商务电子邮件格式

商务电子邮件格式 一 一封完整的电子邮件包括以下几个部分 主题 称呼与问候 正文 附件 语言与编码 签名 回复邮件 发送 抄送 密送 主题 不能有空白标题 主题要简短 不宜冗长 一封信尽可能只针对一个主题 避免在一 封信内谈及多件事情 称呼与问候 邮件开头要恰当地称呼收件人 如果对方有职务 则按职务尊称对方 如 经理 部长 等 如果不知道对方职务 也可按 先生 小姐 尊称 但切记要事先弄 清对方性别 对于上级不宜直呼全名 多个收件人时可用 大家 或 All 开头写 Hi 或 您好 结尾常见的可写 Thanks and Best Regards 或中文的 祝您顺利 正文 正文应简明扼要的说清楚事情 要注重用词 语气和行文通畅 多使用敬语 若事情 复杂可用 1 2 3 4 罗列出来 合理利用表格和图片 便于查看 附件 如果邮件带有附件 应在正文中提示收件人查看 附件数量不宜超过 4 个 若附件是 特殊格式 应在正文中说明打开方式 以免影响使用 语言与编码 由于存在中英文编码不同的问题 尽量不使用英文邮件 除非特殊需要 中文用宋体 或新宋体 英文用 Verdana 或 Arial 字号用 5 号或 10 号 签名 每封邮件结尾都应署上签名 便于对方清楚发件人信息 签名档包括 姓名 职务 公司 电话 传真 地址等信息 引用一个短语作为签名档的一部分也是可行的 如座右 铭 公司口号等 回复邮件 收到他人的重要邮件后应即刻回复一下 特别是对一些紧急重要文件 若处于出差或 休假中 可设置自动回复 以免影响工作 回复的字数尽量不要少于 10 个字 以示尊重 发送 抄送 密送 TO TO 指接收者 TO 的人是要受理这封邮件所涉及主要问题的 理应对邮件予以回 应 CC CC 指抄送 CC 的人只需要知晓邮件的内容 没有义务对邮件予以回应 但如果 CC 的人有建议或意见的话也可以回复邮件 BCC BCC 指密送 即收件人不知道邮件发给了 BCC 的人 一般用于非常规场合 其中 TO 和 CC 中的各收件人排列要遵循一定的规律 如按部门排列 按职位等级从高到 低 或从低到高 注意 当使用职场邮件对外沟通时 应谨守商业电子邮件分寸 不要撰写或传送与职场毫无 关系的内容 因为在某些情况下 电邮会被保存在企业的公用硬盘或备份档案中 二 在职场邮件中 最重要的是学会如何正确使用发送 抄送 密送 公司邮件内容主要分为两类 一是问题沟通类 二是信息类 包括报告 申请 征求 意见稿 非正式的小范围的通知 报表 工作小结等 1 问题沟通类是以问题沟通单位形式出现 类别发送抄送备注 公司内问题责任人问题部门责任 人 企管部 文员或经理 一般不需抄送总经理 公司间问题责任人问题部门责任 人 总经理 企管部 文员 或经理 受双重领导的部门应当根据沟通单 的内容 即针对具体业务活动的职 权归属可酌情抄送给系统负责人 问题责任人非企管部的沟通单不需 抄送企管中心 不需抄送总裁及执 行总裁 公司与总部问题责任人系统负责人 总经理 企管 中心专员 不需抄送总裁及执行总裁 公司 总部 间问题 沟通单未按时处理投 诉 企管中心负 责人 企管中心专员企管中心负责对未按时处理责任人 处罚 2 信息类邮件 包括报告 申请 征求意见稿 非正式的小范围的通知 报表 工 作小结等 一 关于主送 应根据邮件的内容及发件 收件人的隶属关系及职权范围确定收件人 确定收件人规范是 a 请示 报告 工作小结 报表等一般只写一个抄送人即直属上级 如上级有要求 可同时抄送平行部门 否则无需抄送 除隔级负责人直接交办的事项外 一般不 需主送必要时可抄送给隔级负责人 b 受双重领导的员工向上级发邮件 应当根据邮件内容 即针对具体业务活动的职 权归属写明主送人和抄送人 二 关于抄送 抄送范围得当 有助于邮件处理 否则将贻误沟通或造成人力 物力的浪费 1 应当抄送的情况 a 除主送人外 需要监督执行或知晓邮件的其他人 应列为抄送人 b 向下级或者本系统的重要行文 应当同时抄送直接上属 c 上级受双重领导的下级发邮件 必要时应当抄送其