档案安全管理

第一部分 档案安全管理概述第一部分 档案安全管理概述 档案安全管理 档案安全管理 是指立档单位 档案馆对馆 室 藏档案实体和信 息内容采取有效保护措施 避免受到自然灾害或人为侵害 并使其 处于安全状态的管理工作 档案安全管理的目的 档案安全管理的目的 加强档案安全管理工作 杜绝各类危害档案 安全事故发生 确保档案资料安全和最大限度的延长档案寿命 档案安全管理的原则 档案安全管理的原则 档案安全管理工作遵循严格管理 预防为主 严格管理 预防为主 防治结合 确保安全防治结合 确保安全的原则 档案安全管理内容 档案安全管理内容 包括档案安全管理职责 档案实体安全管理 档案信息安全管理 电子档案安全管理和档案库房安全管理 第二部分 档案安全管理的基本内容 一 档案安全管理职责 1 加强领导 切实加强对档案 室 安全管理工作的领导 明确分管领导 制定档案安全 责任制 要求责任到人 将档案安全工作列入本单位的议事日程和工作计划 及时研究和 解决存在的问题 确保档案安全管理工作责任的落实 2 做好档案安全的宣传教育工作 各单位应加强档案安全宣传教育 要采用多种形式开展 教育活动 增强全员档案安全意识 并使档案安全教育经常化 制度化 3 健全制度 确保资金投入 建立健全档案安全管理制度 每年计划预算中应确保合理的 经费投入 保证档案安全管理工作的需要 做到每年有计划 有检查 有总结 4 制定完善档案安全应急处置预案 各档案馆 室 应根据本单位实际情况制定周密细致 便于操作 切实有效的突发性灾害 事故应急处置预案 包括 应对火警 防汛 地震 信息管理系统受侵害 意外事故等 不断完善应急措施 随时应对可能出现的各种突发性 事件 确保档案实体和档案信息的安全 5 档案管理员的要求 档案管理人员应熟知档案安全保护知识 定期进行档案安全检查 做好检查记录 发现问题或安全隐患应及时向分管领导汇报 并采取相应的处理措施 6 事故发生后的应对措施 发生档案安全事故的单位应及时向主管领导和上级机关报告 同时组织在第一时间进行抢救恢复 严禁瞒报迟报 二 档案实体安全管理 1 收集和归档 档案的归档和收集也是档案安全管理的一个环节 各单位应确保在工作活 动过程中形成的具有保存价值的文件材料收集齐全 完整 真实 准确 并及时归档 包 括电子版本 2 及时移交 各单位应依法定期将具有长远保存价值的档案向市档案馆移交 a 撤并单位的档案需要全部移交 b 由于保管条件恶劣可能导致档案不安全的 可以提前申请向档案馆移交或寄存 3 规范制度 建立健全档案调归卷制度 规范档案提供利用过程中借阅登记 利用效果登 记和及时归卷的程序 建立档案 人员出入库登记制度 确保档案安全万无一失 4 定期核查 档案室工作人员每年应对室藏档案进行一次清点核对 做到登记台帐与档案 实体相符 5 档案修复完善 对老化 破损 褪色 霉变等受损档案载体 必须采取抢救措施 按档 案保护技术要求进行修复或复制 6 档案的存放 不同载体材质的档案应分类存放 规范保存 对特殊载体档案的存放 按 其特性和要求 使用规范 合理的装具加以保管和保存 7 珍贵档案的保管 档案馆 室 对珍贵 重要的档案应进行复制 并用复制件代替原件 提供利用 其中特别珍贵 重要 有特殊意义的档案和特殊载体 对保管条件有特殊要求 的档案 可建特藏室专门管理 三 档案信息安全管理 1 认真执行国家有关档案工作的保密制度 制定档案信息安全管理制度 确保档案信息的 安全 2 做好档案的鉴定工作 科学 准确的区分 判定档案开放与控制使用范围 3 档案室对所保存的涉密档案和控制使用档案 在管理和利用时应当依照国家有关法规并 根据实际工作需要 制定审批手续并严格执行 不得擅自开放或扩大利用范围 4 加强对计算机及其它信息设备的使用管理 凡涉及保密档案的电子设备 通信和办公自 动化系统均应符合保密要求 涉密计算机信息系统必须与互联网实行物理隔离 严禁用处理国家秘密信息的计算机上互 联网 与互联网相连的计算机或其它电子信息设备不得存储 处理和传递涉密档案信息 5 计算机信息系统打印输出的涉密档案信息 应当按相应密级的文件进行管理 计算机信 息系统存储 处理 传递 输出的涉密档案信息要有相应的密级标识 密级标识不能与正 文分离 6 用介质交换档案信息或数据必须进行病毒预检 防止病毒破坏系统和数据 存储过涉密 档案信息的载体的维修 应保证所存储涉密档案信息不被泄漏 四 电子档案安全管理 电子文件 指在数字设备及环境中生成 以数码形式存储于磁带 磁盘 光盘等载体 依 赖计算机等数字设备阅读 处理 并可在通信网络上传送的文件 电子档案 是指具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件 参数和其他相关数 据 一 电子档案运行环境的安全管理 1 确保计算机系统的物理安全 物理安全是指在物理介质层次上对存贮和传输的电子档 案安全保护 目前常见的不安全因素 安全威胁或安全风险 有 自然灾害 如雷电 地 震 火灾 水灾等 物理损坏 如硬盘损坏 设备使用寿命到期 外力破损等 设备故 障 如停电 断电 电磁干扰等 操作失误 如删除文件 格式化硬盘 线路拆除等 意外疏漏 如系统掉电 死机 等 这些不安全因素都会使计算机上存贮和传输的电子档 案安全受到威胁 所以一定要小心操作 避免威胁的发生 2 确保操作系统及应用服务的安全 现在主流的操作系统为 windows 操作系统 该系统 存在很多安全隐患 操作系统不安全是计算机不安全的重要原因 3 避免计算机病毒对计算机系统的威胁 4 加强技术培训 安全教育和制度管理 a 对计算机操作人员进行技术培训 提高计算 机操作水平 b 强化工作人员的安全教育和法制教育 使其真正认识到计算机系统安全的 重要性 c 制定较为完善的计算机管理制度 并通过制度使管理得到落实 二 电子档案整理 归档过程的安全管理 1 要建立和执行科学的归档制度 2 要保证电子档案内容逻辑上的准确 电子档案的内容是以数码形式存储于各种载体上的 在以后的利用中 必须依赖于计算机软硬件平台将电子档案的内容 还原成人们能够直接 阅读的格式进行显示 因此 为了以后读取更加方便我们在保存电子档案的同时 将与电 子档案相关的软件及整个应用系统一并保存 并与电子档案存储在一起 利用时 使之按 本来的面目进行显示 3 归档时要尽可能地以主流技术统一电子档案的保存格式 电子档案来自各个方面 往往 是在不同的计算机系统上形成的 且在内容的格式编排上也不尽一致 这种在技术和形式 上的差异 必然导致在以后还原时 所采用的技术与方法的不同 所以 归档时要全面了 解电子档案的使用技术 在考虑连续性的前提下 选择一种主流技术进行统一 4 电子档案备份方面的要求 a 把带有归档标识的电子文件集中 拷贝至耐久性的载体上 一式 3 套 一套封存保管 一套供查阅使用 第 3 套异地保存 b 存储数据的载体按优先顺序为只读光盘 一次写光盘 磁带 可擦写光盘和硬磁盘 在 刻录时将刻录参数设置为 不可续刻 同时将 刻录结束后检验数据 项选中 三 电子档案保管和利用过程中的信息安全 1 要保证电子档案载体物理上的安全 一般情况下 电子档案是以脱机方式存储在磁 光 介质上 所以 要建立一个适合于磁 光介质保存的环境 a 存放载体的柜 架应达到的 有关标准的要求 载体应直立排放 b 库房温度应控制在 17 20 之间 相对湿度应 在 35 45 之间 c 并满足避光 防尘 防变形的要求 远离强磁场和有害气体等要 求 良好的保存环境可以延缓载体自身的老化 减慢载体上所存信息的自然衰减 2 要对电子档案载体进行有效的检测与维护 就是对电子档案载体定期进行检测和拷贝 以确保电子档案信息的可靠性 磁性载体每满 2 年 光盘每满 3 年应进行一次抽样机读检 验 抽样率不低于 10 如发现问题应及时采取恢复措施 3 要密切关注计算机技术的发展方向 不断对历年来电子档案使用的软件升级 更新情况 进行记录 保存 适时对电子档案的格式进行转换 电子档案在形成时所依赖的计算机软 硬件技术 随着科技进步必然会被新的技术所替代 淘汰 从计算机技术的发展历史来看 旧到新是一个渐变过程 新版本通常与其最相近的旧版本向下兼容 因此 当发现档案室 馆 中电子档案所依存的软件技术变化时 要将新的软件以及电子档案转换说明保存下 来存档 当软硬件平台发生较大变化时 就有必要对电子档案实行整理或格式转换 4 加强对电子文件利用活动的管理 保证电子档案的信息安全 由于电子档案载体储存量 大 易于复制 篡改 损坏 因此 应严格禁止使用封存盘来提供档案利用 电子档案入 库载体不得外借 只能以拷贝的形式提供利用 防止利用过程中的泄密和损伤信息 五 档案库房安全管理 1 库房位置的选取和面积要求 a 档案库房的选址应远离火源 水源 污染源 档案室库房应避免设在底楼或顶楼 最好 南北方向 不在边间 防止阳光照射时间太长 b 档案馆 室 库房面积应符合本单位收集和保管档案的需要 2 库房的使用和管理要求 a 保管 存放档案的库房 不得兼作办公或其他用房 b 不得堆放与档案无关的物品 c 档案库房实行专人管理制度 d 进出档案库房实行许可制度和登记制度 e 档案装具的摆放 档案库房内柜架摆放与墙壁应保持在 厘米以上的距离 每行柜架 之间要留有通道 其间距应不小于 厘米 密集架除外 成行地垂直于有窗的墙面摆设 便于通风降湿 而且能够防止阳光直射 档案装具要整齐划一 便于管理 一般要使用符 合国家标准的钢板档案箱 以便搬运 也有利防火 档案箱编号 一般从进门口开始 从 左至右 从上到下编排 3 防火要求 a 档案库房内配备火灾自动报警系统和适合档案库房使用的灭火设备 消防器材应定期检 查 及时更换过期的消防器材 b 档案库房门窗应具有防火性能 并具备良好的密闭性 以防环境的不利因素对库内影响 档案库房内外消防通道应确保畅通 c 严禁将易燃 易爆物品与档案一同存放 d 禁止在库房内吸烟 严禁使用明火 严禁增加与库房内档案管理无关的用电器 e 档案保管人员应经过消防安全知识培训 4 防盗要求 a 档案库区内应安装安全防护监控系统或防盗报警装置并 24 小时开启 b 加装防盗门 防盗窗等可靠的安全防护设施 5 温湿度要求 a 档案库房应配备温湿度测量 记录仪器和空调 加湿器等温湿度调控设备 b 坚持温湿度每工作日记录制度 做好温湿度调节工作 c 库房温湿度可控制面积应达到 100 温度应控制在 14 24 2 相对湿度应控 制在 45 60 5 1 通风的目的 根据空气流动的规律 有计划地使库内外的空气交换 从而达到调节库 内温湿度的目的 2 通风的原则 库外的温度与相对湿度都低于库内时 可以通风 反之则不能通风 库外的温度低于库内 而库内外相对湿度相同时 可以通风 反之 则不能通风 库 外的相对湿度小于库内 而库内外温度相同时 可以通风 反之 则不能通风 3 通风注意事项 通风时 应对库内外温湿度进行监测 注意其变化的情况 随时采 取相应措施 通风时应防止库内结露 通风时应注意防尘和防有害气体进入库内 通风后应立即密闭 使库内适宜的温湿度状况得以较长时间的稳定 温度对档案的影响 a 高温会使耐热性较差的字迹材料发生油渗扩散现象 如圆珠笔 复 写纸字迹 使字迹色素成分与一些物质发生化学反应 使字迹退色 b 高温会加速纸张的 热老化作用 使纸张脱水 强度下降 加速纸张中各种化学反应的进行 c 高温有利于危 害档案有害生物的生长与繁殖 d 低温的影响 如果温度过低 降到冰点以下 纸张中的 水分会发生冰结现象 使其内部结构遭到破坏 强度下降 影响档案纸张的耐久性 湿度对档案的影响 a 空气湿度大会使耐水性差的字迹材料发生扩散退色 如纯蓝墨水 红墨水 b 潮湿会加速各种有害物质对档案纸张的破坏作用 若长时间将纸质档案置于潮 湿环境中 纸质档案很容易粘结在一起 而形成 档案砖 c 潮湿有利于危害档案有害生 物的生长和繁殖 d 干燥对纸质档案制成材料的破坏作用 如果档案库房内湿度太低 档 案纸张中的水分蒸发过渡 不能保持正常的含水量 这样会使纤维内部结构遭到破坏 纤 维变硬 变脆 柔性和强度下降 6 防光要求 a 库房照明应先选择无紫外线光源 b 档案库房门窗要采取相应的防光设施 加强库房的防光能力 光对档案的影响 a 光是引起字迹发生退色 b 光能直接使纸张中的纤维素受到破坏 c 使纸张中纤维素的机械强度降低 使纸张中的木质素氧化 加速氧化作用 d 档案在 利用过程中光对档案的损害 7 防尘要求 a 档案库房应配备吸尘器 加强档案库房的密闭性 如加双层窗户 密封门或过渡门 b 档案库房实行定期保洁制度 保持内部及周边环境整洁 卫生 灰尘对档案的影响 a 空气中的灰尘粘附在档案上 会将字迹遮盖而使字迹模糊不清 可 视性下降 b 在整理 保存 利用过程中 落在纸张上的灰尘会增加对档案纸张的磨擦 直接影响字迹的清晰度 c 灰尘中还含有酸性或碱性物质 易引起字迹色素发生化学变化 造成字迹退色 8 防有害气体 有害气体包括 二氧化硫 二氧化氮 一氧化氮 氯气 硫化氢等酸性气体 a 提高库房的密闭程度 如加双层窗户 密封门或过渡门 b 搞好库房周围的环境及绿化工作 有害气体对档案的影响 害气体共同点是与水反应生成酸 a 酸是促使纸张中的纤维素水 解的催化剂 会使纸张的强度下降 b 使耐酸性差的字迹遭到破坏 9 防有害生物 有害生物包括 微生物 细菌 霉菌 害虫 烟草甲 档案窃蠹 du 黑皮