以按工具栏 过滤 按钮重新查询 将光标移到要审核 弃审的单据的任一行 或点击 定位 按钮 利用定位 功能查找要审核 弃审的单据 双击单据行进入该单据查询状态 进行单据 审核 弃审 操作说明见上 在批量处理界面进行批审 批弃 进入批量处理界面 输入过滤条件 按 批审 或 批弃 则将符合 过滤条件的单据带入 如没有则系统提示 没有符合条件的单据 点击 选择 则选择当前行 再点击 则取消选择 可 全选 全消 选单完毕 按 确认 则所选单据被审核 弃审 执行完毕系统显示 批量 审核 弃审 完毕 核销处理 核销处理 单据核销的作用是解决收回客商款项核销该客商应付款的处理 建立收款 与应付款的核销记录 监督应付款及时核销 加强往来款项的管理 手工核销指由用户手工确定付款单核销与它们对应的应付单的工作 通 过本功能可以根据查询条件选择需要核销的单据 然后手工核销 加强了 往来款项核销的灵活性 点击 核销处理 手工核销 进入核销过滤条件界面 选择需要进行核销处理的供应商 输入结算单 被核销单据过滤条件 点击 确认 按钮 进入单据核销界面 上边列表显示该供应商可以核 销的结算单记录 下边列表显示该供应商符合核销条件的对应单据 结算单列表显示结算单表体明细记录 包括款项类型为应付款和预收款 的记录 而款项类型为其他费用的记录不允许在此作为核销记录 核销 时可以选择其中一条表体记录进行 余额已经为 0 的表体记录不用在此 列表中显示 核销时 结算单列表中款项类型为应付款的记录其缺省的本次结算金额 该记录的原币余额 款项类型为预收的记录其缺省的本次结算金额为空 核销时可以修改本次结算金额 但是不能大于该记录的原币余额 用户手工输入本次结算金额 本次结算 上下列表中的结算金额合计必 须保持一致 点击 保存 按钮 即可完成本次核销操作 11 用户也可手工输入本次结算金额后 点击 分摊 按钮 系统将当前结 算单列表中的本次结算金额合计自动分摊到被核销单据列表的本次结算 栏中 核销顺序依据被核销单据的排序顺序 用户可更改当前被核销单 据的排序 可通过点击 栏目 单据 按钮 即可进行单据列表顺序的设 置 完成后 点击 保存 按钮 系统自动保存该结算单核销信息 核销界面中点击 退出 按钮则可退出单据核销功能 自动核销指用户确定收款单核销与它们对应的应付单的工作 通过本功 能可以根据查询条件选择需要核销的单据 然后系统自动核销 加强了往 来款项核销的效率性 点击 核销处理 自动核销 进入核销过滤条件界面 输入过滤条件 点击 确认 按钮 自动核销时提供进度条 使能够知 道核销进程 核销完成后 提交自动核销报告 显示已核销的情况和未核销的原因 其他转账处理 其他转账处理 应付冲应付 应付冲应付 指将一家供应商的应付款转到另一家供应商中 通过本功 能将应付款业务在客商之间进行转入 转出 实现应付业务的调整 解决 应付款业务在不同客商间入错户或合并户问题 单击 日常处理 菜单项下 转账处理 中的 应付冲应付 在货款 其他应付款和预收款复选框中选择需要处理的单据 输入转出户 转入户等过滤条件 单击 过滤 按钮 系统会将该转出户 所有满足条件的单据全部列出 可手工输入并账金额 金额大于 0 小于 等于余额 预付冲应付 预付冲应付 处理供应商的预付款和该供应商应付欠款的转账核销业务 选择 日常处理 菜单项下 转账处理 中的 预付冲应付 也可以进行单个供应商的预付冲抵应付款工作 则在 预付款 页签中输入 过滤信息 输入完成后 点击 过滤 按钮 系统会将该供应商所有满足条件的应付 款的单据类型 单据编号 单据日期 单据金额 转账金额等项目列出 可以在转账金额一栏里输入每一笔应付款的转账金额 红票对冲红票对冲 用某供应商的红字发票与其蓝字发票进行冲抵 分为手工冲 销和自动冲销 手工冲销 手工冲销 选择 日常处理 菜单项下 转账处理 红票对冲 人工红票对 冲 12 输入需要进行红票对冲的供应商 币种 方向 输入红票过滤条件 蓝票过滤条件后 点击 确认 按钮 屏幕会显示 该供应商所有满足条件的红字及蓝字单据 系统自动将红票原币余额带入红票的对冲金额中 用户可修改 但对冲 金额不能大于原币余额 用户可在冲销单据中输入对冲金额 点击 保存 按钮 保存对冲操作 用户也可通过 分摊 按钮 将红票金额依据蓝字单据顺序分摊到对冲 金额中 蓝字单据顺序可通过点击 栏目 蓝票 进行列表顺序的设置 点击 保存 按钮 保存对冲操作 自动冲销 自动冲销 选择 日常处理 菜单项下 转账处理 红票对冲 自动对冲 输入进行红票对冲的过滤条件如日期 供应商 币种 输入后 点击 确认 按钮 进行自动对冲 自动对冲时提供进度条 显示自动对冲进程 执行完毕后 显示自动红冲报告 显示红冲金额或 错误原因 应付冲应收 应付冲应收 用某供应商的应付账款 冲抵某客户的应收款项 系统通过应 付冲应收功能 将应付款业务在供应商和客户之间进行转账 实现应付业 务的调整 解决应收债权与应付债务的冲抵 选择 日常处理 菜单项下 转账处理 中的 应付冲应收 用应付款冲抵应收款 则须选中 应付冲应收 选择 预收冲预付 则可选择 预收款冲抵预付款操作 提醒 如果需要红字应付单冲销红字应收单 则可以将 负单据 复选框选中 点击 应付 页签 输入过滤条件 输入完成后 点击 过滤 按钮 系统会将该供应商所有满足条件的应付款 的单据类型 单据编号 日期 金额等项目全部列出 可以在转账金额一栏 里输入每一笔应付款的转账金额 提醒 每一笔应付款的转账金额不能大于其余额 如果在转账总金额中输入了数据 则可以通过点击 分摊 按钮 自动将转 账总金额按照列表上单据的先后顺序进行分摊处理 提醒 对自动分摊好的金额可以进行手工修改 若已经分摊好转账金额 再次点击 分摊 按钮 则此时系统将自动清空所 有单据上的转账金额 用鼠标单击 应收 页签 输入或选择有关项目 输入完成后 点击 过滤 按钮 系统会将该客户所有满足条件的应收款的单据类型 单据编号 日期 13 金额等项目全部列出 可以在转账金额一栏里输入每一笔应收款的转账金额 提醒 每一笔应收款的转账金额不能大于其余额 如果在转账总金额中输入了数据 则也可以通过点击 分摊 按钮 自动将 转账总金额按照列表上单据的先后顺序进行分摊处理 制单 制单 制单即生成凭证 并将凭证传递至总账记账 系统在各个业务处理 的过程中都提供了实时制单的功能 除此之外 系统提供了一个统一制单 的平台 可以在此快速 成批生成凭证 并可依据规则进行合并制单等处 理 选择 日常处理 菜单项下 制单处理 进行制单 用鼠标单击左边选择 制单类型 制单类型包括发票制单和应付单制单 结算单制单 核销制单 票据处理制单 并账制单 现结制单 坏账处理 制单 转账制单 汇兑损益制单 输入完查询条件 单击 确认 系统会将符合条件的所有未制单已经记 账的单据全部列出 输入制单日期 并在 凭证类别 栏目处 用下拉框为每一个制单类型设置 一个默认的凭证类别 可以在凭证中修改该类别 可以在选中一条记录 然后点击 单据 按钮 即可显示该条记录所对应 的单据卡片形式 若该条记录所对应的单据有多条 则先显示这些单据记 录的列表形式 然后可以双击打开成卡片形式 若希望在生成凭证的过程中系统自动形成凭证的摘要内容 可以点击 摘 要 按钮 进行凭证摘要设置 为了快速地 成批地 有效的生成凭证的 摘要内容 可以使用制单功能运用凭证摘要设置功能来达到这个目的 选择要进行制单的单据 在 选择标志 一栏双击 系统会在你双击的栏目 给出一个序号 表明要将该单据制单 可以修改系统所给出的序号 例如 系统给出的序号为 1 可以改为 2 相同序号的记录会制成一张凭证 也 可点击 合并 按钮 进行合并制单 凭证删除 凭证删除 通过凭证查询来查看 修改 删除 冲销应付账款系统传到 账务系统中的凭证 单据查询 选择 凭证查询 通过时间范围下拉框选择要查询的凭证的日期范围 点击 查询 按钮 调出查询条件界面 选择查询条件 点击 单据 按钮 联查当前原始单据 原始单据界面中提供打印 预览 功能 点击 凭证 按钮 联查当前凭证 点击 修改 按钮 修改当前凭证 14 点击 删除 按钮 删除当前凭证 点击 冲销 按钮 可作红字冲销 当凭证处于已记账状态时 不能修改 和直接删除凭证 只能红字冲销 即生成一张与该凭证方向 金额相同的 红字凭证 原蓝字凭证所涉及的单据或处理回到原未制单状态 但已审核 未记账 未审核的凭证不能做凭证红冲处理 恢复操作 恢复操作 对原始单据进行了审核 对收款单进行了核销等操作后 发现 操作失误 可