档案整理标准和要求

档案整理标准和要求 1 文书档案 归档文件整理标准 DB12 T127 2001 1 归归档范档范围围 按照本单位 文件材料归档范围和文书档案 保管期限表 主要收集反映本单位主要职能活动形成的文件 上级或其他单位发来的文件 无重要参考利用价值的不归档 2 保管期限 保管期限 按照国家档案局 8 号令要求 2007 年后 包 括 2007 年 保管期限为永久 30 年 10 年 3 整理 整理 归档文件以每份文件为一件 请示 批复等有逻 辑关联性的若干文件应分开 各为一件 集中排列 永久 30 年应去除金属物 使用棉线或不锈钢钉装订 归档章一般盖在归档文件的首页上端空白处 如文件首 页确无盖章位置或重要文件须保持原貌的 也可在首页前另 附纸填写文件题名后加盖归档章 填写归档章的项目可盖章 也可手写 字迹材料应符合档案保护要求的碳素墨水 蓝黑墨 水 印泥油 原子印油等 不可使用铅笔 圆珠笔 将整理好的归档文件装盒 盒首放置归档文件目录 盒底 放置备考表 并填写备考表项目 档案盒盒脊 封面项目填写 齐全 应刻章并使用红色印油加盖 不可手写 4 计计算机算机录录入 入 将整理好的归档文件逐件录入档案管理 系统 做到文件级目录计算机检索 2 会计档案 财政部 国家档案局 关于印发 会计档案管 理办法 的通知 财会字 1998 32 号 1 分 分类类和保管期限 和保管期限 会计档案分为会计凭证类 会计账 簿类 财务报告类 其他类共四类 其中 会计凭证类包括 原始凭证 记账凭证 汇总凭证 其他会 计凭证 15 年 会计账簿类包括 现金日记帐 银行存款日记账 25 年总 账 各类明细账 15 年 财务报告类包括 月报 季报 5 年 年报 永久 其他类包括 会计移交清册 15 年 会计档案保管清册 会计档案销毁清册 永久 2 组组卷 卷 会计凭证要求凭证封面项目填写齐全 签署完 整 装订整齐 包角 加盖骑缝章 会计账簿要求实行电算化 单位统一打印装订成册 加封皮 编制卷内目录 会计报表中 年报要求去除金属物 装订成册 加封皮 3 装盒 装盒 采用会计档案专用档案盒 盒脊 盒封面项目填 写齐全规范 不可手写 需购置 刻 章加盖 红色 每卷填写 备考表 签署完备 4 排列和 排列和编编号 号 按照类别 年度排列 即案卷按凭证 账簿 财务报告 其他四类分开 再按时间顺序编制大流水号 5 编编目 目 整理完成后 使用档案管理软件编制案卷 卷内 目录 卷内目录放置每卷卷首 案卷目录汇总装订成册 6 移交 移交 本单位会计部门将整理好的会计档案移交本单 位档案部门时 需编制移交目录 填写移交清单 双方做好签 署后移交 3 专业档案 按照相关业务档案管理标准 规定执行 4 基建档案 国家重大建设项目文件归档要求与档案整 理规范 DA T28 2002 与 科学技术档案案卷构成的一般要 求 GB T 11822 2008 项目文件的收集 整理 归档和项目档案的移交应与项目 的立项准备 建设和竣工验收同步进行 项目档案应齐全 准 确 系统 5 照片档案 实行纸质照片 数码照片双套归档 数码照片 收集本单位召开重要会议和活动拍摄的数码照 片 建立照片档案数据库 与档案管理软件挂接并实现计算机 检索 硬盘 光盘多套备份 安全保管 纸质照片 每个重要会议或活动冲印出有代表性的照片 3 5 张 5 6 寸均可 使用市档案局统一装具 逐张填写照片说 明 说明需包含六要素 事由 照片影像所反映的事件 事务的 情由 时间 事件发生变化产生的时间和拍摄时间 地点 被 摄物所在的具体地点 人物 照片上主要人物的姓名 身份 位置 背景 解释照片影像主题背景 摄影者 拍摄单位或个 人 等 6 声像档案 收集本单位开展重要活动摄录的声频 视频 文件 建立声像档案数据库 硬盘 光盘多套备份 安全保管 光盘 磁带盒 套 填写说明 编号 时间 地点 事由 7 实物档案 收集本单位荣获市级以上 含市级 表彰 称 号的奖状 奖牌 奖杯 锦旗 证书 领导人的题词 字画 以单 位名义收到的礼品等有特色具有保存价值的物品 逐件编号 登记 有条件放至展柜 展室保管 8 电子文件 电子文件归档与管理规范 GB 18894 2002 天津市电子文件管理暂行办法 津党厅 2010 4 号 应将