公司办公行政管理制度

第 1 页 共 9 页 QB 公司标准公司标准 QG HAQG HA 2007 03 052007 03 05 公司办公行政管理制度 2007 04 发布发布 2007 04 实施实施 公司公司 发布 第 2 页 共 9 页 公司标准 办公行政管理制度 QG HA 2007 03 05 目录目录 1 总则总则 2 适用范围适用范围 3 行政办公纪律管理规定行政办公纪律管理规定 4 办公物品管理规定办公物品管理规定 5 印章使用管理规定印章使用管理规定 6 公文处理程序规定公文处理程序规定 7 公司档案保管制度规定公司档案保管制度规定 8 业务招待管理规定业务招待管理规定 9 会议安排规定会议安排规定 10 其他事项的管理其他事项的管理 11 附则附则 公司公司 2007 04 发布发布 2007 04 实施实施 第 3 页 共 9 页 办公行政管理制度办公行政管理制度 总则 适用范围 行政办公纪律管理规定 办公物品管理规定 印章使用管理规定 公文处理程序规定 公司档案保管制度规定 业务招待管理规定 会议安排规定 其他事项的管理 附则 1 总则 为实现公司办公行政工作的规范化 程序化 制度化 进一步加强管理和 协调 明确业务程序 提高工作效率 保障和促进各项业务的发展 制定本制 度 2 适用范围 本制度适用于公司总部 公司控股子公司可参照执行 或根据本制度的原 则规定制订本公司的管理制度 3 行政办公纪律管理规定 3 1 公司员工应经常组织学习理解国家的法律和政策 自觉遵守公司的规章制 度 关心公司的经营管理和效益 学习经济及管理知识 提高自身的工作能力 树立公司良好的形象 3 2 公司员工应服从领导听指挥 全面优质完成本职工作和领导交办的各项任 务 3 3 公司员工上班时需坚守工作岗位 不得窜岗 上班时间不能看报纸 玩电 脑游戏 打瞌睡或做与工作无关的事情 3 4 公司员工应做到上班不迟到 不早退 在工作时间不办私事 不饮酒 不 第 4 页 共 9 页 私拿或损害公物 不做有损团结的事 不因私事占用电话 不在公司的电脑上 发送私人邮件或上网聊天 3 5 公司员工因故外出必须向部门经理报告 3 6 公司员工不向客户或外部人员谈论公司内的一切事情 接待来访和业务洽 谈应在会议室进行 未经总经理批准和部门经理授意 不要打印 复印其他部 门的资料 内部文件 资料 报表 总结等 都应做到桌上无泄密 3 7 严禁长明灯 长流水现象的发生 节约使用文具和器材 爱惜各种设备和 物品 3 8 办公桌上应保持整洁 并注意办公室的安静 4 办公物品管理规定 4 1 公司各类办公物品由公司管理部归口管理 公司管理部负责公司各类办公 用品 办公设备 低值易耗品 通信设备的采购 保管与发放 4 2 公司管理部建立各类办公物品的采购 发放台帐 登记办公用品的采购数 量 价格 时间以及方法对象 数量 时间 并定期核对结存 4 3 各部门将所需的办公物品应提前半个月报送书面计划至管理部 由管理部 列表报至总经理批准 统一购买 4 4 各类办公物品的领用 需由领用部门填写统一的 办公物品领用表 经 管理部审核后发放 4 5 各部门须设立耐用办公物品档案 由管理部定期检查使用情况 如非正常 损坏或丢失由当事人赔偿 4 6 公司员工离岗或调换工作岗位 管理部应收回公司其原使用的办公物品 登记造册 并在公司范围内调拨使用 5 印章使用管理规定 5 1 公司各类印章由公司管理部统一归口 部门分级使用管理 公司管理部负 责各类印章的刻制 登记 发放 销毁及用印情况的监督检查 5 2 各类不同的业务 依据其性质使用不同的印章 5 2 1 凡属以公司名义对外发文 开具介绍信 报送报表 签订协议等一律加 盖公司印章 5 2 2 公司文件使用公司印章 5 2 3 凡属公司内部行文 通知 使用公司内部印章 第 5 页 共 9 页 5 2 4 凡属部门业务范围内加盖部门印章 5 2 5 凡属业务合同类的文件使用合同专用章 5 2 6 凡属财务会计业务使用财务专用章 5 2 7 其他各类专用印章仅使用于该专门业务 5 3 各类印章的刻制 需由使用部门书面报告 公司管理部审核 总经理批准 后 由管理部组织刻制 5 4 各类印章的发放 实行登记制度 公司管理部留下印章印模 并在印模上 由使用部门的经办人员签收 5 5 各类印章应由各部门经理妥善保管 对于因保管不善形成的后果 各部门 经理应承担直接责任 所在部门管理人员承担连带责任 5 6 使用印章 实行审批制度 其审批权限根据级别分级授权 凡使用公司印 章的一律经公司总经理审批 使用部门印章的由部门负责人审批 其他各类专 用章由使用部门负责人审批 审批人对印章的合理使用负责 凡不符合用印章 需要的 不得用印 5 7 使用印章 实行登记制度 由印章保管人建立印章使用登记台帐 注明用 印章事由 数量 申请人 批准人 用印章日期 5 8 使用印章时 保管人应对盖印的文书内容 手续 格式把关检查 发现问 题及时请示领导 妥善解决 5 9 严禁在空白的信笺 介绍信 合同上用印章 印章保管人长期外出时须将 印章妥善移交 以免贻误工作 5 10 公司管理部定期对公司各类印章的使用情况进行监督检查 发现问题及 时汇报 妥善处理 6 公文处理程序规定 6 1 公司公文包括 收到外部的文件 信函 通知 纪要及其他公文 公司内 部文件 通知 纪要 制度 办法等 6 2 公司各类公文由公司管理部统一归口管理 公司管理部负责外部公文的收 取 登记 传阅 存档 以及内部公文的草拟 审批 下发或报送 存档 6 3 外部公文的处理 6 3 1 公文处理包括公文的拟制 办理 管理 整理 归档等 6 3 2 公文处理应当坚持实事求是 精简 高效的原则 做到准确 及时 安 第 6 页 共 9 页 全 6 3 3 收到下级部门上报的需要办理的公文 管理部应当进行审核 6 3 4 公司收到的国内信函邮件 应由公司管理部统一签收启封 所有外部来 文均由管理部统一登记处理 6 3 5 各部门收到的职权以外或涉及公司其他事务并需要由公司决定的外部来 文 应送交公司管理部统一登记编号 按规定程序办理 6 3 6 无法送交通报并以函的形式传真到公司 由公司管理部按规定办理 6 4 内部公文的处理 6 4 1 公文处理必须坚持 准确 及时 安全 的原则 公司公文由管理部统 一收发 分办印和归档管理 必须严格执行有关保密制度 6 4 2 公司公文由管理部统一管理 实现制度化 规范化 集中化 6 4 3 公文的种类 请示 报告 指示 通告 批复 通知 通报 决定 函 会议纪要 6 4 4 各部门要配备专管人员 负责本部文书资料的收发 分办 传递 用印 整理等一系列相互关联 衔接有序的工作 6 4 5 外来的文件 管理部专管人员统一签收 拆封 登记 呈阅 分发 并 按不同处理 6 4 6 内容重要的急件 应立即送至管理部处理 再由管理部转送给领导阅批 6 4 7 领导参加会议带回的文件 在汇报和传阅后 应由管理部立卷归档管理 6 5 公文的存档 6 5 1 公文办理完毕后 个人一般不得保留 应及时存档 6 5 2 归档范围内的公文应当确定保管期限 存档公文应当使用打印件 手写 的应当使用钢笔或签字笔 字迹要清楚 存档公文一般用 A4 纸 6 5 3 公文由公司管理部专人统一收发 审核 用印 归档和销毁 6 5 4 外来公文需经公司管理部批准后 才可翻印 翻印时 应当注明翻印的 份数和印发范围 6 5 5 备归档和存查价格的公文 经过鉴别并经管理部负责人批准 可以销毁 6 5 6 工作人员调离工作岗位时 应当将本人暂存 借用的公文 按照有关规 第 7 页 共 9 页 定移 清退 6 6 公文处理结果的检查 6 6 1 各部门要有专人负责文件的处理管理工作 建立严格的管理制度 加强 对相关人员的保密纪律教育 做好文件的管理工作 6 6 2 严禁将秘密文件带往公共场所或家中 6 6 3 文件传递过程中 必须办理登记 签收 注销等手续 并按照收文簿检 查归档 以防遗漏 6 6 4 各部门工作中形成的文书 包括文件 会议纪要 决定 照片 图表 录音带 录像带等有保存价值的资料进行保存 以备查阅 7 公司档案保管制度规定 7 1 公司办公室应有存放档案的箱柜 并具备防火 防潮 防虫等安全条件 7 2 归档资料要进行登记 编制归档目录 7 3 档案要分类 分卷装订成册 保管要有条理 主次分明 存放科学 库存 档案必须账物相符 7 4 档案管理人员要熟悉所负责的档案资料 了解利用者的需求 掌握利用规 律 7 5 根据有关规定及公司实际情况 确定档案保管期限 每年年终进行整理 7 6 经确定需要销毁的档案 由档案管理员编造销毁清册 经公司领导及有关 人员会审批准后销毁 销毁的档案清单由档案员永久保存 7 7 严格遵守档案安全保密制度 做好档案流失的防护工作 7 8 凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作 方可办理调动手续 7 9 档案属于公司机密 未经许可不得外借 外传 外单位人员未经公司领导 批准不得借阅 7 9 1 借阅档案 必须履行登记 签收手续 7 9 2 借阅档案必须妥善保管档案 不得转借或复印 不得拆卸 损污文件 归还时保证档案材料完整无损 否则 追究当事人的责任 7 9 3 借出档案材料 因保管不慎丢失时 要及时追查 并报告主管部门及时 处理 8 业务招待管理规定 8 1 各类业务招待由公司管理部统一归口管理 业务部门自行组织 第 8 页 共 9 页 8 2 业务招待的一般原则 8 2 1 业务招待为工作所必须 不得进行与工作无关的招待 8 2 2 业务招待标准应当从严控制 严禁超标准招待 8 2 3 从加强工作作风建设的角度 有效组织业务招待 严禁形成不良风气 8 3 招待用餐的规定 8 3 1 业务部门需组织招待用餐 应事先向公司管理部备案 8 3 2 组织招待用餐 应当根据业务需要 确定合理的标准 8 3 3 招待后 应当及时办理报销手续 8 3 4 根据业务发展的需要 公司将逐步落实招待费用责任 并与所在部门的 工作业绩 经济利益相挂钩 8 4 对外赠送各类礼品 纳入公司的例外业务控制 凡确需对外赠送礼品的 由所在业务部门提出书面报告 详细说明赠送礼品的必要性及所需礼品的名称 规格型号 数量 经公司管理部审核 总经理批准后 由公司管理部统一采购 业务部门按需领取 8 会议安排规定 8 1 公司的各类会议由公司管理部统一办理 8 2 公司管理部其主要任务是负责会议会务工作 包括 1 下达会议通知 2 负责发放入场证件 会议相关材料等 3 迎送 接待主讲人 负责食宿安排 4 支付各类费用 5 财务结算 8 3 通知发出后 应即落实有关负责人是否收到 并统计好参会人数 若需报 名单 则要注意统计姓名 性别 职务等项 8 4 大型会议需印制会议指南 内容包括参会人员及会务人员的姓名 单位 职务 房间号和就餐时间 地点以及其他注意事项等内容 会议秩序册应在 参会人员报到时发放 8 5 需分组座谈的 应指定座谈地点 召集人等 9 其他事项的管理 9 1 公司股权由公司管理部按照有关规定统一管理 第 9 页 共 9 页 9 2 公司劳动保护用品由公司管理部统一采购 或领取 发放 具体标准另 行确定 9 3 公司的工商行政管理工作由公司管理部统一办理 10 附则 10 1 本制度未尽事宜按有关政策规定执行 或根据业务发展需要另行确定 10 2 本制度修改及解释权属公司管理部 10 3 本制度自发布之日起施行 附录 与本制度相关 QG HA 2007 04 04 001 办公