文书档案保管期限剖析

1 序号内容保管期限 1 本级党的代表大会 人民代表大会 政治协商会议 工会 共青团 妇联代表大会的文件材料 1 1 请示 批复 通知 名单 议程 报告 领导人讲话 选举结果 讨 论通过的文件 决议 纪要 公报 主席团会议记录等文件材料 永久 1 2 大会发言 人大代表建议和意见 人大议案及答复 政协委员提 案及办理结果 简报 快报 永久 1 3 重要的贺信 贺电 筹备工作 选举过程中形成的文件 小组会议 记录 会议服务机构的计划 总结等文件材料 30 年 1 4 讨论未通过的文件 10 年 2 本级党委 人民代表大会 政治协商会议 纪律检查委员会 共青 团 工会 妇联的常委会 执委会 主席团 全体委员会会议 政 府常务会 办公会议的文件材料 2 1 公报 决议 决定 记录 纪要 议程 领导人讲话 讨论通过的文 件 参加人员名册 永久 2 2 讨论未通过的文件 10 年 3 本机关党组 或实行党委制的党委 会议和行政办公会的纪要 会 议记录 永久 4 本机关召开工作会议 专题会议的文件材料 4 1 请示 批复 通知 名单 日程 报告 讲话 总结 决议 决定 纪 要 永久 4 2 典型材料 代表发言材料 交流材料 简报 30 年 5 机关联合召开会议的文件材料 5 1 本机关为主办的 5 1 1 请示 批复 通知 名单 日程 报告 讲话 总结 决议 决定 纪 要 永久 5 1 2 典型材料 代表发言材料 交流材料 简报 30 年 5 2 本机关为协办的 5 2 1 请示 批复 通知 名单 日程 报告 讲话 总结 决议 决定 纪 30 年 2 序号内容保管期限 要的复制件或副本 5 2 2 典型材料 代表发言材料 交流材料 简报的复制件或副本 10 年 6 本机关承办国际性会议 大型展览会 博览会的文件材料 6 1 请示 批复 申办和筹办组委会主要活动安排 议程 名单 主报 告 原文及译文 辅助报告 原文及译文 上级领导人贺辞 题 词 讲话 会徽设计 永久 6 2 代表发言材料 交流材料 简报 新闻报道 永久 6 3 委员会 分会会议和学术会的讨论记录 会议代表登记表 接待 安排 10 年 7 上级机关 上级领导检查 视察本地区 本机关工作时形成的文 件材料 7 1重要的永久 7 2一般的30 年 7 3 本地区 本机关工作汇报材料 30 年 8 本机关业务文件材料 8 1 本机关制定的方针政策性 法规性 普发性业务文件 中长期规 划 纲要等文件材料 永久 8 2 本机关的请示与上级机关的批复 批示 8 2 1 重要业务问题的 永久 8 2 2 一般业务问题的 30 年 8 3 同级机关 下级机关的来函 请示与本机关的复函 批复等文件 材料 8 3 1 重要业务问题的 永久 8 3 2 一般业务问题的 30 年 8 4 本机关代上级机关起草并被采用的重要法规性文件 专项业务文 件的最后草稿 30 年 8 5 机关联合行文的文件材料 8 5 1 本机关为主办的 3 序号内容保管期限 8 5 1 1 重要业务问题的 永久 8 5 1 2 一般业务问题的 30 年 8 5 2 本机关为协办的 8 5 2 1 重要业务问题的 30 年 8 5 2 2 一般业务问题的 10 年 8 6 本机关编辑 编写的文件材料 8 6 1 大事记 组织沿革等 永久 8 6 2 简报 情况反映 工作信息等 10 年 8 7 行政管理 执法活动中形成的文件材料 8 7 1 行政管理工作制度 程序 规定等文件材料 永久 8 7 2 执法检查情况汇总 通报 整改通知等 永久 8 7 3 行政管理工作中形成的审批 审查 核准等文件材料 8 7 3 1 固定资产投资 科技计划等项目的审批 核准 管理 验收 评估 等文件材料 永久 8 7 3 2 不动产 自然资源的所有权 使用权确认的文件材料 永久 8 7 3 3 20 年 含 以上有效或未注明有效期的许可证 执照 资质证 资 格证等的审批 管理文件材料 永久 8 7 3 4 20 年以下有效的许可证 执照 资质证 资格证等的审批 管理 文件材料 30 年 8 7 4 行政管理工作中形成的备案文件材料 10 年 8 7 5 行政处罚 处分 复议 国家赔偿等工作中形成文件材料 8 7 5 1重要的永久 8 7 5 2一般的30 年 8 8 计划 总结 统计 调研等方面的文件材料 8 8 1 年度和年度以上的计划 总结 统计材料 永久 8 8 2 年度以下的计划 总结 统计材料 10 年 8 8 3 重要职能活动的总结 重要专题的调研材料 永久 4 序号内容保管期限 8 8 4 一般活动的总结 一般问题的调研材料 10 年 8 9 出国或出境访问考察 参加国际会议 接待来访等外事活动形成 的文件材料 8 9 1 发表的公报 签订的协议 协定 备忘录 重要的会谈记录 纪要 等 永久 8 9 2 出国审批手续 执行日程 考察报告 一般性会谈记录 30 年 9 本机关机构编制 干部人事 党 团 纪检 工会 保卫 信访工作 文件材料 9 1 机构设置 机构撤并 名称更改 组织简则 人员编制 印信启用 和作废等文件材料 永久 9 2 人事工作制度 规定 办法等文件 30 年 9 3人事任免文件永久 9 4 先进单位 劳动模范 先进工作者的文件材料 9 4 1 受县级 含 以上表彰 奖励的 永久 9 4 2 受县级以下表彰 奖励的 30 年 9 5 对本机关有关人员的处分材料 9 5 1 受到警告 不含 以上处分的 永久 9 5 2 受到警告处分的 30 年 9 6 职工录用 转正 聘任 调资 定级 停薪留职 辞职 离退休 死 亡 抚恤等文件材料 永久 9 7 人事考核 职称评审工作文件材料 永久 9 8 职工调动工作的行政 工资 党团组织关系的介绍信及存根 永久 9 9 职工名册 永久 9 10 党 团 工会工作活动中形成的文件材料 9 10 1 工作报告 总结 换届选举结果 永久 9 10 2 重要专项活动的报告 总结等 永久 9 10 3 党团员 工会会员名册 批准加入党团 工会组织的文件材料 永久 5 序号内容保管期限 9 10 4 情况反映 工作简报 10 年 9 11 纪检 监察工作中形成的综合性报告 调查材料 9 11 1重要的永久 9 11 2一般的30 年 9 12 保卫部门的安全检查 调查记录 10 年 9 13 本机关处理人民来信来访的文件材料 9 13 1 有领导重要批示和处理结果的 永久 9 13 2 其他有处理结果的 30 年 10 本机关事务管理文件材料 10 1 房产 士地所有权和使用权的文件材料 永久 10 2 与有关单位签订的合同 协定 协议 议定书等文件材料 10 2 1重要的永久 10 2 2一般的10 年 10 3 接待工作的计划 方案 10 3 1重要的30 年 10 3 2一般的10 年 10 4 机关财务预算 30 年 10 5 机关物资 办公设备及用品 机动车等 采购计划 审批手续 招 标投标 购置等文件材料 机动车调拨 保险 事故 转让等文件 材料 30 年 10 6 国有资产管理 登记 统计 核查清算 交接等 文件材料 10 6 1重要的永久 10 6 2一般的10 年 10 7 职工承租 购置本单位住房的合同 协议和有关手续 永久 10 8 职工住房分配 出售的规定 方案 细则 职工住房情况统计 调 查表 职工住房申请 30 年 11 上级机关制发的文件材料 6 序号内容保管期限 11 1 上级机关制发的属于本机关主管业务的文件材料 11 1 1重要的永久 11 1 2一般的10 年 11 2 上级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料 10 年 11 3 上级机关制发的关于本机关机构设置 领导人任免 人员编制等 文件材料 永久 12 同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料 10 年 13 下级机关报送的文件材料 13 1 重大问题的专题报告 30 年 13 2 年度和年度以上的计划 总结 统计材料 10 年 档案分为文书档案盒 科技档案 基本建设 科学研究 设备仪器 产品 会计档案 干部职工档案 人事档案 诉讼档案 还有照片档案 音像档案 电子档案等等 不同种类 不同载体的档案有不同的整理方法和要求 但整理 原则是相同 即 遵循文件的形成规律 保持文件之间的有机联系 区分不同价 值 便于保管和利用 一 基本要求 要整理好文书档案就必须学习领会中华人民共和国档案行业标准 归档文 件整理规则 DA T22 2000 和 归档文件整理规则实施细则 二 基本概念 一 归档文件 立档单位在其职能活动中形成的 办理完毕应作为文书 档案保存的纸质文件材料 二 归档文件的整理 将归档文件以件为单位进行装订 分类 排列 加盖 归档章 编号 编目 编制归档文件目录 装盒 使之有序化的过程 归档的意义 归档是文件向档案转化的标志 是文书处理的终点 档案管理的 起点 三 全宗 指一个独立的机关 团体或其它的组织 个人在社会活动中 形成的档案有机整体 设立全宗的主要资格是立档单位具有独立的法人资格 可以独立行使职权 并能主要以自己的名义单独对外行文 一般来说 一个立 档单位的全部档案就是一全宗 四 全宗号 是档案馆给立档单位的代号 三 整理方法 一 收集 收集是归档整理的前提 根本 没有收集齐全完整的文件材 料 归档整理就不能很好地反映立档单位的历史面貌和工作情况 因此 收集 应归档的文件材料必须保证齐全完整 收集范围是本单位的收文 发文 内部 文件 必须采取以下相应措施 7 1 立档单位要建立健全收发文登记制度 有完整的收文登记本 发文登记 本 印章登记本 依据归档范围 收集所登记的 红头文件 的归档 2 检查本单位在年度工作中产生的 白头文件 材料是否收集归档 如 会议 材料 本单位年度工作会议材料 总结 计划 表彰材料 专业会议材料 代表发言材料 本单位在上级工作会议上发言 汇报 经验材料 典型材料 交流或发表论文 考察报告 综合材料 会议记录本 党委 党组会议 行 政 办公会议 等 各类花名册 登记簿 干部职工 党员 专业技术人员等 花名册及主要业务工作登记簿 年报表 业务 党员 人事劳资等各种统计 报表 各种介绍信存根 党团组织关系 干部调动 行政事务等 协议 合同 以上收集到的 红头文件 和 白头文件 材料是本单位工作过程中形成的属于 立档单位应收集的文件材料 二 归档判断 立档单位将收集到的材料 依照 机关文件材料归档范 围和文书档案保管期限规定 国家档案局令第 8 号 的归档范围和不归档范 围 剔除不归档的文件材料 剩下的就是立档单位应归档的文件材料 必须进 行归档 不归档的文件材料主要有三方面的文件 重份文件 指本单位的发 文及部分收文的重份文件 普发性文件 主要指上级 本级非隶属单位给本 单位的普发性不需本机关办理的文件材料 任免 奖励非本机关工作人员的文 件材料 供工作参考的抄件等 未生效文件 如本单位代上级机关起草的未 成为正式文件的稿本等 三 装订 用不锈钢钉或线将归档范围中的归档文件以 件 为单位固定 在一起即单 件 装订 便于保管利用 1 整理单位 确定以件为归档文件的整理单位 一般以每份文件为一件 文件正本与定稿为一件 正文与附件为一件 原件与复制件为一件 转发文与 被转发文为一件 重要文件的正本与历次修改稿可各为一件 计算机及其网络 环境中形成的文件 无定稿的或打印出来的定稿上无领导修改手迹 批示而定 稿不存档的 将正本与发文稿纸为一件 报表 名册 图册 会议记录 介绍 信存根等按其原来的装订方式 一个自然本 册 为一件 未装订的式样同一 的表格 以一定的单位组合 可装订在一起的为一件 来文与复文可为一件 未装订成套的会议材料各为一件 正文与文件处理单为一件 2 文件的装订 归档文件按件装订具体要求 正本在前 定稿在后 正文 在前 附件在后 原件在前 复制件在后 转发文在前 被转发文在后 复文 在前 来复在后 汉文在前 少数民族文字在后 不同文字的文本 无特殊规 定的 中文在前 外文在后 有文件处理的 文件处理单在前 正文在后 3 装订的部位与对齐方式及注意事项 文件装订时应以左 下侧对齐 以 便装订和利用 装订时 应将保管期限为永久的归档文件中去掉不符合保管要 求的一般订书钉 采用不锈钢订书钉装订 注意 采用不锈钢订书钉装订的档 案不能用微波设备进行消毒 否则可能会引起火灾 或较厚的文件采用 三孔 一线 的线装方法装订 四 分类 归档文件采用年度 保管期限分类法进行分类 同全宗应保持分类方案 的稳定 1 区分年度 8 年度以落款日期为准 如 2009 年形成的 2008 年工作总结 应归入 2009 年 跨年度的文件放入办结的年度 如 2008 年形成的 2009 2010 年工作 规划 应归入 2008 年度 某单位 2007 年立案 2008 年结案的某信访案件 其文件材料统一在结案年度归档 即归入 2008 年 几分文件作为一件 件 的日期应以装订时排在最前面的文件日期为准 具体地说来文与复文为一件 以复文为准等 会议记录本以该本最后一次会议记录时间为准 文件没有标注日期时 需要分析该文件内容 制成材料 格式 字体以 及各种标识 通过对照等手段来考证和推断文件的准确日期或近似日期 并据 此按年度合理归类 2 区分保管期限 将每年的归档文件按永久 定期分开 定期一般分为 30 年 10 年 永久保管档案的的确定 属于归档范围的文件 哪些需要永久保存呢 规定 第七条列出了八款 文书档案保管管理期限表 中列出了 41 款文 件材料 约占整个期限表的一半 可以概括为以下四个方面 反映机关主要历史面貌的文件材料 如 大事记 组织改革 机构设置 人员编制等文件材料 反映机关行政管理 行政执法活动的重要文件材料 如行政管理工作制 度 行政管理工作中形成的审批 审查 核准等文件材料 房产 地产 固定 资产 行政审批 行政许可 合同 协议 国有资产管理等文件材料 反映机关主要职能活动的重要文件材料 如 党组 党委 行政办公 会议记录 会议纪要 工作会议 专题会议材料 上级机关 上级领导视察本 机关工作文件材料 本机关制定的方针政策性法规文件 业务文件 调研报告 请示 批复 外事活动文件等 反映机关人事管理活动的文件材料 如人事任免 奖励材料与处分材料 录用 转正 聘任 调资 定级 停薪留职 辞职 离退休 死亡 抚恤材料 人事考核 职称评审 职工调动 职工名册 党团员名册 党团材料等这些文 件材料在反映本机关的历史面貌 主要职能活动 维护国家 机关和职工权益 等方面具有长远的利用价值和凭证价值 是各机关形成文件的重点和核心 准确理解保管期价值的鉴定是归档文件整理工作的难点 规定 把保管 期限划分为永久 定期两种 在具体划分文书档案保管期限时 突出以本机关 文件为主 即以我为主 在操作时 实现对每级文件 上级 本级 同级 下级 文件进行两分制 上级机关文件 针对本机关的文件或属于本机关主管业务的永久保存 如 同级党委 政府关于本机关机构设置 领导人任免 人员编制等文件 上级机 关对本机关或人员的表彰文件 上级机关对主管业务工作的规划 意见 批复 等 其他需要贯彻执行或查考的保存 10 年 本机关文件 反映本机关主要职能活动的永久保存 一般的保存 30 年或 10 年 表中界定具体清晰 同级机关文件 非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料保存 10 年 下级机关文件 报送的重要的总结 报告保存 30 年 一般的保存 10 年 五 排列 9 1 把同一年度 同一保管期限的文件分开排在一起 即立档单位每年只编 永久 30 年 10 年三条流水号分开排列 不同年度 不同保管期限的文件不 能排列在一起 2 在同一保管期限内 把同一机构 或问题 文号 有内在联系 如同一 次活动 同一项工作 同一个会议 的文件排在一起 即同一事由的相关文件 应当排列在一起 是 遵循文件的形成规律 保持文件之间的有机联系 整理原 则的体现 排列顺序应保持相对固定 3 最后在同一保管期限 同一机构 问题或文号内按成文时间的生后顺序 排列 六 编号 归档文件编号是指将归档文件在全宗中的位置标识为符号 并以归档章的 形式在归档文件上注明 编号是编目工作的起点和基础 其目的是反映分类 排列这些系统工作的成果 通过编号 使归档文件在全宗中的位置得以确定 并为后续的编目工作以及将来查找利用时的实体存取提供了条件 件号即文件 的排列顺序号 它是反映归档文件在全宗中的位置和固定归档文件的排列先后 顺序的重要标识 归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号 在文件首页上端的空白位置 加盖归档章并填写相关内容 文件处理单随同归档的 归档章盖在文件处理单 上 以保护文件正本的原貌 归档章设置全宗号 年度 保管期限 件号等必 备项目 1 全宗号 档案馆给立档单位编制的代号 档案室如没有全宗号可暂时不 填 2 年度 文件形成年度 以 4 位阿拉伯数字标注公元纪年 如 2008 3 保管期限 归档文件保管期限的填写为永久 30 年 10 年 4 件号 归档文件的排列顺序号 以年度为界 每年必须从 1 编起 不能 跨年度连续编号 各期限分别编流失号 即每年分期限共编三条流水号 件号包括室编件号和馆编件 分别在归档文件整理和档案移交后编制 室 编件号的编制方法为 在分类方案的最低一级类目内 按文件排列顺序从 1 开 始标注 每种保管期限各编一个流水顺序号 如 2007 年永久件号 1 2 3 82 30 年件号 1 2 3 73 10 年件号 1 2 3 243 馆编件号待档案移交给档案馆后 由档案馆根据需要填写 七 编目 归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录 归档文件应逐件编目 来文与复文为一件时 只对复文进行编目 通过检 查复文来实现对相应来文的查找 归档文件目录包括件号 责任者 文号 题名 日期 页数和备注等项目 1 件号 填写室编件号 2 责任者 指发文的组织或个人 即文件的发文机关或署名者 填写责 任者时一般应使用全称或通用简称 如 海南省纪委 不能使用 本厅 省教 育厅 等含义不明 难判断的简称 联合发文责任者过多时 可适应省略 但 10 立档单位是责任者的必须抄录 以体现 以我为中心 的精神 未署责任者的 归档文件 编目时应根据文件内容形式等特征加以考证并填写 3 文号 文件的发文字号 是由发文机关按发文次序编制的顺序号 一般 由机关代字 年度 顺序号组成 如琼府办 2008 198 号 琼邮管 2008 68 号 没有发文字号的不填写 文号栏内不得填写诸如 会议文件之一 等文件顺序号 亦不得填写 情况反映 等刊物名册 4 题名 即文件标题 一般应照实抄录 没有题名或题名不规范的 应根 据文件内容 重新拟写或补充标题 外加 号附于原标题之后 如海南省 档案局关于转发档发 2008 18 号文件的通知 应重拟提题名并抄录为海南声省 档案局关于转发 国家档案局关于汛期档案安全管理的几点意见 的通知 5 日期 文件的形成时间 以 8 位阿拉伯数字标注年 月 日 如 表示 月 日的数字可回行填写 如 2008 0708 6 页数 每一件归档文件的总页数 文件中有图文的页面为一页 7 备注 用于填写归档文件需要补充和说明的情况 包括密级 缺损 修 改 补充 移出 销毁等等 如果有些条目须说明的情况较多 备注栏难以填 写时 可在备注栏中加注 号 将具体内容填写入备考表中 八 装盒 装盒是将归档文件按室编件号顺序装入档案盒 填写备考表 编制档案盒 封面及盒脊 不同年度 不同保管期限的文件不能装在同一档案盒内 1 装盒要求 归档文件应严格按照件号的先后顺序装入档案盒 与归档文 件目录中相应条目的排列顺序相一致 保证检索到文件条目后能对应找到文件 实体 档案利用完毕后归位时 同