KOA知识办公自动化系统产品说明

KOA 知识办公自动化系统个人工作台简要说明 第 1 页 共 6 页 KOA 在线支持 KOA 知识办公自动化系统知识办公自动化系统 一一 产品说明产品说明 KOA 中文全称 知识办公自动化系统 英文全称 Knowledge Office Automation System 是以知识管理为中心 基于 web 访问方式的办公自动化整 体解决方案 通过定义企业内部的流程 优化企业内部沟通渠道 将各部门的 办公事务有机的结合起来 实现人性化管理 节约企业管理成本 提高工作效 率 提升企业文化价值 KOA 的主要目的即形成企事业单位内部的信息化知识化平台 使各种信息 数据能共享使用 使相关公务可以按照流程即时传递和限时处理 使相关通讯 能即时送达 充分提高办公效率 从而提升企业事业单位的工作质量 二二 功能模块功能模块 KOA 知识办公自动化系统主要包括了以下几个主要功能模块 涵盖了日常 办公中各个重要的环节 真正实现跨系统 跨应用 跨地域的协同办公 工作协同工作协同 以工作流为基础 以消息为驱动 采用集中式信息处理机制 在统一的工 作平台上完成各项工作的指派 办理和审批 如 公文处理 行政审批 人事 管理 财务审批等 使各项工作在高效 透明 可控的环境下有序进行 工作监控工作监控 方便领导全面了解单位各项工作任务的分配和进展情况 加强领导对各部 门和人员工作的监控力度 并对要件 急件进行有效的督促 催办 有助于更 加科学 合理地安排工作和分配资源 工作计划工作计划 为个人和团队提供一个合理安排工作时间的平台 有效监督自己或相关人 员的工作计划 加强团队协作 增强时间管理 提升工作效率 KOA 知识办公自动化系统个人工作台简要说明 第 2 页 共 6 页 KOA 在线支持 客户关系管理客户关系管理 通过对客户资料的处理辅助 与企业自身的营销方式整合 详实纪录各方 面的客户资料和联络情况 跟踪客户状态 为销售提供依据 提高销售成功率 并为企业建立客户信息数据库 人事考勤人事考勤 提供网上考勤系统 请假加班申请系统以及员工人事资料系统 员工只需 通过计算机登录用户 就能进行考勤签到 请假加班等申请以工作流的形式提 交给相关审核人员 免去到处奔波 找人登记审核的麻烦 公司的人事变动 人事资料等可以得到井然有序的管理 公共信息公共信息 搭建信息发布和共享及群体沟通和互动的平台 丰富企业文化 有效挖掘 和沉淀企业知识 包含电子论坛 电子公告 知识中心等等 KOA 知识办公自动化系统个人工作台简要说明 第 3 页 共 6 页 KOA 在线支持 我的工作台 公文流转 工作计划 任务安排 通信中心 个人考勤 个人计划 部门计划 计划统计 综合查询 发布任务 领取任务 上下班登记 考勤申请 交流中心 物品申请 我的文件柜 我的公文包 个人设置 考勤记录 公告 新闻 投票 会议 问题集中营 知识库 文件操作 目录设置 通讯录 修改密码 提醒设置 公文发起 待办公文 公文查看 历史查询 流程监控 内部信箱 皮肤设定 知识论坛 快捷菜单 KOA 知识办公自动化系统个人工作台简要说明 第 4 页 共 6 页 KOA 在线支持 三 个人用户使用注意点 三 个人用户使用注意点 公文流转公文流转 1 创建公文 在 企业工作台 中选择了某个模板类型 才可以创建 修改 或 删除其下的公文表单 2 公文流程 必须以归档结尾 即每个流程的最后一个节点的操作类型必须是 归档 表示流程的结束 3 公文流转 一个工作公文的创建到处理结束均位于个人办公模块内 公文处 理结束后删除或归档之系统内其他模块 系统中每个用户只能访问与本人有关 的文档 工作计划工作计划 1 个人计划 用户只能按照系统管理员分配的权限来进行操作 并且拥有的 权限只限于自己管辖的部门及子部门 不能对自己的上级部门进行操作 用户 每天可以制定 N 个计划 默认每天提供两条计划 也可以点击按钮以增加计划 数量 2 部门计划 除了可以指定日计划外 还可以指定周计划和月计划 本部门 的所有成员 在其个人计划页面的右侧区域中 均可以看到本部门的日 周 月计划 交流中心交流中心 1 创建议题 其实时间不能小于当前日期 2 参与投票 记名投票将会同时出现每个选项的投票人名单 不记名投票不显 示 3 管理投票 可以只设置一个管理员的岗位 将公告 新闻 投票等模块的管 理权限都分配给该岗位 进行统一管理 4 会议管理 会议时间段以半个小时为单位 起 止时间为 考勤管理 中设 定的工作时间 例如您在考勤管理中设定了工作时间从 8 30 至 18 00 则在会 议时间段中将从 8 30 开始至 18 点 半个小时分为一个时间段显示 选择了日 期和会议室后 页面下方会即时显示该会议室当天的已预约会议列表 方便您 查询及安排会议 5 知识论坛 只有处于 讨论中 的问题才可以回复 如果问题已经结束讨论 则只能查看之前的回复内容 而不能再回复 只有 管理员可以再重新开放已 结束问题的讨论 KOA 知识办公自动化系统个人工作台简要说明 第 5 页 共 6 页 KOA 在线支持 资源管理资源管理 1 物品类别 总类名称不能重复 删除物品总类时 如果已经设置了分类或添 加了物品 则不能删除 用户需要把分类先删除后 才能删除总类 2 物品出入库 如果在实际盘点中 发现存货与记录不符 也可以通过本模块 调整盈亏 保证帐实相符 3 物品申请 只有库存不为 0 的物品才可以借出或领用 如果显示出来的物品 太多 用户可以选择不同的排序方式来查看物品 考勤管理考勤管理 1 假期分类及规则 年休假 需要根据企业情况 设置年休假的递增设置 包括工作满一年后可使用的天数 每增加一年可增加的天数 以及年休假的上 限 调休假 可以根据实际情况 设置调休假的有效时间 包括当年度有效 或当月份有效 过期后假期即自动清零 2 考勤登记 默认只启动上午上班和下午下班两个考勤登记 即第一和第四个 按钮 中间两个按钮默认不启动 如果需要上午下班和下午上班这两个也进行 考勤统计 需要管理员通过 企业工作台 考勤管理 工作时间调整 中增加这两个时间段的考勤登记 3 考勤申请 已经发送出的申请 如还在审核中 用户做为发起人 可点击操 作栏中的 取消 按钮取消该申请 取消的申请不做任何记录保存 已经审核 过的申请会显示下面的 已归档的考勤申请 列表中 完成情况中会显示该申 请的通过情况 包括审核通过和被驳回 驳回人员即各申请单设置的审核和确 认人员 档案管理档案管理 1 用户档案信息 有个入职时间字段 默认用户的入职时间为系统开通此用户 的时间 请根据员工实际入职时间修改 此项为员工工龄的计算依据 客户关系管理客户关系管理 1 业务员名单 凡在业务员名单中的用户 才可以进行以下操作 a 进入 客户管理 联系人管理 交往管理 等模块 添加和编辑属于 自己的客户资料 其他业务员将无法查看属于您的资料 当然 被赋予管理权 限的领导可以查看所有业务员的客户资料 b 在 进销存管理 模块中进行业务处理时 将调用本模块设置的业务员名单 KOA 知识办公自动化系统个人工作台简要说明 第 6 页 共 6 页 KOA 在线支持 每一笔采购入库 销售出库及退回 都要对应到某个业务员名下 可以生成每 个业务员的 业务员销售报表 进行统计 2 新建客户 两类用户可以新建客户 a 业务员 业务员进入 客户管理 模块后 所见到的都是自己名下的客户名 单 新建的客户也是属于自己名下 其他业务员无法查看属于您的资料 b 非业务员 被赋予管理权限的经理 领导等非业务员的用户 也可以进入 客户管理 模块 可以查看所有业务员的所有客户资料 新建客户资料时 可 以在业务员名单中指定一个业务员跟单 该业务员进入本模块后 就可以看到 属于自己名下的该客户 3 新建联系人 只有业务员才可以新建联系人 而且只能新建已有客户的联系 人 如用户要添加的联系人还没有对应的客户 请先在 客户管理 中新建该 客户 进销存管理进销存管理 1 库存变动类型 通过指定库存变动类型的出 入库操作类型 在实际业务处 理时 就可添加或冲减库存 2 采购入库 当用户填写的采购商品未进行入库 而切换至其它页面时 列表 中的信息将不能够保