毕业综合实践报告：浅析酒店采购成本控制——以皇家驿站酒店为例

北京联合大学旅游学院 高职毕业综合实践报告 第 1 页 引言引言 本论文以皇家驿站为例 对酒店就如何进行采购成本的控制与管理 在 实际操作与执行管理任务时所出现的问题进行深一步的分析与探讨总结 着重 于对该案例的实际分析并提出相应解决办法 目前 该酒店的整体发展水平仍处于初级阶段 尤其在采购成本控制这一 环节所出现的管理漏洞较多 问题比较严重 导致在客观上无法有效地控制采 购成本 影响企业经济效益的好坏 本论文中主要借鉴了 旅游企业财务管理 管理会计 以及相关采购成 本控制书籍中所能够涉及该问题的一些思考方式 逻辑理念 其中九华山庄集 团有限公司董事 副总经理徐振宏在 2012 年 中国饭店采购供应 第十期中发 表的 酒店运营中如何控制成本 这篇文章中所主要阐述解析的采购成本对整 个酒店成本控制的重要性 以及其最核心的观点 减少中间环节 在成本管 理方面 从高层到基层 一定要一抓到底 做到人人有责 成本就能得到有效 控制 这个管理意识影响到了我对皇家驿站酒店的采购现状与应对措施之间应 该如何平衡两者之间的关系 并能达到真正的控制管理效果 经过我对皇家驿站采购部的日常工作的分析与调研 总结实习过程中发现 了以下主要两个问题 制度的模糊性和管理意识的缺失 这两样是控制成本的 关键 也是每个酒店采购成本控制的核心 而我所研究探讨的目的在于针对皇 家驿站采购现状 如何在实际操作过程中找到完善解决的办法 本论文依据皇家驿站在采购管理过程中出现的问题一一对应提出相关解决 办法与建议 并以 2012 年 10 月采购部与原材料供货商协议定价这一实例详细 阐述采购的实际工作过程 1 1 皇家驿站简介皇家驿站简介 三百千 北京 酒店有限公司 皇家驿栈 注册成立于 2008 年 4 月 由北京大成有方酒店管理有限公司投资建设 并已于 2009 年 8 月加入了世界小 型奢华酒店集团 SMALL LUXURY HOTELS OF THE WORLD 成为其成员 酒店位 北京联合大学旅游学院 高职毕业综合实践报告 第 2 页 于故宫东侧 骑河楼街与北池子大街交汇处 经营面积 4000 平米 酒店凭借独 一无二的地理位置和景观 通过精心的设计和创意将传统住宿餐饮业注入创意 和文化经营元素 酒店由 55 间各具特色的房间 创意食餐厅和可以饱览故宫全 貌的天台酒吧组成 酒店从设计到筹开均由具有国际背景及运作经验的德国设 计公司 Graft 公司 及德国顾问公司 Walter Junger Friends 公司 全程 参与 酒店整体设计和建设标准为五星级 市场定位为国际化的高端特色酒店 主要目标客户为欧美发达国家及国内追求个性体验的时尚人士 皇家驿栈有别于国内一般五星级酒店 以及象喜来登 万豪 希尔顿 香 格里拉 洲际等国际连锁的酒店或外资管理的酒店 这些酒店大部分建在商务 区或交通便利的地方 维持着较大的客房规模 有着大致相同的完善的设备设 施和基本类同的服务模式 而皇家驿栈的酒店定位于个性化精品酒店 走文化 和创意路线 将人性化和设计和服务参照超五星的标准来设计和实施并将高端 客户再细分为追求居住体验和内心感受的高素质人员 以中国的文化和艺术创 意通过酒店的外在形式 地理位置 文化内涵完整地呈现和传递给客人 也是 一种创新的酒店经营模式 餐饮部的市场标准配合酒店整体消费水平 菜品定位为创意中国宫廷菜 聘请行政总厨郝文杰 中国烹饪协会会员 高级技师 中国药膳协会会员 药膳 烹调师 国家级技能竞赛评委 被誉为京城四大名少之一 开创了 新古典主 义中国菜 之先河 菜品无论是色泽 造型和口味均以不寻常 先锋的饮食理 念迎合顾客 2 2 采购成本控制现状采购成本控制现状 成本控制应从原材料成本这个源头抓起 原材料成本占餐饮成本的比例最 高 据统计 我国饭店行业 食品原料成本占食用收入的比例为 35 50 左右 酒水成本占酒水收入的 25 40 左右 由于采购管理是成本控制中难度最大的 一环 作为餐饮成本控制的源头 原材料的采购 最容易产生漏洞 它是饭 店经理人关注的重点和焦点 如果能从根本上堵住采购环节的漏洞 饭店的成 本控制至少已达到了 50 的效果 北京联合大学旅游学院 高职毕业综合实践报告 第 3 页 因此 控制采购成本对一个饭店的经营业绩至关重要 采购成本下降不仅 体现在饭店现金流出的减少 而且直接体现在产品成本的下降 利润的增加 以及饭店竞争力的增强 由于原材料成本占营业成本的比例很高 因此 控制 好采购成本并使之不断下降 是一个饭店不断降低产品成本 增加利润的重要 和直接手段之一 通过我对整理该企业 2012 年度银行以及现金账户的日常支出明细中 可以 得知 其中所支付的供应商货款占到了 31 35 左右的比例 是继支付员工工 资以及奖金的支出外占比最重的一部分支出 而其中 负责餐饮部中厨房食品 原材料供货商的货款则是其中的重中之重 所占比重达到了 55 60 而该企业成立刚刚不久 在采购供应的管理方面并没有形成有效成熟的管 理机制 在很多方面还存有不足 导致在对供应商无论是货品质量还是服务方 面都无法形成行之有效的管理 2 12 1 原材料采购主要特点原材料采购主要特点 皇家驿栈餐饮部的市场定位以及所提供的服务而言 有别于一般酒店 其 市场标准为配合酒店整体消费水平 推出 精 菜品 菜品定位为创意中国宫 廷菜 主要为迎合有高端 有文化特色精品需求的顾客提供 相应对于食品原 材料采购则主要有以下要求和特点 2 1 12 1 1 整体订货量小整体订货量小 由于酒店饮食服务空间有限 并且面对人群主要以高等需求顾客为主 从 菜品的形象到原材料的需求来看 与一般酒店相比订量较少 2 1 22 1 2 有个别细菜 稀缺菜品的需求有个别细菜 稀缺菜品的需求 皇家驿栈餐饮产品大部分提供较为不同寻常 并具有代表性的创意菜 其 所用的食品原材料自然也会较为稀少 所以对个别特色稀少的菜品有所需求 2 1 32 1 3 质量要求高质量要求高 对于高端精品菜来说 更注重的是菜色与菜型从而体现所富含的文化寓意 北京联合大学旅游学院 高职毕业综合实践报告 第 4 页 2 1 42 1 4 送货服务要求高送货服务要求高 对于供货商送货速度 运输过程中对于菜品的包装与保护 极有可能影响 到餐饮产品的好坏 由于中厨房在食品原材料菜品需求上的特殊要求与特点 对于一般供货商 而言并不能得到理想的利润 致使在对供货商的选择上并没有很大的余地 无 论是在采购报价 定价的过程中总是处于很被动的地位 使得大部分菜品单价 的价格往往报价很高 甚至超出一般超市菜价的水平 但是由于要量小 质量 需求高 对一些南方细菜 稀缺菜品又有需求而导致采购成本持续居高不下 无法控制在预期的水平 从而无法对其进行有效的成本控制 2 22 2 采购成本控制主要问题采购成本控制主要问题 鉴于企业本身在节约采购成本上并不具备优势 从而在采购成本的控制过 程中就暴露出了更多为题 并未形成行之有效的管理办法 目前皇家驿栈采购 成本控制主要有以下几点问题 2 2 12 2 1 采购制度不健全采购制度不健全 在该企业中 没有一套完整的采购流程体系与相关的采购制度来约束相关 工作人员的行为 致使在采购行为并不规范 间接造成一些不必要的成本浪费 2 2 22 2 2 未对供货商进行有效管理未对供货商进行有效管理 除与酒店所签订的供货合同以及所备案的基本信息外 并无任何其他监督 与考察 从而致使供货商一方在交付货物过程中 出现以好充次 拖延交货的 现象 2 2 32 2 3 疏于对价格的统计与认识疏于对价格的统计与认识 在询价 定价过程中 只是盲目的将本期与上期价格进行简单比较 并未 对重点物资 常用物资 贵重物资的价格进行追踪监控 也没有对历年整体价 格走势进行相关分析与评估等等 出现 盲人摸象 的现象 无法从客观正确 的角度分析在成本控制中所出现的价格漏洞 也是采购成本得不到控制 居高 不下的重要原因 北京联合大学旅游学院 高职毕业综合实践报告 第 5 页 2 2 42 2 4 采购方式与形式缺乏策略性与前瞻性 疏于对进价标准的管理采购方式与形式缺乏策略性与前瞻性 疏于对进价标准的管理 没有一套完整的价格策略体系来约束和筛选采购购进的物资和设施 缺乏 对价格浮动走势的敏感度 从而只能呈现出盲目地在市场中选择所要购入的物 资 以 就近原则 来完成采购任务 这也是在采购成本控制中所出现的大忌 由此我认识到 对于皇家驿栈采购成本的控制来说 重中之重即建立明确 的采购制度与体系 明确分工 明确职责 只有把最基础的规则 制度明确 才能使工作过程有据可依 形成有效的成本管理 以达到控制采购成本的目的 降低主营业务成本 3 3 完善酒店采购成本控制的方法措施完善酒店采购成本控制的方法措施 采购工作涉及面广 并且主要是和外界打交道 因此 如果饭店不制定严 格的采购制度和程序 不仅采购工作无章可依 还会给采购人员提供暗箱操作 的温床 完善采购制度要从以下几个方面做起 3 13 1 建立严格的采购制度建立严格的采购制度 建立严格 完善的采购制度 不仅能规范企业的采购活动 提高效率 杜 绝部门之间扯皮现象 还能预防采购人员的不良行为 采购制度应规定物料采 购的申请 授权人的批准权限 物料采购的流程 相关部门 特别是财务部门 的责任和关系 各种材料采购的规定和方式 报价和价格审批等 例如 在采 购制度中规定采购的物品要向供应商询价 列表比较 议价 然后选择供应商 并把所选的供应商及其报价填在请购单上 还可规定超过一定金额的采购须附 上三个以上的书面报价等 以供财务部门审核 3 23 2 建立供应商档案和准入制度建立供应商档案和准入制度 对饭店的正式供应商要建立档案 供应商档案除有编号 详细联系方式和 地址 每一个供应商档案应经严格的审核才能归档 饭店的采购必须在已归档 的供应商中进行 供应商档案应定期或不定期地更新 并有专人管理 同时要 建立供应商准入制度 重点材料的供应商必须经质检 物料 财务等部门联合 考核后才能进入 如有可能要实地到供应商生产地考察 3 33 3 建立价格档案和价格评价体系建立价格档案和价格评价体系 采购部门对所有采购物资建立价格档案 对每一批采购物品的报价 首先 与归档的材料价格进行比较 分析价格差异的原因 如无特殊原因 原则上采 北京联合大学旅游学院 高职毕业综合实践报告 第 6 页 购的价格不能超过档案中的价格水平 否则要做出说明 对于重点物资的价格 建立价格评价体系 由单位有关部门组成价格评价组 定期收集有关的供应价 格信息 分析 评价现有的价格水平 并对归档的价格档案进行评价和更新 如在采购制度中所采购的物品要明确规定有关采购部与食品原材料供货商 协议定价的过程 1 询价 采购部应明确指定相关负责人进行市场询价 到指定的食品原材料市场对 有关货品的单价进行信息采集 并且 针对中厨房经常消费的原材料货品进行 重点的价格咨询 针对市场价格浮动较大的原材料货品进行重点价格关注 针 对原材料单价价格较高的货品进行特别询议 2 定价 在经过询价 供应商报价之后 采购部与供应商间应就某些单价价格存在 差异的菜品进行协商 共同敲定本期食品原材料的价格 大体分为蔬菜类 水 果类 肉 禽 蛋以及杂品类四大项 并在采购主管 财务经理 供货商三 方在场且签字的情况下本期执行价格才能生效 如图 是皇家驿栈采购部 2012 年 10 月 1 日 2012 年 10 月 15 日与原材料 供货商定价信息 如该图中显示 原材料定价表需将每样可供货的菜名写明 其单位 规格 原产地以及所对应的厨房名称也要明确 并且为更好地控制每 样菜品的价格趋势 上期定价 本期供应商报价以及本期询价金额都要写清 并分别统计其间的差异 以便作为本期的定价参考 并且每期价格记录 纸质 电子版 均应进行保存 方便查询相关历史信息 蔬菜定价表蔬菜定价表 序 号 名称 单 位 规格 上期定价 供应 商报价 询价 本期定价 定价与 询价差 异 定价与 报价差 异 定价与 上期差 异 1 鲜核桃仁袋 380g 21 00 21 00 21 00 21 00 0 00 0 00 2 迷你小茄子袋 16 50 16 50 16 50 16 50 0 00 0 00 3 圆茄子 kg 2 60 2 40 1 60 2 00 0 40 0 40 0 60 4 长茄子 kg 广茄 4 60 4 60 2 00 2 80 0 80 1 80 1 80 5 小圆茄 kg 中餐 3 00 3 00 3 00 3 00 0 00 0 00 北京联合大学旅游学院 高职毕业综合实践报告 第 7 页 本期中 长茄子 圆茄 两样菜品供应商的报价与采购员询回来的价 存在较大差异 由于本期市场询价价格与上期相比下降 60 然而供应商本期 报价并未跟随下降 经过双方现场协商议价 确定本期价格 3 43 4 建立建立原材料的进价标准和进行比价采购原材料的进价标准和进行比价采购 财务部对重点监控的物资根据市场变化的产品标准成本定期定出标准采购 价格 促使采购人员积极寻找货源 货比三家 不断地降低采购价格 通过以下几个方面的工作 虽然不能完全杜绝采购人员的暗箱操作 但对 完善采购管理 提高效率 控制采购成本 确实有较大的成效 3 4 13 4 1 通过付款条款的选择降低采购成本通过付款条款的选择降低采购成本 如果酒店资金充裕 或者银行利率较低 可采用现金交易或货到付款的方 式 这样往往能带来较大的价格折扣 3 4 23 4 2 把握价格变动的时机把握价格变动的时机 价格会经常随着季节 市场供求情况而变动 因此 采购人员注意价格变 动的规律 把握好采购时机 为饭店节约资金 创造经济价值 3 4 33 4 3 以竞争招标的方式来牵制供应商以竞争招标的方式来牵制供应商 对于大宗物料采购 一个有效的方法是实行竞争招标 通过供应商的相互 比价 最终得到底线的价格 此外 对同一种材料 应多找几个供应商 通过 对不同供应商的选择和比较使其互相牵制 从而使单位在谈判中处于有利的地 位 3 4 43 4 4 向厂商直接采购或结成同盟联合订购向厂商直接采购或结成同盟联合订购 自购 自购 中间环节越少 决策力 执行力越强 控制力度与速度也就越快 向厂商 直接订购 可以减少中间环节 降低采购成本 同时供应商所提供的货品的质 量 服务会更好 另外 今后的发展方向是 有条件的几个同类单位结成同盟 联合订购 以克服单体酒店数量小而得不到更多优惠的矛盾 3 4 53 4 5 选择信誉佳的供应商并与其签订长期合同选择信誉佳的供应商并与其签订长期合同 与诚实 讲信誉的供应商合作不仅能保证供货的质量 及时的交货期 还 可得到其付款及价格的关照 特别是与其签订长期的合同 往往能得到更多的 优惠 3 4 63 4 6 充分进行采购市场的调查和信息收集充分进行采购市场的调查和信息收集 北京联合大学旅游学院 高职毕业综合实践报告 第 8 页 一个酒店的采购管理要达到一定水平 应充分注意对采购市场的调查和信 息的收集 整理 只有这样 才能充分了解市场的状况和价格的走势 使自己 处于有利地位 3 53 5 实行战略成本管理来指导采购成本控制实行战略成本管理来指导采购成本控制 估算供应商的产品或服务估算供应商的产品或服务 成本成本 我们以前的采购管理只是过多强调公司内部的努力 而要真正做到对采购 成本的全面控制 仅靠自己内部的努力是不够的 应该对供应商的成本状况有 所了解 只有这样 才能在价格谈判中占主动地位 在谈判过程中 可通过参 观供应商的设施 观察并适当提问以获得更多有用的数据 甚至为了合作 明确要求供应商如实提供有关资料 以估算供应商的成本 在估计供应商成本并了解哪些材料占成本比重较大之后 可安排一些使自己在 价格上有利的谈判 并尽可能加强沟通和联系 即与供应商一起寻求降低大宗 材料成本的途径 从而降低成自己单位的材料成本 进行这种谈判 要始终争 取双赢的局面