跟单员工作手册

定义定义 跟单员的工作内容十分繁杂 涉及面广 面对部门多 既要对上级反馈进度 又要对 相关人员进行及时跟踪 稍有不慎 即铸成大错 因此 在跟单过程中 如果能够借助于一 些专业的跟单工具 就会收到事半功倍的效果 比如 跟单网 提供跟单行业的丰富资讯与专 业的外贸跟单软件 帮助企业解决跟单过程中的大事 杂事 琐碎事 使跟单更加轻松 解 决了跟单过程中的知识问题与提供了跟单过程中的专业软件系统 使得跟单员真正从繁杂的 跟单事务中解脱出来 从而提高了企业的跟单管理水平 分类分类 跟单员分为 业务跟单员 外贸跟单员 生产跟单员 工作性质工作性质 跟单员是跟单员是业务员业务员 他的工作不仅仅是被动的接受订单 而是要主动的进行业务开拓 对准客户实施推销跟进 以达成订单为目标 即进行业务跟单 因此 跟单员要 1 寻找客户 通过各种途径寻找新客户 跟踪老客户 为自己下一步的工作打算 2 设定目标 主要客户和待开发的客户 我们的工作着重点及分配的工作时间 3 传播信息 将企业产品的信息传播出去 4 推销产品 主动与客户接洽 展示产品 为获取订单为目的 5 提供服务 产品的售后服务 及对客户的服务 6 收集信息 收集市场信息 进行市场考察 7 分配产品 产品短缺时先分配给主要客户 跟单员是业务助理跟单员是业务助理 跟单员在许多时候扮演业务经理助理的角色 他们协助业务经理 接待 管理 跟进客户 因此跟单员要 1 函电的回复 2 计算报价单 3 验签订单 4 填对帐表 5 目录 样品的寄送与登记 6 客户档案的管理 7 客户来访接待 8 主管交办事项的处理 9 与相关部门的业务联系 跟单员是协调员跟单员是协调员 跟单员对客户所订产品的交货进行跟踪 即进行生产跟踪 跟踪的 要点是生产进度 货物报关 装运等 因此 在小企业中 跟单员身兼数职 既是内勤员 又是生产计划员 物控员 还可能是采购员 在大企业 则代表企业的业务部门向生产制 造部门催单要货 跟踪出货 工作特点工作特点 跟单员的工作几乎涉及的企业的每一个环节 从销售 生产 物料 财务 人事到总 务都会有跟单员的身影出现 特点是 复杂的 全方位的 1 责任大 跟单员的工作是建立在订单与客户上的 因为订单是企业的生命 客户 是企业的上帝 失去订单与客户将危及到企业的生存 做好订单与客户的工作责任重大 2 沟通 协调 跟单员工作涉及各部门 跟单员与客户 与计划部门 生产部门等 许多部门的工作是一种沟通与协调 都是在完成订单的前提下而进行的与人沟通的工作 沟通 协调能力特别重要 3 做好客户的参谋 跟单员掌握着大量的客户资料 对他们的需求比较熟悉 同时 也了解工厂的生产情况 因此对客户的订单可以提出意见 以利于客户的订货 4 工作节奏多变 快速 面对的客户来自五湖四海 他们的工作方式 作息时间 工作节奏各不相同 因此 跟单员的工作节奏应是多变的 另外 客户的需求是多样的 有时客户的订单是小批量的 但却要及时出货 这就要求外贸跟单员的工作效率是快速的 5 工作是综合性的 跟单员工作涉及企业所有部门 由此决定了其工作的综合性 对外执行的是销售人员的职责 对内执行的是生产管理协调 所以跟单员必须熟悉进出口 贸易的实务和工厂的生产运作流程 素质要求素质要求 跟单员的工作性质与特点决定了其从业的素质要求 1 分析能力 分析出客户的特点及产品的价格构成 以利于报价 2 预测能力 能预测出客户的需求 企业的生产能力及物料的供应情况 便于接 单 生产及交货的安排 3 表达能力 善于用文字和语言与客户沟通 4 专业知识 对所跟单的产品要熟悉 了解产品的原材料特点 来源及成分 知 道产品的特点 款式 质量 便于和客户及生产人员的沟通 5 与人共事的能力 与各部门的人员打成一片 使其自觉完成客户订单 6 人际关系处理的能力 处理好与客户 与上级 与同事 与外单位人员的关系 通过他们来完成自己想要做的事 7 法律知识 了解合同法 票据法 经济法等与跟单工作有关的法律知识 做到 知法 守法 懂法 用法 8 谈判能力 有口才 有技巧 9 管理与推销能力 对外推销高手 对内管理行家 10 物流知识 了解运输 装卸搬运 保管 配送 报关等知识 工作内容及知识技能要求工作内容及知识技能要求 跟单员的工作内容主要有 外贸业务跟单 物料采购跟单 生产过程跟单 货物运输 跟单及客户联络跟踪 客户接待 1 出口货物跟单 外贸业务跟进 了解基本外贸知识 谈判 报价 接单 签合 同 等等 基础外语及函电往来 2 物料采购跟单 业务跟进 懂营销 懂产品 物料 性能 使用 保养 3 生产过程跟单 生产进度跟进 懂生产 懂管理 懂沟通 4 货物运输跟单 出货跟进 货物运输知识 运输工具 方法 配柜 及了解报关 知识 5 客户联络跟踪 客户接待 了解对客户的管理 懂国际礼仪知识 服装跟单员的工作流程如下服装跟单员的工作流程如下 一 首先跟单进入工作前需准备以下资料 1 颜色原样 2 原手感样 3 客人确认的小样 也就是工厂第一次打的色样 4 原品质样 5 合同复印件 上面有对工厂的质量要求 标准 交期 数量等 跟单可参考 6 以及相关资料 二 工厂打颜色小样 跟单需做以下事情 1 按客供样 原色样 的颜色 要求工厂放小样 放小样必须有书面要求 也就是 打色通知书 打色通知书 的内容包括 对色光源 色牢度 染化料是否环保 打样版 数 打样坯布及大孝打样坯布规格 完成时间 等 2 打样坯布 打样坯布与大货一致 杜绝使用其它规格的坯布进行打样 针对大货 生产特点 应考虑小样坯布是否进行砂洗或相关处理 3 根据打样通知书 正确使用光源 如 D65 TL84 U3000 等 避免跳灯现象 提高打样准确率 4 根据客人或市场部要求 打样通知书 须注明小样大小和版数 印花和色织要 注明循环问题 色织小样要附纱样 基本上化纤类染色布都是打 A B C D 四个样 5 时间要求 染色烧杯样 3 天 印花样 10 天 色织样 10 天 特殊情况酌情解决处 理 6 文字说明 小样须贴在规定表格内 公司色样卡 根据打样通知书标明色号 色名 编号 送样日期等 7 色样卡管理 妥善保管 防止腿色 编号放好 做到用的时候随时能找到 三 中样或大货头缸样 也就是生产大货前的第一次生产试样 提供中样或大货头 缸样 如品质样 手感样 样衣面料等 应同大货一致 在条件许可情况下 应尽量模仿 大货生产工艺 对所使用的染化料 助剂以及工艺流程要有记录 特别是面料门幅 要按 大货生产程序进行拉幅定型 拨水 对所提供的中样或头缸一定要要留样可查 四 生产大货过程中 1 明确要求 明确订单合同的的各项要求 特别是内外质量的标准要求和交期 2 制定生产计划 根据服装交期要求 制定面料生产计划以及分阶段的成品数量 同时填写 面料组织生产进度表 每周或每次有新的变化要及时改动 然后不定时间的向 主管部门领导汇报 以传真 邮件形式发给主管 3 每道质量进行跟踪 主要注意 是否在规定灯源下对色 小样 确认样或头缸样是否正确一致 色差控制 边中差 头尾色差 匹差 阴阳面色差 缸差等 经纬密 幅宽 色牢度 缩水率 手感 克重 气味等 五 大货检验 1 布面检验 重点检查污渍 纬斜 左中右色差 头尾色差 手感差 断经 断纬 经痕 油污 色花 粗纱 色污 并经并纬 胶条 胶痕 漏胶 胶粒等 2 总体检验 幅宽 须量三次 头中尾 克重 头尾 经纬密 长度 色差 六 包装要求 根据不同的面料性质 可采用匹装或卷装或塑料袋或蛇皮便袋等包装 而 且唛头上一定要注明 款号 颜色 数量 缸号 色号 日期 订单号 卷号等 3 外观质量 4 检验标准和方式 按美国 AATCC 国际标准 十分制与四分制检验方法或公司内部 检验标准 而且须根据材料的用途进行不同的检验 比如 尼丝纺 有的客人是用作制雨 伞的 这样就要求检验的时候一定要把底灯打开 5 在规定的光源下 以确认样为准 同时参考小样或原色样进行对色 色偏控制在 4 5 级 不得低于 4 级 如超标必须进行返工处理 七 测试样布 带回公司进行相关物化性要求测试 八 测试 方可发货 按公司程序要求发至相关工厂或本公司仓库 九 交期与品质的跟催和检验是很重要的 跟进生产 多到车间走走 向各工序的管 理人员了解各款大货在生产过种中所碰到的问题 如有必要 需向客户或向部门主管反映 问题及建议或征求意见 跟单员与业务员工作重点的区别跟单员与业务员工作重点的区别 外贸跟单员的主要工作是在企业业务流程运作过程中 以客户定单为依据 跟踪产品 服务 运作流向并督促定单落实的专业人员 是各企业开展各项业务 特别是外贸业务 的基础性人才之一 一名合格的跟单员需要掌握外销 物流管理 生产管理 单证与报关 等综合知识 外贸业务员的主要工作外贸业务员的主要工作 1 熟悉公司所经营的产品 准确报出销售价格 2 积极主动与客户保持联系 促使客户及早下订单 样品寄给客户之后 应在快递 网页上查阅客户是否已经收到样品 确认客户样品收到后 应立即发信给客户 询问客户 对样品的评价 询问客户是否有下订单的可能 3 客户下订单后 业务员应在第一时间整理出中文订单 并立即下发到有关生产部 门 全身心投入到对客户订单的分析 如有客户交待不清的 应立即发电子邮件与客户书 面确认 4 产品准备过程中 货款结算问题亦同步进行 货物备妥后 根据合同安排货物的 最终发运 薪资行情薪资行情 跟单员的工资波动范围不大 一般在 2000 5000 元之间 随着工作经验的增加 薪水 会有所提高 鲜有工作经验的从业者起步薪资在 2500 元左右 拥有 2 3 年以上的工作经 验以后 月薪水平可以达到 3000 元以上 职业发展路径职业发展路径 从企业管理角度来说 经理对