信息权限管理(IRM)工具简明使用教程

1 信息权限管理 IRM 工具简明使用教程 2 目录目录 信息权限信息权限管管理理 IRM 工具简明使用教程工具简明使用教程 1 目目录录 2 1 概述概述 3 1 1关于信息权限管理工具 3 1 2关于本简明使用教程 3 2 IRM 功能简介功能简介 3 2 1 使用范围 3 2 2 权限介绍 4 3 操操作作指引指引 4 3 1IRM 在 Word Excel 和 PowerPoint 中的使用 4 3 2IRM 在 Outlook 中的使用 8 4 注意注意事事项项 15 3 1 概述 1 1关于信息权限管理工具关于信息权限管理工具 欢迎使用信息权限管理工具 简称 IRM Information Rights Management IRM 是微软开发 的一种持久性的文件级保护技术 允许文档作者对有权访问和使用文档或电子邮件的人员 加以指定 并且能够保护信息不受未经授权的打印 转发或复制 1 2关于本简明使用教程关于本简明使用教程 本简明使用教程介绍了 IRM 的基本使用方法 比如如何制定阅读人员 如何实现防止打印 复制等功能 2 IRM 功能简介 2 1 使用范围使用范围 IRM 支持 Office2003 专业版中的 Outlook Word Excel 和和 PowerPoint 备注备注 1 不支持 Project 和 Visio 2 不支持 Office 其他版本 提示提示 查看 Office 版本方法 打开 Word 帮助 关于 Microsoft Office Word 查 看是否有如下 Microsoft Office Professional Edition 2003 字样 4 2 2 权限介绍权限介绍 IRM 可以对一个人 几个人或一个群组 几个群组进行权限控制 它可以提供的权限包括 如下 Outlook 2003Word 2003 Excel 2003 PowerPoint 2003 只读 不能转发 打印 保存或者复制 完全控制 修改内容但不可打印 浏览 不能打印 保存或复制 浏览 可复制 打印 文档期限 通过 Email 请求权限 3 操作指引 3 1IRM 在在 Word Excel 和和 PowerPoint 中的使用中的使用 3 1 1 设置完全控制权限设置完全控制权限 备注备注 文档接收人将有与作者相同的权限 可以随意修改 保存 复制 打印等 1 点击 文件 权限 选择 不能分发 5 2 在弹出的 权限 对话框中 选择 限制对此文档的权限 在 读取 权限处 输入 AD 用户名 比如 user 点击 其他选项 3 选择接收人 在下拉菜单中选择 完全控制 点击确定 接收人就拥有了和作者一样 的权限 6 3 1 2 读取权限读取权限 备注备注 通过设定这个权限 对方只可阅读此文档 1 点击 文件 权限 选择 不能分发 2 在弹出的 权限 对话框中 选择 限制对此文档的权限 在 读取 权限处 输入 AD 用户名 比如 user 点击 确定 权限设置完成 7 3 1 3 设置读取 打印 复制权限设置读取 打印 复制权限 备注备注 通过设定以下权限 对方不但可以浏览文档 还可以打印 复制 但不可修 改 1 在弹出的 权限 对话框中 点击 其他选项 2 在弹出的新窗口中 选择所需接收人 然后选择 打印 和 复制 权限 点击 确定 8 3 2IRM 在在 Outlook 中的使用中的使用 3 2 1 邮件体的权限设置邮件体的权限设置 1 点击 文件 权限 选择 不要转发 9 2 邮件体上方出现灰色横幅 表示此邮件已被设置 不要转发 3 2 2 附件的权限设置附件的权限设置 对附件 可为 Word 2003 Excel 2003 和 PowerPoint 2003 进行权限设置分两种情况 情况情况 1 在邮件体设为 只读 之前 附件没有进行任何权限控制 附件就会继承邮件本身的 权限 变成 只读 10 情况情况 2 在邮件体被设为 只读 之前 附件已经进行了权限控制 附件依旧保持原来的权限 不会被改变 具体示例如下 1 点击 文件 权限 选择 不可转发 此邮件不可转发 复制 打印 2 添加附件于邮件中 Test4 xls 可以修改和打印 Test6 doc 没有设置控制权限 11 对方接收到邮件后 1 对方收到 Test4 xls 后 仍旧保持原有权限 可修改保存 2 对方收到 Test6 doc 后 文档只可浏览 3 2 4 设置更改相关权限设置更改相关权限 3 2 4 1 设置更改权限设置更改权限 备注备注 通过设定更改权限 对方可以读取 编辑和保存修改的文档 但不可打印 1 点击 文件 权限 选择 不可转发 2 在弹出的 权限 对话框中 选择 限制对此文档的权限 在 更改 权限处 输入 AD 用户名 比如 user 点击 确定 12 3 2 4 2 设置更改 打印权限设置更改 打印权限 备注备注 通过设定更改 打印权限 对方可以读取 编辑 打印和保存修改的文档 1 在弹出的 权限 对话框中 点击 其他选项 2 在弹出的新窗口中 选择所需接收人 然后选择 打印 权限 点击 确定 13 3 2 5 查看自己权限和请求更多权限查看自己权限和请求更多权限 对方收到文档后 可以通过如下方式查看自己的权限和请求更多权限 14 3 2 6 可否在公司外部读取文档 可否在公司外部读取文档 只要员工所处环境有网络连接 均可与权限服务器进行验证 验证通过后即可获取文档 如果文档曾经与权限服务器进行过交互验证 下次再打开时就不需要再连接服务器了 假 如作者认为文档较为敏感 可要求接收人每次打开文档时都与服务器进行交互验证 1 点击 文件 权限 选择 不能分发 2 在弹出的 权限 对话框中 选择 限制对此文档的权限 在 读取 权限处 输入 AD 用户名 比如 us