办公室精细化管理

办公室精细化管理办公室精细化管理 大家知道 每一个庞大的系统是由无数个细节结合起来的 忽视任何一个细节 都会带来 意想不到的后果 随着社会分工越来越细 专业化程度越来越高 一个要求精细化管理的时代 已经到来 为了把重视细节的理念落到实处 我们将推行以 精细定位 精益求精 细化目标 细化考核 为准则的精细化管理 办公室作为直接为单位领导服务的综合办公机构 既是协调左 右 联系内外的服务枢纽部门 又是传递信息 研究方针政策的辅助决策参谋机构 其工作的 精细化程度直接影响着各分支机构的精细化管理水平 一 精细化管理的定位 1 什么是精细化管理 精细化管理实际上是一种理念 一种文化 它源于发达国家的一种 企业管理理念 如德国 日本 它是社会分工的精细化以及服务质量的精细化对现代企业管理 的必然要求 是建立在常规管理的基础上 并将常规管理引向深入的基本思想和管理模式 是一种 以最大限度地减少管理所占用的资源和降低管理成本为主要目标的管理方式 中国经济在经历 WTO APEC 申奥成功等一系列大事件以后 国际化进程大大提速 国内 大 小企业也都面临着重新洗牌的市场格局 如何能够在激烈的市场竞争中立于不败之地 是 每一个企业面临的重点课题 今后的竞争将是细节的竞争 企业只有注意细节 在每一个细节 上下足功夫 建立 细节优势 才能保证基业长青 在现实社会里 一个公司如果在服务理念上有一点细节上的改进 给用户也许只增加了 1 的 方便 然而在市场占有的比例上 这 1 的细节会引出几倍的市场差别 原因很简单 当用户 对两个服务做比较时 相同的功能都被抵消了 对决策起作用的就是那 1 的细节 对用户的 购买选择来讲 是 1 的细节优势决定那 100 的购买行为 这样微小的细节差距往往是市场占 有力的决定因素 我们已经生活在 细节经济 时代 细节已经成为企业竞争的最重要的表现形 式 这叫做 针尖上打擂台 拼的就是精细 2 精细化管理的内容 现代管理学认为 科学化管理有三个层次 第一个层次是规范化 第二个层次是精细化 第三个层次是个性化 精细化管理就是落实管理责任 将管理责任具体化 明确化 它要求每一个管理者都要 到位 尽职 第一次就把工作做到位 工作要日清日结 每天都要对当天的情况进行检查 发 现问题及时纠正 及时处理 服务精细化管理是以最经济的管理方式获取最大的效益 达到企业可持续发展为目的管 理方式 要求服务管理的每一个步骤都要精心 每一个环节都要精细 那么我们做的每一项工 作都是精品 精心是态度 精细是过程 精品是成绩 精细化管理在服务中是 用心服务 真心服务的 工作思想在管理中的具体体现 其目的就是把大家平时看似简单 很容易的事情用心精心得做 好 认真做能把事情做对 用心做才能把事情做好 管理专家汪中求认为 精细化的时代已经到来 细节决定成败 二 精细化管理在办公室工作中的作用 办公室的基本任务就是协调督办 综合考核 信息宣传 工作目标就是办好文 办好事 办好会 如果都能做到精细化管理 其作用是不可估量的 1 精细化管理在办公室办文工作中的作用 公文是党政机关 企事业单位贯彻党和国家的方针政策 传达上级决策 指导 部署和商 洽工作 发布管理措施 确保政令畅通的重要手段和工具 所以说 公文的制发具有极强的规 范性和严肃性 公文的语言是公文的有机裁体 是公文内容的外在形式与表现 公文语言的优 劣 好坏直接决定着公文的效力 要做好这一工作 精细化的管理是最佳的管理方法 公文管理上的精细化 办公室作为公文的制发部门 必须把好出口关 对可发可不发的公文尽量不发 对一文能 说明的事情决不发两份文 对可联合下发的公文绝不分发 对能通过电子收发的公文 不要再 书面发 办公室主任作为行文单位直接的拟稿和初审责任人 一定要把好核稿关 发文内容是 否符合党的路线 方针政策 国家的法律 法规 是否符合上级主管部门和公司的制度规定 行文事项是否是公司中心工作 是否有利于加强管理 规范生产经营 促进效益增长 是否符 合公文的种类 格式 规则 要认真仔细的审定 切不可马虎大意 确保公文的权威性 指导 性 公文写作和公文语言上的精细化 第一 要目的明确 行文有据 主体单一 明确为了什么 根据什么 干什么 第二 内容合法 务实 符合领导意图 这里面要注意 领导的本意与表达不一样的情况 下 难在领导满意 但贵在创新 第三 要站在领导的角度看问题 A 现实的角度 B 全面的角度 C 未来的角度 D 实践的角度 E 上下结合的角度 第四 文字表达要准确 鲜明 简练 得体 这是公文的语言艺术 a 准确 概念清楚 讲究分寸 符合语法 要素规范 b 鲜明 观点明确 用好标题 褒贬得当 段旨撮要 c 简练 锤炼语言 去除空话 控制篇幅 层次分明 通俗易懂 d 得体 文体要求 书面语言 术语要规范 我们在写作时一定要选用符合文种本身特点的语言 只有这样 才能起到公文应有的作用 如写请示时就尽量要用一些尊重 谦虚的语言 因为这是给上级看的 是请求解决问题的 而 写公函时 由于函的双方是平等的地位 因此要用商量 不亢不卑的语言 写通知时 由于是 上级对下级 应选用一些 威严的词语 这里我要特强调一下 在坐的各位办公室主任 做好 办公室主任的工作要素很多 但我觉得最起码的要具备 能说会写的条件 办公室主任是公司 领导的参谋 要向领导提供大量的信息 要献计献策 必须做到善说善谋 说 得适当适宜 说 得恰到好处 同时 办公室大量的文字材料需要笔下显现 办公室主任要在千头万绪的事务中 把文字材料作为主业 勤于习作 笔耕不辍 写出来的文章要力求达到观点正确 逻辑严密 条理清楚 层次分明 不断提高文字表达能力 成为驾驭文字的行家里手 能说会写是对办公室主任在新时代的必然要求 能说会写是办公室主任职业生涯的起点 能说会写是办公室主任不断进步的阶梯 能说会写是办公室主任突显政绩的关键 2 精细化在办公室办事工作中的作用 毛泽东同志曾经讲过 世界上怕就怕 认真 二字 共产党就最讲认真 精细化在办事的过 程的体现就是 认真 二字 办公室的工作任务繁杂琐碎 大到从公司的各项中心工作的落实督 查 小到员工吃 喝 日常管理 整天忙忙碌碌 如果我们把每一件小事 每一个细节都注意 做好做实 应当说办公室不仅工作效率能够提高 而且也会得到公司领导和员工的认可 这里我重点强调在办事过程中要把握的几个原则 1 从小事做起 积累的原则 大家在日常工作中常会遇到这样一些事 开会正记录 钢笔没水了 找不着墨水 订文件时 刚订一下 订书机卡壳了 给领导装订的讲话稿 漏订一页 开会时间到了 会议室门开不开 想查一个字 找不到字典 想查列车车次 找不着时刻表 找个人想打电话 找不到电话簿 安排给部下的工作 你不催就没有回音 通知开会 时间到了 没人来 忘记通知 一位员工椅子坏了 通知办公室维修 因维修不及时 造成员工摔伤 办公楼有一处电源线打火 维修不及时 差点酿成大祸 这些看来都是鸡毛蒜皮不值一提的小事 却直接关系到工作的质量和速度 在某种意义上 说 也反映了一个人的素质 办公室的事务 大量的都是一些琐碎的 繁杂的 细小的工作 这些小事做成了 做好了 做到位了 并不见什么成效 一旦做不好 做不到位 做坏了 给 办公室工作造成被动不说 有时会酿成大祸 所以 对于敬业者来说 凡事无小事 简单不等 于容易 重要的是做好眼前的每一个小事 所谓成功 就是在平凡中做出不平凡的坚持 2 注意细节 成功的原则 企业要想成功 一定要重视细节的改进 改进 再改进 而细 节改进的方向 就是满足人们对生活精致化的要求 一句话 就是人性化的要求 市场经济情 况下 经济活动应该以人为本 人性化是产品和服务的终极目标 凡不愿意改进 不愿意在细 节上努力的企业 必定被淘汰出局 广电网络一步步走到今天 非常艰辛 确实不容易 但我 们对目标的修定 对管理制度的完善和改进没有停止过 虽然我们已经取得了显著的成效 但 工作中仍然有许多细节工作没有做好 如 我们的网络建设 在规划和实施中考虑单一项目应 用多 综合考虑网络利用率少 实施中完成任务的比重考虑的多 如何实现效率最大化考虑得 少 对用户承诺书面写的多 具体检查落实的少 对用户的批评 强调客观原因多 主观检查 自身不足少 正视这些问题 并不断改进 广电网络就会稳步前进 我相信 只要我们在平淡 中扎扎实实练内功 抓管理 我们的企业就一定会一步步走向辉煌 3 事不过三 议事的原则 对公司领导提建议和意见 只要不是大是大非 生死攸关的原 则问题 一个意见最多提三次就可以了 提了三次领导还不采纳 说明领导有自己的考虑 即 使这个问题处理不妥 领导也会负责的 自己提了三次意见 从职责上说已经尽职了 当然对 一些原则问题 如果不仅自己多次提出无效 其他人也劝说无效时 不妨用以事喻理的方法 以事喻理基本上是采用比喻的方法 或以物比人 或以小比大 或以古比今 或以远比近 或 以己比人 因人因地因时制宜 选用恰当的事例 喻出服人的道理 达到进言的目的 4 化繁为简 办事的艺术 办公室的工作有许多复杂的事情 如果用复杂的方法处理 很 可能越处理越复杂 剪不断 理还乱 不妨采用简单化的处理 抓住关键点办事 快刀斩乱麻 对于处理之后 没有实际意义或效益不大的事 甚至可以采取不加处理或用最简单的办法去处 理 当然此法一般是不常用的 用 时间处理法 即让时间 历史 去处理 因为有些事情不 到一定时候是无法处理的 日常生活中 人们常常把 大事化了 当作贬义词 我认为 如果不 是违纪枉法的 大事化小 小事化了 而是在坚持原则的情况下 把复杂的大事 化小 处理 甚至 化了 处理 是应当提倡的 实际上 办公室每天都在做着 化小 化了 的工作 不然 各类问题早就堆积如山了 综上所述 其中心就是要把重视细节 将小事做细培养成一种习惯 成功是一个日积月累 持续不断的过程 任何希图侥幸 立时有成的想法都注定要失败的 中国古人说的好 勿以善 小而不为 勿以恶小而为之 伟大源于细节的积累 只要我们注意从小事做起 我们一定能够 做好办公室的工作 5 精细化管理在办公室办会工作中的作用 会议是公司及领导实施管理活动的重要形式之一 公司通过会议通报情况 交流信息 集 思广益 研究问题 总结工作 部署任务 从而推动各项工作任务的落实 办会是办公室的重要职责 也是办公室整体工作能力的具体体现 通过多次办会实践 我 觉得要开好一会议 办公室要从以下三个方面做好工作 会前周密筹划 突出一个 细 字 周密细致的准备工作是做好会务工作的重要前提和保证 准备工作的第一步 就是要起草 并下发会议通知 通知要明确会议议题 会议名称 召开的时间 地点 参会代表范围及日程 安排 第二步 准备会议材料 材料 是会议的 魂 领导的讲话及交流材料的思想观点及其发 言质量 直接影响到会议的质量和效果 所以 材料的起草 修改 校对 打印 密级确定 发放要环环紧扣 力求万无一失 第三步 应认真细致地做好 会议册 的制定 校对和印制 工作 会议册 的主要内容包括 会议日程 会议代表名单 作息时间 注意事项 服务指南 等 它是帮助与会人员迅速了解会议情况 熟悉会议日程和相互沟通联络的桥梁 也是组织召 开会议的基本依据和行为准则 第四步 召开会务工作协调会 落实分工 明确责任 做好开 会前的布置动员 要明确材料组 会务组 保障组的具体任务 包括会场布置 车辆保障 吃 住保障 音响保障 桌牌 材料发放 横幅标语 宣传报道 录音摄像 必须落实到人 责任 到人 承包到人 会中精心运作 突出一个 活 周密筹划和充分做好会议各项准备工作 实质上等于完成会议的一半 但还不等于万事大 吉 俗话说 计划不如变化快 所以要随时树立因情施变 快速反应的思想 如 我们正在召 开会议 上级领导突然到公司检查工作 主席台就需要调整 天气不好 突然下大雨 室外活 动尤其是照像合影不能如期举行 参会人员增减 住房安排出错 会议正开 麦克风突然出现 故障或突然停电等 都要有预案 灵活处理好 切不可手忙脚乱 出现打乱仗现象 确保会议 顺利实施 会议善始善终 突出一个 实 会后工作是保证会议达到预期目的的重要环节 一次 成功的会议 不仅要有充分的会前准备工作 周到的会中服务工作 而且要求有高质量的会后 工作 三者缺一不可 会后工作主要内容有 组织代表离会 整理会议录音 起草会议纪要 撰写会议简报 抓好会后督查 力求实效 以确保每次会议开时成功 开后见效 归结办会的过程 精细化的管理渗透到务会工作的方方面面上 会务工作每个细微之处如 果出现纰漏和问题 就可能因小失大 如果会务工作的每个环节 每项具体工作都考虑周到细 致 处理得完美 我们的会务工作就会在固定的模式中创新 在创新中再求突破 才能推动办 公室会议服务水平的不断提高 6 精细化管理在协调 督办 考核工作中的作用 在企业管理中 对细节的追求是无止境的 但对细节追求是可以衡量的 衡量的尺度就是 制定出相应的标准和规范 我认为 标准和规范就是对细节的量化 是重视细节 完善细节的 最高表现 我们做协调工作 必须有原则 有规定 否则就是和稀泥 我们做督查工作 必须有目标 衡量一个人或一个部门对任务的完成结果 要有一个量化标准 这里边既有完成任务需要的时 间 也有细化后的任务完成的量 这就是考核 因为 凡是精细的管理 一定是标准化的管理 一定要经过严格的程序化的管理 科学管理就是力图使每一个管理环节数据化 提高工作效率和工作质量是办公室精细化管理核心问题 办公室工作处于公司的核心地位 虽然通过制度改革 机制创新 机关的工作作风有了很大转变 但仍然存在工作效率和质量不 高的问题 建立协调 督办 考核机制 实质上就是精细化的体现 通过对每一项任务的细化 分解 较好地解决职责分明 任务明确 奖罚落实 充分调动员工的积极性 提高工作效率 保证本部门有效地完成任务 实现预期的目标 从省公司机关三年来抓协调 督办 考核工作的情况看 我觉得做好责任目标考核 有利 于提高管理水平 有利于调动员工的积极性 创造性和责任心 有利于暴露机关工作的缺陷 便于及时更正 当然 从目前实施的责任目标考核 也还存在不少问题 主要有 一是目标管理理论还没 有得到普及和宣传 缺乏强有力的企业文化牵引力 二是在实施责任目标考核过程中 缺乏激 励措施 三是责任目标考核管理体系不健全 所以从今年九月份开始 省公司机关将实行周计 划考核制度 使目标考核向精细化的方向又迈进了一步 大家一定要明白 制度的建设仅仅是精细化的开始 而制度的实施和对制度的检查 才是 精细化管理实质 三 怎样做好精细化管理 如何做好精细化管理 我认为最重要的 第一就是认识 也就是理念 第二就是素质 认识就是你有把工作做精 做细的思想 愿意从小事做起 小平同志说 发展是硬道理 这是中国社会发展的大趋所势 求快 求发展是我们每个人的心愿 但如何做 我认为 不论 是做人 做事 做管理 都应该踏踏实实 从实际出发 从大处着手 从小事做起 不要浮想 联翩 大事做不了 小事不愿做 用这种心态去做事 连小事也做不透 有人把工作中小事的 失误比作一只有危害的老鼠 老鼠多了 破坏力巨大 中国的老鼠数量据说是人口的 3 倍 它 一年要吃掉粮食 30 亿公斤 吃毁 30 万亩森林和 3 亿亩草原 咬伤至少 10 万人 在东海让海军 的舰载导弹发射失灵 在大瑶山让列车颠覆 可见老鼠的危害之大 中国古代有这样一个故事 临近黄河岸边有一片村庄 为了防止水患 农民们筑起了巍峨的长堤 一天 有个老农偶 尔发现蚂蚁窝一下子猛增了许多 老农心想 这些蚂蚁窝究竟会不会影响长堤的安全呢 他要 回村去报告 路上遇见了他的儿子 老农的儿子听后不以为然地说 那么坚固的长堤 还害怕 几只小小蚂蚁吗 随即拉着老农一起下田了 当天晚上风雨交加 黄河水暴涨 咆哮的河水从 蚂蚁窝始而渗透 继而喷射 终于冲决长堤 淹没了沿岸的大片村庄和田野 这就是 千里之堤 溃于蚁穴 这句成语的来历 企业中的各种 小问题 其实就是企业管理中的一个个小的蚁穴 中国改革开放以来 涌现出多少先突起来的风云人物 多少企业辉煌一时 又在企业界演 译了多少 大败局 的故事 巨人 三株 太阳神 亚细亚 冠生园 荣华鸡 为什么有如此多的悲剧在企业界上演呢 看看那些企业当年的发展速度和规模 哪家不是 千里之堤 倒下之时 不过三 五个月 三株曾在短短的三年时间里 销售额提高 64 倍 达 到 80 亿元 打造了无比辉煌的保健品帝国 销售网遍布全国 而且触角直达各地村镇 总裁吴 炳新曾自豪地说 中国第一大网络是电信网 第二大网络就是三株网 但是 一个常德事件 一篇 八瓶三株口服液渴死一个老汉 的报道 使拥有 15 万员工的三株这座庞然大物轰燃倒下 这就是 1 的错误导致 100 的失败的道理 也是不重视对小事的失误 对细节忽视而产生的必 然结果 细节在公共管理领域的重要性 要比在其它领域凸显得多 社会上不断发生的安全事故 也使我们看到 要将胡锦涛总书记所说的 群众利益无小事 落到实处 并不是那么容易的 2003 年底温家宝总理竞为解决拖欠民工工资这等 小事 亲自下到基层 中国有 13 亿人口 不管 多么小的问题 只要乘以 13 亿 那就成为很大很大的问题 人的心态决定人的命运 企 业管理者的心态 员工的心态也决定着企业的命运 我们认识到做好小事的意义 愿意从小事 做起 把小事做到位 也才能认识到精细化管理的重要性 认识提高了 能不能把每件小事做好 就要看个人的素质 因为一些不经意中流露出来的 小节 往往能反映一个人深层次的素质 自身素质的高低又直接影响到办事效果 那么从哪些 方面来提高员工的素质呢 我认为主要从以下四个方面做起 1 加强学习 学习应该是一个人一辈子不断努力做好的事情 所谓 活到老 学到老 就是 这个道理 在科学技术不断发展 公司业务不断创新的今天 大家都有一个面临学习的课题 不论你是秘书 还是办公室主任 都需要不断更新知识 要结合自己的岗位 不断提高文字写 作水平 提高语言表达水平 提高业务技能 懂得接待礼仪 在各个岗位上你要做到最强 而 不能仅仅满足最好 因为如果你会的是大家都会的 那么价值就一定不大 反之 如果你会的 是别人还不会的 那么你还 欢渭壑悼梢苑 印 谘 习上要持之以恒 不要投机取巧 学习没 有捷径可走 要懂得一辈子只需要做一件事 就是使不可能成为可能这个道理 2 忠诚公司 忠诚公司 就是爱岗敬业 现在有一种人喜欢以旁观者的角度评论企业 左 右比较 不能静下心来踏踏实实的工作 总认为自己的才华没得到发挥 工作不主动 缺乏开 拓精神 也不愿意自我反省 养成一种嘲弄 吹毛求疵和抱怨的恶习 这样一个对公司不忠诚 的员工 将会给公司的发展造