校团委办公室管理制度

校团委办公室管理制度校团委办公室管理制度 2 校团委办公室管理制度 第一 总 则 第一条 为强化校团委办公室职能 规范其使用与管理 增强办公 室使用的规范性与明晰性 提高办公效率 本着责权统一的原则 现结合实际情况 制定本制度 第二条 本制度所指的办公室管理包括办公室职能 物资管理 档 案管理 值班管理 会议管理 第二 校团委办公室职能 第三条 办公室职能 第一项 团委指导老师 学生副书记办公 专职团干办公 第二项 举行小型会议 第三项 收发各项 第四项 存放各部门档案 办公室设有各部门存放柜 可用于整理 及归档 第五项 日常办公 办公室可用于各部门日常办公 整理资料等事 务 第六项 物资管理 校团委物资借用 归还等管理均在此办公室进 行 第七项 收集材料 收集基层上交材料 包括报名表 申报书 方 案 征等等 第三 办公室物资管理 第四条 校团委办公室所有物资归团委所有 第五条 校团委物资旨在方便老师办公 各组织举行活动 第六条 校团委物资包括办公用品 办公设备 库房物资 办公用品包括笔 尺子 订书机 夹等常用办公用品 办公设备包括电脑 打印机 电话 饮水机 书柜等设备 库房物资指团委内设机构办公室存放的所有物资 包括地毯 麦 克风等 第七条 校团委物资一般不外借 如需借出 必须在相应表格填写 登记 第八条 物资使用与保管 第一项 办公用品的使用要以勤俭节约为原则 杜绝奢侈浪费 第二项 所有校办公设备使用权属校团委所有 其他组织或个人不 享有使用权 第三项 所有办公用品使用完毕后 应立即放回原位 第四项 办公设备若有损坏 需及时报修 以保证正常的办公室运 作 第五项 所有物资在使用过程中 如有恶意损坏或丢失现象 需作 出相应赔偿 第六项 值班结束后务必切断电脑 打印机 饮水机等办公设备的 电 第七项 办公室电脑使用者未经相关人同意 一律不得删除 拷贝 电脑资料 第八项 办公室电脑使用者应合理使用电脑 不得利用其进行与工 作无关的事情 保持电脑正常运作 第九项 未经老师同意 任何人不能擅自使用老师的电脑 第十项 打印机一般仅为团委学生副书记 专职团干使用 其他人 未经老师同意不得擅自使用 如有违规 视严重程度给与惩罚 第九条 物资借用与归还 第一项 办公用品 办公设备仅供团委内部使用 库房物资可外借 第二项 办公用品一般不得带离办公室 如需带离 务必填写 校 团委办公用品借用登记表 并及时归还所属办公室 第三项 团委内部借用库房物资 无需写申请书 但需要事先与相 关负责人说明 并填写相应的 物资借用归还登记表 第四项 其他组织借用库房物资 务必遵循 校团委物资借用程序 相关规定 第五项 团委内部或其他组织在借用库房物资期间需保管好物资 若物资有所损坏或丢失 视严重程度给与惩罚 第十条 物资清点与整理 第一项 办公用品每两个月清点一次 详细记录库存数量 损耗情 况 并填写 校团委办公用品物资清点登记表 汇集所有已经损坏 或无法使用的办公用品 根据实际情况 由办公室相应负责人统一 处理 第二项 办公设备每月清点一次 并填写 校团委办公设备清点登 记表 如有丢失 追究相关责任人并作相应惩罚 第三项 库房物资每月清点并整理一次 详细记录每种物资库存数 量 损耗数量等情况 详细填写 校团委库房物资清点登记表 汇 集所有损坏由办公室相应负责人统一处理已损坏物资 第四 档案管理 第十一条 档管理 第一项 不得随意翻阅保密和老师专用 第二项 可以翻阅非机密 查阅后及时放回原位 第三项 办公室所有一律不得调出办公室 若需调出 必须经办公 室主任同意 第四项 不得对外透漏未正式发的内容 第五项 定期清理储物柜 及时归档 第五 整理 第十二条 整理信 按照信人的类别分为团省委信 外校团委信 其他信三类 并将 各类信分别置于对应夹内 第十三条 整理 按照地的类别分为团省委发 省直团工委发 校团委发 内部 其他等 将各类按分类放入各自对应的夹内 第十四条 整理部内部内关于大型活动的也要定期进行整理 第十五条 工作计划与工作总结 1 上交时间为每月 1 2 号 上交纸质版至团委办公室 同时发 送电子版至 4x39107 qq 信息内容整理为压缩包 注明日期和事 邮主题注明日期和事 信息以 rd 格式报送 一个 rd 对应一篇信息 保存为 d 格式 不接收 dx 格式的 rd rd 名与标题一致 上报信息 标题使用小二号黑体加粗 正采用小四号宋体 首行缩进两个字符 1 倍行距 2 每篇信息请写清楚标题 标题和正要严格区分 没有标题的信 息一律不予采用 3 报送信息时请写清楚事发生的时间 如 2010 年 11 月 1 日 4 上报信息的内容要体现出各组织的工作内容 反映学院发展动 态 可涉及团的职能部门 学生组织 学生社团 团总支 团支部 等 能及时反映本学院学生工作的新思路 新举措 新活动 信息报送要做到及时准确 必须严把质量关 每条信息要主题 明确 内容精炼 格式规范 重点突出 言之有物 尽量做到有情 况 有分析 每篇稿子字数不少于 1000 字 第六 值班管理 第十六条 值班管理旨在加强各值班人员工作效率 规范其工作职 责 第十七条 值班时间 地点与值班人员 值班时间 星期一到星期五 上午 8 00 12 00 下午 14 30 17 20 值班人员 办公室主任 副主任 办公室干事 第十八条 办公室值班主要工作 第一项 协助老师完成所需工作 第二项 做好保密工作 第三项 及时跟进未完成工作 第四项 保持办公室干净整洁 第五项 完成签收 签发工作 第六项 整理未归档 第七项 每天发放 整理各类报纸 杂志 第八项 老师外出期间 做好接待工作 如接听电话 接待访宾客 等 第九项 工作汇报 及时将值班期间发生的重要事项向老师汇报 第十项 管理物资 包括接收各组织物资借用申请书 登记 领取 验收以及存放工作 第十一项 按时到办公室值班 不迟到 不早退 到后如实登记 他人不得代签 有特殊情况不能按时值班者 须提前一天向办公室 主任请假 以便做临时调整 第十二项 认真履行值班职责 严格按照要求完成值班工作 对值 班期间须解决的问题 要及时处理 并在值班本上做好详细记录 做好交接班工作 第十三项 如遇特殊情况无法独立处理时 应及时向团委老师求助 或致电有关责任人 不得擅自处理 第十四项 值班结束离开办公室时 务必保证所有电 门窗等均关 闭 第七 会议管理 第十九条 例会分为团委例会和团委内设机构全体干部大会两种 第二十条 团委例会 1 参加人员 团委书记处成员 各院系团组织负责人 校级学 生组织负责人 2 时间 原则上规定每两周召开一次 一般是周一 19 00 团 委可根据工作和活动的实际需要 适时调整会议时间 地点 暂定于图书馆三楼会议室 每次例会的具体时间和地点 将由办公室提前通知各院系指导老师和各校级组织负责人 3 主持 团委书记或副书记 4 内容 通报前期工作和活动情况 探讨近期工作计划 布置 相关工作任务 会议记录 由办公室负责做好明确的会议记录 第二十一条 团委内设机构全体干部大会 1 参加人员 校团委各部长及全体干事 2 时间 原则上规定每周召开一次 一般是周三下午 17 30 团委可根据工作和活动的实际需要 适时调整会议时间 地点 定于 2106 教室 每次例会的具体时间和地点 将由办 公室提前一天通知各部长 由各部长及时通知本部门的干事 3 主持 团委学生副书记 4 内容 通报前期工作和活动情况 探讨近期工作计划 布置 相关工作任务 会议记录 由办公室负责做好明确的会议记录 第二十二条 考勤规定 1 例会执行严格的考勤规定 全体与会人员须于会议前在考勤 表上签到 团委例会由团委办公室负责考勤 内设机构会议由组织 部负责考勤 2 与会者要严格遵守会议时间 不得无故缺席 迟到 早退 因故不能按时参加或不能参加者均应提前向团委书记或副书记请假 经批准后方予准假 否则以缺席论处 3 与会者务必携带会议记录本 认真作好会议记录 否则按缺席 而论 第二十三条 处分条例 1 凡会议期间无故迟到分钟到 10 分钟者 在会议上做口头检查 无故迟