公司业务管理制度(版)

业务管理制度 总则 1 为强化公司营销管理 规范所属人员工作程序 提高工作效率 特制定 本制度 2 本制度适用于营销中心各部门的管理工作 求相关员工个遵守 维护制 度的严肃性 第一章日常管理 1 为了建成一支作风优良 纪律严明 技术过硬的营销团队 为使每名 业务人员能够得到及时的指导 根据营销中心的工作特性 制定相应的 管理制度 具体细则见 营销管理软件实施细则 2 公司所有业务人员未经许可严禁代理其它公司产品 若有违反一经查 实 立即开除 第二章 费用管理 费用管理是营销业务管理工作中的重要环节 对于控制营销成本 提高经 济效益 规范 业务行为 具有重要的作用 1 公司实行收支两条线管理 货款必须直接打入公司指定的账户 严禁 各业务人员动用货款 如因具体原因须由业务人员支付的费用 如运费 会议费等 事前必须在营管部填写 营销费用支出申请表 有大区 经理批准后执行 否则不予报销 2 各种费用必须按规定如实报销 不得弄虚作假 一经发现 处虚报款 额五倍罚款 并解除劳动合同 第三章 合同管理 为维护公司合法权益 避免经济损失及提高经济效益 对公司营销业务强化合 同管理 严格合同管理操作程序 1 委托授权 签订合同的授权实行委托代理制 由公司法人签发 授权书 授予营 销副总及各区业务人员为委托代理人 全权对外签订合同 2 合同评审 合同签订前 承办人员应全面审视各项合同条款 检查是否符合国家经济合 同法和相关行业法规 有关质量保证 交货 价格及付款方式期限等是否适宜 然后拟出草案 按审批权限报送评审 3 合同签订注意事项 一 所有合同签订前 承办人员应全面了解对方的资信情况 在和客户详细 分析市场的基础上商议的目标 首次合作的必须填写 客户档案 二 使用公司统一制发的经济合同文本及附件 一式三份 一份交客户 一 份交营销内勤备案 一份由经办人员留存 三 承办人员签订合同 应注意条款内容 严谨细致 表述明确 文字表达 准确 清楚 第四章 信息传递控制 信息传递控制主要内容包括 一 总裁办公室为公司内部信息收集和处理部门 应指定专人负责业务信息 的收集 再整理 存档工作 二 各部门主要领导作为业务信息资源的负责人 负责本单位信息报送的组 织和审核工作 各部门的业务秘书 或指定专门信息员 作为业务信息的责任 人 负责本单位的信息收集和报送工作 三 为掌握公司日常经营情况 保证住处披露的及时 准确 公司业务部门 应当及时与董事会办公室沟通反馈日常经营情况 四 所有内部知情人在信息公开披露之前负有保守秘密的交务 第五章 内部审计控制 内部审计控制主要内容包括 一 风险控制部负责公司内部审计 直接接受监事会传导 风控部独立于公 司各业务部门之外 就内部控制制度的执行情况 独立地履行检查 评价 报 告 建议职能 并对监事会负责 二 风险控制部负责人任免由监事会决定 三 风险控制部应于每年四月底前向监事会提交上一年度风险控制工作报告 风控工作报告应据实反映内部审计部门在上一年度中所发现的内部控制的缺陷 及异常事项 对发现的内部控制缺陷及异常事项的处理建议及整改情况等内容 四 风险控制部通过定期或不定期检查内部控制制度的执行情况 确保公司 各项经营管理活动的有效运行 五 任何部门和人员不得拒绝 阻挠 破坏内部风控工作 对打击 报复 陷害风控工作人员的行为必须制定严厉的处罚制度 六 严格风控人员奖惩制度 对滥用职权 徇私舞弊 玩忽职守的 应追究 有关部门和人员的责任 对在风控工作中表现突出的 应予以适当的表彰与奖 励 第六章 电子信息系统控制 电子信息系统控制主要内容包括 一 根据 中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例 等有关法律 法 规 结合公司信息系统的个体情况 制定了电子信息系统的管理规章 操作流 程 岗位手册和风险控制制度 二 数据库管理系统的口令必须由信息技术中心专人掌握 并定期更换 操 作人员应有互不相同的用户名 定期更换操作口令 严禁操作人员泄露自己的 操作口令 禁止同一人掌管操作系统口令和数据库管理系统口令 三 建立和完善技术监管系统 定期进行独立的对帐 核对交易数据 清算 数据 保证金数据 证券托管数据以及会计数据的一致性和连续性 离岗人员 必须严格办理离岗手续 明确其离岗后的保密义务 退还全部技术资料 同时 其负责的信息系统的口令必须立即更换 四 对交易业务数据实施严格的安全保密管理 交易业务数据不得随意更改 公司电脑部建立证券投资部交易业务数据库 并定期和不定期与财务部数据库 进行核对 防止使用过程中产生误操作或被非法篡改 每个工作日结束后必须 及时对交易业务数据进行备份 五 指定专人负责计算机病毒防范工作 配置经国家认可的计算机病毒检测 清除工具 定期进行病毒检测 第七章 客户管理及事故处理管理 一 每年初进行一次客户档案整理工作 由各区域业务人员重新填写 客 户档案 由营管部整理存档 运作中如客户情况有更改 须立即办理更改手 续重新填写 如果因业务人员没有及时办理客户档案变更 因此造成的公司损失 有业务人员全额承担 二 对在业务开展过程中发生的各类事故 业务人员必须在第一时间逐级 向营销副总汇报 再采取相应的措施 并将处理方案形成书面文字经营销副总 批准后执行 费用报销时 需附上批准材料 情况说明 相关证据及票据 未 经批准擅自处理的 费用不予报销 第八章 内部控制效果的检查和评估 1 董事会负责督促 检查和评价证券公司各项内部控制制度的建立与执行情况 对内部控制的有效性负最终责任 每年至少进行一次全面的内部控制检查评价 工作 并形成相应的专门报告 董事会应对外部审计机构和公司风控部门等对 公司内部控制提出的问题和建 议认真研究并督促落实 2 监事会应对董事会 经理人员履行职责的情况进行监督 对公司财务情况和 内部控制建设及执行情况实施必要的检查 督促董事会 经理人员及时纠正内 部控制缺陷 并对督促检查不力等情况承担相应责任 3 风险控制部应从以下几个方面 对公司总体内部控制的有效性进行评估 一 控制环境 指影响内部控制效果的各种综合因素 控制环境是其他控 制要素发挥作用的基础 直接影响到内部控制的贯彻执行及内部控制目标的实 现 主要包括 董事会的结构 经理层的职业道德 诚信及能力 经理层的管理哲 学及 经营风格 聘雇 培训 管理员工及划分员工权责的方式 信息沟通体系等 二 风险评估 指公司对可能导致内部控制目标无法实现的内 外部因素 进行评估 以确认这些因素的影响程度及发生的可能性 其评估结果可协助公 司制 定必要的内部控制制度 三 控制活动 指协助经理层确保其指令已被执行的政策或程序 主要包 括核准 验证 调节 复核 定期盘点 记录核对 职能分工 保障资产安全 及与 计划 预算 与前期效果的比较等内容 四 信息及沟通 内部控制必须能产生规划 监督等所需的信息 并使信 息需求者能适时取得相关信息 主要包括与内部控制目标有关的财务及非财务 信息 在公司内部的传递及向外传递 五 监督 指对内部控制的效果进行评估的过程 包括评估控制环境是否 良好 风险评估是否及时 准确 内部控制活动是否适当 确实 信息及沟通 系统 是否好顺畅等 监督可分为持续性监督及专项监督 持续性监督是经营过程中 的例 行监督 包括经理层的日常管理与监督 员工履行其职务时所采取的监督等 专项 监督是由公司内部相关人员或外部相关机构就某一特定目标进行的监督 4 风险控制部应于每年三月底前完成对上一年度内部控制的评估工作 并分别向董事会 监事会提交内部控制报告和风控工作报告 上述报告至少应包括对第二十二条所列五个方面的评价及对公司内部控制总体 效果的结论性意见 5 董事会应就上述内部控制报告召开专门的董事会会议并形成决议 第九章 账目管理 1 业务人员应该对自己经手的账目做详细的记录 2 业务往来账目属公司机密 不得内部交流和外传 3 每天的回款业务应在当天记入业务日志 确保账目的及时性和准确性 4 业务人员与营管部每两月至少对账一次 营管部安排专人打印出当次 时间段内的流水情况 交与业务人员并作登记 相关业务人员对清账目后 双方签字确认 由营管部存档 第十章 媒体广告宣传的管理 1 加强对媒体广告宣传的管理 使之有计划 有控制地达到预期的宣传 效果 广告制作由产品经理提出申请 由企划部负责制作 2 申报审批 广告发布前填写广告发布申请表 报营销副总批准 3 实施 3 1 业务人员负责与发布媒体签订正式严密的广告发布合同 和同包括发布的 媒体 时间段 位置 次数 费用 违约责任 监控措施 电视台账号 开户 行 联系电话 联系人等内容 同事必须在合同中要求对方不得变更合同要求 如有变更必须在变更前书面通知我公司 否则按违约处理 3 2 业务人员应认真监控广告合同内容的执行情况 发现与所签订合同不符情 况及时向公司领导报告并妥善处理 第十一章 会议管理 1 营销例会 1 1 公司实行销售例会制度 原则上销售例会每一个月举行一次 业务经理和 业务主管 代理主管都要参加 周一上午召开周例会 周五下午一周工作总结会 1 2 本年度会议时间初步定为 2014 年 11 月 2 日 2015 年 3 月 1 日 8 月 2 日 12 月 1 日 1 3 例会的主要内容包括 下一阶段需或计划 阶段性业务总结 工作述职 市场状况分析 当前工作部署 对账 报销以及特殊问题处理 原则上不按规 定办理完有关公务不允许再次出差 以保持严谨 有序 积极的业务工作习惯 2 业务会议 业务会议是指业务大区定期召开的业务交流会议 每月至少召开一次 3 推广会议 3 1 推广会议指各省召开的投融交流会和业务人员组织的本公司产品推广会 应充分发挥会议作用 达到提高公司形象和促进产品销售的目的 3 2 业务人员确定参加或组织会议前 必须提前一周提出会议计划申请 并填 写 推广会申请表 逐级报公司领导审批 交营管部存档 业务人员还应提供 当次会议的客户签到表 或照片 在会议结束后随 推广会总结表 报销 4 会议总结和费用管理 4 1 公司参加的会议应作会议总结表 4 2 会议期间发生的费用按照公司规定行使报销 第十二章 信息收集与反馈 1 公司全体员工都有责任与义务收集市场信息 客户意见建议 并按规定填写 信息反馈表 2 收集整理 2 1 推广部负责收集整理相关市场信息 通过每次例会反馈 必要时写出专项 报告 3 反馈 3 1 市场推广部负责对所收集的信息 按公司规定程序进行反馈 3 2 营销内勤负责协调处理客户的投诉及其它突发事项 3 3 反馈信息需进行各部门协作处理的 由市场推广部负责与其它部门进行协 调 3 4 对突发事件处理完的记录 由营销内勤负责保管 存档 第十三章 业务规范 私募基金财产应当设定为均等份额 除基金合同另有约定外 每份基金份额具 有同等的合法权益 1 从事私募基金业务 投资者 基金管理人 基金托管人应当订立书面的基金 合同 明确约定各自的权利 义务和相关事宜 基金合同应当包括 证券投资基金法 第九十三条 第九十四条规定的必备内 容 2 除基金合同对基金财产的托管事项另有约定外 私募基金财产应当由符合 证券投资基金法 规定的基金托管人进行托管 3 基金管理人可以自行推介 销售基金份额 也可以委托其他机构代为办理 基金管理人 基金销售机构应当采取适当措施确保投资者符合本办法的规定 向投资者充分揭示投资风险 并根据投资者的风险承担能力销售不同风险等级 的基金 基金管理人 基金销售机构不得以虚假 片面 误导 夸大的方式宣 传推介基金 4 基金管理人 基金销售机构不得使用报刊 电台 电视台 互联网等公众传 播媒体形式或者讲座 报告会 分析会等方式向不特定对象宣传推介基金 5 私募基金募集完毕 基金管理人应当根据基金业协会的规定及时办理相关备 案手续经备案的私募基金 单只规模超过 1 亿元人民币或者基金份额持有人人 数超过 50 人的 基金业协会应当向中国证监会报告 第十四章 业务交接管理 1 因工作岗位调整或离职等原因 原业务区业务负责人工作岗位变更时 须按照本规定办理业务交接手续 并及时通知其他相关部门 2 业务一经交接 接任业务人员全权负责该业务区的一切业务工作 原 业务负责人有责任和义务协助其做好原先业务相关问题 往来账目 调换货 的处理工作 3 业务交接程序 3 1 接到业务交接指令后 交接双方应在领导安排的期限内做好往来账目和实 地交接工作 不得无故拖延 3 2 原业务负责人须清理好往来账目 主动与接任业务人员接洽 有责任和义 务介绍该区域目前的业务状况和预期发展情况 3 3 业务交接双方须全面核查业务往来账目 按公司业务往来账目管理的规定 核对各类明细 核对无误后双方签字确认 然后交营管部存档 4 凡因业务交接工作不清造成的公司损失 接任业务人员负主要责任 同时 公司有权视情况追究原业务负责人的责任 触犯法律的移交司法部门处理 5 原业务负责人在业务交接