档案管理制度汇编

档案管理制度汇编档案管理制度汇编 档案管理制度档案管理制度 2 2 文件管理制度文件管理制度 6 6 档案归档制度档案归档制度 1515 文书材料归档制度文书材料归档制度 1717 声像材料归档制度声像材料归档制度 2222 会计文件材料归档制度会计文件材料归档制度 2525 电子文件归档制度电子文件归档制度 2727 档案保密制度档案保密制度 3232 档案查阅利用制度档案查阅利用制度 3333 档案鉴定 销毁制度档案鉴定 销毁制度 3434 重大活动档案登记制度重大活动档案登记制度 3535 档案管理制度档案管理制度 第一章第一章 总总 则则 第一条第一条 为提高档案管理水平 充分发挥档案管理在为提高档案管理水平 充分发挥档案管理在 各项工作中的指导作用 制定本制度 各项工作中的指导作用 制定本制度 第二章第二章 适用范围适用范围 第二条第二条 本制度适用于公司全体员工 本制度适用于公司全体员工 第三章第三章 职职 责责 第三条第三条 积极宣传并遵守国家和集团公司关于档案管积极宣传并遵守国家和集团公司关于档案管 理的法规 制度 规定 理的法规 制度 规定 第四条第四条 维护档案的完整 系统和安全 定期检查档维护档案的完整 系统和安全 定期检查档 案保管情况 改进档案保护技术 严守机密 案保管情况 改进档案保护技术 严守机密 第五条第五条 档案管理人员应热爱本职工作 全面了解和档案管理人员应热爱本职工作 全面了解和 掌握档案室情况掌握档案室情况 热情接待档案利用者 迅速 准确热情接待档案利用者 迅速 准确 提供所需档案和资料 提供所需档案和资料 第六条第六条 档案保管应科学分类 排列 编号 要排列档案保管应科学分类 排列 编号 要排列 整齐 与存放索引相一致 整齐 与存放索引相一致 第七条第七条 定期检查和核对档案内容 数量 以及存放定期检查和核对档案内容 数量 以及存放 的顺序和位置 做到心中有数 的顺序和位置 做到心中有数 第四章第四章 工作规范工作规范 第八条第八条 档案室管理规范档案室管理规范 一 认真贯彻一 认真贯彻 以防为主 防治结合以防为主 防治结合 的原则 切实的原则 切实 加强档案室的各项安全措施 加强档案室的各项安全措施 二 档案室为公司机密重地 非档案管理人员未经领二 档案室为公司机密重地 非档案管理人员未经领 导准许不得擅自进入档案室 导准许不得擅自进入档案室 三 不得窃取 出卖和涂改档案 违者追究法律责任 三 不得窃取 出卖和涂改档案 违者追究法律责任 四 档案出入库要及时登记 借出的档案须按时归还 四 档案出入库要及时登记 借出的档案须按时归还 利用后的档案应随即放回原处 利用后的档案应随即放回原处 五 定期对档案室的案卷及保管条件进行检查五 定期对档案室的案卷及保管条件进行检查 切实切实 做好防盗 防火 防水 防潮 防尘 防虫 防霉工做好防盗 防火 防水 防潮 防尘 防虫 防霉工 作 作 六 做好档案室温湿度的监控与登记工作 六 做好档案室温湿度的监控与登记工作 第九条第九条 保密工作规范保密工作规范 一 严格遵守和档案保密工作有关法规和制度 一 严格遵守和档案保密工作有关法规和制度 二 查阅时须严格履行审批和登记手续 注明查阅目二 查阅时须严格履行审批和登记手续 注明查阅目 的和内容 的和内容 三 强化保密意识 严格控制阅档范围 严禁擅自翻三 强化保密意识 严格控制阅档范围 严禁擅自翻 阅 抄录及复印秘密文件资料 因需要经批准摘录或阅 抄录及复印秘密文件资料 因需要经批准摘录或 复制涉密档案材料的 须妥善保管 用后销毁 如发复制涉密档案材料的 须妥善保管 用后销毁 如发 生涉密问题 后果由利用者负责 生涉密问题 后果由利用者负责 四 发现丢失泄密情况后 立即向有关领导报告 并四 发现丢失泄密情况后 立即向有关领导报告 并 积极配合有关部门查处 积极配合有关部门查处 五 档案管理人员或利用者 如有违反保密规定的 五 档案管理人员或利用者 如有违反保密规定的 视情节轻重按有关规定处理 视情节轻重按有关规定处理 第十条第十条 档案利用规范档案利用规范 一 查阅公司一般档案材料一 查阅公司一般档案材料 由综合部负责人签字批由综合部负责人签字批 准准 涉密档案 须经综合部负责人同意后报公司主要涉密档案 须经综合部负责人同意后报公司主要 负责人签字批准 负责人签字批准 二 严格履行借阅手续 并将利用结果及时向档案管二 严格履行借阅手续 并将利用结果及时向档案管 理员反馈 理员反馈 三 查阅利用档案 必须在档案室内 不得带出室外 三 查阅利用档案 必须在档案室内 不得带出室外 不得转借他人传阅 随意摘录和复制 特殊情况需摘不得转借他人传阅 随意摘录和复制 特殊情况需摘 录或复制档案材料需经领导签批 摘抄时必须保持档录或复制档案材料需经领导签批 摘抄时必须保持档 案内容的准确性 不准任意篡改 案内容的准确性 不准任意篡改 四 查阅利用档案时不得随意涂改 拆卷或损毁 工四 查阅利用档案时不得随意涂改 拆卷或损毁 工 作人员对违规者 有权给予劝告 责令赔偿或其它处作人员对违规者 有权给予劝告 责令赔偿或其它处 置 直至追究法律责任 置 直至追究法律责任 五 档案 资料一般不外借 确因工作需要外借的 五 档案 资料一般不外借 确因工作需要外借的 须经综合部负责人批准报公司主要负责人审批后 办须经综合部负责人批准报公司主要负责人审批后 办 理外借手续 限理外借手续 限 5 5 天内归还 天内归还 若续借 需办续借手若续借 需办续借手 续 续 六 要爱护档案 确保档案的完整与安全 不准折叠 六 要爱护档案 确保档案的完整与安全 不准折叠 勾划 涂改 抽撕 勾划 涂改 抽撕 拆卷 不准在阅卷时吸烟 喝水 拆卷 不准在阅卷时吸烟 喝水 第十一条第十一条 档案鉴定销毁规范档案鉴定销毁规范 一 根据档案保管期限规定 及时对保管期满的档案一 根据档案保管期限规定 及时对保管期满的档案 进行鉴定 销毁 进行鉴定 销毁 二 鉴定档案必须采用直接审阅档案原件的方法 严二 鉴定档案必须采用直接审阅档案原件的方法 严 禁只看案卷标题的间接鉴定方法 禁只看案卷标题的间接鉴定方法 三 经鉴定 对已经失去保存价值 需要销毁的档案三 经鉴定 对已经失去保存价值 需要销毁的档案 要编造销毁清册 经公司主要负责人审批 方可销毁 要编造销毁清册 经公司主要负责人审批 方可销毁 四 销毁档案时 必须有两人以上监销 监销者要在四 销毁档案时 必须有两人以上监销 监销者要在 档案销毁清册上签字 注明销毁的方式和日期 档案销毁清册上签字 注明销毁的方式和日期 五 严格遵照保密工作守则 对于大量销毁的档案 五 严格遵照保密工作守则 对于大量销毁的档案 要送造纸厂当场化为纸浆 严防泄密 要送造纸厂当场化为纸浆 严防泄密 六 不归档的重份文件及内部材料 须交由综合部集六 不归档的重份文件及内部材料 须交由综合部集 中销毁 中销毁 第五章第五章 附附 则则 第十二条第十二条 本规定未尽事宜或其他特殊情况 由总经本规定未尽事宜或其他特殊情况 由总经 理办公会另行决定 理办公会另行决定 第十三条第十三条 本规定由综合部制定并负责解释 本规定由综合部制定并负责解释 第十四条第十四条 本规定自发布之日起实施 本规定自发布之日起实施 文件管理制度文件管理制度 第一章第一章 总总 则则 第一条第一条 为提高办公速度和发文质量 充分发挥文件为提高办公速度和发文质量 充分发挥文件 在各项工作中的指导作用 制定本制度 在各项工作中的指导作用 制定本制度 第二章第二章 适用范围适用范围 第二条第二条 本制度适用于公司外部机构的来函 来电和本制度适用于公司外部机构的来函 来电和 来文 本公司上报下发的各种文件 资料 来文 本公司上报下发的各种文件 资料 第三章第三章 职职 责责 第三条第三条 综合部负责公司各类文件的归口管理 签收综合部负责公司各类文件的归口管理 签收 和保管 阅批和分转 传阅和催办 发放 借阅和清和保管 阅批和分转 传阅和催办 发放 借阅和清 退以及立卷与归档 其他各部门指定兼职文管员在综退以及立卷与归档 其他各部门指定兼职文管员在综 合部指导下对部门文件进行相应处理 合部指导下对部门文件进行相应处理 第四章第四章 工作程序工作程序 第四条第四条 文件的签收 任何送到公司的公启文件 除文件的签收 任何送到公司的公启文件 除 公司领导亲启之外 均由文秘宣传主管签收 再交由公司领导亲启之外 均由文秘宣传主管签收 再交由 综合部经理拆封 在签收和拆封时 文秘宣传主管和综合部经理拆封 在签收和拆封时 文秘宣传主管和 综合部经理要注意检查封口和邮戳 对函件开口和邮综合部经理要注意检查封口和邮戳 对函件开口和邮 票撕毁应查明原因 票撕毁应查明原因 第五条第五条 文件保管 综合部经理对来文拆封后 应及文件保管 综合部经理对来文拆封后 应及 时附上时附上 公司文件处理单公司文件处理单 或扫描后通过 或扫描后通过 OAOA 办公平办公平 台 分类登记编号 保管 须由公司承办或归档的公台 分类登记编号 保管 须由公司承办或归档的公 司领导亲启文件 在公司领导启封后 应交综合部办司领导亲启文件 在公司领导启封后 应交综合部办 理正常手续 理正常手续 第六条第六条 文件的阅批和分转文件的阅批和分转 一 公司收文运转充分依托 一 公司收文运转充分依托 集团集团 OAOA 办公平台 办公平台 各部门指定文管员向综合部发文 各部门指定文管员向综合部发文 二 向地产旅游集团报文流程为 各部门需报送材 二 向地产旅游集团报文流程为 各部门需报送材 料转至综合部 文管员 料转至综合部 文管员 综合部负责人阅批综合部负责人阅批 向地向地 产旅游集团综合部 文管员 提报产旅游集团综合部 文管员 提报 地产旅游集团综地产旅游集团综 合部 文管员 接收合部 文管员 接收 地产旅游集团综合部负责人阅地产旅游集团综合部负责人阅 批批 呈总经理审批呈总经理审批 呈董事长审批呈董事长审批 地产旅游集团综地产旅游集团综 合部 文管员 将领导批示内容反馈给报文单位综合合部 文管员 将领导批示内容反馈给报文单位综合 部 文管员 部 文管员 综合部 文管员 反馈信息转报文部综合部 文管员 反馈信息转报文部 门负责人门负责人 材料编号材料编号 归档归档 三 对于公司各部门的内部请示报告类文件 审批 三 对于公司各部门的内部请示报告类文件 审批 流程为 拟稿部门拟稿流程为 拟稿部门拟稿 部门负责人核稿部门负责人核稿 综合部接综合部接 收 文管员 收 文管员 综合部负责人阅批综合部负责人阅批 副总经理审批副总经理审批 总经理审批总经理审批 董事长批示董事长批示 编号编号 归档归档 四 以上为常规流程 在文件运转过程中 可能需 四 以上为常规流程 在文件运转过程中 可能需 要多次领导批示 多个职能部门提出意见 以及提交要多次领导批示 多个职能部门提出意见 以及提交 公司总经理办公会议研究等情况 流程根据需要略作公司总经理办公会议研究等情况 流程根据需要略作 调整 调整 五 文件运转中 部门受理环节的主办部门要主动 五 文件运转中 部门受理环节的主办部门要主动 与协办部门沟通 尽快反馈办理意见和结果 与协办部门沟通 尽快反馈办理意见和结果 六 综合部文管员及部门拟稿人负责及时跟踪上报 六 综合部文管员及部门拟稿人负责及时跟踪上报 文件的处理结果 文件的处理结果 第七条第七条 文件的传阅和催办文件的传阅和催办 一 传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定 不 一 传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定 不 得将有密级的文件带回家或带到公共场所 也不得将得将有密级的文件带回家或带到公共场所 也不得将 文件转借 分阅其他人员 对尚未传达的文件不得向文件转借 分阅其他人员 对尚未传达的文件不得向 外泄漏内容 外泄漏内容 二 阅批文件应及时 一般不得超过两天 阅后应 二 阅批文件应及时 一般不得超过两天 阅后应 签名以示负责 如有领导签名以示负责 如有领导 批示批示 拟办意见拟办意见 综 综 合部应督办 催办有关部门和人员按文件所提要求和合部应督办 催办有关部门和人员按文件所提要求和 领导批示办理有关事宜 领导批示办理有关事宜 三 阅文时不得抄录全文 不得任意取走或复制 三 阅文时不得抄录全文 不得任意取走或复制 转借文件夹内任何文件及附件 如确系工作需要 要转借文件夹内任何文件及附件 如确系工作需要 要 办理借阅手续 以防止丢失泄密 办理借阅手续 以防止丢失泄密 四 文件阅读完后 应交还综合部文秘主管 不得 四 文件阅读完后 应交还综合部文秘主管 不得 横向传阅 横向传阅 五 文秘主管对文件负有催办检查督促的责任 承 五 文秘主管对文件负有催办检查督促的责任 承 办部门接到文件 函电应立即指定专人办理 不得将办部门接到文件 函电应立即指定专人办理 不得将 文件压放分散 如需备查 应按照有关保密规定 并文件压放分散 如需备查 应按照有关保密规定 并 征得综合部经理同意后 予以复印或摘抄 原件应及征得综合部经理同意后 予以复印或摘抄 原件应及 时周转归档 时周转归档 第八条第八条 发文规定发文规定 一 公司正式对外发文只能以公司名义 公司上报 一 公司正式对外发文只能以公司名义 公司上报 下发正式文件的权力集中于综合部 各部门一律不得下发正式文件的权力集中于综合部 各部门一律不得 自行向上 向下递送正式文件 自行向上 向下递送正式文件 二 各部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排 二 各部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排 布置重要工作要求的 对全公司影响较大的工作部署 布置重要工作要求的 对全公司影响较大的工作部署 须由公司董事长批准签发 由综合部发文 须由公司董事长批准签发 由综合部发文 第九条第九条 发文范围发文范围 一 凡以公司名义发出的文件 通告 决定 决议 一 凡以公司名义发出的文件 通告 决定 决议 请示 报告 会议简报以及公司编写的会议纪要 均请示 报告 会议简报以及公司编写的会议纪要 均 属发文范围 属发文范围 二 公司对外发文主要用于 对业务单位联系有关 二 公司对外发文主要用于 对业务单位联系有关 工程建设 技术 材料供应 公司经营 人事劳资等工程建设 技术 材料供应 公司经营 人事劳资等 工作事宜 工作事宜 三 各部门与所属单位发生的一般业务联系 可用 三 各部门与所属单位发生的一般业务联系 可用 各部门的名义发文 应各自编号备查 各部门的名义发文 应各自编号备查 第十条第十条 发文内容发文内容 一 发布公司的规章制度 一 发布公司的规章制度 二 公布公司的重大工程 技术 安全 经营管理 二 公布公司的重大工程 技术 安全 经营管理 生活福利等决定 生活福利等决定 三 发布公司有关奖惩决定和通报 三 发布公司有关奖惩决定和通报 四 其他有关公司的重大事项 四 其他有关公司的重大事项 第十一条第十一条 发文程序与要求发文程序与要求 一 公司发文流程 拟稿 部门员工 一 公司发文流程 拟稿 部门员工 部门核稿部门核稿 部门负责人 部门负责人 综合部初审 文管员 综合部初审 文管员 综合部阅综合部阅 批 综合部负责人 批 综合部负责人 总经理阅批总经理阅批 董事长签发董事长签发 编编 号 文管员 号 文管员 校对 拟稿人 校对 拟稿人 盖章套打盖章套打 归档归档 二 公司向集团公司的发文 需由地产旅游集团相 二 公司向集团公司的发文 需由地产旅游集团相 关部门提出意见 连同公司发文 作为附件 关部门提出意见 连同公司发文 作为附件 按照 按照 发文流程 报送集团公司 发文流程 报送集团公司 三 以上为常规流程 在文件运转过程中 存在提 三 以上为常规流程 在文件运转过程中 存在提 交公司总经理办公会议研究或驳回等情况 交公司总经理办公会议研究或驳回等情况 第十二条第十二条 发文组成部分发文组成部分 一 发文号 由公司的代字 发文年度 发文顺序 一 发文号 由公司的代字 发文年度 发文顺序 号组成 与签发人姓名一并位于文头与界栏线上 号组成 与签发人姓名一并位于文头与界栏线上 以公司名义发文字号为以公司名义发文字号为 鲁金鲁金 字 年度 号字 年度 号 规划设计部发文则为规划设计部发文则为 鲁金鲁金 规字 年度 号规字 年度 号 工程技术部发文则为工程技术部发文则为 鲁金鲁金 工字 年度 号工字 年度 号 计划成本部发文则为计划成本部发文则为 鲁金鲁金 计字 年度 号计字 年度 号 财务部发文则为财务部发文则为 鲁金鲁金 财字 年度 号财字 年度 号 综合 综合 部发文则为部发文则为 鲁金鲁金 综字 年度 号综字 年度 号 均加盖公 均加盖公 司公章 司公章 二 主送机关 向上级的请示 报告 一般只写一 二 主送机关 向上级的请示 报告 一般只写一 个主送单位 需同时报送另一个上级部门的 用个主送单位 需同时报送另一个上级部门的 用 抄抄 报报 对同级则用 对同级则用 抄送抄送 三 标题 对文件主要内容的概括和反映 用三号 三 标题 对文件主要内容的概括和反映 用三号 黑 黑 四 正文 文件的主体部分 用三号仿宋 四 正文 文件的主体部分 用三号仿宋 五 附件 附件位于正文之后 印章之前 注明附 五 附件 附件位于正文之后 印章之前 注明附 件的序号 标题 件的序号 标题 六 文件日期 包括年 月 日 写在文件末尾 六 文件日期 包括年 月 日 写在文件末尾 一般以印制日期为准 重要文件以签发日期为准 一般以印制日期为准 重要文件以签发日期为准 七 文件印章 加印在发文日期中间 七 文件印章 加印在发文日期中间 八 密级 保密文件注明密级 八 密级 保密文件注明密级 第十三条第十三条 用纸格式 公司经营管理类文件统一使用用纸格式 公司经营管理类文件统一使用 A4A4 纸 纸 第十四条第十四条 印装格式印装格式 一 文件均采用横书横排 一 文件均采用横书横排 二 单面印刷可在上端装订 双面印刷在左面装订 二 单面印刷可在上端装订 双面印刷在左面装订 三 装订可用线装 钉装 胶粘等办法 三 装订可用线装 钉装 胶粘等办法 第十五条第十五条 版面格式 首页采用文头 页脚标注页码 版面格式 首页采用文头 页脚标注页码 第十六条第十六条 文件的借阅和清退文件的借阅和清退 一 公司各部门有关工作人员因工作需要借阅一般 一 公司各部门有关工作人员因工作需要借阅一般 文件的 须办理借阅登记 对有密级的文件须经综合文件的 须办理借阅登记 对有密级的文件须经综合 部经理同意后方可借阅 部经理同意后方可借阅 二 借阅纸质文件应严格履行借阅登记手续 按时 二 借阅纸质文件应严格履行借阅登记手续 按时 归还 任何人不得将文件带走或全文抄录 不允许拆归还 任何人不得将文件带走或全文抄录 不允许拆 卷和在文件上勾划 借阅电子文档 应遵守保密守则 卷和在文件上勾划 借阅电子文档 应遵守保密守则 三 文秘宣传主管应定期对已办妥的文件和领导要 三 文秘宣传主管应定期对已办妥的文件和领导要 求限期清退的文件 进行收缴清退工作 如发现文件求限期清退的文件 进行收缴清退工作 如发现文件 丢失 必须及时查明原因和责任者 并如实向上级报丢失 必须及时查明原因和责任者 并如实向上级报 告 告 第十七条第十七条 文件归档文件归档 一 文件归档应按照年度 部门 内容 期限 分 一 文件归档应按照年度 部门 内容 期限 分 门别类地进行整理归档 门别类地进行整理归档 二 归档时 要求把文件的批复 正本 底稿 主 二 归档时 要求把文件的批复 正本 底稿 主 件 附件收集齐全 保持文件 材料的完整性 件 附件收集齐全 保持文件 材料的完整性 三 要坚持平时归档与年终归档相结合的原则 重 三 要坚持平时归档与年终归档相结合的原则 重 要工作 重要会议形成的文件材料 要及时归档 要工作 重要会议形成的文件材料 要及时归档 四 上年度形成的文件材料 要求在本年度三月份 四 上年度形成的文件材料 要求在本年度三月份 以前整理完 四月份正式归档 以前整理完 四月份正式归档 第十八条第十八条 文件销毁文件销毁 一 对于多余 重复 过时和无保存价值的文件 一 对于多余 重复 过时和无保存价值的文件 文秘要定期清理造册 经公司总经理办公会议批准 文秘要定期清理造册 经公司总经理办公会议批准 办理销毁手续 办理销毁手续 二 经审核同意销毁的文件 应由文秘进行正式销 二 经审核同意销毁的文件 应由文秘进行正式销 毁 毁 第十九条第十九条 文件管理记录文件管理记录 一 综合部文秘对送到公司的公启文件进行登记 一 综合部文秘对送到公司的公启文件进行登记 二 综合部对拆分的文件分类登记编号 保管 二 综合部对拆分的文件分类登记编号 保管 三 以公司名义的发文综合部至少要保留一份进行 三 以公司名义的发文综合部至少要保留一份进行 保管 各部门提交并由综合部制发的公文可由综合部保管 各部门提交并由综合部制发的公文可由综合部 视具体情况而定是否对其进行保管 但发文部门须至视具体情况而定是否对其进行保管 但发文部门须至 少保留一份 少保留一份 四 文件的借阅和清退应由综合部档案管理员进行 四 文件的借阅和清退应由综合部档案管理员进行 登记 登记 五 文件由综合部档案管理员进行整理归档 五 文件由综合部档案管理员进行整理归档 第五章第五章 附附 则则 第二十条第二十条 本制度未尽事宜或其他特殊情况 由总经本制度未尽事宜或其他特殊情况 由总经 理办公会另行决定 理办公会另行决定 第二十一条第二十一条 本制度由综合部制定并负责解释 本制度由综合部制定并负责解释 第二十二条第二十二条 本制度自发布之日起实施 本制度自发布之日起实施 附表附表 1 1 文件文件 资料登记表资料登记表 序号序号 文件文件 资料名资料名 称称 来源来源密级密级登记时间登记时间保存期限保存期限 1 1 2 2 3 3 附表附表 2 2 文件文件 资料发放记录表资料发放记录表 序号序号 文件文件 资料名资料名 称称 发放日期发放日期密级密级接收部门接收部门接收部门接收部门 1 1 2 2 3 3 附表附表 3 3 档案查阅 外借 登记表档案查阅 外借 登记表 序号序号 借 阅 档案名借 阅 档案名 称称 日期日期借阅人签字借阅人签字 1 1 2 2 3 3 附表附表 4 4 文件销毁申请表文件销毁申请表 序号序号销毁档案名称销毁档案名称销毁原由销毁原由 1 1 2 2 3 3 申请人 申请人 日期 日期 审批意见 审批意见 签字 签字 日期 日期 注 档案管理员要定期整理档案 对需要销毁的档案注 档案管理员要定期整理档案 对需要销毁的档案 提出销毁申请 提出销毁申请 附表附表 5 5 档案销毁记录表档案销毁记录表 序号序号销毁档案名称销毁档案名称销毁时间销毁时间经办人经办人 1 1 2 2 3 3 档案归档制度档案归档制度 为了将本公司档案完整齐全地收集 保管起来 为了将本公司档案完整齐全地收集 保管起来 建立起内容丰富 结构合理的室藏结构 更好地为单建立起内容丰富 结构合理的室藏结构 更好地为单 位业务工作和其他工作服务 制定本制度 位业务工作和其他工作服务 制定本制度 第一章第一章 归档范围归档范围 凡是反映本公司工作或业务活动以及其他具有查凡是反映本公司工作或业务活动以及其他具有查 考利用价值的各种门类 各种载体的文件材料 均属考利用价值的各种门类 各种载体的文件材料 均属 归档之范围 归档之范围 1 1 上级机关制发的属于本公司主管业务需执行 上级机关制发的属于本公司主管业务需执行 的文件 普发的非主管业务但需执行的法规性文件 的文件 普发的非主管业务但需执行的法规性文件 上级召开的需贯彻执行的会议主要文件以及上级领导上级召开的需贯彻执行的会议主要文件以及上级领导 针对本公司的重要讲话 指示等 针对本公司的重要讲话 指示等 2 2 本公司党 政 工 团 人事 财会 保卫 本公司党 政 工 团 人事 财会 保卫 基建等工作以及各内部机构形成的有查考 利用价值基建等工作以及各内部机构形成的有查考 利用价值 的各种载体的文件材料 的各种载体的文件材料 3 3 同级单位和非隶属单位需要执行 业务或工 同级单位和非隶属单位需要执行 业务或工 作联系密切以及检查本公司工作制发或形成的主要文作联系密切以及检查本公司工作制发或形成的主要文 件 件 4 4 直属下级单位报送的重要的工作计划 总结 直属下级单位报送的重要的工作计划 总结 请示 干部任免 典型材料 统计报表和法规备案文请示 干部任免 典型材料 统计报表和法规备案文 件材料 件材料 5 5 本公司重要活动 重大事件以及专门业务形 本公司重要活动 重大事件以及专门业务形 成的文字材料 照片 音像等 成的文字材料 照片 音像等 6 6 公司和个人其他有重要保存价值的文件 资 公司和个人其他有重要保存价值的文件 资 料 图书 实物等 料 图书 实物等 第二章第二章 归档时间归档时间 需要归档的文件材料 一般按年度进行整理归档 需要归档的文件材料 一般按年度进行整理归档 即须在当年上半内 将上一年度本单位形成的以及其即须在当年上半内 将上一年度本单位形成的以及其 他属于归档范围的各种载体的文件材料 按照规定先他属于归档范围的各种载体的文件材料 按照规定先 由文书部门或业务部门收集齐全 整理装订 再移交由文书部门或业务部门收集齐全 整理装订 再移交 档案部门进行规范排列和实施集中统一保管 档案部门进行规范排列和实施集中统一保管 对于专业方面的专门文件 特殊载体的文件 如对于专业方面的专门文件 特殊载体的文件 如 基建档案等 可以适当延长收集归档时间 但也要在基建档案等 可以适当延长收集归档时间 但也要在 办理完毕后及时收集 整理 归档 办理完毕后及时收集 整理 归档 第三章第三章 归档的基本要求归档的基本要求 1 1 归档的文件材料须齐全 完整 准确 即每年归档的文件材料须齐全 完整 准确 即每年 需归档的文件材料种类 份数以及每份文件页数等 需归档的文件材料种类 份数以及每份文件页数等 不得残缺不齐 不得残缺不齐 2 2 归档的文件材料应系统 条理 规范 即符 归档的文件材料应系统 条理 规范 即符 合文件的自然形成规律 保管期限区分准确 分类科合文件的自然形成规律 保管期限区分准确 分类科 学 组卷合理 卷盒内文件排列有序 条理清楚 学 组卷合理 卷盒内文件排列有序 条理清楚 3 3 归档进室的档案一定符合要求 案卷题名简 归档进室的档案一定符合要求 案卷题名简 明确切 归档目录内容完整准确 统一装订整齐美观 明确切 归档目录内容完整准确 统一装订整齐美观 案卷排列及编号符合规定 案卷排列及编号符合规定 4 4 机关单位发文应建立 机关单位发文应建立 两套制两套制 打印正文保 打印正文保 存两份 存两份 机关及撤消单位的档案都要按照国家规定 机关及撤消单位的档案都要按照国家规定 定期向档案馆移交 定期向档案馆移交 文书材料归档制度文书材料归档制度 第一章第一章 归档范围归档范围 1 1 党 政 工 团各部门在工作中形成和处理 党 政 工 团各部门在工作中形成和处理 的具有保存价值的各类文件材料 的具有保存价值的各类文件材料 2 2 各业务部门在管理活动中形成和处理的具有 各业务部门在管理活动中形成和处理的具有 保存价值非技术性文件材料 保存价值非技术性文件材料 3 3 外出参观 学习 开会带回来的及向外单位 外出参观 学习 开会带回来的及向外单位 索取的具有保存价值的非技术性文件材料 索取的具有保存价值的非技术性文件材料 第二章第二章 归档时间归档时间 归档文件材料按要求整理后 于次年三月底前归归档文件材料按要求整理后 于次年三月底前归 档 档 第三章第三章 归档份数归档份数 公司的发文要求归档两套 一套定稿与印件 一套印公司的发文要求归档两套 一套定稿与印件 一套印 件 件 第四章第四章 文书材料整理的质量要求文书材料整理的质量要求 为了保持文件之间的有机联系 区别不同价值 为了保持文件之间的有机联系 区别不同价值 便于保管和利用 对归档文件材料整理质量提出如下便于保管和利用 对归档文件材料整理质量提出如下 要求 要求 1 1 为保证归档文件材料整理质量 文件制发一 为保证归档文件材料整理质量 文件制发一 律采用国家标准规定的用纸规格 左侧留有装订线 律采用国家标准规定的用纸规格 左侧留有装订线 不在装订线之外修改文件或批注意见 起草 修改 不在装订线之外修改文件或批注意见 起草 修改 签发 文件一律用钢笔或毛笔 使用耐久性较好的书签发 文件一律用钢笔或毛笔 使用耐久性较好的书 写材料 如墨汁 兰黑及碳素墨水 不准使用铅笔 写材料 如墨汁 兰黑及碳素墨水 不准使用铅笔 园珠笔 红墨水和纯兰墨水 园珠笔 红墨水和纯兰墨水 2 2 归档的文件材料一定要齐全 完整 归档的文件材料一定要齐全 完整 3 3 整理文件时 应保持文件的有机联系 以 整理文件时 应保持文件的有机联系 以 件件 为整理单位 进行文件级整理 一般以每份文为整理单位 进行文件级整理 一般以每份文 件为一件 文件正本与定稿为一件 正文与附件为一件为一件 文件正本与定稿为一件 正文与附件为一 件 原件与复制件为一件 转发文与被转发文为一件 件 原件与复制件为一件 转发文与被转发文为一件 报表 名册 图册等一册 本 为一件 来文与复文报表 名册 图册等一册 本 为一件 来文与复文 可为一件 可为一件 4 4 将文件按年度分开 不同年度的文件一般不 将文件按年度分开 不同年度的文件一般不 得放在一起整理归档 但跨年度的请示与批复应放在得放在一起整理归档 但跨年度的请示与批复应放在 复文年整理归档 没有复文的放在请示年整理归档 复文年整理归档 没有复文的放在请示年整理归档 对于计划 规划 总结 预决算 统计报表以及法规对于计划 规划 总结 预决算 统计报表以及法规 性文件等内容涉及不同年度的文件 应按文件落款日性文件等内容涉及不同年度的文件 应按文件落款日 期 归入文件形成年度整理归档 跨年度的会议 处期 归入文件形成年度整理归档 跨年度的会议 处 理案件等形成的文件 应纳入办结年度整理归档 理案件等形成的文件 应纳入办结年度整理归档 5 5 归档文件的排列 是在分类方案的最低一级 归档文件的排列 是在分类方案的最低一级 类目内 按事由结合时间 重要程度等排列 同一事类目内 按事由结合时间 重要程度等排列 同一事 由内归档文件是按文件形成时间的先后顺序排列 或由内归档文件是按文件形成时间的先后顺序排列 或 者按文件的重要程度排列 不同事由归档文件是按时者按文件的重要程度排列 不同事由归档文件是按时 间 重要程度等方法排列 同一文件印本在前 定稿间 重要程度等方法排列 同一文件印本在前 定稿 在后 批复在前 请示在后 正件在前 附件在后 在后 批复在前 请示在后 正件在前 附件在后 重要法规性文件定稿在前 历次稿依次排列 结论 重要法规性文件定稿在前 历次稿依次排列 结论 决定性文件材料在前 调查依据材料在后 决定性文件材料在前 调查依据材料在后 6 6 归档文件的编号与盖章 室编件号是在同一 归档文件的编号与盖章 室编件号是在同一 年度内 同一组织机构的一个保管期限内从年度内 同一组织机构的一个保管期限内从 1 1 开开 始逐件流水编号 编号后形成永久 定期始逐件流水编号 编号后形成永久 定期 2 2 个流水号 个流水号 全宗号 全宗号 年度 填写此项时 应采用公元纪年 年度 填写此项时 应采用公元纪年 以以 4 4 位阿拉伯数字表示 位阿拉伯数字表示 保管期限 保管期限分为保管期限 保管期限分为 永久 定期永久 定期 2 2 种 种 盖章 填写归档章项目时应使用盖章 填写归档章项目时应使用 符合档案保护要求的字迹材料 如碳素墨水等 也可符合档案保护要求的字迹材料 如碳素墨水等 也可 使用打号机打号 禁止用园珠笔 铅笔 纯兰墨水不使用打号机打号 禁止用园珠笔 铅笔 纯兰墨水不 耐久的书写材料进行填写 归档章一般应加盖在归档耐久的书写材料进行填写 归档章一般应加盖在归档 文件首页上端居中的空白位置或左上端空白位置 如文件首页上端居中的空白位置或左上端空白位置 如 有文件签发单或收文处理单的 也可盖在文件处理单有文件签发单或收文处理单的 也可盖在文件处理单 上端空白位置 这样既可加盖归档章 也便于保护文上端空白位置 这样既可加盖归档章 也便于保护文 件正本的原始面貌 归档章尽量不要压住文件字迹 件正本的原始面貌 归档章尽量不要压住文件字迹 也不宜与批示文字或收文章等交叉 也不宜与批示文字或收文章等交叉 7 7 归档文件的编目及格式 归档文件的编目及格式 件号 归档文件件号 归档文件 目录中目录中 件号件号 是指室编件号 应填写室编件号 是指室编件号 应填写室编件号 责任者 填写责任者项时一般应使用全称或通用简称 责任者 填写责任者项时一般应使用全称或通用简称 联合发文时一般应将所有责任都照实抄录 责任过多联合发文时一般应将所有责任都照实抄录 责任过多 时可适当省略 但立档单位是责任者的必须抄录 未时可适当省略 但立档单位是责任者的必须抄录 未 署责任者的文件 编目时应尽量根据文件内容 形式署责任者的文件 编目时应尽量根据文件内容 形式 等特征加以考证并填写 等特征加以考证并填写 文号 填写文号项时应照文号 填写文号项时应照 实抄录 代字 年度 顺序号都不能省略 文号栏内实抄录 代字 年度 顺序号都不能省略 文号栏内 不得填写诸如不得填写诸如 会议文件之一会议文件之一 等文件顺序号 亦不等文件顺序号 亦不 得填写得填写 情况反映情况反映 等刊物名称 等刊物名称 题名 填写题名题名 填写题名 时应照实抄录 有的文件还有副题名或并列题名 在时应照实抄录 有的文件还有副题名或并列题名 在 正题后能够反映文件内容时 副题名一般无须抄录 正题后能够反映文件内容时 副题名一般无须抄录 并列题名即以其他语言书写的题名 需要时与正题名并列题名即以其他语言书写的题名 需要时与正题名 一并抄录 有的文件没有题名 或题名含义不清 不一并抄录 有的文件没有题名 或题名含义不清 不 能提示或不能全面提示文件内容 应根据文件内容重能提示或不能全面提示文件内容 应根据文件内容重 新拟写或补充标题 并在新拟或补充标题之外加新拟写或补充标题 并在新拟或补充标题之外加 号填写在目录中 会议记录须重拟题名时 应写明会号填写在目录中 会议记录须重拟题名时 应写明会 议的时间和主要内容 此外 有些归档文件的附件独议的时间和主要内容 此外 有些归档文件的附件独 立性强 如正文仅有实施意见 附件则是具体的条文立性强 如正文仅有实施意见 附件则是具体的条文 规定 或者附件是正文的重要补充和说明 此时应在规定 或者附件是正文的重要补充和说明 此时应在 正件题名后抄录附件题名 处加正件题名后抄录附件题名 处加 号 号 日期 日期 填写日期时应以填写日期时应以 8 8 位阿拉伯数字标注年 月 日 如位阿拉伯数字标注年 月 日 如 20012001 年年 1 1 月月 1717 日 标注为 文件上未注明日期的 日 标注为 文件上未注明日期的 编目时应根据文件内容加以考证并填写 实际填写目编目时应根据文件内容加以考证并填写 实际填写目 录时 为避免日期项占用的列宽过长 可将表示月 录时 为避免日期项占用的列宽过长 可将表示月 日的数字回行填写 即填为两行 上行为年度 下行日的数字回行填写 即填为两行 上行为年度 下行 为月 日 为月 日 页数 计算页数时以文件中有图文的页页数 计算页数时以文件中有图文的页 面为一页 空白页不计 大张的文件或图表折叠后 面为一页 空白页不计 大张的文件或图表折叠后 仍按未折叠前有图文的页数计算页数 仍按未折叠前有图文的页数计算页数 备注项用于备注项用于 填写归档文件需要补充和说明的情况 包括密级 缺填写归档文件需要补充和说明的情况 包括密级 缺 损 修改 补充 移出 销毁等 另外如果有些条目损 修改 补充 移出 销毁等 另外如果有些条目 须说明的情况较多 备注栏难以填写时 可在备注栏须说明的情况较多 备注栏难以填写时 可在备注栏 中加注中加注 号 将具体内容填入备考表中 号 将具体内容填入备考表中 打印打印 归档文件目录时 鉴于目录中不同条目的内容长度不归档文件目录时 鉴于目录中不同条目的内容长度不 同 占用空间也不同 目录中的行距允许有所不同 同 占用空间也不同 目录中的行距允许有所不同 归档文件目录应单独装订成册并编制封面 目录及归档文件目录应单独装订成册并编制封面 目录及 封面用纸幅面尺寸统一为国际标准封面用纸幅面尺寸统一为国际标准 A4A4 型 型 8 8 归档文件的装订及装盒 归档文件的装订及装盒 永久保管文件的装订 永久保管文件的装订 件件 内文件材料去掉金属物 对破损文件进行修裱 内文件材料去掉金属物 对破损文件进行修裱 对字迹模糊或易退变的文件进行复制 对过大的文件对字迹模糊或易退变的文件进行复制 对过大的文件 进行折叠等 然后将进行折叠等 然后将 件件 内的各页以左 下侧对齐 内的各页以左 下侧对齐 采用三孔一线装订法装订 采用三孔一线装订法装订 定期保管文件的装订 定期保管文件的装订 件件 内文件保持原样 按顺序排列后以件为单位用内文件保持原样 按顺序排列后以件为单位用 订书机装订 订书机装订 装盒 归档文件应严格按照件号的先装盒 归档文件应严格按照件号的先 后顺序装入档案盒 与归档文件目录中相对应的排列后顺序装入档案盒 与归档文件目录中相对应的排列 顺序相一致 不同形成年度的归档文件不应收入同一顺序相一致 不同形成年度的归档文件不应收入同一 档案盒 不同保管期限的归档文件不应放入同一档案档案盒 不同保管期限的归档文件不应放入同一档案 盒 不同机构形成的归档文件不应放入同一档案盒 盒 不同机构形成的归档文件不应放入同一档案盒 声像材料归档制度声像材料归档制度 声像档案是国家档案的组成部分 是生产建设 声像档案是国家档案的组成部分 是生产建设 科学研究等活动的真实历史记录之一 是以照片 底科学研究等活动的真实历史记录之一 是以照片 底 片 录音带 录像带 影片为载体的文件材料 加强片 录音带 录像带 影片为载体的文件材料 加强 声像材料的归档管理 保证其完整性 准确性 系统声像材料的归档管理 保证其完整性 准确性 系统 和及时性 是档案管理所必须切实抓好的一项工作 和及时性 是档案管理所必须切实抓好的一项工作 为了加强声像材料的归档管理 保证档案的完整 为了加强声像材料的归档管理 保证档案的完整 准确 系统 充分发挥档案作用 为公司各项工作和准确 系统 充分发挥档案作用 为公司各项工作和 社会服务 特制定本制度 社会服务 特制定本制度 公司各部室在工作中形成的具有长期保存利用价公司各部室在工作中形成的具有长期保存利用价 值的声像材料 均要求按规定及时向档案室移交归档 值的声像材料 均要求按规定及时向档案室移交归档 以便妥善保管及方便利用 以便妥善保管及方便利用 第一章第一章 声像材料的归档范围声像材料的归档范围 1 1 党和国家领导人及省级领导人来总部视察活 党和国家领导人及省级领导人来总部视察活 动的照片 底片 录音 录像带 动的照片 底片 录音 录像带 2 2 上级机关来公司检查工作的照片 底片 录 上级机关来公司检查工作的照片 底片 录 音 录像带 音 录像带 3 3 公司职工大会 纪念和庆祝性员工集会的照 公司职工大会 纪念和庆祝性员工集会的照 片 底片 录像带 片 底片 录像带 4 4 省以上电视台 广播电台 报社 杂志社拍 省以上电视台 广播电台 报社 杂志社拍 摄或采用的有关公司活动及面貌的照片 底片 录音 摄或采用的有关公司活动及面貌的照片 底片 录音 录像带 新闻电影考贝 录像带 新闻电影考贝 5 5 公司组织或参加的重要外事活动中形成的照 公司组织或参加的重要外事活动中形成的照 片 底片 录音 录像带 片 底片 录音 录像带 6 6 反映公司特点和面貌的照片 底片 录音 反映公司特点和面貌的照片 底片 录音 录像带 录像带 7 7 外出购买或交流 摄录的照片 底片 录音 外出购买或交流 摄录的照片 底片 录音 录像带 录像带 8 8 公司有关领导和职工参加重要社会活动的照 公司有关领导和职工参加重要社会活动的照 片 底片 录音 录像带 片 底片 录音 录像带 9 9 其他具有保存价值的照片 底片 录音 录 其他具有保存价值的照片 底片 录音 录 像带 像带 第二章第二章 归档时间归档时间 1 1 照片 底片要求在冲洗出照片后一个月内归 照片 底片要求在冲洗出照片后一个月内归 档 外出购买 交流 摄制资料照片 底片在报销前档 外出购买 交流 摄制资料照片 底片在报销前 归档 归档 2 2 录音在录制后半个月内归档 录音在录制后半个月内归档 3 3 录像在录制后半个月内归档 需要送交上级 录像在录制后半个月内归档 需要送交上级 部门审查和电视台播放的审查 播放后归档 部门审查和电视台播放的审查 播放后归档 第三章第三章 归档要求归档要求 1 1 凡需要归档的声像材料 必须收集齐全 鉴 凡需要归档的声像材料 必须收集齐全 鉴 别清楚 照片 底片归档前 归档部室和归档个人要别清楚 照片 底片归档前 归档部室和归档个人要 把每张照片 底片进行认真地分辨 一一填写摄拍的把每张照片 底片进行认真地分辨 一一填写摄拍的 时间 地点 对象 内容 涉及人物的还要注明职务 时间 地点 对象 内容 涉及人物的还要注明职务 录音带 录像带要注明录制时间 录制人 拟写录音录音带 录像带要注明录制时间 录制人 拟写录音 录像带题名 编制内容的简要说明或介绍 有解说词录像带题名 编制内容的简要说明或介绍 有解说词 及其它文字材料的要随同声像材料一同归档 可不必及其它文字材料的要随同声像材料一同归档 可不必 再编制内容说明或介绍 再编制内容说明或介绍 2 2 凡归档的声像材料要保证质量 照片 底片 凡归档的声像材料要保证质量 照片 底片 要求拍摄中洗清晰可见 无划痕 断裂现象 反差适要求拍摄中洗清晰可见 无划痕 断裂现象 反差适 度 录音带要求口齿清楚 声音宏亮 能够让人听清 度 录音带要求口齿清楚 声音宏亮 能够让人听清 录像带要求影像清晰 声音清楚 宏亮 录像带要求影像清晰 声音清楚 宏亮 3 3 归档的照片 底片 要求按其形成规律 特 归档的照片 底片 要求按其形成规律 特 点进行系统排列 需要保密的要提出密级 点进行系统排列 需要保密的要提出密级 4 4 各部门及有关人员在形成声像材料同时 必 各部门及有关人员在形成声像材料同时 必 须承担声像材料的归档责任 照片 底片的归档由拍须承担声像材料的归档责任 照片 底片的归档由拍 摄人员负责 录音录像属于本部录制的 由本部负责摄人员负责 录音录像属于本部录制的 由本部负责 聘请工作的部门及人员负责 属于外出购买复制的由聘请工作的部门及人员负责 属于外出购买复制的由 负责购买 复制工作的部门和个人负责 负责购买 复制工作的部门和个人负责 5 5 本部的声像档案由档案室实行集中统一管理 本部的声像档案由档案室实行集