快速使用excel方法简介

1 快速输入大写中文数字 将光标移至需要输入大写数字的单元格中 利用数字小键盘在单 元格中输入相应 的小写数字 如 12345 右击该单元格 点击 设置单 元格格式 从弹出的 单元格格式 对话框中选择 数字 选项 然后从 类型 列表框中选择 中 文大写数字 选项 最后单击 确定 按钮 这 时输入的 12345 就自动变成 壹万贰仟叁佰肆拾伍 2 多个工作表的页眉和页脚同时设置 我们有时要把一个 Excel 文件中的多个工作表设置成同样的页眉 和页脚 分别对一张张工作表去设置感觉很烦琐 如果用下面的方法 就可以一次将多个工作表 中的页眉和页脚同时设置好 把鼠标移到工 作表的名称处 如果没有给每张表取名的话 Excel 自动设置的名称就是 Sheet1 Sheet2 Sheet3 等等 然后点右键 在弹出的菜单中选择 选择全部工作表 的菜单项 这时再进行页眉和页脚设置就是针对全 部工作表了 3 Excel 单元格文字随时换行 在 Excel 中 我们有时需要在一个单元格中分成几行显示文字等 内容 那么实现的方法一般是通过选中格式菜单中的 单元格 下 对齐 的 自动换行 复 选项 单击 确定 即可 这种方法使用起来不是特别 随心所欲 需要一步步地操作 还有一种方法是 当你需要重起一行 输入内容的时候 只要按住 Alt 键的同 时按下回车键就可以了 这种 方法又快又方便 4 Excel 中插入空白行 如果想在某一行上面插入几行空白行 可以用鼠标拖动自此行开 始选择相应的行数 然后单击右键 选择插入 如果在每一行上面均 插入一空白行 按住 Ctrl 键 依次单击要插入新行的行标按钮 单击 右键 选择插入即可 5 Excel 中消除 0 值 有 Excel 中当单元格计算结果为 0 时 默认会显示 0 这看起来显 然有点碍眼 如果你想显示 0 时 显示为空白 可以试试下面的方法 打开 工具 选项 视图 取消 0 值 复选项前的 确定后 当前工作 表中的值为 0 的单元格将全部显示成空白 6 批量转换日期格式 以前在 Excel 中输入职工出生时间时 为了简单都输入成 yymmdd 形式 但上级部门一律要求输入成 yyyy mm dd 格式 那么 一千多名 职工出生时间肯定不能每个手工转化 最快速的方法是 先 选定要转化的区域 点击 数据 分列 出现 文本分列向导 对话框 勾选 固定宽度 连续两次 点击 下一步 按钮 在步骤三对话框的 列 数据格式 中 选择 日期 并选定 YMD 形式 按下 完成 按钮 以 前的文本即转化成了需要的日期了 7 快速选定 空白 和 数据 单元格 在 Excel 中 经常要选定空白单元格 逐个选定比较麻烦 如果 使用下面的方法就方便多了 打开 编辑 定位 在 定位 窗口中 按 下 定位条件 按 钮 选择 定位条件 中的 空值 再按 确定 空白 单元格即被全部选定 如果要选定只含数据的单元格 在上面方法的 定位条件 窗口中 选择 常 量 再点 确定 含有数据的单元格全 部选定 8 防止误改有新招 在包含多个工作表的工作薄中 为了防止误修改 我们常常采取 将行 列 隐藏或者设置编辑区域的方法 但是如果要防止整个工作表的 误修改怎么办呢 单击 格式 工作表 隐藏 将当前的工作表隐藏 这样 操作者连表格都看不到 误操作就无从谈起了 要重新显示该表 格 只须单击 格式 工作表 取消隐藏 要注意的是 如果设置了工 作表保护 则不能进行隐藏 操作 9 快速隐藏 在打印工作表时 我们有时需要把某些行或者列隐藏起来 可是 用菜单命令或调整行号 列标 分 界线的方法比较麻烦 这时笔者介绍 一个简单方法 在英文状态下 按 Ctrl 9 或 Ctrl 0 组合键 就可以快 速隐藏光标所在的行或 列 P 平常办公中偶尔会需要打印一些标语 海报等 A3 A2 甚至更 大幅面 的文件 这靠我们办公室常用的 A4 打印机显然无法直接打印 该怎么 办呢 对此笔者平常都是采用 Excel 进行打印的 使用 Excel 可以将 A3 A2 等大张的图形分割成多页打印 待后再进行拼接粘贴成图 虽说多了一些接缝不过用来应应急也还可以 下面大家就和笔者一起 动作操作吧 首先启动 Excel 选中 A1 单元格 选择 插入 图片 来自文件 插 入我们处理好的图形文件 如果是用 Word 设计的海报 则应选择 插 入 对象 从文件创建 如图 1 点击 浏览 按钮打开保存海报的 Word 文件 确定后将 Word 文件插入工作表中 右击插入的 Word 文 件选择剪切 再点击菜 单栏的 编辑 选择性粘贴 选定一种图形格式 如 图片 JPEG 即可把它转换成 JPG 格式的图形 图 1 海报插入 Excel 文 件后 我们可以利用 Office 提供的图片编辑 工具简单修饰一下海报 右击工具栏选中 图形 和 绘图 以显示这两 个工具栏 从 图片 工具栏中我们可 以选择进行修剪 设定透明色 调节亮度对比度等 如图 2 图形处理好后点击其中的 设置图片格式 在大小选项卡中按所需海报尺寸直接输入图形的高度和 宽度 然后 使用 绘图 工具栏中的自选图形 文字框 艺术字等工具对图形做进 一步装饰 图 2 我们该为海报打印做一些设 置 选择 文件 打印预览 点击 页边 距 按钮 把鼠标光标指向表示页边距位置的虚线 当光标变成双箭头 时按住左键拖动 可直接调整页边距 如图 3 这也就是我们以后粘 贴的边距 点击 设置 按钮 在 页面 中选择纸张大小为 A4 对于一 些特大的海报 打印出来的页数太多 要粘贴时可能不太好找 可在 页眉 页脚 中选择一种带页码的页脚格式 如图 4 以便打印后区分 注 页边距不要设得太小 要考虑到打印机的实际可打印范围 如 果页边距超出打印 机的可打印范围将会使图形超出部分丢失 同时要 注意调整页脚的位置 避免页码与图形重叠 一切搞定后 放入纸开始打印 把打印后的纸左侧和上侧多余的纸边 裁掉 再用胶水粘贴拼接成一张大图就行了 在用 Excel 制作相关的数据表格时 我们可以利用其强大的排序功能 浏览 查询 统计相关的数字 下面 我们以图 1 所示的 员工基本情 况登记表 为例 来全面体验一番 Excel 的排序功能 一 快速排序 如果我们希望对员工资料按某列属性 如 工龄 由长到短 进行 排列 可以这样操作 选中 工龄 列任意一个单元格 如 I3 然后按 一下 常用 工具栏上的 降序排序 按钮即可 参见图 1 小提示 如果按 常用 工具栏上的 升序排序 按钮 则将 工龄 由短到长进行排序 如果排序的对象是中文字符 则按 汉语拼音 顺序排序 如果排序的对象是西文字符 则按 西文字母 顺序排序 图 1 二 多条件排序 如果我们需要按 学历 工龄 职称 对数据进行排序 可以这样 操作 选中数据表格中任意一个单元格 执行 数据 排序 命令 打开 排序 对话框 图 2 将 主要关键词 次要关键词 第三关键词 分 别设置为 学历 工龄 职称 并设置好排序方式 升序 或 降序 再按下 确定 按钮就行了 图 2 三 按笔划排序 对 姓名 进行排序时 国人喜欢按 姓氏笔划 来进行 选中姓名 列任意一个单元格 执行 数据 排序 命令 打开 排序 对话框 参见 图 2 单击其中 的 选项 按钮 打开 排序选项 对话框 图 3 选中 其中的 笔划排序 选项 确定返回到 排序 对话框 再按下 确定 按钮 即可 图 3 小提示 如果需要按某行属性对数据进行排序 我们只要在上述 排序选项 对话框中选中 按行排序 选项即可 四 自定义排序 当我们对 职称 列进行排序时 无论是按 拼音 还是 笔划 都不 符合我们的要求 对于这个问题 我们可以通过自定义序列来进行排 序 先 把相应的职称序列按需要排序的顺序输入到相应的单元格区域 如 N2 至 N18 中 图 4 执行 工具 选项 命令 打开 选项 对话框 切换到 自定义序 列 标签下 在 从单元格中导入序列 右侧的方框中 输入 N 2 N 18 也可以用鼠标选择输入 然后单击 导入 按钮 将相应的序列导入到系 统中 确定返回 小提示 序列导入后 原来 N2 至 N18 区域中输入的数据可以删除 导入的序列在其他 Excel 文档中均可直接使用 选中 职称 列任意一个单元格 执行 数据 排序 命令 打开 排 序 对话框 单击其中的 选项 按钮 打开 排序选项 对话框 参见图 3 按 自定 义排序次序 选项右侧的下拉按钮 在随后弹出的下拉列 表中 选中上述 导入 的序列 确定返回到 排序 对话框 再按下 确 定 按钮即可 五 用函数进行排序 有时 我们对某些数值列 如 工龄 工资 等 进行排序时 不 希望打乱表格原有数据的顺序 而只需要得到一个排列名次 对于这 个问题 我们可以用函数来 实现 以 工龄 为例 在 工龄 右侧插 入一个空白列 J 列 用于保存次序 图 5 然后选中 J2 单元格 输 入公 式 RANK I2 I 2 I 101 然后再次选中 J2 单元格 将鼠标移 至该单元格右下角成 细十字线状 时 这种状态 我们通常称之为 填 充柄 状态 按住左键向下拖拉至最后一条数据为止 次序即刻显示 出来 图 5 图 5 小提示 若要升序排序 可在公式最后增加一个 非零 参数 如 将上述公式改为 RANK I2 I 2 I 101 1 六 让序号不参与排序 当我们对数据表进行排序操作后 通常位于第一列的序号也被打 乱了 如何不让这个 序号 列参与排序呢 我们在 序号 列右侧插入一 个空白列 B 列 将 序号 列与数据表隔开 用上述方法对右侧的数 据区域进行排序时 序号 列就不参与排序了 小提示 插入的空列会影响表格的打印效果 我们可以将其隐藏 起来 选中 B 列 即插入的空列 右击鼠标 再选择 隐藏 选项即可 P Excel 的排版功能不及 Word 有时为了排版的美观 可要花不少功夫 啦 比如 我们想文本倒置时 在制作示意图时常常要用到 怎样做 呢 其实很简单 我们只要在字体前加上一个 不包括引号 就可以了 A 列是正常字体 B 列是 A 列的倒置字体 即将原来的字体 宋体 改为 宋体 其中第一种效果是直接在单元格输入文字 第二 三种效果是使 用插入文本框的方法 如果你没有见到 插入文本框 按钮 选中 视图 工具栏 绘图 即可 第二种效果是文本框的横排 第三种效果是文本 框的竖排 1 工作表的打印设置 工作表在打印之前应当进行打印预览 它可以看到普通视图中看 不到的内容 避免失误 提高打印质量 而且可以快速更改许多打印 设置 更多软件使用技巧 1 快速更改打印设置 如果在打印预览窗口中发现了不合适的打印设置 只需单击窗口 顶部的 设置 按钮 就可以打开 页面设置 对话框 快速修改工作表的 布局和打印选项 例如打印或不打印网格线 添加页码或打印标题等 2 使工作表适应页宽 如果打印预览时发现工作表的宽度超过了页面 可以尝试以下方 法使工作表适应页宽 一是将打印方向更改为 横向 我们只要按上 面介绍的方法打开 页面设 置 对话框的 页面 选项卡 选中 方向 下 的 横向 即可 二是缩小工作表的大小以适应页面 方式仍然是打开 页面设置 对话框的 页面 选项卡 选中 缩放 下的 调整为 并在 页宽 框内输入 1 确定后即可预览页面以观察字体大小是否合适了 三是减小页边距以及页眉 页脚 的宽度 我们可以按 上面介绍的方 法打开 打印预览 窗口 单击其中的 页边距 按钮显示页边距的尺寸柄 根据需要将其拖到所需的宽度即可 四是隐藏报表中某些不需要打印 的 列 我们只需选中这些列 单击 格式 列 子菜单下的 隐藏 命令 报表中的其他列就会占用被隐藏列的位置 从而使原本不能打印的内 容能够打印出来 此 后 只要单击 格式 列 子菜单下的 取消隐藏 命令 就可以显示被隐藏的列 3 调整垂直分页符 如果报表的 数据区域远远宽于页面 上面介绍的方法也不能使工 作表适应页宽 只能调整垂直分页符 使报表的数据区域按需要分布 在多页纸张上 具体操作方法是 打开工作 表选中 视图 菜单中的 分 页预览 鼠标放到蓝色粗虚线 自动垂直分页符 的上面 根据双向 箭头的指向拖至合适的位置 当其变为蓝色实线时说明它是手动 垂直 分页符 这种方式使一张报表分布在几张纸上 为了了解各数据列的 意义 应当按上面介绍的方法添加打印标题 4 调整水平分页符 如果打印预览时发现工作表的长度超过了纸张 除了可以采用类 似 使工作表适应页宽 的方法以外 还可以调整水平分页符 使报表 的数据区域按需要分布在多 页纸张上 具体办法仍然是打开工作表 选中 视图 菜单中的 分页预览 分页预览窗口中的蓝色水平虚线表示 Excel 的自动分页符 它将工作表分为多个 页面 我们只需按上面介 绍的方法将其拖至需要的位置即可 5 允许重调 A4 Letter 纸型 某些用户可能使用了仅仅支持信函纸型的打印机 为了能够按信 函纸型大小自动调整 A4 工作表 我们可以单击 工具 菜单中的 选项 命令 打开 选项 对话框的 国际 选项卡 勾选 允许重调 A4 Letter 纸 型 复选框即可 相对 Word 而言 Excel 文件的打印要复杂一些 Excel 工作表不仅大小 悬殊 并且一个文件的打印范围也是多种多样的 下面笔者就以 Excel 2003 为例 介绍 Excel 文件打印的一般步骤 更多软件使用技巧 增强文件的可读性 Excel 文件的打印结果是各类报表 因此它的可读性显得格外重要 下面是增强可读性的几个具体措施 1 建立页眉和页脚 工作表的页眉和页脚包含了许多有用信息 例如报表的页码或工 作表标题等等 用户只需单击 文件 菜单中的 页面设置 命令 打开 页面设置 对话框的 页眉 页脚 选项卡 如果需要使用内置的页眉和 页脚 就要打开 页眉 或 页脚 下拉列表 从中选择 第 1 页 第 1 页 共 页 之类的内容 如果需 要自行建立自己的页眉和页脚 可以单 击 自定义页眉 或 自定义页脚 打开对话框 两者的布局和功能是完全 相同的 其中间排列着十个按钮 最左边的按钮用 来设置文本的字体 格式 最右边的按钮用来设置图片的大小等格式 中间从左到右的八 个按钮可以插入页码 日期 时间等内容 2 打印行或列标题 如果 Excel 制作的报表大小超过了一页 要保证第一页以后的各 页均能看到行或列的标题 以便正确标识各行或列数据的具体含义 办法是单击 文件 菜单 中的 页面设置 命令 打开 页面设置 对话框 的 工作表 选项卡 当每一页需要重复打印列标题时 请将光标插入 顶端标题行 框 然后用鼠标选中包含列 标题的所有单元格即可输入 引用 或者将列标题的单元格引用直接输入 顶端标题行 框 如果每 一页需要重复出现行标题 一般在 A 列 可以按相同方法将光标 插 入 左端标题列 框 然后按上面介绍的方法设置行标题的引用 3 使所有数据可见 如果某一单元格中的文本或 数字超出了列宽 那么打印出来的文 本将被截断 打印出来的数字则会显示为 为此 打印之前 必须确保工作表中的所有数据可见 如果发现了某 一列的宽度不够 只需将光标放到该列列标右侧的边线处 待光标变成双向光标后双击 边线 即可自动增加列宽以适应数据的长度 也可以单击 格式 菜单 中的 单元格 命令 打开 单元格 对话框的 对齐 选项卡 选中 文本 控制 下的 自动换行 即可使数据自动换行以适应列宽 4 使用容易查看的格式 国内的各种报表习惯设置网格线 我们可以打开 页面设置 对话 框的 工作表 选项卡 选中 打印 下的 网格线 即可 也可以选中需要 设置网格线的所有单元格 单击 Excel 格式 工具栏中的 边框 下拉按 钮 打开对话框从中选择需要的边框样式 另外 屏幕显示效果良好的格式不一定有好的打印效果 如果工 作表的文字或表格边框设置为彩色 但是使用黑白打印机进行报表打 印 最好使用对比度较高的颜 色 否则打印出来的内容就不够清晰 另外 也可以打开 页面设置 对话框的 工作表 选项卡 选中 打印 下 的 单色打印 从而提高彩色打印的清晰度 5 使报表居中 如果使用的打印纸能够容纳整个报表 就可以设置水平居中或垂 直居中 前者可以打开 页面设置 对话框的 页边距 选项卡 选中 居 中方式 下的 水平 复选项 后者可以选中 居中方式 下的 垂直 复选 项 两者同时选中时 报表会在纸张上同时使用水平居中和垂直居中 6 调整报表四周的空间 Excel 报表的四周包括页边距和上 下的页眉 页脚六个部分 如 果我们需要改变页边距或页眉和页脚 可以打开 页面设置 对话框的 页边距 选项卡 改变其中上 下 左 右和 页眉 页脚 的数值 也可以单击 Excel 工具栏中的 打印预览 按钮 打开预览窗口单击 页 边距 按钮 显示页面的页边 距的尺寸柄 根据需要拖动至需要的宽 度为止 BR 说 起用 Excel 打印表格 朋友们都能说出一大堆使用的技巧来 可笔 者介绍的却是我们平时使用过程中不起眼的一些技巧 即如何根据我 们的实际需要来设置打印 参数 从而有效地节约我们的办公成本 目 前环保已经成为大家的共识 作为积极提倡环保的我们来说 这就叫 环境保护 从我做起 从身边的每一件小事做起 1 设置打印缩放 比例 如果对打印内容要求不是太高 可进行表格的压缩打印 即选择 在一张纸上打印几页容量的表格 设置时只需打开 页面设置 对话框 的 页面 选项卡 选中 缩放比例 单选框 输入需要缩放的比例如 50 就可以了 2 压缩打印内容调整到一页 如果要打印的表格内容超过一页 且第二页中的记录数只有几行 可选择将第二页中的内容打印到第一页上 这样既美观又节约了纸张 何乐而不为呢 方法是将页面设置调整为 1 页宽 1 页高 就可以了 3 打印草稿表格 如果仅仅是将表格打印出来校对 除了可综合运用上述两种技巧 外 还可以使用 单色 打印和 按草稿方式 打印 这样既能提高打印速 度又能节约打印耗材 该方法特别适合彩色喷墨打印机 如果需要同 时打印行号和列标 只需勾选 行号列标 复选框就可以了 Cico 提示 若要对多个工作表设置相同的这些页面参数 可在打 开 页面设置 对话框前按住 Ctrl 键先将这些工作表选定 然后再进行 相应的设置就可以了 在 VF 中导入 Excel 数据 广 大中小学教师已经习惯了利用 Excel 来进行数据的输入和处理 但 是我们经常碰到这种情况 上级主管部门为了进行统考 往往会用 VF 编写一套软件 要求下 属学校统一上报成绩的格式 上报的文件需是 DBF 格式 而在 VF 中输入成绩又没有 Excel 方便 能否在 Excel 中输入 成绩 然而将数据导入 VF 中呢 笔者经过一番实践 找出了一套切 实可行的方法 更多软件使用技巧 一 将 Excel 文件另存为 Excel 4 0 格式 因为在 VF 中 要求导入数据的类型可以是 Excel 2 0 到 Excel 5 0 格 式 所以先将 Excel 文件另存为 Excel 4 0 格式 二 在 VF 中导入 Excel 数据 1 设定源文件和目标文件 启动 VF 执行 Tools Wizards Import 出现导入向导 将 File Type 设为 Microsoft Excel 4 0 格式 将 Source File 设为 Excel 4 0 格式的文件 在 Destination File 处 指定转换后文件的位置和名称 请见图 1 图 12 设定数据的格式 指定需要转换工作簿中的哪一个工作表 指 定将 Excel 工作表中的哪一行作为数据库中的字段名 一般将第一行作 为数据库的字段名 指定从 Excel 工作表中的哪一行开始导入 请见 图 2 图 2 3 定义导入的字段 依次定义各字段的名称 类型 宽度和小数 位数 字段的宽度一定要大于或等于该字段中现实数据的最大宽度 否则会丢失数据 三 在 VF 中修改字段的类型如果对当前转换的 DBF 文件的结构还 需进一步修改 可以在 VF 的命令窗口中 利用 Modi Stru 修改数据库 的结构 也可以利用 Insert Delete 命令来增加或删除字段 至此 就将 Excel 文件转换成了 DBF 文件 在实践中 笔者还发现 一定要将 Excel 中的数据设置为左对齐 因为当数据宽度不一样时 必 然有不同数目的前导空格 在设置字段的宽度后 很容易造成某些数 据位的丢失 Excel 是教学中常用的一款软件 也是一款非常很出色的软件 能进行 多种函数计算 帮助老师进行多种数学教学 其实 Excel 不仅是教学时 的行家 也是文字处理的 行家 不要只以为 Word 能处理教案 Excel 也同样可以 你也许从不用 Excel 编写教案 或进行文字教学 但你肯 定在 Excel 工作表中遇到过一些 文字处理的情况 因此 如何将文字 内容安排妥当 是一个非常重要的工作 在进行教案处理时 要注意 以下几点 更多软件使用技巧 1 教案内容强行换行 在同一单元格内 有些教案内容或条列式内容必须强行换行才能 对齐 具体的操作方法是将光标移到需要换行的位置上 同时按下 Alt Enter 组合键 2 数字上下标的输入 在单元格内输入数字 如带上标或下标的字符 数学教学中经常 遇到 具体的操作步骤是 首先 按文本方式输入教学数字 然后 用鼠标在编辑栏中选定要设 为上标或下标的字符 选中 格式 菜单的 单元格 命令 产生 单元格格式 对话框 在 字体 标签中选中 上标 对话框 如图 1 所示 最后单击 确 定 按钮 即可完成教学中的上标 设置 图 13 教案自动换行 当一个单元格的教案内容超过所设定的列宽时 可以要求其自动 换行 具体操作方法是 选中欲设定自动换行的教案单元格 选择 格 式 菜单的单元格命令 在 单元格格式 对话框中选择 对齐 标签 确 认 自动换行 对话框后 如图 2 所示 单击 确定 按钮即可 图 2 4 教案中的文字旋转 工作表有时需要直排或旋转教案内容的方向 具体操作方法是在 单元格格式 对话框中选择 对齐 标签 再在 方向 框中选中所要的格 式 如图 3 所示 图 3 5 教案中数字的输入 教案中的数字都需要当成文本输入 常见的方法有两种 一是在 输入第一个字符前 键入单引号 二是先键入等号 并在数字前后加 上双引号 学会了这些方法 你也可以在 Excel 中轻松编写教案了 最近 小蔡的上司交给他一项艰巨的任务 在一张 Excel 工作表 中 将许多行和列移动到新的位置 由于小蔡在菜单中没有找到 移动 行 和 移动列 命令 把他给难为坏了 于是来请教我 其实这个问题 并不难 通过以下方法即可解决 1 选定需要移动的行或列 2 在常用工具栏上 单击 剪切 按钮 3 选择要移动选定区域的下方或右侧的行或列 4 在 插入 菜单上 选择 剪切单元格 命令即可实现行或列的移 动 在数据统计与分析过程中 由于记录的添加 删除以及数据表的合并 等原因 经常会在表格中出现一些空行 如图 1 这些空行的存在既 不美观 同时也影响了数据分析的结果 如果一行一行地删除 费时 费力 笔者这里总结了以下三种方法 让你轻松删除 Excel 表格中的空 行 图 1 Excel 数据表格 一 定位删除法 利用 Excel 中提供的 定位 功能 一次性定位表格中的所有空行 然后将其 一网打尽 依次选择 编辑 定位 菜单命令 在出现的 定位 对话框中单击 定位条件 按钮 在接着弹出的 定位条件 对话框中点选 空值 单选项 如图 2 最 后单击 确定 按钮 这样就可以将表格中所有的空行全 部选中了 然后鼠标右击选中区域 在弹出的快捷菜单中依次选择 删 除 整行 命令即可 图 2 定位条件 对话框 Cico 提示 使用该方法删除时要确保其他非空 行中的所有单元格内均填有数值 否则会出现误删除记录的现象 在 Excel 中当单元格计算结果为 0 时 默认结果会显示 0 如果你希望 单元格为 0 时显示为空白 那么你可以试试以下三种方法 其中第二 和第三种方法还可以随意决定不显示负值 正值或 0 值 1 设置选项 选择菜单栏的 工具 选项 在 视图 选项卡中单击取消 0 值 复选 项前的 确定后当前工作表中的值为 0 的单元格将全部显示成空白 不过很多时候我们还需要在一部分单元格中显示 0 值 那就不能用这 个方法了 2 条件格式 选中不想显示 0 值的单元格区域 选择菜单栏的 格式 条件格式 设置条件格式为 单元格数据 等于 0 请见图 1 单击 格式 按钮 在 弹出 单元格格式 的窗口 字体 选项卡中单击颜色的下拉箭 头选择 白色 若选定单元格已设置了底色则应选择与底色相同的颜 色 单击 确定 按钮完成 设置 这样当单元格的值为 0 时其文字颜色 会变成与底色相同 让我们看不到也就等于消失了 通过设置单元格 数据小于 或大于 0 时的格式 还可以不显示负值 或正值 图 1 3 自定义数字格式 选中不想显示 0 值的单元格区域 右击选择 设置单元格格式 在 数字 选项卡的分类列表中选择 自定义 在 类型 文本框中输入 G 通用格式 G 通用格式 请见图 2 单击 确定 按钮后选定单元格 的 0 值将不显示 不含引号且中间的符号均为半角 图 2 若类型中改输入 G 通用格式 G 通用格式 可使单元格不显示负值 输入 G 通用格式 G 通用格式 则不显示正值 Excel 处理数据之便捷众人皆知 可在其单元格内换行就略显不便 不知你是否也遇到过此类问题 通过摸索 以下四法便能轻松实现单 元格内的自动换行 1 输入数据随时换行 用户若要在输入数据时换行 只要通过 Alt Enter 组合键即可轻松 实现 此方法同样可使已输入内容的单元格在光标所在处换行 2 单元格区域内换行 将某个长行转成段落并在指定区域内换行 例如 A10 内容很长 欲将其显示在 A 列至 C 列之内 步骤是 选定区域 A10 C12 先选 A10 选择 编辑 填充 内容重排 A10 内容就会分布在 A10 C12 区 域中 此法特别适合用于表格内的注释 3 调整单元格格式换行 选定单元格 选择 格式 单元格 在弹出的对话框中单击 对齐 选中 自动换行 复选框 单击 确定 按钮即可 4 文本框的巧用 单击 视图 菜单 在 工具栏 命令中 选中 绘图 工具栏 单击该 工具栏的 文本框 为了保证文本框的边界与工作表网格线重合 需 按住 Alt 键的同时插入文本框 然后 就可以在文本框中任意输入内容 了 1 巧分窗口 如果仔细观察可能会发现 在 Excel 垂直滚动条上方与带黑三角形按钮 相邻的地方 有一个折叠起来的按钮 双击 以下双击均指双击鼠标 左键 它 即可将当前窗口上下一分为二 双击水平滚动条右方的折 叠起来的按钮 可将当前窗左右一分为二 2 调整列宽 单元格内的文本或数字在列宽不够时 超出宽度部分不显示或显 示为 这时可将鼠标指向此列列标右边界线 待鼠标指针变成左右的 双向箭头时双击 可得到最适合的列宽 即列宽刚好容纳此单元格内 最长的内容 用同样的办法可得到最适合的行高 3 快速移动 利用鼠标 可使单元格指针快速移动很长距离 假如在 A1 A30 内有一连续数据 若要使单元格指针从 A1 迅速移到 A30 只需用鼠标 双击 A1 单元格的下 边框 单元格指针则快速向下移动 直到最后一 个不是空白的单元格为止 若要使单元格指针在连续数据上向右快速 移动 则双击单元格的右边框 4 填充有规律数据 某列的相邻列 左或右列 已有数据或文字 若要在该列得到有 规律的数据或文字 双击鼠标可快速填充 方法如下 要得到相同的 一列数据 文字或需要复制公 式 只需在此列的第一个单元格内输入 内容 然后用鼠标双击这个单元格右下角的填充柄 即可在此列快速 填充 直到空白单元格为止 若要得到等差数列 只需在 此列的第一 和第二单元格内输入等差数列的前两个数据并选定它们 用鼠标双击 右下角的填充柄 即可快速填充 直到空白单元格为止 在 Excel 中录入数据有很多的技巧 合理地运用它们可以提高我们的 工作效率 本文另辟蹊径 向大家介绍一下如何利用 VBA 代码实现数 据的快速录入 请看下面的例子 假设在填写的某列数据中 员工所属的部门有 一车间 二车间 销售部 等等 如果我们能用数字代替这些文字内容输入的话 如图 必将大大提高我们录入的效率 根据这个思路 我们在该工作表的 Change 事件中输入了如下的代 码 Private Sub Workheet Change ByVal Target As Range If Target Column 2 Then 只在第二列实现该功能 If Target Value 1 Then Target Value 一车间 Else If Target Value 2 Then Target Value 二车间 Else If Target Value 3 Then Target Value 销售部 End If End If End If End If End Sub 返回到 Excel 窗口 这时输入相应的数字就可以被替换成指定的 文本内容了 可能有的朋友会想 先输入这些数据 然后用查找替换 的方法不也行吗 然而我 们会发现 用查找替换操作容易将其他列中 的这些数据错误地替换掉 如果每个数字经确认后再替换就显得比较 烦琐了 而用代码就不会出现这些问题 加载之后就 可以一劳永逸了 提示 代码中 Target Column 2 用于指定只能在第二列输入 这些数据时才有效 如果不指定对整个工作表都有效 这样才能保证 在其他列输入这些数据时不会受到影响 类似地 我们还可以 用代码 来控制在其他列中快速地录入文本 该技巧适合事先加载到表格中或 编制成程序让不熟悉 Excel 的人员使用 这样我们将员工填写的表格 在相应的编号 内容中打勾或直接填写指定内容的编号 收上来之后 就可以快速地采集数据了 很多 报纸和杂志都介绍过在 Excel 中 同时按住 Shift 键点击 文件 菜 单 原来的 关闭 菜单项就会变成 全部关闭 最近笔者发现 如果我 们在按下 Shift 键的同时点击 编辑 菜单 原来的复制和粘贴就会变成 复制图片 和 粘贴图片 利用这一功能 我们可以将一个数据表以图 片的形式进行复制 从而将其转换为图片 方法如下 首先选中需要复制成图片的单元格区域 然后按住 Shift 键依次选 择 编辑 复制图片 命令 接着弹 出 复制图片 窗口 如图所示 选 择 图片 单选项后点击 确定 按钮 这时就将选定的表格区域复制成图 片了 最后复制到目标只需直接选择 粘贴 命令 即可 或者按 Shift 键 再选择 编辑 粘贴图片 命令 我们还可以将其在 Word 中进行粘贴 另外 在复制图片时如果选择了 如打印效果 单选项 在粘贴的时候 如果表格没有边框 复制后的图片也不会出现边框 通常情况下 要将 Excel 的表格内容复制成图片插在 Word 文档中 我们除了使用抓图软件就是按键盘上的 PrintScreen 键来抓取 这两种 方法中 前者要借助第三方软件来实现 后者虽然简单 但抓取的图片 也要经过裁剪 缩放等方式处理 其实在 Excel 中还提供了更方便的将 表格内容复制成图片的方 法 操作非常简便 下面大家就跟随我一起 来看看吧 1 将选区复制成图片 中国电脑教育报 曾介绍过在 Word 窗 口中按住 Shift 键再单击 文件 菜单 此时就多出了两个命令即 全部关闭 和 全部保存 这两 个命令非常实用 在 Excel 中操作时 文件 菜单中 只多出 全部关闭 命 令 但当我按住 Shift 键再单击 编辑 菜单时 我发现 编辑 菜单中原 来的 复制 和 粘贴 命令分别变成了 复制图片 和 粘 贴图片 两个 命令却使我意外地发现这种在 Excel 中将表格内容复制成图片的方法 首先选定需要复制成图片的单元格区域 按住 Shift 键单击 编辑 菜单 选择 复制图片 命令 弹出 复制图片 对话框 按系统默认设置 即将 外观 和 格式 分别选定 如屏幕所示 和 图 片 单击 确定 按钮 这时就将选定的表格区域复制成图片了 若需要将其粘贴出来 只需要按住 Shift 键再单击 编辑 菜单 选择 粘贴图片 命令 即可 或 不按 Shift 键 直接从 编辑 菜单中选择 选择性粘贴 命令 以 图片 方式粘贴 还可以将其粘贴到其他软件中去 2 选区的摄影操作 除了用上述方法可以将单元格区域复制成图片 另外在 Excel 中 还提供了一个非常简单抓图工具 这就是 摄影 工具 该按钮可以通 过下面的操作拖放到工 具栏中 右击工具栏 选择 自定义 命令 从 弹出的 自定义 对话框中单击 命令 选项卡 选择左框 类别 中的 工 具 在右框的 命令 中找到 摄 影 工具 并将其拖放到工具栏中备用 操作时 首先选定要复制成图片的单元格区域 单击工具栏中的 摄影 按钮 此时选区周围出现虚 框选中状态 鼠标指针变为 字交 叉形 此时单击鼠标 选区就以图片的形式粘贴出来了 用这种方法 复制的图片 如果源数据表中的数据发生了变化 对应的 图中相应数 据也会跟着发生变化 但粘贴到其他软件中后 相应位置的数据则固 定下来 不再随之发生变化 一日同事紧急求援统计成绩中的问题 原成绩表如图 1 所示 成绩表 cjzb 中的 考号 从右往左 依次前三位是座次号 第四 五位是班级号 第六至八位是学号 要求不破坏成绩表 cjzb 在另外的表格中统计出 各位考生的班级 学号 姓名 总名次及各单科的名次 通过观察发现 姓名可直接引用 而班级 学号用字段截取也很容易 统计出结果 各科的名次如果按常规方法 就是在各科后依次统计出 然后复制到统计表中 科目越多 统计的次数就越多 很麻烦 最后 通过实践 采用以下方法很方便快捷地统计出了成绩分析结果 图 1 首先在同一工作簿内建立成绩分析表 cjfx 并在单元格 A1 N1 内 建立班级 姓名 总名次以及政治 语文 数学 物理 化学 英语 地理 历史 生物 等各科目的名次表头 然后充分应用表间链接关系 和单元格的相对地址 绝对地址 关联所需单元格 在 A2 单元格内输 入公式 left right CJZB A2 5 2 在 B2 单元格内输入公式 left right CJZB A2 8 3 在 C2 单元格内输入公式 CJZB B2 D2 单元格内输入 公式 Rank CJZB C2 CJZB C 2 C 981 按住 F2 单元格的填充柄 向右 拖动至 N2 单元格 最后选定 A2 至 N2 单元格区域 向下拖动 N2 单元 格的填充柄 整个成 绩分析表 如图 2 就轻松制作出来了 图 2 Excel 中格式刷的主要作用是复制某一单元格 或区域 的格式 字 体 字号 行高 列宽等 应用于其他区域 可将上述单元格选中 单击格式刷来取出所在位置或所选内容的文字格式 用这个刷子去刷 别的单元格可实现文字格式的复制 但每次刷完后 格式刷就变成不可用了 如果希望重复复制格式 就 要不停地重复上述过程 有一个方法可避免上述的繁琐步骤 通过双 击格式刷 可以将选定格式复制到多个位置 若要关闭格式刷 则按 下 Esc 键或再次单击格式刷即可 此方法同样适用于 Word 一位朋友在制作 Excel 表格时 遇到了麻烦 将我紧急招去 一看 原 来是输进去的标题不见了 我用鼠标在第一行双击 消失的标题出现 了 可是 当鼠标点击其他单元格时 标题又神秘地失踪了 查 找原因 原来 他输入标题后 接着录入数据 等到数据全部录完 再回来设置标题的格式 这样的录入过程很正常 问题就出在下面的 操作上 他将鼠标停留在第 一行左侧的序列号上 待光标变成黑粗右 向箭头时 单击 选中这一行 接着单击工具栏上 合并及居中 按钮 标题就此遁迹了 合并及居中 是 Excel 表 格中常用的工具 每一行有 256 个单元格 按照他的操作 选定合并的就是这 256 个单元格了 标题居中后 应该出现在 100 多个单元格之后 而这份表格只 有 11 列 标题自然看不到了 解决方法 选中第一行 再次单击工具栏上的 合并及居中 按钮 实际上是取消前次操作 标题出现后 单击 A1 单元格 按住鼠标 左键向右拖动 直到 K1 单元格 单击工具栏上的 合并及居中 按钮 提示 当我们对 Excel 表格选定时 要依据实际情况而定 不能一 味地图简单 单击表格左上方或行列的序列号 否则 其操作就是对 256 列 65536 行而言的 新建或打开一个已有的 Excel 工作表时 都不可避免地会遇到表格表头 的创建或修改 并且在表格编辑过程中和表格输出时也涉及表头的处 理问题 我们可以利用一些技巧来更好地处理 Excel 表头 1 让表头自动填写当前月份和日期 比如表格标题为 某公司 6 月份电费统计表 如图 其中 6 为 进行电费统计的当月月份 第二行为制表日期 假如该单位电费每月 公布一次 那么每月打 开此表修改编辑时 都要对标题中的月份和制 表日期进行修改 万一只改动了表内数据 而忘记以上两个时间的改 动 会出现表头时间与表内数据的矛盾 我们采取 一个一劳永逸的措 施 随时打开此工作表 让表头自动填写当前月份和日期 这要借助 Excel 三个函数来实现 在标题单元格输入 实验中学 MONTH TODAY 月份电费统计表 函数 MONTH TODAY 表示 当前月份 在第二行制表时间单元格输 入 TODAY 函数 TODAY 表示当前日期 就出现图中结果 完成上述设置 任何时候打开该表 我们大可放心地去做表内数 据的处理工作了 不必担心表头时间会出现什么差错 无需对表头做 任何改动 2 锁定表头 当我们编辑过长或过宽的 Excel 工作表时 需要向下或向上滚动屏 幕 而表头也相应滚动 不能在屏幕上显示 这样我们搞不清要编辑 的数据对应于表头的那一个信息 按下列方法可将表头锁定 使表头 始终位于屏幕可视区域 首先选定要锁定的表头 如果我们要将图中表头 1 3 行 锁定 那么单击 A4 单元格 然后单击 窗口 菜单中的 冻结拆分窗口 命令 即可完成表头的冻结 假如还需锁定表格左侧第一列 那么单击第一 列和第三行交叉处的右下方单元格 B4 以下操作步骤同上 如果要取消表头锁定 则单击 窗口 菜单中的 撤消窗口冻结 命令 3 为表格多页输出自动加表头 如果我们要输出一个工作表 而此表需要输出多页 如何让第一 页以后的每一页都自动加上与第一页相同的表头呢 可以这么做 单 击 文件 菜单下的 页面设 置 命令 弹出 页面设置 对话框 单击 工 作表 选项卡 在 打印标题 下 顶端标题行 右边文本框中单击鼠标左 键 出现闪烁光标后 在 Excel 表用 鼠标左键选择表头所在行 最后 选择 确定 即可 在不断公布的漏洞通报中 邮件系统的漏洞该算最普遍的一项 黑客常常利用电子邮件系统的漏洞 结合简单的工具就能达到攻 击目的 电子邮件究竟有哪些潜在的风险 黑客在邮件上到底都做了哪些手 脚 一同走进黑客的全程攻击 了解电子邮件正在面临的威胁和挑 战 毫无疑问 电子邮件是当今世界上使用最频繁的商务通信工具 据可靠统计显示 目前全球每天的电子邮件发送量已超过 500 亿条 预计到 2008 年该数字将增长一倍 电子邮件的持续升温使之成为那些企图进行破坏的人所日益关注 的目标 如今 黑客和病毒撰写者不断开发新的和有创造性的方法 以期战胜安全系统中的改进措施 出自邮件系统的漏洞 典型的互联网通信协议 TCP 和 UDP 其开放性常常引来黑客的 攻击 而 IP 地址的脆弱性 也给黑客的伪造提供了可能 从而泄露远 程服务器的资源信息 很多电子邮件网关 如果电子邮件地址不存在 系统则回复发件人 并通知他们这些电子邮件地址无效 黑客利用电子邮件系统的这种内 在 礼貌性 来访问有效地址 并添加到其合法地址数据库中 防火墙只控制基于网络的连接 通常不对通过标准电子邮件端口 25 端口 的通信进行详细审查 黑客如何发动攻击 一旦企业选择了某一邮件服务器 它基本上就会一直使用该品牌 因为主要的服务器平台之间不具互操作性 以下分别概述了黑客圈中 一些广为人知的漏洞 并阐释了黑客利用这些安全漏洞的方式 一 IMAP 和 POP 漏洞 密码脆弱是这些协议的常见弱点 各种 IMAP 和 POP 服务还容易 受到如缓冲区溢出等类型的攻击 二 拒绝服务 DoS 攻击 1 死亡之 Ping 发送一个无效数据片段 该片段始于包结尾之前 但止于包结尾之后 2 同步攻击 极快地发送 TCP SYN 包 它会启动连接 使受攻击 的机器耗尽系统资源 进而中断合法连接 3 循环 发送一个带有完全相同的源 目的地址 端口的伪造 SYN 包 使系统陷入一个试图完成 TCP 连接的无限循环中 三 系统配置漏洞 企业