档案馆档案数字化项目招标书2016-江苏理工学院

1 江苏理工学院档案馆江苏理工学院档案馆 数字化项目招标书数字化项目招标书 一 招标方 名称 江苏理工学院 地址 江苏省常州市中吴大道 1801 号 二 招标项目名称 档案数字化工作包括档案整理 目录核对 档案扫描 图像处理 图像格式转换和挂接 数据备份 等 三 工作数量 预估为十万页左右 单页面报价 按实际结算 四 完成时间 2016 年 12 月底前 五 保密与安全 1 中标单位须在合同中进行责任约定 中标单位在工作期间必须遵守我校相关档案保密制度 2 档案数字化加工后的各种影像 资料所有权属招标单位 各种统计资料 影像资料 光盘资料 纸质资料及各种清单等在项目结束时都必须完整移交 3 工作人员不得以任何形式将各项档案资料带出指定工作现场 不得以任何形式进行泄漏 传播 不得无故查看及讨论档案内容 4 参与项目实施的人员不得有违法犯罪的记录 不得采用临时聘用人员 5 成交单位必须保证档案内容与档案载体的安全 并在合同中进行责任约定 成交单位在工作中 必须与采购方做好档案的安全交接 并有记录 成交单位作息时间与采购方工作人员基本一致 六 工作要求 1 确保在扫描过程中不对档案原件造成二次损伤 2 严格遵守并达到国家标准 中华人民共和国行业标准 da t 31 2005 纸质档案数字化技术 规范 3 保证档案扫描图像与原件一致 整洁 清晰 做好档案资料原件 复印件鉴别相关工作 4 档案扫描完成后 需要与馆藏现有的计算机目录数据进行一一对应 以前漏输的要补录 没目 录的要编目 录入 错误条目要修改 确保扫描图像与案卷目录 卷内目录 100 挂接正确 并将 正确的数据导入档案馆现有档案数据库中 5 档案扫描完成后 要进行细致认真的装订 档案装订应尽可能地按照原来的装订孔进行穿线装 订 尽量不要新打孔装订 力求保护原件 个别原来没有卷内目录的卷 要把补录的目录打印出来 归入卷宗 6 中标单位不得把不属本项目的资料带进工作场所进行操作 安排专业人员进行设备维护 数字 化加工过程中的耗材由中标单位提供 七 设备与技术要求 1 扫描设备 扫描设备为平台式扫描仪和高速扫描仪 分辨率在 300dpi 以上 中标单位需根据档案幅面的大 小选择相应规格的扫描仪进行扫描 纸张状况较差 以及过薄 过软或者超厚的档案 采用平板扫 2 描方式 纸张状况好的档案可采用高速扫描方式 中标单位需自携设备和人员上门提供加工服务 采购方只提供场地和必要的档案业务指导 2 扫描模式 1 档案页面为黑白两色 并且字迹清晰 不带插图 采用黑白二值模式进行扫描 2 档案页面为黑白两色 但字迹清晰度差或带有插图的档案 以及页面为多色文字的档案 采 用灰度模式扫描 3 档案页面中有红头 印章或插有黑白照片 彩色照片 彩色插图的档案 要采用彩色模式进 行扫描 3 扫描分辨率 扫描分辨率参数大小的选择 原则上以扫描后的图像清晰 完整 不影响图像的利用效果为准 1 采用黑白二值 灰度 彩色几种模式对档案进行扫描时 其分辨率均选择 150dpi 特殊情 况下 如文字偏小 密集 清晰度较差等 适当提高分辨率 2 需要进行 ocr 汉字识别档案 扫描分辨率选择 200dpi 对特殊纸质档案 如照片等 扫描 分辨率选择 600dpi 4 扫描质量 1 对图像偏斜度 清晰度 失真度等进行检查 发现不符合图像质量要求时 应重新进行图像 处理 2 由于操作不当 造成扫描文件不完整或无法清晰识别时 应重新扫描 3 发现文件漏扫时 应及时补扫并正确插入图像 4 发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时 应及时进行调整 5 扫描规格与命名 1 对档案数字化加工后 存储的图像文件 单页平均保持在 200kb 以下 2 纸质档案为多页扫描的图像时 存储为 pdf 格式 严禁以 word 的插图形式保存为 word 文件 3 纸质档案为单页扫描的图像 可存储为 jpeg 格式 4 纸质档案扫描后形成的图像文件以该纸质档案的档号命名 八 数据验收 1 数据抽检 1 以抽检的方式检查已完成数字化转换的所有数据 包括目录数据库 图像文件及数据挂接的 总体质量 2 一个全宗的档案 数据验收时抽检的比率不得低于 5 2 验收指标 目录数据库与图像文件挂接错误 卷内目录不完全对应 或目录数据库 图像文件之一出现不完整 不清晰 有错误等质量问题时 抽检标记为 不合格 1 档案装订 检查所有档案的装订还原情况 差错率 1 2 扫描图像 漏扫率 0 2 3 图像质量 图像质量情况完好率 99 4 格式封装 图像文件的命名差错率 1 5 目录核对 完善 以案卷为单位 关键字段 题名 文号 责任者 日期 保管期限 页数 等 正确率 100 其余字段录入错误率 5 6 条目与图像挂接 挂接正确率 100 7 档案原始材料 100 不缺失 3 验收审核 3 1 甲方对乙方数据分批进行验收 数据验收以抽检方式进行 乙方提交验收的数据不论涉及验 收标准哪一条 不合格的 全部发回乙方全面自检 在退回自检期间 甲方将不再向乙方提供加工 的档案 2 甲方在验收中检出的错误 乙方及时 无偿予以纠正并再提交甲方验收 3 全部档案验收 通过 的结论 必须经分管领导审核 签字后方有效 4 如全部档案完成后不能通过验收的 视为乙方违约 5 数据验收合格后 乙方须将所有数字化扫描数据存入企业版硬盘提交给甲方 著录条目和全 文数据向甲方数据库迁移 九 数据备份及挂接 1 备份范围 经验收合格的完整数据应及时进行备份 2 备份方式 为保证数据安全 备份载体的选择应多样化 可采用在线 离线相结合的方式实现 多套备份 3 备份数据检验 备份数据也应进行检验 备份数据的检验的内容主要包括备份数据能否打开 数据信息是否完整 文件数量是否准确等 4 备份标签 数据备份后应在相应的备份介质上做好标签 以便查找和管理 5 数据挂接 要求数字化的档案能准确的与吴中区档案局档案信息管理系统衔接 保证系统提出 的档案数据的准确性 十 报价文件组成 1 企业法人营业执照复印件 组织机构代码证复印件 税务登记证明复印件 原件请携带至开标 现场备查 2 本人有效身份证明 企业法人授权委托书 法人代表前来投标的可不提交 3 企业情况简介 4 数字化扫描 加工服务的技术方案 5 针对项目要求 提供的详细的服务条款 服务进度计划 并详细说明服务的内容 形式 含免 费维护时间 解决质量问题的响应时间 解决问题时间 维护单位名称 地点 6 服务的验收标准 7 服务承诺书 8 报价表及报价承诺 9 办公人员管理细则 10 类似本项目的合同案例复印件 原件请携带至开标现场备查 11 与本次项目相关的资格证明文件 包含但不限于文件中明确规定的资料 12 其他要求 1 投标人必须是具有独立法人资格的企业 2 投标人必须具有 3 家以上单位档案数字化加工的成功案例 做到零客户投诉 请提供证明材 料 3 投标人具有档案数字化软件 数字档案管理软件的著作权证复印件加盖公章 原件备查 4 能提供 3 小时响应的项目后期维护服务 十一 综合说明 1 成交条件 在符合以上服务要求的基础上 报价最低单位为本次询价的成交单位 2 各单位在报价文件中所提供的资料均应是真实的 若有虚假 由其自行承担一切后果 3 履约保证期结束 中标方按要求保质保量完成合同约定 招标方将履约保证金退还各中标单位 4 招标金额 三万元 4 5 招标方付款方式 招标方不预付现款 待项目结束并验收无误后按协议付款 6 投标书提交时间 地点 投