科学管理提升施工企业工程资料管理水平

科学管理提升施工企业工程资料管理水平 施工企业的工程技术资料 可以说是一个工程从设计施工 验收使用 直至工程使用寿 到期最原始可靠的信息依据 因此 工程资料的形成和管理质量就显得尤为重要 一个没 有高质量的工程资料和规范的资料管理都将对工程本身的使用埋下了很大隐患 笔者结合 多年的工程资料管理工作 分析总结了如何科学规范的管理工程资料 不断提高资料管理 水平 为工程建设和使用提供科学真实的信息依据 一 结合工作实际总结 在工程资料的管理使用中主要存在以下问题 1 水利工程项目建设投资大 周期长 环节多 参与方广 因此工程施工资料 载体种类全 数量多 时间跨度长等特点 这是目前水利工程技术档案资料存在内容不 全等问题的主要原因 2 文件材料形成不规范 不完整 不准确 主要由于工程技术档案资料管理制度不规 范和不严格 资料收集不及时 项目技术人员或资料员工作变动大 原岗位应归档的文件 材料 离岗后不交接工作 造成了文件材料丢失 3 施工过程中 工程技术档案资料保管条件差 保护意识不强 造成了资料的损 坏 丢失 4 文字书写潦草 字体难以辨认 一些关键性的数据易出现错误 图纸 资料残缺不 全 签字没有按照档案归档要求的碳素墨水签写 5 项目没有安排专人负责资料收集和整理 对档案资料管理重视程度不够 工程 资料验收签证不全 归档不及时 资料不规范 6 工程技术档案资料必须具备真实性 完整性和原始性三个条件 资料员缺乏验 收资料的实践经验 致使验收资料整理不够全面 缺少工程技术档案资料管理经验 不清 楚所收集整理的资料是否齐全 存在内容缺项 漏项 签章手续不齐 隐蔽工程验收记录 不准 整理不规范等现象 没有把工程项目同工程技术档案资料的归档有机的结合起来 7 工程技术档案资料管理工作的前期投入和管理不足 负责工程项目的领导和工程 管理人员资料管理意识淡薄 认识不到位 管理仅为口头传达 并不落实在具体工作中 平时只抓工程施工的其他工作 使档案资料管理工作的前期投入精力不足 施工过程中资 料员没有在工程项目建设的前期收集整理资料 不注意施工过程中的文件 资料收集和整 理 到工程建设后期才开始着手进行档案资料的收集 整理工作 往往是工程施工快结束 时 才突击搞竣工资料 从而造成档案资料的复印件较多 原件很少 8 缺乏高素质的项目资料管理专业人才 工程项目资料管理人员大部分没有经过专 业培训 业务能力较差 在工程施工项目中 项目资料整理一般是刚参加工作人员进行 这些人员缺乏技术档案资料专业知识 对工程技术资料比较陌生 整理过程中存在资料收 集不齐全 不规范等问题 严重影响工程竣工归档资料质量 工程技术资料管理制度不 健全 使工程施工中技术 施工人员调动 变更 出现人员调动不移交资料 无人监管资 料移交工作 9 资料整理归档纸张不规范 原始资料的用纸不符合归档要求 纸质不同且规格不一 致 给整理和装订工作造成了不便 无法保证竣工资料案卷的质量 10 书写不规范 原始资料的文字书写没有按要求的黑色签字笔签写 个别资料为 复写的 原始资料字迹潦草 不清晰 纸面不整洁 文字记载使用不规范的汉字 甚至出 现错别字 表格及图样潦草 徒手绘制 不规范 随意涂改 修改后不加盖单位章或修改 人未签字 施工原始验收签证资料填写不规范 往往或多或少存在着内容缺项 漏项 签 章手续不齐 原始验收签证资料与实际施工情况不相符 验收项目出现空白栏情况 签字笔迹 潦草随意等现象 隐蔽工程验收记录不准 整理不规范 个别原始资料不按资料分类要求成 册 或成册无目录 卷内目录不准确 11 不能按规定及时移交工程竣工资料 造成资料统一归档时间延误 甚至导致竣工 资料丢失 原始资料的用纸和验收报告 鉴定书及签证纸张规格不符合要求 存在着纸质 不同的问题 12 资料不齐全 施工管理文件原件不齐全 个别施工管理重要文件 在下发或转发后 未妥善保管造成遗失 破损 二 针对存在的资料整理 归档问题 结合实际工作经验总结出以下解决办法 1 工程技术档案资料工作是工程建设与管理工作的重要组成部分 公司各项目单位 应加强领导 明确职责 健全制度 统筹安排工程技术档案工作资料经费 确保各项目工 程技术资料工作的正常开展 工程技术档案资料的系统完整和准确 2 工程技术档案资料的收集工作是一项基础性工作 各单位要对工程技术档案资料 管理实行 三纳入制度 即把文件材料的形成 积累 整理 归档纳入工作程序 纳入 到基本建设等工作计划和人员的岗位职责中 并作为年终考核的内容之一 3 各单位应将工程技术档案资料管理工作列入领导的议事日程 列入工程项目的规 划 计划 管理工作 各项目资料员应加强工程技术档案资料的归档意识 提高业务水平 密切配合 共同抓好工程技术档案资料管理工作 并使工程技术档案资料的收集 整理 立卷 归档成为项目经理 项目负责人 有关技术人员的行为习惯 4 工程技术档案工作应贯穿于工程建设的各个阶段 在工程建设前期就应进行文件 材料的收集和整理 检查工程施工进度及施工质量时要同时检查工程技术资料的收集 整 理情况 5 在工程开工后 项目施工技术人员须按要求将工作中形成的工程技术资料及时做 好原始记录 包括施工日志 资料要实事求是的反映工程施工过程的实际情况 不得弄 需作假 项目资料员必须按资料归档范围要求 及时做好施工技术资料的收集 积累 整 理 归档工作 项目技术人员或资料员如遇工作变动 须先交清原岗位应归档的文件材料 移交前必须在项目经理或项目负责人的监督下办好移交手续 方可离岗 6 提高工程技术档案管理人员的业务素质和工作能力 针对工程技术档案资料管理 人员业务水平不高的实际 工程技术档案资料管理人员要定期参加专业理论学习 持证上 岗 7 健全制度 强化管理 落实岗位责任制 施工项目应建立完善工程档案资料管理制 度 并制定相应的措施 层层落实 将资料管理工作列入年度岗位目标责任制中 既要列 入分管领导的目标责任制 更要具体落实到有关人员的职责中 年终要有总结 严格考核 奖优罚劣 真正地把岗位责任制贯穿于施工项目的全过程 档案资料管理通过验收全过程 8 加大投入 实现工程技术档案管理资料现代化 要实现工程档案资料的数据化 管理和网络化的报送 传递 及时掌握工程施工项目工程技术档案资料管理 9 开工前 各项目总工 技术负责人 必须做好施工技术所需要技术资料及表格的准 备 以便实行正规的工程档案资料管理 10 工程开工后 必须提前采集材料样本送往试验室 办理委托手续 注明工程名称 结构部位 施工特点及强度要求等 11 工程项目开工后项目资料员要及时向项目材料员索取需要进场的工程材料建筑合 格证 做好对建筑材料合格证的收集 整理工作 做到质量控制资料齐全 真实 规范 12 各施工项目所做的工程技术资料 应具有真实性 可靠性和代表性 不准随意修 改 13 工程技术资料竣工图是工程的实际反映 如果因设计变更造成设计变化较大 较 多 施工图不能代用或利用的 图面超过 35 应重新绘制改变后的竣工图 14 项目部需配备专职资料员 要明确资料整理责任人 从源头避免工程资料前后不衔 接的问题出现 项目总工要定期对工程技术资料进行检查 确保工程资料的真实性和规范 性 做到工程建设与资料整理同步进行 不允许先完成施工任务而后补工程资料 15 施工项目工程竣工资料必须严格按照监理 业主 质量监督部门和行业要求进 行收集 整理 编目 装订 成册并及时上报业主 及时办理竣工资料移交手续 竣工资 料移交清单必须有接收人签字 盖章 保证竣工资料整理的完整 准确 系统 及时 三 对存在的问题进行分析思考 加强过程控制及管理 1 根据水利施工项目资料存在的问题 在施工资料管理上 必须加强信息化管理 通 过 OA 信息平台及时查阅工程技术资料 保证工程技术档案资料的完整性 2 熟练掌握相关规定与控制标准 通过定期组织资料整理