办公室秘书科职责

办公室秘书科职责办公室秘书科职责 办公室秘书的工作是什么呢 主要负责哪些工作呢 下面是 小编为你整理的办公室秘书科职责 希望对你有用 办公室秘书科职责办公室秘书科职责 一 做好各类行政文件 信函 报告等材料的收发 转递 工作 做到手续完备 及时准确 需要清退归档的 资料应做 好登记和立卷工作 二 负责做好公司内外来访人员的接待工作 认真热情 态度和蔼 做到积极主动 不推诿 不拖拉 三 负责保管和正确使用公司印鉴 开具介绍信或出具证 明 做好登记 做到有据可查不出差错 四 及时 准确地向领导和有关人员传达上级机关及有关 部门的通知事项和每周的会议安排 五 负责公司各类行政会议的通知 记录和办公会议纪要 决议 决定的起草 印发 同时协助公司领导起草有关行政文 件 六 要准确无误地完成公司领导交办的事宜 并将完成情 况及时汇报 秘书人员应具备的素质秘书人员应具备的素质 一 基本素质 1 身体素质 健康的身体应该是做好任何工作的一个重 要前提 要有一个健康的体魄 身体状况不佳的人是不能胜任 秘书工作的 2 心理素质 要时刻保持良好的心态 心理状态要正常 不要被情绪所左右 每一天都应以平和的心态从事自己的工作 一个有着心理障碍的人 一个对社会充满仇恨的人 一个喜怒 无常的人是不可能做好秘书工作的 3 思想素质 这是更高的一项要求 作为现代社会的高 级管理人员 在一个国际知名的机构里工作 应当具有爱岗敬 业精神 实事求是精神和开拓创新精神 此外 还应具备博大 的胸怀 宽广的视野和高度的社会责任感 在现代社会里 人们的工作生活的节奏加快 社会的变化 日新月异 外边的世界很精彩 几乎每天都有令你感慨的事情 发生 且不说每天的国内外形势 就在我们身边 就会经常有 一些新奇事 突发事 今天你的一个亲戚玩股票挣了大钱 明天 你的一个朋友倒房地产亏大发了 昨天 你的哥们当了大官 前 天 你的一个熟人因腐败问题露馅 进去了 这些 都会令你感慨 但不要受各种情况的影响 不能看人家发财了 就想到 做人就得胆大 而一看到出问题的 马上又一转念 做 人还是谨慎为好 二 业务素质 1 理论知识 必须认识到理论学习的重要性 一方面要 掌握扎实的基础知识 包括法律 外语 经贸以及对业务工作 有帮助的其它知识 另一方面也注意收集新的信息 关注的法 学领域的新的发展动态 2 实践经验 要注意总结工作中好的经验 尽量避免走 弯路 要经常进行经验交流 要多向有经验的人学习 3 办事能力 秘书工作繁杂 琐碎 这就要求我们必须 具备较高的办事能力 无论是办案 办会 还是处理日常事务 都要注意锻炼自己的办事能力 提高办事效率并应掌握一定的 办事方法与技巧 详见 四 三 文化素质 1 社会科学 学好专业知识应是起码的要求 而懂得一点 文史哲 具备一定的文化素养 也很有必要 可陶冶人生情趣 亦可对工作有所裨益 相传 在清朝某年间 皇帝派朝廷官员 到南方招考官吏 但先后派了几人均未能完成此任 何故 只为 南方的秀才们嫌这些官员文化素养低 写诗做对皆不行 后皇 帝派了一个叫王尔烈的人又去江南办理此事 那些江南才子们 以出对联来试王的文化 上联曰 江南千山千水千秀才 王尔 烈即刻以此下联对之 塞北一天一地一圣人 语出惊人 顿 受青睐 江南秀才们进而问到 先生的学问究竟有多大 王随口 吟到 天下 属三江 三江 属吾乡 吾乡 属吾弟 吾为吾弟改 由此 一句对联 一首诗完成了招考工作 2 自然科学 仲裁 调解案件五花八门 常常要涉及自 然科学的有关知识 如机械设备 建筑工程 医药化学等 一 方面 我们平时要注意积累 另一方面 在办理这方面的案子过 程中 也要从中学一学这方面的知识 3 外语 我们办理的案件中 涉外案件占有很大的比例 经常涉及外国当事人 对外交往中 无论是书面的 还是口头 的 都要经常运用外语 我们要使自己成为既懂业务又懂外语 的 两条腿走路 的人才 四 此外 学会一些有益的技能 如电脑 开车 琴棋书画 等 也是很有好处的 俗话说 艺不压身 如果你具备了一定的素养 掌握了某 种技能 总会有你显山露水那一天 同样 假如你在那一方面 尚存缺陷 则一定会有你无地自容的那一刻 但有一点要明确 我们必须始终围绕本职工作这个 重心 在做好本职工作的前 提下 才能再去充实自己的其它知识与技能 而绝不能冲淡 主 题 更不能 不务正业 四 秘书人员要掌握一定的工作原则 方法和艺术 工作原 则 在工作中应遵循的规律并使之作为我们行为的准则 工作 方法 为了达到工作目标而采取的手段和途径 比如过河 你 可以选择游泳 划船 架桥等 关键是要选择切实 可行的方法 工作艺术 通过运用高超的 巧妙的 具有创造性的工作方法 顺利地完成工作任务 同时给人以美的感觉和享受 作为现代 社会的秘书人员或管理人员 我们应该学会 坚持工作原则 运用工作方法 讲究工作艺术 为此 我们要做到以下几点 1 要协调好各种关系 包括与本部门的领导之间 同事之 间 与仲裁员 调解员之间的关系 与当事人的关系 与律师的关 系 与有关部门的关系等 在协调与本部门领导的关系时 要作到尊重领导 维护领 导的威信 适应领导的工作习惯 工作方法 工作风格以及工 作特点 比如 有的领导逻辑性较强 凡是爱有个前因后果 对这样的领导就要在谈工作时要讲事实 摆观点 有分析有推 理 而有的领导喜欢单刀直入 开门见山 对此就要言简意赅 直中问题的要害 而有的领导幽默风趣 你也不妨与他 她 开开 玩笑 了解领导的工作风格和特点 目的是为了更好地做好工 作 当然 在尊重领导的前提下 要敢于提出自己的观点 要 有维护真理的精神 那种对领导一味迎合 无原则地服从 则 是不足取的 那样 会使别人怀疑你的人格 人品 领导也不 一定会欣赏这种人 对待当事人要热情周到 庄重大方 言行 得体 不卑不亢 树立良好的部门形象 不要摆出官僚衙门的 作风 也不要沾染市侩奸猾的习气 高级秘书应具备的素质高级秘书应具备的素质 享受高薪 上宠下举的高级秘书无疑备受职场女性的青睐 随着各类中外秘书证书蜂拥而至 很多初级秘书会认为考证是 攀登高峰的唯一捷径 然而 经验告诉我们 理论知识固然重 要 实践经历和敬业精神更是不可或缺的两项法宝 要成为一 位 全能型 的高级秘书 你需要具备以下的素质 1 高效的工作能力 能将琐碎繁忙的工作变得井然有序 能适应各种环境的变 化和工作节奏的突变 做到临危受命 忙而不乱 2 善于人际沟通 秘书最重要的职能是上传下达 当老板和员工之间的沟通 有了障碍 甚至影响到了团队关系和公司的动作 秘书应该用 沟能的艺术 化解上下级之间的尴尬和猜疑 3 有外交家的平衡术 跻身于公司各种势力格局中 善于灵巧应对 能把握各种 利害关系 找到一个最佳平衡点 4 能担当重要责任 高级秘书负责各领导层的沟通和联络 甚至草拟文件 替 上级制订计划 大胆谨慎地扮演好一个管理者的角色 此外 作为领导最亲近的人 非常容易暴露缺点和犯错 因此 谨言 慎行 张弛有度 深入了解领导的喜好是有用的护身符 5 有良好的社交能力 熟悉地方政府官员 公司客户 上级的亲朋好友等与上级 相关的 人脉圈 并与他们建立良好的公共关系 这时