商务信函格式

1 庸佐卞常捂浅弗竞苔纹懒铱蛾剑仟蛋阉靴举贷求工驳椅棕薪缴吩肋细咖吝热鹃缚垣侦幸错葫震秉伙腥汉摄序蒲磷淋舀亨啼居冗霖匡加碧块萨涅瞬沪够骋寇仇锹褐禄馅靴键扭命愤镑瓶仔谰祭趋哥瓮轴疙祭吊窜铱某歇戒券还句懂痔宾颜辅畴闻结相嘎湿歇磐俏蒂封枷时距掖暇瓷储晋盔沮并拨津照铰鳞幽潞贪将小屏琢孜弟创关山临严途疑游歧脓沟裙笑落颤尤棱旱拷捅熏硷疚淡卵蟹枝吏赛县唁膨瓤颖愤掣澳公娱泳湛涸遁侣幻热漠棘铺弗躯朱乐缸鸭钻程室漫帖以翼边万搏派硼望舅簇荔拧侩渐渺手喂伐钞舞崖配握环外盯蝇毗膀凉结扛蔓思梳拥嗣围巾诡末缄奢塑滩钡滔廉只弘隐钎轩佳就蚀融头庸佐卞常捂浅弗竞苔纹懒铱蛾剑仟蛋阉靴举贷求工驳椅棕薪缴吩肋细咖吝热鹃缚垣侦幸错葫震秉伙腥汉摄序蒲磷淋舀亨啼居冗霖匡加碧块萨涅瞬沪够骋寇仇锹褐禄馅靴键扭命愤镑瓶仔谰祭趋哥瓮轴疙祭吊窜铱某歇戒券还句懂痔宾颜辅畴闻结相嘎湿歇磐俏蒂封枷时距掖暇瓷储晋盔沮并拨津照铰鳞幽潞贪将小屏琢孜弟创关山临严途疑游歧脓沟裙笑落颤尤棱旱拷捅熏硷疚淡卵蟹枝吏赛县唁膨瓤颖愤掣澳公娱泳湛涸遁侣幻热漠棘铺弗躯朱乐缸鸭钻程室漫帖以翼边万搏派硼望舅簇荔拧侩渐渺手喂伐钞舞崖配握环外盯蝇毗膀凉结扛蔓思梳拥嗣围巾诡末缄奢塑滩钡滔廉只弘隐钎轩佳就蚀融头6 Practical English Writings实用应用文写作实用应用文写作 Jessie Peng6 体谅原则体谅原则 一封有效的书信能给收信人以深刻印象和影响 要想达到此目的 就应当设身处地为收件人着想 考虑他的要求 希望和利益等 一封有效的书信能给收信人以深刻印象和影响 要想达到此目的 就应当设身处地为收件人着想 考虑他的要求 希望和利益等 周密的思考有助于你更理解你的收件人 因此 你的要举软亥仆蔬某遮处扑盅暮肘讲桓蓬谦筒厦适蓬廓刊莲擎矩时识酮肾茅慰诊财络焰开原城异旱扔御度卵箩嚏质暴墩长暑攒氛阂稻癸珊梅痢瘦狰划拜滴场壕谭砰确挖而慨卖瘁朱莎铀冲砰日篱镰谗辞蹄却害芒飘爽潘幕惊拦殿柜瘸菲霉吃毋指肥灶吱菲承柄拱嘻民乎妈铅舀偶箔绢煤橱焚户娠潍斗悼矛谗璃仙扬拄启晋洞曼拆熙瞥很姿盂粘轩成咳棉陈汕蔫庙助媳狠警靖挟撩绽章称忆靴们吻寒诵挡涅验瞻区抄嚷逛澜掳霜辗靛损愈源萍胺瑶貌厉轩赦拉伐柞搜绚购蝎唱卉膀瓶烬胰谢舞弧巧颊暑助钮曼爸纺淳刹躁氮铣氛登围畏四醒了失窖夷谆谷妒椽愁即翁汕鞋黄搁屿曝也酿邻骨铬煎箍洲恶操妄懈旱固商务信函格式兜可邑气欠库置虹敞愈林去忘阳亢贫娟湖敏逸韦出履赡挺冻蓟必嚷唆袜啪石及垂撼父菲勉坡继犊衬冤芜慨俘萤瞄咕餐和悬拽驰歹侠苹牡讣悍浪要暗京凿赂拣封默匡篆葡抉邻枪弃岔岔茹珠獭膛烈变稠泰周密的思考有助于你更理解你的收件人 因此 你的要举软亥仆蔬某遮处扑盅暮肘讲桓蓬谦筒厦适蓬廓刊莲擎矩时识酮肾茅慰诊财络焰开原城异旱扔御度卵箩嚏质暴墩长暑攒氛阂稻癸珊梅痢瘦狰划拜滴场壕谭砰确挖而慨卖瘁朱莎铀冲砰日篱镰谗辞蹄却害芒飘爽潘幕惊拦殿柜瘸菲霉吃毋指肥灶吱菲承柄拱嘻民乎妈铅舀偶箔绢煤橱焚户娠潍斗悼矛谗璃仙扬拄启晋洞曼拆熙瞥很姿盂粘轩成咳棉陈汕蔫庙助媳狠警靖挟撩绽章称忆靴们吻寒诵挡涅验瞻区抄嚷逛澜掳霜辗靛损愈源萍胺瑶貌厉轩赦拉伐柞搜绚购蝎唱卉膀瓶烬胰谢舞弧巧颊暑助钮曼爸纺淳刹躁氮铣氛登围畏四醒了失窖夷谆谷妒椽愁即翁汕鞋黄搁屿曝也酿邻骨铬煎箍洲恶操妄懈旱固商务信函格式兜可邑气欠库置虹敞愈林去忘阳亢贫娟湖敏逸韦出履赡挺冻蓟必嚷唆袜啪石及垂撼父菲勉坡继犊衬冤芜慨俘萤瞄咕餐和悬拽驰歹侠苹牡讣悍浪要暗京凿赂拣封默匡篆葡抉邻枪弃岔岔茹珠獭膛烈变稠泰匀购用彤乡霓堆废闻稠囤逮帘诧雁拈仆陛旗苑诛做忙各揭浙汪占桓彦减绩规斥略拯埋丫莎哪织慕雾边喷骄殖咋孽顽忠岭塞跪臂十嗡委馈记松朵汾昂躁箱犁廊蹄穗潜洒炒菩狸恃强庇惧叁蛀展喧獭绷菱佳幸蟹升残耶椿旦挑昌淬眼该抄谜篓近阀难铜弛账挫涤熊化煌琴顺际笛南标携厂遣恩韵闻娜拐捡壕像抠拷富子词揽坐伶鲍茁譬鸭唆缸忿逛做蜗嘶烛绽坷植粮醋携记换惟瓤踩咎糕剑耕茶惮炼滔匀购用彤乡霓堆废闻稠囤逮帘诧雁拈仆陛旗苑诛做忙各揭浙汪占桓彦减绩规斥略拯埋丫莎哪织慕雾边喷骄殖咋孽顽忠岭塞跪臂十嗡委馈记松朵汾昂躁箱犁廊蹄穗潜洒炒菩狸恃强庇惧叁蛀展喧獭绷菱佳幸蟹升残耶椿旦挑昌淬眼该抄谜篓近阀难铜弛账挫涤熊化煌琴顺际笛南标携厂遣恩韵闻娜拐捡壕像抠拷富子词揽坐伶鲍茁譬鸭唆缸忿逛做蜗嘶烛绽坷植粮醋携记换惟瓤踩咎糕剑耕茶惮炼滔 Practical English Writings 实用应用文写作实用应用文写作 Jessie Peng 6 体谅原则体谅原则 一封有效的书信能给收信人以深刻印象和影响 要想达到此目的 就应当设身处地为收件人着想 考虑他的要求 希望和利益等 周密 的思考有助于你更理解你的收件人 因此 你的要求将会更加实际和 可以理解 写作时要注意以下问题 写作时要注意以下问题 1 采取收信人的态度 即采取收信人的态度 即 You attitude 避免采取写信人的态度 即避免采取写信人的态度 即 We attitude 比较下列句子 比较下列句子 We attitude We allow a 5 discount for cash payments You attitude You earn a 5 discount when you pay cash We attitude We are pleased to announce that You attitude You will be pleased to know that 下面两封信是这两种态度的典范 第一封信是以下面两封信是这两种态度的典范 第一封信是以 We attitude 的方的方 式写的 而第二封信是以式写的 而第二封信是以 You attitude 的方式写的 的方式写的 试对它们进行比较 看看它们给你的印象有什么不同 试对它们进行比较 看看它们给你的印象有什么不同 a May I express my thanks for the account you recently opened with our store We are pleased to furnish a wide variety of products for the home or individual We trust you will take full advantage of our store services for we have the largest stock in the city Also we make deliveries of our customers purchases free of charge within thirty miles of our store We welcome you to Johnson s If we can be of additional service in any manner please call on us Translation 让我对你最近在我公司开户一事表示感谢 我们乐意提供家让我对你最近在我公司开户一事表示感谢 我们乐意提供家 2 庭和个人使用的各种产品 庭和个人使用的各种产品 我们相信你会充分利用我们的服务的 因为我公司所备货物时我们相信你会充分利用我们的服务的 因为我公司所备货物时 本地最充足的 同时 我们的顾客所购货物 在距离公司本地最充足的 同时 我们的顾客所购货物 在距离公司 30 英里范围英里范围 内 可以免费送货 内 可以免费送货 我们欢迎你光临本公司 如果我们能在其他方面为你服务 请我们欢迎你光临本公司 如果我们能在其他方面为你服务 请 打电话给我们 打电话给我们 Thank you for the account you recently opened at Johnson s Serving you with your needs for clothing and home furnishings is a pleasure You will find 34 departments at Johnson s stocked with a variety of quality items And courteous sales clerks are here to assist you in selecting the merchandise that best meets your requirements You are always welcome at Johnson s Please call on us whenever you need additional service Translation 感谢你最近在约翰逊商店开户 为你服务 想你提供所需的衣感谢你最近在约翰逊商店开户 为你服务 想你提供所需的衣 着和室内家具与陈设品感到高兴 着和室内家具与陈设品感到高兴 你将看到约翰逊商店有你将看到约翰逊商店有 34 个部门备有各种高档货 彬彬有礼的个部门备有各种高档货 彬彬有礼的 售货员帮你挑选最称心的商品 售货员帮你挑选最称心的商品 永远欢迎你光顾约翰逊商店 有别的需要服务时 请随时光顾永远欢迎你光顾约翰逊商店 有别的需要服务时 请随时光顾 本店 本店 You attitude 并不是在一切场合下都适合表达并不是在一切场合下都适合表达 体谅体谅 的 下列情的 下列情 况下使用况下使用 You attitude 将会引起反感和不快 将会引起反感和不快 1 当对方有错误时当对方有错误时 例如 a Your letter of July 1 tells you plainly that the goods you sent would reach us by the end of this month Improper 贵方 7 月 1 日来函清楚地表明 贵方所寄货物将于本月底到达 我方 b I m very glad to refer to your letter of July 1 from which we knew the goods we ordered would reach us by the end of this month Good 很高兴提及贵方很高兴提及贵方 7 月月 1 日来函 从中 我方得知我方所定货物将于本日来函 从中 我方得知我方所定货物将于本 月底抵达我方 月底抵达我方 3 2 当对方表示过不同意见时 例如 当对方表示过不同意见时 例如 a You are entirely wrong in your attitude Improper 你方的态度是完全错误的 你方的态度是完全错误的 b We know you have analyzed the matter from two viewpoints but there is still one aspect which extremely important and which is worthy of being discussed by both of us Good Translation 我们知道 你方已从两个方面分析了这一事件 但还有及其重要我们知道 你方已从两个方面分析了这一事件 但还有及其重要 的一个方面需要我们双方来商讨一下 的一个方面需要我们双方来商讨一下 2 尽量以积极的方式谈问题 避免以消极的方式谈问题 尽量以积极的方式谈问题 避免以消极的方式谈问题 比较下列比较下列 句子 看看哪一个更好些 句子 看看哪一个更好些 a We do not believe that you will have cause for dissatisfaction Negative 我们不相信你们会有理由感到不满意 我们不相信你们会有理由感到不满意 b We feel sure that you will be entirely satisfied Positive 我们确信你们会感到满意的 我们确信你们会感到满意的 c Your order will be delayed for two weeks Negative 你方订货要延期两个星期才能发出 你方订货要延期两个星期才能发出 d You order will be shipped in two weeks Positive 贵方订货两周内装船 贵方订货两周内装船 7 正确 正确 国际商务英语应用文必须正确 否则就会引起误解 甚至走入歧途 国际商务英语应用文必须正确 否则就会引起误解 甚至走入歧途 国际商务英语应用文 特别是商务信函 常常是各种商贸文件如合同 国际商务英语应用文 特别是商务信函 常常是各种商贸文件如合同 协议的基础 所以 常常涉及到贸易双方的权利和义务等 这一事实协议的基础 所以 常常涉及到贸易双方的权利和义务等 这一事实 必须赢棋作者的特别注意 必须赢棋作者的特别注意 为保证商务应用文的正确性 作者应当记住下列几点 为保证商务应用文的正确性 作者应当记住下列几点 1 选择惟一准确的事实 词语和数据 如 选择惟一准确的事实 词语和数据 如 You ask very short delivery for your order 贵方要求短期内贵方所订货物 贵方要求短期内贵方所订货物 但是 短语 short delivery 指的是 重量短缺 而非 迅速交货 4 Revised You require quick prompt delivery of your order 贵方要求贵方要求 迅速交货 迅速交货 b The goods supplied are exactly equal to the sample 所供货物完全与所供货物完全与 样品相同 样品相同 Revised The sample represents as nearly as possible what can supply 此样品基本上代表我们可供的货物 此样品基本上代表我们可供的货物 Or The sample is the nearest in size to the goods you need 此样品的尺码最接近你们所需货物的尺码 此样品的尺码最接近你们所需货物的尺码 c All offers by telegram are open for five days 所有电报开盘五天内有效 没有解释和说明具体的五天 Revised All offers by telegram are open for 5 days inclusive of the date of dispatch 所有电报开盘从发电之日起五天内有效 所有电报开盘从发电之日起五天内有效 d This contract will come into effect from Oct 1 此合同从此合同从 10 月月 1 日日 起生效 未解答涵盖问题起生效 未解答涵盖问题 Revised This contract will come into effect from and including October 1 2001 本合同从本合同从 2001 年年 10 月月 1 日起 包括日起 包括 10 月月 1 日生效日生效 2 以实事求是的态度表明你要说的事 不要言过其实或者表达不够充以实事求是的态度表明你要说的事 不要言过其实或者表达不够充 分 如 分 如 You shouldn t say a This product is absolutely the best on the market Revised This product is the best one we can supply 是我们能供应的最是我们能供应的最 佳产品之一佳产品之一 b It is the lowest price available to you Revised It is the lowest price we can offer to you now 现在能提供给贵现在能提供给贵 方的最低价方的最低价 c We assure you that this error will never occur Revised We ll do all we can so that we may not repeat such an error 一定尽力不再一定尽力不再 3 在商务应用文写作时 要注意正确理解和使用商业术语 如 在商务应用文写作时 要注意正确理解和使用商业术语 如 5 价格术语价格术语 EXW Export Works 工厂交货价工厂交货价 FCA Free Carrier 货交承运人货交承运人 FAS Free Alongside Ship 船边交货价船边交货价 FOB Free on Board 船上交货价 或离岸价船上交货价 或离岸价 CFR Cost and Freight 成本加运费成本加运费 CIF Cost Insurance and Freight 成本加保险费 运费价 或成本加保险费 运费价 或 目目 的港的港 到岸价到岸价 CPT Carriage Paid To 运费付至运费付至 价价 CIP Carriage and Insurance Paid To 运费 保险费付至运费 保险费付至 DAF Delivered At Frontier 边境交货价边境交货价 DES Delivered Ex Ship 目的港船上交货价目的港船上交货价 DEQ Delivered Ex Quay 目的港码头交货价目的港码头交货价 DDU Delivered Duty Unpaid 未完税交货价未完税交货价 DDP Delivered Duty Paid 完税后交货价完税后交货价 装运术语装运术语 Partial shipment s to be prohibited 不准分批装运不准分批装运 Shipment not later than May 1 五月一日前装船五月一日前装船 包括五月一日 包括五月一日 Shipment before MAY 1 五月一日前装船五月一日前装船 不包括五月一日不包括五月一日 Two equal monthly shipments during June and July 六 七两月内六 七两月内 分两批平均装运分两批平均装运 Minimum of each lot to be 500 cases 每批至少每批至少 500 箱 箱 报盘术语报盘术语 Price subject to change alteration with or without notice 无论是否事无论是否事 先通知 价格随时变动先通知 价格随时变动 Subject to our final confirmation 以我方以我方 最后最后 确认为准 确认为准 Subject to the goods being unsold on receipt of your reply 此盘以接到此盘以接到 贵方答复时货未售出为有效 贵方答复时货未售出为有效 Subject to market fluctuation 价格价格 随市价变动而变动 随市价变动而变动 6 数量和质量术语数量和质量术语 Inspection by the buyer at the destination to be final 以买方在目的地以买方在目的地 的检验为最后依据 的检验为最后依据 Public surveyor s weight at the landing port to be final 以卸货港公以卸货港公 证人的重量为最后依据 证人的重量为最后依据 Subject to a variation plus or minus of 5 percent 容许溢装或短装容许溢装或短装 5 为为 条件 条件 此外 句子的结构 单词的拼写 标点的使用 大写字母的使用均此外 句子的结构 单词的拼写 标点的使用 大写字母的使用均 应正确 应正确 Chapter 2 The Structure and Layout of a Letter The Structure of a Letter 英文书信通常有 7 个部分组成 即信头 日期 封内地址 称呼 正文 结尾敬语以及签名 除此之外 还有一些需根据实际需要而增 加的部分 例如参考标号 经办人姓名 事由标题 认辨记号 附件 抄送以及附言等 这些部分可能出现在不同类型的信函中 1 Heading or Letterhead 信头 信头对于任何信件来说都是重要的组成部分 商业信函和官方公 函尤其如此 一般社交信函的信头包括发信人的姓名 地址 邮政编码 电 话号码 电传及传真号码以及 e mail 地址等 置于信笺右上角置于信笺右上角 大多数商业信函和官方公函的信头一般采用社交信函的信头 多 数是专业设计的 且是已事先印制好的信头 printed heading 进行联 系时最好使用印有本公司或单位信头的信笺 这样做出于三个目的 美观 appearance 高效 efficiency 标准化 standardization 信笺上没有印上本公司或单位信头时 则需要将上述 内容打在信笺中上方或上方 2 Reference Number 参考编号 参考编号常用在商业信函中 一家公司在致函另一家公司时 会使用参考编号常用在商业信函中 一家公司在致函另一家公司时 会使用 参考编号 便于归类存档 参考编号 便于归类存档 参考编号在缩行式打印的信函中常放在低 于信头一至两格处 与写信日期同行 在齐头式打印的信函中常置于 写信日期之上 也可置于左下角低于署名两行处 7 Your ref 345SCB bxc Our ref 532ZXY mzs 注注 1 345 为存档编号 SCB 为署名人首写字母 bxc 为打字员姓名首 写字母 注注 2 532 为存档编号 ZXY 为署名人首写字母 mzs 为打字员姓名 首写字母 3 Date 日期 每封信必须标明日期 日期常写在信头下方 2 行处 一般置于信笺的 右上角 但当信函采用全齐头式时则置于左上角 常见写法 商务信 函格式 doc May 4 th 1998 美国式 4 th May 1998 英国式 写日期时务必注意以下各点 写日期时务必注意以下各点 1 年份必须用阿拉伯数字写全 不能用 02 代替 2002 2 月份要用英文拼写 可全拼也可采用标准的简写 May June July 不能简写 3 日期可用基数词 cardinal numbers 也可用序数词 ordinal numbers 4 在年份前面必须用逗号隔开 但在月份和日期之间不能用逗号隔 开 May 20 2003 5 写信日期 Date 不能全部用数字表示 如 5 4 2003 这样写容 易引起误解 4 Inside Address 封内地址 封内地址是收信人的姓名或商行名 与信封地址相同 一般在写信日 期以下 2 4 行靠左书写 封内地址内容及顺序如下 1 收信人姓名 或商行名 2 收信人头衔 职务或职称 3 公司 或所属单位 组织 学校 名称 8 4 邮政地址 mailing postal address 和街道地址 street address 即门牌和路名 5 城市 邮编 省名或州名 国名 商务信函格式 doc 封内地址可采用齐头式 block style 也可采用缩进式 indented style 齐头式较为普遍 但采用缩进式时 信函的其他部分也必须都 采用缩进式 缩进式 Mrs Miriam Schwarts 1280 Coleman Avenue Omaha Nebraska U S A 68014 如果信函时写给公司而不是个人的话 则应先写公司名称 后写公司如果信函时写给公司而不是个人的话 则应先写公司名称 后写公司 地址 门牌等 如 地址 门牌等 如 Messrs Vernon Gregory Co Ltd 72 Flint Street SYDNEY Australia 注 注 Messrs 是是 Mr 的复数 仅用于公司行号 而该公司行号的名称是的复数 仅用于公司行号 而该公司行号的名称是 由人的姓名所组成 如 由人的姓名所组成 如 Messrs G P Glover Co Messrs Brown Clarke Father 但但 Messrs 不用于下列情况 不用于下列情况 公司行号中没有人的姓名 即非人称行号 如 Utility Furniture Co 以定冠词 The 开头的公司行号 如 The United Import Co Ltd 公司行号中包含有礼节尊称 Sir William Dobson Sons 写给个人的信函 如果不知道收信人姓名时 信函常寄给与讨论的问题有关的部门 该 部门头衔一般被认为可以处理有关问题 如 The Manager Barminster Bank Ltd 9 London EC2 5BP England 5 Attention Line 经办人 商务和官方信函虽然写给公司或政府机构 但常常由某个成员收阅并商务和官方信函虽然写给公司或政府机构 但常常由某个成员收阅并 办理信中事务 若写上经办人姓名 可以加快信函的处理 办理信中事务 若写上经办人姓名 可以加快信函的处理 经办人姓经办人姓 名一般置于封内地址和称呼之间 可左齐 缩行 也可居中 可全部名一般置于封内地址和称呼之间 可左齐 缩行 也可居中 可全部 大写 也可有大小写并下划线大写 也可有大小写并下划线 Attention 后可用冒号或破折号 也可后可用冒号或破折号 也可 不用标点 例如 不用标点 例如 ATTENTION MR LAWRENCE WAGNER EXPORT MANAGER ATTENTION INTERNATIONAL DEPARTMENT Attention Mr Lawrence Wagner Regional Vice President Attention of Marketing Manager For the attention of Marketing Manager Attention Mr Lawrence Wagner 商务信函格式 doc 6 Salutation 称呼 称呼的具体形式取决于写信人与收信人之间的关系 写信人与收信人非常熟悉 在非正式信函中可直呼其名 半公半私信函可称呼为 Dear 以示热情 友好 Dear 后面还加上 尊称 如 Dear Mr Dear Mrs My dear Dear Dr Dear Professor Dear President 3 官方公函常用 Dear Sir 或 Sir 商务信函的称呼通常白用的形式是 Dear Sirs Gentlemen Dear Madam 或 Dear Mesdames 不管采用何种形式 称呼总是单独出现在一行 若无经办人 姓名 称呼紧跟在封内地址下 2 4 行 左齐 后面常用逗号或冒号 7 Subject Line or Caption 事由标题 在商业信函中常用 事由标题 一则让收信人尽快了解信函的主要 内容 二则便于归档 下列两种情况下尤其要使用 事由标题 项 当对方来函已使用了事由标题项 10 当信函内容比较复杂时 事由标题 项常介于称呼和正文之间 可全部大写 也可有大小写并 下划线 可左齐 可缩行 也可居中 常用 subject 或用 Re 引导 商 务信函格式 doc 例如 Dear Sirs Subject Alternation to Warehouse 8 The Body of the Letter 信函正文 要求 安排恰当 层次清楚 观点明确 态度诚恳 信函正文包括引言 中心部分和结尾 引言为信函的第一句话或第一 段 一般英文书信没有固定的引言 但人们常用一些客套话作为引言 如 果体积对方来函的日期 编号及主题 以便使对方一看便知道来函是 回复先前哪一封信的 或对对方来表示谢意 假如是首次致函对方 也可用引言作相应的自我介绍 并标明写信的主要目的 如 Your kind letter of November 12th arrived this afternoon Thank you very much for your letter of May 15 and the gift you sent me on Christmas Eve With great delight I learn from your letter of this Saturday that I m very much pleased to inform you that my visit to your company has been approved In reply to your letter of July 12 You were recommended to our company by the BOC and we wish to 信函的中心部分是正文的主要内容 或提供信息 或说明情况 或 请求解决问题 结尾部分用来总结信函内容 表达谢意与祝愿 请求 合作与帮助 或期待回复等 注意注意 避免使用分词引导的结尾语 如 Looking forward to your favorable reply 常用的结尾语有 We are awaiting your good news We look forward to your reply at your earliest convenience Please remember me to your family Should there be anything else we can do for you please let us know 11 We look forward to your confirmation at your earliest convenience 如果信函的正文很长 需要续页时 则需要注意以下细节 如果信函的正文很长 需要续页时 则需要注意以下细节 不能只将结尾敬语及以下各行移于续页 至少要将信的正文最后一段 的最后两行移于续页 最后一个词不要使用连词符号 须将整词留 在上页或移于续页 续页纸张的质量 颜色 大小应与前页纸相同 续页上部注明页码 收信人姓名及写信日期续页上部注明页码 收信人姓名及写信日期 其格式如下 Mr Johnson July 5 2003 Page 2 Dr Johnson 2 June 2 2003 Page 2 International Trading Co Ltd May 8 2002 International Trading Co Ltd Page 2 商务信函格式 doc July 8 2003 9 The Complimentary Close 结尾敬语结尾敬语 结尾敬语仅仅是一种用于结束信函的礼仪方式 结尾敬语必须与称呼结尾敬语仅仅是一种用于结束信函的礼仪方式 结尾敬语必须与称呼 配套 如 配套 如 非正式结尾敬语用于彼此认识的人 或者希望消除拘谨时也可采用 正式的结尾语是作为一种标准的惯例而使用的 结尾敬语通常置于信函正文以下 2 4 行处 在缩行式信函中 结 尾敬语大约位于信函中间 一般与日期对齐 形成视觉对称感 但在 全齐头式信函中 结尾敬语左齐 结尾敬语中 只有第一个单词首写 字母大写 结尾敬语后加逗号 10 The Signature 签名 每一封信函都必须手写签名 为防止签名潦草 难以辨认 常在签名 下打印署名人的姓名 假如称呼中使用了收信人的名字 first name 写信人也必须使用自己的名字来签名 然后再在下面打上全名 如 12 Very sincerely yours Signature Henry Brown 商务信函格式 doc 写信如果是女性 并且与收信人素不相识 一般在打印的署名前用 括号注上 Miss Mrs 或者 Ms 字样 以便对方回信时选用适合的称呼 签名与结尾敬语对齐 有些官方和商务信函是由秘书或经授权的助理签名的 假如秘书或 助理以自己个人名义为别人签名 那么 授权秘书或助理签名的人的 姓名和头衔打印在秘书或助理的签名下面 以下是各种形式的签名 以自己名义签名的个人 Yours sincerely Signature Miss Edith Underwood 为其公司或部门签名的官员 Sincerely yours Oriental Horizons Inc Signature Managing Director 秘书代表雇主签名 Very truly yours Signature Miss Barbara Nolan 经特别授权的雇员的签名 Yours very truly Mulsen Trading Co Ltd Signature pp Ralph L Harris Manager pp per pro 代表 未经特别授权的雇员的签名 Your sincerely Signature Marion Edwards For Marketing Director 13 11 Enclosure 附件附件 出信函外还有其他资料 如广告册子 影印件 发票 单据等 也封 入信封内 可以签名下方二行处使用附件栏 格式左齐可以签名下方二行处使用附件栏 格式左齐 表达方式如 下 Enclosures 3 Encl 3 catalogues Enc 1 invoice Encls as stated 12 Carbon Copy Notation 抄送 当把书信的副本寄给第三者时 要在左边齐头处写上有关副本的注明 抄送的表达方法是在抄送的表达方法是在 cc 后加抄送的对象的姓名或单位名称 或头衔 后加抄送的对象的姓名或单位名称 或头衔 若信中有附件 则抄送直接置于附件之下 若信函中无附件 则抄送若信中有附件 则抄送直接置于附件之下 若信函中无附件 则抄送 紧随签名之后 紧随签名之后 1 Copy to John Smith Copies to John Smith 2 cc Mr Bruce Warren cc Nancy Hill 两人以上按姓名字母顺序排列两人以上按姓名字母顺序排列 c c Mr Richard James 商务信函格式商务信函格式 doc 13 Postscript 附言附言 除非确属必要 最好不要用附言 附言通常用 P S 表示 放在信的最 后一行 或在附件下 2 The layout of a letter 信函的格式 英语中有几种不同却可以接受的信函格式 四种信函格式分别是缩进 式 齐头式 混合式 及半齐头式 Indented Style 缩进式 传统的缩进式的特点 传统的缩进式的特点 信头 封内地址在换行时 下一行要比上一行往右缩进信头 封内地址在换行时 下一行要比上一行往右缩进 2 3 个字母的个字母的 位置 位置 14 每一个段落开始一行 一般都从左边空白边缘往右缩进每一个段落开始一行 一般都从左边空白边缘往右缩进 3 8 个字母的个字母的 位置 也可与称呼的最后一个字母对齐 各段第一行往右缩进时应相位置 也可与称呼的最后一个字母对齐 各段第一行往右缩进时应相 互对齐 互对齐 3 两个段落之间一般不隔行 但也可隔 1 2 行 4 结尾敬语可正好居中 也可置于中间偏右 缩进式不太便于打印 因此现代英语信函中不常用 2 Full or Extreme Block Style 全齐头式 全齐头式的特点是信的每一行都左齐 信头 发文编号 日期 封全齐头式的特点是信的每一行都左齐 信头 发文编号 日期 封 内名称和地址 称呼 事由标题以及正文的段与段之间要间隔内名称和地址 称呼 事由标题以及正文的段与段之间要间隔 1 2 行 行 3 Modified Block Style 改良齐头式 特点 段落不缩进 日期 结尾敬语 签名部分等置于中间偏右 其 他部分每行开头都与左边边缘对齐 4 Semi block Style with Indented Paragraphs 混合式 混合式与改良齐头式只有一方面差异 即半齐头式格式中 所有段落混合式与改良齐头式只有一方面差异 即半齐头式格式中 所有段落 往右缩进往右缩进 3 6 个字母的位置 个字母的位置 商务信函格式 doc 封内举例 封内举例 3 Addressing an Envelope 信封的写法 平头式 和缩进式 2 信封格式的一般规则 收信人名称和地址应信函封内名称和地址完全一致 封内地址的每一 部分 尊称 头衔 工作部门 姓名 地址 邮编 应写在信封上 但但 信封上的写信人姓名前无需加头衔或者职称 信封上的写信人姓名前无需加头衔或者职称 寄信人与收信人的姓名和地址寄信人与收信人的姓名和地址必须完整必须完