现场办公管理制度

中化二建天野佳园项目中化二建天野佳园项目 办公管理制度办公管理制度 编制 编制 审核 审核 审批 审批 二零一三年四月八日二零一三年四月八日 1 一 目的一 目的 为加强办公区的管理 创造文明的办公环境 维护正常的办公秩序 树立 良好的企业形象 提高办公效率 有利于项目各项工作的开展 特制定本规定 2 办公环境办公环境 1 办公桌的摆设应统一规范 2 非办公时间 桌面只能摆放笔筒 电话 台历 文件栏和电脑 办公时 间办公席位须保持整洁 办公物品摆放井然有序 3 任何人员禁止在项目办公区内吸烟 4 各部门应尽量选用符合环保要求的办公设备 并报综合办公室依据项目 采购管理办法采购 5 工作人员在办公场所交流工作要做到谈话语音适中 以免影响他人办公 6 注意保持办公环境的清洁 不得乱丢纸屑 随地吐痰等 7 办公区内及个人席位不得张贴 悬挂 摆放各类与本工作无关的宣传品 及娱乐饰品 挂件 8 办公室内离人后要随手关好门窗 电灯 电脑 电扇和饮水机等 三 现场办公室形象三 现场办公室形象 1 工作人员应严格遵守作息制度 2 工作人员严禁在工作时间串岗 以免影响他人办公 在办公区内应行动 轻缓 3 项目工作人员不准在工作时间闲谈 进食及进行娱乐活动 4 工作时间不得在工作岗位上阅览与工作无关的报刊 书籍 或通过网络 阅览与工作无关的信息 5 图纸 安全帽摆放整齐 6 办公室门口挂标识牌 7 在工作岗位时一定要精神饱满 工作认真负责 8 各部门领导组织成员每日清扫办公室 2 9 办公桌上物品摆放整齐 文件分类 放置有序 四 办公室工作纪律四 办公室工作纪律 1 不得在办公室闲谈 2 严禁在办公室玩电脑游戏 赌博 3 办公资料不得带出办公室 4 不得在工作期间看与过程无关的书 报 5 不得擅自接受业主额外的津贴 6 不得接受承包商和材料 设备供应商的任何津贴 7 不得接受承包商和材料 设备供应商不适当的宴请 8 不得向承包商和材料 设备供应商索 拿 卡 要 9 不得在承包商或材料设备供应商或其它单位兼职 10 工作期间不得饮酒 11 上班不得迟到 早退 12 无关人员不得带入办公室 13 未经批准 不得擅自离开工作岗位 14 未经批准 不得自学备考 15 未经批准 不得外出参加培训 五 现场办公物品管理五 现场办公物品管理 1 办公物品遗失 由责任人负责赔偿 2 办公电脑不得安装 使用游戏软件 3 不得私自删除已安装的项目管理应用软件 4 未经许可 严禁非工作人员使用现场办公电脑 5 未经许可 不得利用办公电脑上网 6 未经许可 不得利用办公复印与现场项目管理无关的文件 7 未经许可 不得允许外单位人员复印文件 8 项目经理 或其代表 组织人员做好电脑 打印机 传真机的清洁 防尘 工作 9 公司根据部门管理需要提供易耗品 10 项目经理 或其代表 须督促工作人员节约是使用易耗品 3 11 办公桌椅 文件柜须爱护使用 不得外借 六 办公安全与保密六 办公安全与保密 1 项目工作人员进入施工现场须注意自身安全 须戴安全帽 2 办公室无人时 离开办公室须随手锁门 关电 妥善保管好贵重物品 3 办公室须装防盗设施 4 工作人员对公司重要文件必须严格保密 各部门应当根据工作情况 进 行保密教育和检查 5 不得将保密文件随意复制 外借等 6 使用计算机 传真机和复印机 应及时将保密文件保存或销毁 保密文 件不可随意摆放在桌面 七 个人形象七 个人形象 1 穿工作服 衣着整齐 干净 整洁 2 不得穿拖鞋 高跟鞋 短裤上班 3 注意个人在办公场所的举止形象 4 工作人员工作项目中 使用礼貌用语 在不同场合采用适当 合理的说 话方式 八 考勤八 考勤 1 工作时间因公离开工作现场 须提前向上级领导请示并办理相关请假手 续 否则按旷工处理 2 遵守考勤制度 3 各部门在当日上班现场记录考勤 若现场具备打卡考勤 各部门组织员 工严格执行 4 如夜间加班 项目经理合理调整休息时间 七 资产及财物保管七 资产及财物保管 1 爱护公共物品 不得故意损坏 擅自外借 并有义务制止任何毁坏公物的 行为 公共物品遗失或损坏应及时向主管部门报告 主管部门有权利责成故意损 坏公物的人员赔偿损失 并对其进行通报批评 4 2 办公区内严禁存放私人贵重物品 少量私人物品应随身携带或存放办公 区个人专用柜子或抽屉中 共享空间严禁存放私人物品 只能存放与工作有关的 物品 3 办公区域内的所有公共资产由综合办公室监管 任何部门或个人未经许 可不得移动资产即定位置 若需移动应向主管部门申请 并由专业部门的人员进 行移动 4 车辆须停放在公司指定的停放车位 并主动接受主管部门调度 八 现场防火措施八 现场防火措施 1 食堂 办公区域设置消防器材 机具 不得随便借做他用 并按规范设 置灭火器 2 灭火器等消防器材应经常检查保证性能完好 药剂应定期更换 半年一 次 消防器材设置处不得堆放其它材料 保证道路畅通 并定人定时检查保管 3 仓库易燃物品储存处 油漆间 危险仓库等 严禁吸烟 并悬挂二块 严禁烟火 或 危险 字样的明显广告牌 4 项目部必须建立防火领导小组和义务消防队组织 5 对全体职工进行定期的安全教育和防火知识教育 使全体职工了解并懂 得施工现场安全防火的重要性 九 会议管理制度九 会议管理制度 一 基本原则 1 坚持以办公例会 部门内部工作会 工地现场会等形式 及时贯彻和落 实公司及项目部的有关决定 及时研究和解决项目管理中存在的问题 交流信 息和经验体会 不断完善和改进管理工作 2 项目管理会议分为定期会议和临时会议两种 定期会议要有固定的议题 时间 参加人员和会议地点 临时会议一般是指针对专题事项的会议 3 各种会议要明确主办单位 同时指定召集人和筹备人员 并准备参加人 员会议签到表 4 会议需要费用开支的 项目管理办应事先专门编制预算报上级领导批准 各单位需要向会议汇报的问题 事先必须做好调查研究和充分准备 提出处理 5 建议和意见 并准备好各种提交会议的书面材料 5 提交会议讨论的重要事项或文件 凡涉及对外或需向上级单位请示的 一定要在会前做好协调和请示工作 6 与会人员必须会前做好准备并按时出席 会议发言要开门见山 紧扣议 题 有针对性 有具体明确意见 要开短会 开好会 7 会议决定的事项由办公室或主办会议部门负责逐项督办工作 并将执行 情况及时向项目主管领导或项目经理汇报 8 对已经会议决定的事项 要坚决执行 抓紧办理 在执行过程中如有问 题 应及时反馈 对各自职责范围内的问题 要积极协调解决 对涉及其他部 门经协商仍解决不了的 要如实向主管领导反映并提出建议 由领导协调解决 二 会议组织管理 1 项目部员工会议 项目部员工会议 主要任务是传达集团公司和分公司对项目部的工作要求 和公司最新发展决策 根据公司的部署 安排落实公司下达的各项工作 一般 每周一次 由项目领导主持 项目部全体员工参加 必要时邀请公司领导参加 会议由项目部资料员负责筹办和召集工作 负责拟订会议议程报项目经理 审定 办公室负责会议记录和在会后 1 天内整理会议纪要 重要会议在会后 3 天内整理会议纪要 项目主管领导审核后报项目管理签发 会议的主要议题是 1 检查落实上周工作完成情况 2 部门提出本周的工作计划 3 对部门之间工作的衔接协调以及工地重要问题进行讨论研究解决 4 其他需在办公周例会上讨论决定的事项 4 工地现场会议 工地现场会议是针对施工现场协调和技术问题的临时性会议 一般由各部 门拟订会议议题书面提出申请 报相关责任单位 或部门 审查 相关责任单 位 或部门 根据具体事项 约定时间 地点 并一般提前 24 小时书面通知申 请单位及相关单位参加会议 必要时邀请公司领导及集团相关部门人员参加 工地现场会议由相关责任单位 或部门 主管主持召集并负责会议记录和 整理会议纪要 报相关责任单位 或部门 领导审定 在会后 3 天内发布 5 技术专题研讨会议 6 技术专题研讨会议是就项目建设中重大技术问题召开的临时会议 由有关 业务部门书面提出申请 包括会议议题 时间 地点 参加人员 拟邀请专家 名单 会议费用预算等 经相关责任单位 或部门 负责人审核后报项目经理 批准 会议由业主责任单位 或部门 负责人主持 办公室负责筹办工作 相关 人员参加会议 重大技术方案的确定 业主责任单位 或部门 应邀请集团公司 领导参加会议 有关业务部门负责会议记录和整理会议纪要 送达参会的有关人员会签后 由集团总经理签发 会后 7 天内发布 6 重大问题专题会议 质量 安全 进度 重大问题专题会议 质量 安全 进度 是指项目建设中 为加强施工质 量 安全 进度管理 开展劳动竞赛活动专门召开的大型动员 总结会议 由 项目负责人主持 各相关责任单位 或部门 各部门主管人员参加 必要时请 集团公司领导参加 办公室负责筹办和召集工作 提前 3 天预定和布置会场 拟订会议议程报 项目负责人审定 并发出书面会议通知 会议开支预算由办公室专题签报批准 秘书负责会议记录和整理会议纪要 会后 7 天内发布 7 工地例会 工地例会是根据合同管理要求 在项目施工中参加建设各方进行协调的定 期会议 由监理办负责主办 分为周例会和月例会 每月 25 30 日召开 监 理办总监和标段专监 承包人项目经理 业主责任单位 或部门 负责人及质 量安全主要管理人员 项目办等有关人员参加 工地例会由监理办总监主持 主管监理工程师负责会议记录和整理会议纪要 在会后 3 天内由总监签发 主要议题 1 承包人汇报上月计划完成情况 下月工作计