档案管理人员追究制度

档案管理人员追究制度档案管理人员追究制度 一 档案库房安全管理制度 1 贯彻 以防为主 防治结合 的原则 切实做好防盗 防光 防高温 防火 防尘 防鼠 防虫 八防 工作 确保档案的安全 2 每年春秋季更换两次防蛀 防霉药 进行来年感次除尘 工作 进行一次档案卷的检查 如发现档案有虫蛀 霉变 老化等现象 及时作出详细记录 并采取相应的补救措施 3 库房内应装好遮光窗帘 严禁用明火 每年检查一次电 源 电器设备 确保库房内电路畅通 使用安全 4 严禁吸烟 严禁带入易燃易爆物品 严禁存放瓜果 食 物和其它杂物 5 配备适合档案用的消防器材 灭火器 由专人管理 并按要求定期检查更换 如因失职造成火灾是档案遭受损 失者 应按有关规定追究责任 6 控制好库房内的温湿度 温度摄氏 14 24 度 温度 45 60 度 并做好连续的温湿度记录 如出现误差 及时开启 抽湿机和空调机 调节库房内温湿度 7 档案室及其档案柜钥匙由专人负责保管 不得乱放或遗 失 进出档案室应随手关锁门窗 非档案人员未经许可 不得进入档案库房和擅自查阅档案资料 查阅档案只能在 阅档室进行 杜绝档案失窃现象 8 档案人员工作调动或因公外出 必须与接替人员共同填 写交接登记表 办好交接手续后方可离校 二 档案管 理 员岗位责任制 1 认真学习 宣传 执行上级关于档案工作的方针 政策 规定和本校 档案管理实施办法 及工作制度 努力学习 档案业务技术 不断提高自己和政治业务水平 2 认真做好文件材料的收集 积累 整理 归档工作做到 分类科学 组卷合理 期限确切 书写和装订规范 3 指导和监督各部门 室 组和文件材料的形成 积累 整理工作 并按要求及时做好档案材料的交和进馆档案的 进馆工作 4 按 七防 要求 集中统一管理好本校各类档案 5 认真做好档案信息的开发利用工作 记好台帐 搞好编 研 对校内外查阅档案的同志做到接待热情 服务周到 并及时记好 查借阅档案登记薄 定期编写档案利用效果 实例 6 根据上级规定 做好档案的统计 鉴定和处理工作 7 严格遵守档案保密纪律 不失密 不泄密 2 楼回目录 档案管理制度 1 各种档案按组卷要求 由立卷人整理 按有关规定装订 并移送档案室统一保管 2 各种档案的文字书写 必须用蓝黑或黑墨水书写 禁用 其它笔书写 3 档案一般不外借 确因工作需要借阅档案时 均应在档 案室按有关要求借阅 4 档案要做到安全保管 定期检查 积极创造档案保管条 件 做到防盗 防火 防潮 防尘 防失密 保持经常通 风 5 档案室内严禁吸烟 严禁存放易燃 易爆物品 严禁使 用电器 档案统计制度 1 做好档案组织机构和人员构成情况的统计 2 及时 准确地登记档案的移交和接收 作到帐表相符 3 做好档案室所藏档案种类 制成材料 设备和装具统计 4 做好档案提供利用情况和档案利用效果的统计 5 有专人负责档案统计工作 按要求填报档案统计报表 并做到迅速 真实 准确无误 档案安全保密制度 1 严格遵守党和国家的有关保密制度加强管理 防止丢 失 泄密 2 查阅档案 一般应在档案室查阅 需要摘抄或复制的机 密文件 必须经领导批准 否则不准摘抄 复印 3 需要带回使用的档案 需经领导批准 不准横传 私自 外借 不准带入公共场所 4 外单位来查阅和抄录档案时 应严格履行手续 经有关 领导批准后 方可调阅 档案查阅借阅制度 1 外单位查阅档案时 必须持有介绍信 注明查阅人的姓 名 政治面貌及查阅内容或范围 2 查阅党组 局长办公会议记录 纪检工作等有关案卷和 绝密数字时 需经办公室主任批准 查阅一般档案资料时 档案员需进行登记 经办公室主任批准 方可查阅 3 凡查阅档案者 一般不准将档案带出档案室 如需要借 出时 必须经有关领导批准 查阅者必须按规定查阅 与 查阅内容无关的文字材料不准随意翻阅 摘抄 4 查阅档案者要爱护案卷 不得将案卷拆毁 拆页 勾抹 圈点 严防污染档案 查阅时不得吸烟 也不得将案卷转 借他人或带回家中 5 查档抄录的材料经档案工作人员审核无误后 签字盖章 否则无效 6 借出的案卷一般不能超过七天 如延期使用 需补办延 期手续 7 借出或还回的案卷 必须严格履行登记 注销和检查手 续 当面点清 如发现差错 及时追究责任 并采取补救 措施 档案库房管理制度 1 档案库房是保存档案的重要基地 非本室工作人员严禁 入内 2 库房内严禁吸烟 喧哗 动用火种 严禁携带危险品进 入 3 库房门窗要牢固 随走随关 班前班后要经常检查 严 防档案丢失和意外事故发生 4 库房内要保持清洁卫生 有防火 防盗 防光 防虫 防鼠 防潮 防尘 防污染等措施 5 档案装具要坚实 耐用 整洁大方 机关档案归档制度 一 凡机关工作活动中形成的具有保存价值的文件材料 包括党 政 工 团 以及人事 保卫 专业 财会等 工作中形成的文件材料 均由文书部门或业务部门进进整 理 归档 并定期向本机关档案室移交 二 机关领导人和承办人员办理完毕的文件材料应及时交 给办公室文书人员 统一进行归档文件整理 三 凡本单位参加外出学习 考察 参加各种会议的人员 返回单位后 三日内必须将所带回的资料 材料 文件的 原件交给办公室文书人员 统一进行归档文件整理 四 各业务科室在办件过程中形成的材料 文件和所需的 要件 按一件一卷的原则 由本科室进行整理 立卷 归 档 五 机关文书部门或业务部门应在第二年上半年向本机关 档案室移交档案 并办理移交手续 六 机关财务部门应把会议档案保管二年期满后 在三月 末之前移交本机关档案室 并办理移交手续 国土资源专业档案立卷归档制度 为了做好国土资源专业档案的立卷归档工作 不断提高立 卷质量 制定本制度 1 凡是在国土资源管理办件过程中形成的各种文件材料 按照归档范围和一件一卷的原则 由形成部门统一立卷 2 要保证归档材料齐全完整 坚持谁主审 谁立卷的原则 做到案结卷成 形成档案的有机联系 便于查找和利用 3 国土资源专业档案的立卷 以国土资源专业档案的形成 单位为单元 在保持项目材料的完整性 成套性的基础上 按照办件程序所需的要件和批件 组成案卷 4 卷内材料要准确一致 整卷内不能有铅笔 圆珠笔和复 写 5 案卷内要填写卷内目录和备考表 卷内目录置于卷首 备考表置于卷尾 目录和备考表都不算页数 6 编页号 用铅笔在每卷页文字的右上角或背面的左上角 填写顺序页号 不能有误和遗漏 7 卷内文件材料要去掉金属物 并对破损材料要修补 案 卷装订要整齐美观 不掉张页 采用三孔一线的装订方法 8 拟写案卷标题 案卷标题要简明确切 能够正确反映案 卷的内容和成份 9 立好的案卷要按永久 长期 短期三种保管期限分开 按要求填写案卷封皮 注明专业档案的种类 按保管期限 时间顺序 并编写案卷目录并要求打印 一式三份 于每 年五月末之前 要立好前一年的卷 连同案卷目录向本单 位档案室移交 文书档案归档文件整理制度 为做好文件材料的归档文件整理工作 按照 归档文件整 理规则 进行整理 归档 结合我局具体情况 特制定本 制度 1 凡本单位工作中形成的各种文件材料 按照归档范围 由各科室统一交到办公室进行归档文件整理 2 多份文件为一件的文件材料必须要用卷绳三孔一线装订 到一起 永久或定期的文件材料都要装订 要求永久的单 份文件材料也要用卷绳装订 文件材料张数特别少的要在 文件的左上角用胶水粘好 定期的单份文件材料可用书钉 装订 不许有散页 3 多份文件为一件的文件排序 来文首先是文件阅办单 然后是正文 发文首先是正文 然后是发文签批单 最后 是底稿 转发文在前 被转发文在后 批复在前 请示在 后 批阅文稿和签字一律用炭黑或蓝黑的钢笔或炭素笔不 能用铅笔和圆珠笔 4 采用年度 保管期限 问题分类法进行分类 即在同一 年度下将归档文件按保管期限分为永久和定期 再在保管 期限下面按问题分为党群类 行政类 业务类 5 组件后在归档文件的首页上端居中空白位置盖上归档章 在归档章内要注明全宗号 年度 室编件号 问题 保管 期限 6 按保管期限对归档文件材料进行编号 一个保管期限排 一个流水号 在同一保管期限内重要的文件材料排在前边 文件材料的排序一定要规范 党 政分开 排列清晰 便 于查考 7 归档文件目录和卷盒封面内容要填写清楚完整 不得漏 项 填写归档文件日期单位数要用 0 占位 8 归档文件目录要求打印 一式六份 以备档案进馆时所 用 9 每年五月末之前 要立好前一年的卷 连同归档文件目 录向本单位档案室移交 会计档案立卷归档制度 会计档案是国家档案的组成部分 机关会计档案是机关在 经济管理和会计核算活动中产生的 是记录和反映机关经 济业务的重要史料和证据 1 机关会议档案的整理原则是 财务部门每年形成的财务 档案应由财务部门按照会计档案的归档范围和归档要求 负责装订成册 整理立卷 2 机关会计档案的归档范围是机关内其职能活动中形成的 会计报表 会计帐簿 会计凭证 银行对帐单 工资表等 有关会计核算专业材料 3 整理会计档案时鉴于过去没有在报表 帐簿 凭证的封 面或背面上设计档号的 在整理时应该补上 档号主要包 括机关名 全宗号 目录号 案卷号 盒号 保管期限等 项目 4 对于破损 缺页 装订不牢固或不规范的案卷 应由财 务部门负责修补和装订 使其达到归档要求 保证归档档 案宗卷的质量 5 会计档案案卷的编号 应以每一本报表 一本帐簿 一 本凭证各自给一个案卷号 6 会计档案的排列 要在年度内先把内设机构按先后顺序 排好 然后将各内设机构中的报表 帐簿 凭证按永久 25 年 15 年 10 年 5 年的顺序排列 一年编一个案卷流 水号 7 拟制案卷标题 要根据会计档案每卷的具体内容进行批 制 使其能完整 准确的反映卷内内容 8 编制会计档案案卷目录 要在整理立卷的基础上进行 逐卷填写 一式三份 一份备日常使用 其余两份一并交 给档案室 9 会计档案的归档时间是当年会计档案 在会计年度终了 后 可在财务科保管二年期满后 由会计部门编制案卷目 录及清册 在三月末之前移交给档案室 并办理移交手续 声像档案立卷归档制度 声像资料是国家档案资料的重要组成部分 为做好声像档 案立卷归档工作 结合我局情况特制定本制度 1 声像档案的归档范围是机关在职能活动中反映主要事件 会议 人物 主要活动及有历史价值的资料 2 凡本单位在工作中形成的各种声像 档案 由形成部门 统一立卷 在每年五月前向档案室移交 3 归档的声像资料要根据形成的时间 作者 内容 重要 程度 形成规律和联系组卷 使声像档案能正确反映工作 实际 便于查找利用 4 按要求填写好卷内目录 编好号码 档案利用制度 1 凡本单位人员利用档案 须严格履行查 借 阅登记手续 注明查 借 阅目的 用后及时反馈利用效果 2 外单位的人员查阅档案 必须持单位介绍信并办公室主任 批准方可查阅 3 因工作需要拟抄录的档案材料 须经办公室主任同意并经 检查校对后方可带出 4 档案资料一般不借出室外使用 确因工作需要必须借出时 须经办公室主任同意 借出时间不得超过两周 到期仍需 继续使用 要办理续借手续 5 如查 借 阅秘密 机密的档案 须请示本部门领导并由 档案办公室主任批准 查阅党委会议记录 班子会议记录的 须经主管局长批准 6 对借阅的档案 要保持完整清洁 严禁私自拆卷 勾画 涂改 撕页 照相 借出的档案要严格保管 不准转借他 人 对将档案丢失者视情节轻重给予处罚 7 查 借 人员要遵守保密制度 严禁把档案内容向无关人 员泄漏 违者按有关规定 给予批评教育或纪律处分 档案利用效果登记制度 一 利用者利用档案完毕 利用接待人员要及时进行利用 效果的收集工作 对不能当场体现的 利用接待人员要跟 踪收集 二 凡利用者利用档案即时取得效果的 请利用者当场填 写利用效果 并签名确认 三 利用者在利用档案后 无法当场确定利用效果时 应 将 利用效果登记表 带回 而接待人员要及时催缴 利 用效果登记表 四 档案员收回的 利用效果登记表 应及时整理 档案收集工作制度 一 凡机关工作活动中形成的具有保存价值的文件材料 包括党 政 工 团 以及人事 保卫 专业 财会等 工作中形成的文件材料 均由文书部门或业务部门进进整 理 归档 并定期向本机关档案室移交 二 机关领导人和承办人员办理完