归档文件材料的收集

归档文件材料的收集归档文件材料的收集 归档文件材料的收集 分类 华容县档案局黎美玉根据中共中央办 公厅 国务院办公厅颁布的 机关档案工作条例 和国家档案局颁 布的 机关档案工作业务建设规范 乡镇档案工作试行办法 及xx年1月1日起实施的 归档文件材料规则 的要求 结合我县近 几年档案工作实际 分述归档文件材料的收集 分类 工作 第一节归档文件材料的收集机关档案室与乡镇联合档案室的归档文 件材料的收集是档案业务工作的基础和第一个环节 也是一个重要的环节 怎样做好收集工作 我们分三个部分来讲述 一 什么是归档文件材料的收集工作 机关档案室和乡镇联合档案室的档案是由机关 乡镇的党组织 行 政机构 人大 工会等群团组织每年工作活动中形成的和收到的公 文 习惯上称文件 转化而来的 这些文件材料需要逐年归档 并按照 档案法 及 实施办法 的 要求实行集中统一管理 以便于本单位各项工作的查阅利用 归档文件的收集工作就是把分散在本单位各股 科 室或各工作线 和工作人员手中的案卷 公文 材料 统计报表 名册 图纸 照 片 录音 录像带与荣誉实物 锦旗 奖杯等 载体 按照国家法规 有计划有步骤的全面集中到本单位综合档案室的工 作 归档文件材料的收集工作是国家赋予机关综合档案室 乡镇联合档 案室的基本职能和执法任务 二 机关档案收集工作的意义 一 做好归档文件材料的收集工作 是维护本单位历史真实面貌的必要手段 机关档案是本单位从事党务 行政 政工 业务 群团等各项工作 活动 直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字 图表 音 像等不同形式的真实记录 是历史面貌的真实反映 机关综合档案室和乡镇联合档案室按照 档案法 和国家 省 市 关于档案工作管理办法的规定和要求 及时接收应归档的文件材料 和各种载体的归档材料 并通过各种途径和方法 把散存在本机关 各股室 各工作线或工作人员个人手中的以及散失在社会上的重要 文件材料收集拢来 进行规范化的 补充本单位档案室的室藏档案 才能使本单位的各个门类 各种载体的档案达到齐全完整 全面 记述和反映一个单位每年所抓的工作与活动 才能维护本单位党 政 群 工青妇 等组织的历史的真实面貌 二 归档文件材料收集工作是本单位档案室工作的起点 是综合 档案室开展其它各项业务工作的前提 有了归档的公文 材料 统计报表 名册 照片 录音 录像带 荣誉实物和各种专门档案 会计档案 基本建设 设备管理与科研 项目的科技档案及本部门 本行业的专门档案等 档案的 编目 鉴定 保管 统计 编研和提供利用工作才具备物 质对象 离开了归档文件材料的 档案工作就成了 无米之炊 而且 收集工作的质量 直接影响着其他业务工作的开展 决定着 其他业务工作质量的优劣 如果归档的文件材料不齐全完整 那么 工作中就难以保持文件之间的有机联系 在鉴定工作中就难以正确 判断档案的保存价值 正确划分保管期限 在利用工作中就更难满 足本机关和社会各方面利用档案的需要 三 做好归档文件材料收集工作是贯彻集中统一管理原则和推动 档案工作发展的重要措施 只有通过做过细的收集工作 才可能把本单位的全部归档文件材料 集中到综合档案室 实现规范化的和集中统一管理 避免档案管理 各自为政 分散保管的现象发生 使机关档案工作管理的基本 原则落到实处 同时 使机关综合档案室和乡镇联合档案室的室藏档案得到丰富 以便于集中人力 物力 财力 不断更新和添置档案保管与保护设 施 改善机关档案室保管保护条件 加快机关档案工作现代化管理 的进程 三 机关档案收集工作的范围为了规范机关档案室的文件材料的立 卷归档范围 国家档案局早在1987年12月4日就印发了 机关文件材 料归档和不归档的范围 为了帮助各单位的专 兼职档案工作人员做好本单位 本乡镇文件 材料的平时收集工作 我们结合本县各单位档案工作的实际 制订 了 县直机关 乡镇文件材料归档与不归档的范围 其具体内容 如下县直机关 乡镇文件材料归档和不归档的范围为了完整 系统 地保存本单位在工作活动中形成的文件 材料 电报 簿册 图表 记录 信函 照片 录音 录像 盘片等各种门类各种载体的档 案 提高归档文件材料的质量 以适应全县两个文明建设和本机关 单位 各项工作的需要 为国家积累门类齐全 结构合理的档案 史料 特制定 县直机关 乡镇文件材料归档和不归档范围 文书档案归档范围 1 归档的文件材料的范围凡对反映本单位工作 活动具有查考利用 价值的文件材料均属归档范围 1 1上级机关的文件材料 1 1 1上级机关召开的需要贯彻执行的会议 的主要文件材料 1 1 2上级机关颁发的属于本单位主管工作并要执 行的文件 以及普发的 非本单位主管工作但需要贯彻执行的法规 性公文 1 1 3国家 省 市 县各级领导 人民代表视察 检查本 单位工作时的重要指示 讲话 题词和报道等材料 1 1 4代上级机关草拟并被采用的公文的最后草稿和印制公文 1 1 5上级机关转发本单位的公文 在本单位现场办公的会议纪要 上级 报刊 杂志 简报与会议采用的本单位和本单位领导与工作人员的 文章 报道和典型材料 1 2本单位的文件材料1 2 1本单位党代会 人代会 工 青 妇代会和工作会议的文件材料 1 2 2本单位党 组织 行政 人大 纪委和工青妇群团组织的平时会议记录 本单 位召开的年度总结表彰大会 综合性和专业性工作会议的会议材料 1 2 3本单位党 政 人大 纪委 工青妇等组织印发的 包括转 发上级机关或与外单位联合印发的 各种正式的打印件 签发底稿 和重要公文的修改稿 1 2 4本单位的请示与上级机关 单位 的批 复公文 本机关所属机构与单位的请示和本单位的批复公文 1 2 5 本单位党 政 人大 纪委 武装 工青妇等组织的内设机构 科 股 室 或各工作线 乡镇七站八所 形成的工作计划 总结 汇报 调查报告 典型材料和受上级表彰的文件 1 2 6反映本单 位各项业务工作 活动 的专业性文件材料 1 2 7本单位检查所属 机构 单位 工作和进行调查研究形成的文件材料 1 2 8本单位每 年填报或统计汇总 乡镇包括七站八所 的各种统计报表和统计分 析材料 1 2 9本单位形成的财务管理工作和审计工作的文件材料 1 2 10本单位文秘 档案 机要 保密 创建 计育 信访工作 信访大案要案调查处理 的文件材料 1 2 11本单位制订的工作条 例 章程 制度等文件材料 1 2 12本单位工作大事记 年鉴 组 织沿革材料 基础数据汇编 反映本单位各种重要活动的新闻报道 材料 1 2 13本单位编印的内部期刊 简报的打印件 底稿和编缉 出版的书籍 资料的样本 底稿 1 2 14本单位成立 合并 撤销 机构 更改机构名称 启用印章及其组织简则 人员编制等文件材 料 1 2 15本单位 含上级针对本单位和本单位印发的 干部任免 调配 培训 专业技术职务评定 聘任 党员 团员 干部 职工 工会会员 妇女名册与统计报表 干部职工的录用 转正 定级 调资 离休 退休 退职等工作及干部奖惩的文件材料和表册 1 2 16本单位办理的干部 职工的工资转移 行政 党 团 工会组 织关系介绍信及存根 1 2 17本单位纪检 监察工作 党员 干部 职工纪律处分的文件材料和统计表 花名册 1 2 18本单位政法 司法 普法和社会治安综合治理工作的文件材料 统计报表和法 律文书 1 2 19本单位国有资产 房地产 国土清理与登记或年检 工作的清册 证书和交接凭证 1 2 20反映本乡镇农业开发 内引 外联 种植业 养殖业 乡镇企业和农技管理的文件材料 1 2 21 乡镇武装 民兵 征兵工作的文件材料 报表和名册 1 2 22乡镇 民政 优抚 退伍安置 婚姻登记工作文件材料 表册和专门档案 1 2 23上级机关批准本乡镇和本镇批准的有关行政区域变化 解 决山林 地界 水利纠纷 征用土地的文件材料 1 2 24本单位与 有关乡镇 县直单位或外地 个人签订的各种合同 协议书等文件 材料 1 2 25本单位 含自上而下的 各种普查工作形成的文件材 料和专门档案 1 2 26本单位中心工作形成的文件材料 三个代 表 学习 保持共产党员先进性教育 农村建整 农村党员远程教 育等 1 3同级单位和非隶属单位的文件材料 1 3 1同级单位和非隶属单 位颁发的本单位主管工作但需要执行的法规性文件 1 3 2有关业务 机关对本单位工作检查形成的重要文件 1 3 3同级单位和非隶属单 位与本单位联系 协商工作的重要来往文件 1 4下级单位的文件材料 1 4 1下级本单位 村场报送的年度 含年 度以上的 的工作计划 总结 汇报 典型材料 统计报表 花名册 等文件材料 1 4 2下级本单位 村场报送的重要基建 科研项目的 文件材料 1 4 3下级本单位 村场报送的法规性备案文件 2 不归档的文件材料的范围2 1上级机关 单位 的文件材料 2 1 1上级机关 单位 任免 奖惩非本单位工作人员的文件 普发供 参阅 不办的文件材料 2 1 2上级机关 单位 发来供工作参考的 抄件 2 1 3上级机关 单位 征求意见未定稿的文件 2 2本单位 的文件材料 2 2 1重份文件材料 2 2 2无查考利用价值的事务性 临时性文件 2 2 3未经会议讨论 未经领导审阅签发的 未生效 的文件草稿 校稿 一般性文件的历次修改稿 校对稿 2 2 4从正 式文件 报告 讲话上摘录下来的供工作参阅的非证明性材料 2 2 5无特殊保存价值的信访信封 一般性表态 询问一般性问题 提 出一般性建议或意见的人民来信 2 2 6机关 单位 内部互相抄送 的文件材料 不应履行公文的行文 介绍信等 2 2 7本单位负责人 兼任外机关 单位 职务形成的与本单位无关的文件材料 本单位 负责人原在其他乡镇或单位工作时未办移交带来本单位的文件材料 2 2 8为本单位工作参考目的从各方面收集 从报刊上剪辑的文件 材料 2 3同级机关 单位 和非隶属机关 单位 的文件材料 2 3 1参 加非主管机关 单位 召开的会议不需要贯彻执行和无查考价值的 文件材料 2 3 2非隶属机关 单位 抄送的不需要办理的文件材料 2 4下级机关 单位 的文件材料 2 4 1下级机关 单位 送来的 工作简报 情况反映 不应抄报或不必备案的文件材料 2 4 2越级 抄送的一般的 不需要办理的文件材料 2 4 3下级机关 单位 报 送的一般性文件材料 会计档案归档范围 1 会计报表 单位年度会计决算报表 本单位会计月 季报表 2 会计帐簿 本单位总帐 包括日记总帐 本单位明细帐 本单位日记帐 现金和银行存款帐 本单位固定资产帐 卡片 本单位辅助帐簿 3 本单位会计凭证 4 本单位会计工作其它材料 会计移交清册 会计档案保管清册 会计档案销毁清册等 科技档案归档范围 1 基建档案 征地申请 报告及上级批复 用地红线图 拆迁 补 偿协议书 土地使用证 房屋产权证 总体规划图 地形图 地下管网图 基建工程项目申请报告 批复 基建工作中的各 种合同 协议 任务书 地质勘探 试压沉降记录 报告 数据 初步设计 技术设计 设计计算书 工程预算 概算 决算 材料 基建项目 施工 竣工全套图纸 施工组织措施 计划 总结 统计表 工程执照 开工报告 建筑许可证 隐蔽工程 记录 工程质量鉴定报告 施工日志 竣工验收报告 竣工验收 证明 质量评审材料 工程现场声像材料 照片 录像 录音带 会议记录 房屋普查统计报表与材料 2 设备档案 购置设备仪器的报告 批复 设备仪器开箱验收单 装箱单 保修单 保险单 设备合格证 说明书 使用手册 技术操作规程 设备台帐 设备报废鉴定书及清册 设备其它 需归档的文件材料 3 科研 科技开发 项目档案 项目计划 可行性报告 科研或 开发过程中形成的材料 评审 论证 验收 受奖与推介文件材 料 声像档案归档范围 1 反映本单位主要职能活动和重要工作成果的照片 录音录像 2 上级在本单位召开的各类现场会 表彰会拍摄的照片和录音录 像形成的声像材料 3 上级领导 人大代表视察 检查本单位工作的照片 录音等声 像材料 4 上级报刊 电视台采访反映本单位工作的新闻图片及文字说明 5 外单位来访 本单位干部职工外出参观学习形成的照片等声像 材料 6 本单位召开工作会议 表彰会议及举行各种活动的照片等声像 材料 7 反映本地区地理概貌 基本建设 重点工程 名胜古迹 自然 风俗和著名人物的照片 8 其它应归档的声像材料等 荣誉 实物 档案归档范围荣誉实物档案是指机关单位 组织团体 和个人在从事社会活动中形成的 具有保存查考价值和凭证作用的 各种荣誉实物和其他实物 它主要包括奖杯 奖状 奖章 奖牌 镜匾 锦旗 证书 废旧印章等 具体归档范围 1 本单位获县 市 省 国家级表彰奖励的锦旗 奖状 奖杯 镜匾 证书等荣誉实物 2 本单位干部获市以上各类表彰奖励荣誉的奖状 奖章 证书复 印件或照片 3 本单位有重要意义 查考利用价值和凭证作用的各类实物 4 外单位赠送给本单位的镜匾 锦旗或其它实物 5 本单位曾经使用过现已废止的各种印鉴 6 上级颁发给本单位各项工作上等达标和其他方面的证书 证件 等 四 本单位档案收集工作的做法 一 编制本单位的归档类目条款 做好文件材料的平时归档工作归档类目 是指在一年的实际文件材 料尚未形成或收到之前 事先根据本单位工作 活动 规律 预计 该年可能具体的分类方案 它是本单位办理完毕的公文 材料平时 归档的依据 文书处理人员或档案工作人员按照归档类目条款 将办理完毕的公 文 材料 随时按类目上的有关条款归入卷内 这就是平时归档 它的好处在于防止公文 材料散失 便于次年正式归档 为了帮助各单位专 兼职档案员做好本单位文件材料的平时归档工 作 为一年一度的文件归档工作排难解愁 我们特选编了三个不同 类型的单位的文书档案的平时归档类目条款 供各单位编制本单位 平时归档类目条款时参考 1 没设内设机构的部 办 委机关档案的平时归档类目条款举例中 共华容县委 办公室 文书档案平时归档类目条款序号类目条款序 号类目条款上级文件材料20县委 办 拟写的综合性材料1中共中央 办公厅 文件21县委办秘书组材料2中办通报22县委办综合信息组 材料3中共中央办公厅工作通讯23县委办政研组材料4中共湖南省委 办公厅 文件24县委办政工组材料5省委通报25县委办行政组材料 6省委办 内参 26县委督查室文件材料7省委 办 会议文件材料2 7县委办党总支文件材料8中共岳阳市委 办公室 文件同级9市委通 报28县人大常委会 办 文件材料10市委办 每周汇报 29县人民 政府 办 文件材料11市委 办 会议文件材料30县政协 办 文 件材料本级文件材料31县人武部 办 文件材料12中共华容县委书 记办公会议纪要32县纪委 办 文件材料13县委常委会议纪要下级1 4县委综合性会议文件材料33县委机要科保密局文件材料15中共华容 县委发文34县档案局文件材料16中共华容县委办公室发文35县史志 办文件材料17县委办编印发 县委通报 36各乡镇党委 办 文件 材料18县委办编印的 华容情况 37县委各部 委 局文件材料19 县委办编印的 地市信息 38县政府各委 办 局文件材料 2 设有内设机构 股 室或科 室 的机关档案室的平时归档类目 条款举例华容县地税局文书档案平时归档类目条款序号类目条款序 号类目条款上级 同级普发性文件材料11本局发文1县委 办 部 委 文件材料12本局办公室 法规科 文件材料2县政府 办 委 局 文件材料13本局人教科文件材料3县人大 政协文件材料14本局 监审室文件材料4县纪委 监察局文件材料15本局税政科文件材料5 县财政 国税 工商 物价 审16本局征管科文件材料计局文件材 料17本局计财科文件材料18本局工会文件材料上级地税局文件材料1 9本局其他文件材料6上级党委 政府地税工作文件7省地税局文件材 料和简报下属单位文件材料8市地税局文件材料和简报20各地税分局 文件材料9上级地税工作文件材料22其他相关二级机构文件材料本级 地税局文件材料10本局党组 党总支 文件材料 3 乡镇档案平时归档类目序号类目平时归档责任部门1中央 省 市委 办 文件党委办2国务院 省 市政府 办 文件政府办3县 委 办 文件党委办4县政府 办 文件政府办5省 市 县人大工 作文件人大办6省 市 县纪检监察工作文件纪监室7领导参加市 县委 政府 人大 纪委 武装部 工青妇组织召开的会议带回的 文件材料对口办公室8省 市 县武装 民兵 征兵工作文件材料武 装部9省 市 县共青团和青年工作文件材料团委10省 市 县妇联 和妇女工作文件材料妇联11上级 同级机关组织 人事 劳资工作 文件材料组织线12上级 同级机关宣传 含文化 教育 卫生 血 防 广播工作 统战工作文件材料宣传线13上级 同级机关政法 和综治工作文件材料政法线14上级 同级机关民政工作文件材料民 政办15上级 同级机关计划生育工作文件材料计育办16上级 同级 机关关于乡镇建设 国土管理的文件材料政府办17上级 同级机关 关于乡镇 村办企业工作的文件材料政府办18上级 同级机关关于 农村工作的文件材料党委办19上级 同级机关关于农业生产 农技 工作的文件材料政府办20上级 同级机关关于种植业生产的文件材 料政府办21上级 同级机关关于养殖业生产的文件材料政府办22上 级 同级机关水利 三防 农机 农电 林 路建设的文件材料政 府办23上级 同级机关关于经营管理和减轻农民负担的文件材料经 管站24上级 同级机关关于财贸 含财税 税务 工商 粮食 供 销 农村金融保险工作 的文件材料政府办25上级 同级机关关于 其他工作的文件材料政府办26上级 同级机关针对本乡镇工作文件 包括批转本乡镇工作情况与经验的文件材料 党委办本级27本乡 镇召开会议的文件材料 包括党代会 先代会 工作会等综合性会 议的文件材料 党委办28本乡镇的会议记录 纪要 包括党委会 乡镇长办公会和党政负责人联席会议记录与纪要 党委办29本乡镇 党委会发文 一式三份 一份连同底稿归档 一份按文号顺序汇编 作资料 一份供平时查考 党委办30本乡镇政府发文 一式三份 一份连同底稿归档 一份按文号顺序汇编作资料 一份供平时查考 政府办31本乡镇人代会和人大工作文件材料人大办32本乡镇纪检 监察工作文件材料 含会议文件材料 纪监室33本乡镇武装 民 兵 征兵工作文件材料 含会议文件材料 武装部34本乡镇组织 人事劳资工作文件材料 表册 含会议文件材料 组织线35本乡镇宣 传工作 包括文化 教育 卫生 血防 广播工作 统战工作文件 材料 含会议材料 宣传线36本乡镇共青团和青年工作文件材料 含会议材料 团委37本乡镇妇联和妇女工作文件材料 含会议材料 妇联38本乡镇工作计划 总结 经济工作目标管理责任状党委办3 9本乡镇综合性的调查报告 工作汇报和典型材料党委办40本乡镇在 上级报刊 电台发表的稿件 材料 图片 在上级会议上的发言 经验材料党委办41反映本乡镇会议 活动 工作情况的照片 录音 录相带党委办42本乡镇政法和综治工作文件材料 含会议文件材 料 政法线43本乡镇民政 优抚 救济工作文件材料与表册民政办4 4本乡镇计划生育工作文件材料 含会议文件材料 统计表计育办45 本乡镇关于村镇建设 土地管理工作文件材料政府办46本乡镇关于 乡镇办 村办企业工作文件材料 统计报表政府办47本乡镇关于农 村工作的文件材料党委办48本乡镇关于农业生产和农技工作的文件 材料 含会议 检查文件材料 政府办49本乡镇种植业生产的文件 材料 含会议 检查文件材料 统计表 进度表政府办50本乡镇 关于养殖业生产的文件材料 含会议 检查文件材料 统计表 进度表政府办51本乡镇水利 三防 农机 农电 林 路建设的文 件材料 含会议 检查文件材料 政府办52本乡镇财贸工作 包括 财政 税收 工商 粮食 供销 农村金融保险工作 文件材料 入库进度政府办53本乡镇经营管理 减轻农民负担和农村经济工作 的文件材料经管站54本乡镇农业统计报表经管站55本乡镇农村经济 情况统计年报表经管站56本乡镇农户上交款项提留方案经管站57本 乡镇农村粮食情况年报表经管站58本乡镇企业统计年报企业办59本 乡镇农业机械统计年报农机站60本乡镇人口统计年报表政法线61本 乡镇机关行政 财务管理的文件材料 包括各种规章制度 基建文 件 图纸 政府办62本乡镇文秘 信息 信访 保密 档案工作文 件材料党委办63本乡镇与所属部门单位和各村 场签订的各种合同 协议书政府办相关工作线64本乡镇关于其他工作文件材料政府办 下级65各村 场 下属单位的年度工作总结 计划党委办66各村 场 下属单位党支部工作的文件材料党委办67各村民委员会 下属 单位行政工作的文件材料政府办68各村 场 下属单位上报的年度 统计表 花名册政府办69各村 场 下属单位上报的单方面工作的 计划 总结 汇报 典型材料 统计表等由对口工作部门和战线归 档 二 认真把好 六关 不断提高文件材料收集工作的齐全完整 率 一是把好收文登记关 各单位内勤干事收到上级寄发的公文或开会带交的公文 必须立即进 行收文登记和编号 装入文件传阅夹 避免公文零乱散失 二是把好发文登记关 本单位的发文必须统一进行编号登记 打印完毕盖章时必须连同签发 底稿交三份正式公文给内勤干事存档 一套连同底稿待第二年初组入 档案 一套编发文汇集 一套供领导或工作人员平时查考 三是把好会议关 凡本单位召开的大型会议 必须通知档案员参加 随时收集会议各种 文件材料 凡通知本单位领导和工作人员外出开会 要及时提醒他们 督促他们将带回来的会议文件材料和便带的其他文件及时交到档 案员归档保存 四是把好打印关 凡在本单位微机室或定点打印本机关 单位 的文件材料 必须叮嘱打 字员保存好所打印文件材料的底稿 校改稿和印出的正式文件材料 交档案室存档 五是把好盖印关 凡属于盖章后上报或下发的文件材料 必须强调经办人留下正件和底 稿后才能盖印上报或下发 六是把好工作调动与工作调整的文件材料移交关 凡本单位领导或工作人员调动工作 档案员必须提前做好文件材料的 收集归档工作 单位领导或工作人员内部调整工作 档案员也要主动 上门做好他们所保存的文件材料的收集归档工作 以免出现 新不管 陈 把原来管理的文件材料作废纸卖掉或烧掉的现象发生 三 做好突击性收集工作 按照省档案局制订的 归档文件管理规则 实施细则的规定 终年 年初开始各立档单位都要对本单位上一个年度的各类档案进行规范 化的 在工作开始前必须采取强有力的措施 做好各类归档文件材 料的突击性收集工作 如何做好突击性收集工作 要着力抓好以下 四手 一是开好文件 材料收集工作会议 由分管档案的领导组织本单位的工作人员学习 档案法规和管理制度 动员大家把各自保管的上一个年度形成的或 收到的文件材料和表册交到单位综合档案室进行归档 不得由各内 设机构或工作人员个人保存 既使本股室或工作线平时工作需经常 查考 也只能复印一套自存 原件必须交单位档案室存档 二是由主管档案工作的办公室主任 档案员上门收集 有股室的逐 股清理核对归档 没设股室的逐工作线找工作人员清理核对归档 三是到县直有关部门查阅本单位上报的文件材料 统计报表 花名 册 复印后归档 四是到归口管理或下属单位进行收集 一个单位每年印发的文件和会议材料一般都要发放到归口管理或所 属单位 如果本单位某一份文件或某一次会议的材料平时保管不慎 丢失了或不齐全完整 就可以到归口管理或所属单位找回来补全 此外 如果本单位归口管理或所属单位每年上报的重要文件材料归 档不齐全 完整 也要通知有关单位补交上来 以保证本单位档案 的完整性 第二节归档文件材料的分类工作 一 什么是文件材料的分类工作分类即划分 这是一种揭示概念外 延与内涵的方法 也是根据事物的 共性 与 特性 类聚相同事 物 区分不同事物的手段 归档文件材料的分类工作就是按照单位归档文件材料的 时间 内 容和形式上的异同 分成若干个类别 以揭示出单位档案之间的内 在联系 构成单位档案的机关整体 从档案工作的程序来说 在一个单位档案的全宗内 只有首先进行 归档文件材料的科学 准确的分类 其后的各环节如装订 排列 编号 编制归档目录等工作 才便于逐步深入 因此 科学地选择分类方法 制定分类方案 准确地分类 是档案 工作开始前的又一个十分重要的环节 二 归档文件材料的基本分类方法本单位档案的分类方法 首先应 按归档文件材料的内容和载体形式的不同 制订统一的分类方案 根据目前县直单位和乡镇档案的门类和载体形式 可将档案室的全 部档案分成文书 会计 专门 科技 声像 荣誉 实物 档案六 个门类 如部分党政机关没有专门档案 则至少有五个门类的档案 每个门类的档案再分别按其内容和保管价值制定具体的分类方 案 文书档案采用保管期限 年度 问题或者保管期限 年度 机构两种分类方法 立档单位可选用其中一种分类方法 注意应保持分类方案的稳定性 会计档案按年度 核算材料类型 保管价值分类 声像 荣誉实物档案按档案门类 载体形式分类 科技档案中基建档案按工程性质 工程项目分类 设备档案按设备性质 型号分类 下面我具体讲文书档案按保管期限 年度 机构 问题 分类法 一 按保管期限分类保管期限目前是三种永久 长期 短期 保管期限的划分 原则上参照国家档案局1989年颁布的保管期限表 新的保管期限出台后按新的执行 永久 凡是反映本单位主要职 能活动和基本历史面貌的 对本机关国家建设和历史研究有长远利 用价值的档案 定为永久保管 保管时间50年以上 它主要包括 1 本机关制定的属于政策性的文件 处理重要问题形成的文件材料 召开重要会议的文件材料 重要的请示 报告 总结 综合统计 报表 机构演变 机关领导人任免等文件材料 2 同本机关产生的重要文件有密切联系的上级和下级机关的重要文 件 上级针对本机关所作的决定 批复 报告和调查研究材料 3 本机关批转下级报送的重要的具有特殊意义的文件材料 长期 凡是反映本单位的一般工作活动 在较长时间 即15 50年左右 对本单位工作有查考利用价值的文件 长期保存的档案 它主要包括 1 机关一般工作问题的文件材料 一般会议的主要材料 人事管理 工作形成的一般文件材料 2 直属上级机关下发的属于本机关主管业务或非直属上级机关颁发 的针对本机关主管业务 并需要贯彻执行的一般性文件材料 3 下级机关报送的年度工作总结 报告和统计报表等文件材料 短期 凡是在较短时间内 如15年以内 对本单位有参考利用价值 的文件材料列为短期保管 如本年度一般事务性的文件材料 它主要包括 1 本机关一般事务性的文件材料 2 上级机关和同级机关颁发的非主管机关业务但需要参照执行的文 件材料 3 下级机关报送的一般性的文件材料 根据本单位保管期限表 对当年的文件材料进行分类时应注意几个 问题 1 原则上不要将 二 三个保管期限的文件混在一起 2 应从一个问题或一组文件材料的重要程度划定保管期限 不要孤 立地按单份文件的重要程度来划定保管期限 3 一个问题的文件有保管期限不完全相同的情况 为了保持问题的 完整性 可本着就高不就低的原则 4 本机关转发上级的业务文件 没有提出具体意见的打印件作短期 5 根据 规则 要求 从xx年起取消我省过去按级别 即上级 本 级和下级 分类的方法 强调同一事由同一保管期限的文件 可以 将上级 本级 或同级 和下级的文件 组织在一起 文件排列时 可将上级文件排在前面 本级和下级文件依次排在后面 二 按年度分类 就是根据形成和处理文件的年度对归档文件进 行分类 在具体操作时应注意以下几点 1 文件有多个时间特征一份文件往往有多个时间特征 包括成文日 期 签发日期 批准日期 会议通过日期 公布日期 发文和收文 日期等等 分年度时 一般以文件签发日期 或落款日期 为准 据以判定文 件所属年度 规则 取消了原有的按针对年度归类的做法 对于计划 规划 总结 预决算 统计报表以及法规性文件等内容涉及不同年度的文 件 统一规定按文件签发日期 或落款日期 判定文件所属年度 2 跨年度形成的文件机关单位的某些具体职能活动 如召开会议 处理案件等等 跨年度形成的文件 统一在办结年度归档 分类时 也都归入办结年度 比如 跨年度的会议文件材料 统一归在闭幕年 跨年度的案件 形成的文件材料 统一归在结案年 跨年度的请示与批复 统一 归在批复年 原已分开归档的 应在各自归档的文件目录备注栏内 加以说明 回顾纪念性文件 归入定稿或发表年 法规性文件 归入公布的年度 跨年度的计划归入开始年 跨年度的总结 归入最后一年等等 3 几份文件为一件时 件 的日期按照 规则 规定 正本与定 稿 原件与复制件 来文与复文等作为一件 这时判定 件 的日期 应以装订时排在前面的文件的日期为准 具体地说 正本与定稿为一件 以正本为准 正文与附件为一件 以正文为准 转发文件与被转发文件为一件 以转发文件为准 来 文与复文为一件 以复文为准 多份文件 如组织关系 工资关系 行政介绍信 学籍卡等 作为一件的 可标起止时间 4 未注日期的文件要标注日期此类情况见于内部文件 也叫白头文 件 需要分析文件内容 制成材料 格式 字体以及各种标识 通 过对照等手段来考证和推断文件的准确日期或近期日期并据以按年 度合理归类 5 专门年度的分类方法如果立档单位相当一部分工作是按照专门年 度进行的 如教学 征兵 粮食年度等 采用年度分类法时 对这 部分工作中形成的文件 就按照专门年度进行分类 如1995年与1995 1996学年归入同一类 6 临时机构存在时间不长 即两年以内 文件材料又比较少 工作 虽然跨年度 形成的文件可以不分年度 放在工作结束年归档 如果每年文件数量较多 亦可分散在各个年度内归档 三 机构 问题 分类法 规则 中以提出机构 问题两种分类 法 是因为在现代化检索手段的情况下 不宜也不必过多设分类层 次 一般2 3层即可 制定分类方案时 机构分类与问题分类不能同时采用 而 应根据单位归档文件的实际情况选择其中一种 机构分类 是根据文书处理阶段和处理文件的承办单位对归档文件 的分类 1 采用机构分类 能最好地保持全宗内文件在方面固有的联系 客 观地反映立档单位的历史面貌 同时 由于每个机构都承担某些方面的职能和任务 按机构分类在 一定程度上集中反映了某一方面工作内容的文件 便于按照机构的 职能查找和利用档案 采用机构分类时 一般来说 有一个机构就设置一个机构名称 就 是类名 各类的次序可按照本机关序列表的规定或习惯上的顺序来排列 一 般是领导机构 综合机构 业务机构 采用机构分类 原则上以哪个机构名义发文的文件就归入哪个机构 的类中 有些文件是由几个机构共同处理的 如何归类须视其具体 情况而定 有主办者的一般归入主办机构 以机关名义发出的文件 应归放有 关机构类中 业务部门起草 以机关办公室名义发出的 如果内容 属该部门职责或业务 应归入负责起草发文的机构内 机关单位内设置的临时机构 应和其他机构一样设类 形成的归档 文件归入该类保存 有时临时机构与该立档单位某一内部机构合并办公 并以该机构为 常设机构 那么形成的文件应归入内部机构类 如果临时机构涉及 两个以上的内部机构 则应根据其主要职能以及形成的文件内容 数量多少等 由这些机构协商后确定分类方法 2 问题分类法问题分类法 就是按照文件内容所说明的问题对归档 文件分类 采用这种方法 可以避免或减少同类问题文件分散的现象 便于按 专题查找和利用档案 特别是由于设类可以不受内部机构的限制 机关的中心任务和主要活动可以单独设类 能够比较突出地反映一 个机关职能活动的主要面貌 这种分类方法一般在县 区 以下的 机关单位使用较多 在实际工作中 使用问题分类法的立档单位 大多参照本单位内部 机构的职能性质来设置类别 例如将党委工会 共青团 女工等机构形成的文件归为 党群类 行政后勤 等部门形成的归档文件为 行政类 业务部门形成的 归档文件为 业务类 等等 在按问题分类时 还要注意问题的密切联系 根据文件的不同特点 妥善处理好不宜按问题分类的文件材料 编文号的正式文件材料 应按问题分类 不宜分成 文件类 和 材料类 不应单独按文件名称 如通知 决定 通报等 分 文件与电 报应按问题合并归档 不宜归成 电报类 以办公室名义的发 文 由哪个部门承办的 就应放到哪个相关机构之中去 一个单位应力求准确并保持历年分类方法的一致性 为了便于各位前来参加学习的同志掌握好本单位的文书档案分类方 法 我们特印发几种不同类型的分类方案供大家参考 1 按保管期限 年度 问题分类方案举例中共华容县委 办 文书档案分类方案 一 综合类 会议记录 纪要 综合性会议 综合性文件 综合性期刊 人大政协工作 政府工作 二 组织类 综合 机构设置 撤并 启用印章 干部职务任 免 党的建设 干部工作 含干训 人事工作 含表彰奖 励 老干工作 三 纪检类 综合 党风党纪教育 党纪处分 纪检队伍建 设 四 宣传类 综合 双文明建设 政治理论学习 新闻报道 工作 广播电视工作 文化体育工作 教育工作 卫生工 作 计划生育工作 五 统战类 综合 对台工作 侨务 侨联 工作 民族 宗教工作 工商联工作 外事工作 六 政法类 综合 公检法工作 司法工作 普法工作 民政工作 七 工青妇类 综合 工会工作 共青团工作 妇联工作 青少年教育工作 八 人武类 综合 民兵工作 兵役 后备役 工作 九 科技类 综合 科技工作 科协工作 十 经济工作类 综合 农村工作 工交财贸工作 计划统 计工作 城乡建设环保工作 十一 办公室工作类 综合 文秘工作 综合信息工作 政 工党务工作 行政后勤工作 督查工作 机要保密工作 信访工作 档案工作 史志工作 2 按保管期限 年度 组织机构分类的文书档案分类方案举例华容县地税局文书档案分类 方案 一 局党组 党总支 会计记录 工作要点 工作总结 工作汇报 典型材料与调查报告 党组织统计报表 党员名 册 吸收新党员和党组织关系转移形成的文件材料 局党组 党总支 发文 上级地税机关下达的党务工作文件材料 二 局办公室 法规科 会议记录 工作要点 工作总结 工作年鉴 工作汇报 典型材料与调查报告 华容地税 内刊 通讯报道与信息材料 全局性 办公室工作 发文 省 市地税局下达的综合性与办公室工作 会议 的文件材料 三 局人教科 工作要点 工作总结 工作汇报 典型材料 与调查报告 人事 教育和劳资工作统计报表 人事 教育劳 资工作名册 本局人事 教育工作发文 省 市地税局下达的 人事教育工作 会议 的文件材料 四 监审室 工作要点 工作总结 工作汇报 典型材料与调 查报告 纪检 监察和审计工作的统计报表与名册 本局关于 纪检 监察和审计工作的发文 省 市地税局下达的纪检 监察 和审计工作 会议 的文件材料 五 局税政科 工作要点 工作总结 工作汇报 典型材料 与调查