资料管理办法

中国建筑第四工程局有限公司华东公司建设工程项目档案中国建筑第四工程局有限公司华东公司建设工程项目档案 分类管理办法分类管理办法 1总则总则 1 1建设工程文件的重要性建设工程文件的重要性 1 是建设工程交付验收的依据 2 是工程维修 扩建 改造 更新和使用的重要依据材料 3 是工程预决算的重要依据 4 是建设工程申报科技示范工程 优质工程必不可缺少的材料 5 是检验和衡量施工单位资质和信誉的依据 6 是建设工程质量终身制的重要组成部分 1 2建设工程文件管理存在的问题建设工程文件管理存在的问题 1 历史欠账多 很多已经竣工使用的工程项目的工程文件严重缺失 无档可查 2 施工文件编制严重滞后于工程进度 工程现场的文件管理职责缺 失 工程文件现场形成 的意识淡薄 建设工程数据存在造假现 象 3 地下管线工程文件编制管理问题突出 4 竣工后建设工程文件归档管理不到位 5 纸质建设工程文件增量大 存放环境受限 对建设电子文件保管 跟不上信息技术的发展 未采用现代管理方法和技术 1 3制定依据制定依据 建设工程文件归档规范 GB T50328 2014 结合 关于做好股 份公司名义承接及四局名义承接工程资料归档工作的通知 建四办 字 2016 4 号 管理办法 1 4适用范围适用范围 2 本办法适用于华东分公司直属各项目部 分公司各项目部工程施工文 件的归档整理和工程施工档案的验收 2述语述语 2 1 建设工程项目 经批准按照一个总体实际进行施工经济上统一实行核算行政上具有独 立组织形式实行统一管理的工程基本建设单位 它有一个或若干个具 有内在联系的工程所组成 2 2 单位工程 具有独立设计文件竣工后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程并 构成建设工程项目的组成部分 2 3 分部工程 单位工程中可以独立组织施工的工程 2 4 施工文件 施工单位在工程施工过程中形成的文件 2 5 竣工图 工程竣工验收后真实地反映建设工程项目施工结果的图样 2 6 建设工程档案在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字 图表 声像等各种形式的历史记录也可简称工程档案 2 7 案卷 由互有联系的若干文件组成的档案保管单位 2 8 组卷 按照一定原则和方法将有保存价值的文件分门别类整理成案卷 2 9 归档 文件形成单位完成其工作任务后将形成的文件整理组卷后按规定移交 档案管理机构 3档案要求档案要求 3 1 工程施工档案要求工程施工档案要求 3 1 工程施工文件应真实反映工程质量的实际情况 并与工程进度同 步形成 收集和整理 2 归档文件必须真实有效 完整齐全 3 归档文件均应为签署 盖章齐全的原件 当出现复印件时 应加 盖复印件提供单位的公章 注明复印日期 并有经手人签字 利用计 算机打印的文件必须采用手工签名的方式 4 归档的文件材料要字迹清楚 图面整洁 不得用圆珠笔 铅笔或 纯蓝墨水等易褪色的书写材料书写 绘制 5 归档的文件均应为签署 盖章齐全的原件 当出现复印件时 应 加盖复印件提供单位的公章 注明复印日期 并有经手人签字 6 工程文件中文字材料幅面尺寸规定宜为 A4 幅面 297mm 210mm 均采用 70g 以上白色书写纸制作 图纸宜采用 国家标准图幅 7 工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大 耐久性强的纸张 图纸一般采用蓝晒图 竣工图应是新蓝图 计算机出图必须清晰 不 得使用计算机出图的复印件 8 所有竣工图均应在图标栏上方空白处加盖竣工图章 50mm 80mm 竣工图章应使用不易褪色的红印泥 9 利用施工图改绘竣工图必须标明变更修改依据 凡施工图结构 工艺 平面布置等有重大改变 或变更部分超过图面 1 3 的 应当重 新绘制竣工图 10 不同幅面的工程图纸应按 技术制图复制图的折叠方法 GB 10609 3 89 统一折叠成 A4 幅面 297mm 210mm 图标 栏露在外面 3 2 归档的范围 审查和移交时限归档的范围 审查和移交时限 1 与工程建设有关的重要活动 记载工程建设主要过程和现状 具 有保存价值的纸质资料 声像资料等各种载体的文件 均应收集齐全 整理组卷后归档 具体要求应符合各地方档案管理相关规定 2 需归档的工程资料 由项目部总工程师组织自检 自检合格后 报公司审查 公司审查通过双方办理移交手续进行移交给公司档案室 3 经甲方审查合格的竣工资料 项目部应按合同约定及时向建设单 4 位移交 办理移交手续 4 如受建设单位的委托 应有委托书 组织编制工程档案资料和竣工图 的项目经理部 应按合同约定的时限将全部工程档案移交城建档案馆 并办理移交手续 5 多单位合作的项目 主办单位一般应保存全套文件 协办单位应 保存与所承担任务相关的正本文件 涉及多个单位责任的文件 应各 保存一份原件 6 归档时间 应于工程竣工验收后 以单位 子单位 工程质量竣 工验收日期为准 6 个月内向档案部门移交归档 3 3 工程资料的填写和组卷工程资料的填写和组卷 1 资料负责人根据自己所负责的范围 以档案馆 质监站 甲方 监理 公司等要求为依据确定每一项资料填写要求 由谁负责填写 由谁负责收集 归档 2 资料员应根据资料内容进行资料盒的脊背 封面标识 做到整齐 美观 便于查阅 资料盒内应包括总目录 卷内目录 资料封面 分目录和资料内容五部分 各级目录及资料内容必须对应一致 层 次清晰 3 工程资料应随工程进度及时收集 整理 项目齐全 字迹清楚 图面整洁 签章齐全 必须使用档案规定用笔 资料编制表格式样 应符合国家 行业或地方有关规定 4 项目部各部门管理人员应根据工程进度及时填写工程资料 并按 规定及时移交资料室 资料填写人员应对资料内容的真实性 准确 性负责 5 资料员随时掌握工程进度情况 保证资料与工程同步 发现滞后 情况时 应依据项目部资料管理制度进行报告 催交工作 6 资料员负责对工程资料的编制情况进行初检 根据地方规定及相 关规范要求对工程资料中的工程名称 施工部位 内容填写 签名 盖章 交卷情况进行检查并督促相关人员整改 保证其正确性 对 检查合格的资料 做好编目 外观整理 组卷等工作 7 项目部总工程师应定期组织工程技术人员对工程资料进行自检 留下检查记录 按项目部规定对相关责任人进行奖罚并限期整改 并组织工程技术人员对资料检查中存在的问题进行认真分析 总结 和再培训学习 5 8 公司 分公司应定期或不定期对所属在施项目部的工程资料进行 检查 对存在的问题填写检查记录并限期整改 并跟踪验证整改结 果 确保工程资料的完整性 真实性 及时性 准确性 9 竣工验收阶段工程资料管理 资料随施工同步 工程竣工验收通 过在 6 个月内提交质检资料和档案资料 甲方单位资料按合同时间 提交 10 工程项目档案通常组卷管理 按照单位工程 专业 分部 分项进行 组卷 竣工图可按单位工程 专业组卷 11 各类档案的案卷排列 均按该类档案分类编号体例依次排列 即 按各类案卷顺序排列 个别单位由于档案形成规律和利用特点不同 为方便提供利用 在保持档案有机联系和成套性的原则下 可以采取 灵活的排列方法 但必须做到系列规律 井然有序 保持相对稳定 3 4 工程项目类工程项目类 工程项目类档案按项目管理 采用按大类分属类的排列方法 即同一 个项目的档案在二级类目内按顺序编号排列 档号基本结构由全宗号 类目号 项目号 案卷号 顺序号 组成 档号示例 全宗号 类目号 项目号 案卷号 顺序号 0001 E1 0001 0001 0001 项目竣工后将资料移交公司做好移交书 移交书后面附上资料移交清 单 移交书和移交单的右上角注明项目编号 最后 3 位数有公司填写 例 华东公司项目编号 0410 E1 注 案卷号和顺序号项目上根据实际内容按顺序编写 分公司项目编号由分公 司科技部编写 4管理职责和要求管理职责和要求 4 1 公司 分公司档案管理员职责公司 分公司档案管理员职责 1 负责本单位工程资料管理和实施细则 建立健全本单位工程资料 管理体系 设立资料管理岗位 根据项目大小 工程承包模式确定 资料人选配备专 兼 职人员从事工程资料的日常管理工作 2 负责对所属项目经理部工程资料管理工作进行业务指导 并对其 进行监督和检查 检查内容详见附表 6 3 负责组织本单位的工程资料管理交流和培训 推广先进的建筑工 程资料管理经验 4 负责对竣工工程资料进行审核 按期向总公司档案室移交所属单 位项目工程竣工资料 4 2 项目部岗位职责项目部岗位职责 1 测量员负责对施工现场工程定位测量 沉降观测 垂直度及楼层 放线资料制作和报验 经监理签字盖章完毕交资料室存档 2 施工员负责对检验批资料 生产例会会议纪要记录 隐蔽单 浇 灌令 模板轴线复核 技术复核单 淋 蓄水试验 泼水试验记录 楼地面管道渗水记录 分户验收等资料制作和报验 在施工工序完成 后经监理单位验收合格同意下道工序 将资料报监理处签字盖章 完 善后交资料室存档 3 材料员职责供货商确定后材料科把供货单位一套完整资质提交资 料员 由资料员报监理单位审核确认 新进场的材料和分包进场的材 料由材料科负责提供合格证 质保书 厂家检测报告如需要送检的材 料要第一时间填写取样单报送取样员进行取样送检 4 技术员负责对工程施工方案 工程概况 开工报告 地基验槽 施 工质量管理检查记录 图纸会审 技术核定单 设计变更单资料制作 汇总并报审签字 完善后交资料室存档 5 资料员负责项目部收发文 工程资料的催促 指导 收集 审核 整理 归档 保管工作 并采取有效措施 保证工程资料的安全并组 织工程竣工资料的组卷 移交工作 6 项目经理建立健全项目部工程资料管理岗位责任制 严格执行公 司建设工程资料管理办法 明确各类资料主要负责人 并与相关人 员进行交底 项目部人员如有调动或离职应安排好交接工作 应将 该人员手中工程资料移交他人接管 办理交接手续后方可离开 不 得将工程资料带走 丢失或据为己有 如未移交或带走 丢失项目 经理将作为第一责任人进行处罚或降级 4 3 公司对项目部资料要求公司对项目部资料要求 1 项目部开工一个月内要提供一套完整 真实 有效并盖有审图章 的蓝图交公司存档 2 项目技术负责人按月将项目上设计变更单 技术核定单 图纸会 审纪要收集 整理 汇总 汇总表要按归档要求将内容 编号 条 7 款 被修改相关图号填写到相关汇总表中 将纸制版原件和扫描件 每月 1 5 日将上个月的一同移交给公司存档 3 每个月项目部要对来往函件 甲方来涵 监理来函 分包来函 致甲方函 致分包函及会议纪要 整理 汇总装订成册将纸制版原 件和扫描件移交给公司 每月 1 5 日将上个月的移交给公司 4 工程资料按分部基础分部 主体分部 屋面分部 给排水分部 电气分部 通风与空调分部 节能分部 装修分部 智能分部 电 梯分部节点完成时间收集 审核 整理 装订成册并一同将扫描件 移交给公司 5 项目部项目经理 生产经理每个月 1 5 日将上一个月各自的施工 日记原件提交给公司存档 6 项目部应定期或不定期对项目上所有资料 包括分包资料 进行检查和收集 对检查不合格收集过程中提交不及时的分包和 项目部管理人员项目经理应采取相应处罚措施 7 工程竣工验收前 项目部必须按当地工程技术资料管理规定 完成 工程技术资料的整理 组卷 自查工作 为工程竣工验收提供必要条 件 8 实行工程总承包的项目部 应负责汇总整理分包单位编制的全部工 程资料 统一管理 9 工程竣工验收通过后 项目经理部应及时收集各项验收记录的原 件 经整理 汇总后形成完整的竣工资料 10 分公司应组织项目部配备资料管理人员 成立资料管理组织机 构 制定资料管理制度 确定项目工程资料管理目标 并分解到相 关岗位 做到责任明确 流程清晰 管理有据 11 工程开工一周内 项目部依据施工组织设计 施工图纸 结合 地方 行业 公司关于工程技术资料的有关规定 编制 工程资料 管理计划 管理计划内容要有 工程资料管理的内容 编制依据 工程总体概况 旨在明确工程资料中统一的工程名称 工程各参建 单位 建筑规模 结构形式 开竣工时间等内容 工程资料清单 包 括资料类别 组成内容 原件份数 工程资料管理 工程资料填报 整理职责分工 管理制度 包括项目部内部移交时限 奖罚措施等 12 施工过程中不得将资料原件随便借出或交与其它单位或部门 过程中需要监理签字盖章的过程资料报出后要及时跟踪收回以免丢 8 失 13 竣工组卷及对外移交要求 组卷按照地方和国家规范要求组卷 14 移交过程中双方核查确认无误后方可签字盖章办理移交清单和 移交手续 未办理移交手续禁止将资料交于他方 15 对与项目经理部签订施工合同的分包单位 项目经理部宜在分 包 项目施工前与其签订资料管理协议 依据 谁施工 谁负责 的原 则对分包单位施工资料的编制 报审 移交等提出具体要求 5核心资料 扫描件 核心资料 扫描件 承包项目的中标通知书 总承包合同 项目结算清单 归档施工项目 的开工 施工 许可证 竣工验收单 包括 分部工程验收记录 单 位工程竣工验收记录 单位工程竣工验收备案表 工程质量评估书 竣工图 工程各类获奖荣誉 原件 及电子扫描件 工程外观实体照 片 全貌照片等 这些资料均在工程竣工后将纸制版原件和扫描件一 起提供给公司存档 序号序号资料名称资料名称 最后存档部门最后存档部门 1中标通知书 市场部 2总承包合同 商务部门 3项目结算清单 商务部门 4施工许可证 科技部门 5分部工程验收记录 单位工程竣工验收记录 科技部门 6单位工程竣工验收备案表 工程质量评估书 竣工图 科技部门 6奖罚管理办法奖罚管理办法 公司 分公司每个月对项目部资料进行检查 公司 分公司 10 个 9 项目以内的取前两名和后两名项目奖罚 分公司 10 个项目以外的取 前 3 名和后 3 名项目作为奖罚 考核检查评分后 3 名 倒数 3 名 项 目给予通报批评和相关经济处罚 倒数第 1 名项目 处罚 3000 元 项目经理占处罚 50 持术负责人占处罚 30 资料员和直接责任人 占处罚 20 倒数第 2 名项目 处罚 2000 元 项目经理占处罚 50 技术负责人占处罚的 30 资料员和直接责任人占处罚 20 倒数第 3 名 项目处罚 1000 元 项目经理占处罚 50 技术负责人 处罚 30 资料员和直接责任人处罚 20 对于情况严重连续 3 个月 考核检查不合格的项目 重要资料丢失 多次催促未报送公司资料的 项目项目经理 技术负责人 资料员和直接责任人降级或开除 在检 查过程中对于排列前 3 名的项目给予表扬和奖励 第 1 名项目奖励 3000 元 项目经理占奖励 50 技术负责人占奖励 30 资料员及相 关责任人占奖励 20 第 2 名项目奖励 2000 元 项目经理占奖励的 50 元 技术负责人奖励 30 资料员和直接责任人占奖励的 20 第 3 名项目奖励 1000 元 项目经理占奖励的 50 技术负责人占奖 励的 30 资料员和直接责任人占奖励 20 如果所有项目在检查中 都取得 90 分以上不作为处罚 取的 95 分项目给予加奖 如果有关 人员对本月奖罚有质疑觉得不合理 在资料报审过程中并非自己所造 成的滞后 未报等原因 可以向公司主管部门反应 例如 1 资 料员多次催促相关人员提交资料该人员都未提供 向项目经理汇报 项目经理不过问 这样的情况下公司直接对项目经理和直接责任人进 行处罚 资料员不作处罚对象 2 相关人员将资料提交给资料员因 资料员报审不及时 工作不认真等事宜造成的将对资料员进行处罚相 关人员不作处罚 3 在资料制作过程中检验批资料 隐蔽单 浇灌 令 模板轴线 技术复核单过程资料制作报验 淋 蓄水试验 泼水 试验记录 楼地面管道渗水记录 分户验收等资料制作和报验过程中 项目经理安排资料员做未让施工员做最后造成资料未做 滞后 报审 不及时处罚对象项目经理和施工员 资料员不作处罚对象 7附则附则 7 1执行执行 本办法于 2017 年 8 月 1 日起执行 7 2解释解释 本办法由中国建筑第四工程局有限公司华东公司负责解释 7 3附件附件 1 中建四局工程项目资料归档交底书 10 2 中建四局工程项目档案归档移交书 3 建筑工程文件归档范围 4 工程技术资料考核评分表 附件 1 交底编号 中建四局中建四局 20152015 1 号 中建四局工程项目资料归档交底书 投资 施工 单位 投资 施工 单位 填写资料移交责任单位名称 填写资料移交责任单位名称 工程名称工程名称项目类型项目类型 投资类 投资类 工程总承包类 工程总承包类 投资投资 工程总承包类工程总承包类 工程地点工程地点 开工日期开工日期竣工日期竣工日期 总工程师总工程师联系方式联系方式 资料管理责任人资料管理责任人联系方式联系方式 工程项目核心资工程项目核心资 料移交要求料移交要求 一 应移交资料范围 一 投资类项目 一 投资类项目 1 投资调研及立项阶段 项目立项批复文件 与政府签订的合同 2 筹融资阶段 借款合同 融资担保资料 股权性融资类相关协议 3 项目实施阶段 合作协议 土地证 施工总承包 项目咨询 施工监理 施 工图纸设计 地质勘察合同等 项目施工产生的规划手续 勘察设计成果 规 划图纸 项目开工令 竣工验收资料等 4 计量结算和投资回款阶段 计量和结算等报表 结算书 第三方机构投资进展认 定 结算书 项目后评价报告 及土地出让等资本回收相关资料 12 二 总承包类项目 二 总承包类项目 1 中标通知书 总承包合同 项目结算单 归档施工项目的开工 施工 许可证 工程概况简介 竣工验收单 含分部工程竣工验收单 单位工程竣工验收单 单项 工程竣工验收备案表 工程质量评估书 竣工图 含设计说明 总平面图 立面 图 侧面图 剖面图 竣工备案 2 获省部级以上荣誉等信用资料 竣工后外观整体全貌照片 3 获省部级以上科研课题 工