办公室5S打造标准及实施方案

办公室办公室 5S5S 推进标准及实施方案推进标准及实施方案 一 目的一 目的 通过 5S 打造工作有效开展办公环境 提升办公室人员的工作效率 改善办 公场所的环境 提高办公室人员的整体素质 提升公司的整体形象 二 使用范围二 使用范围 本方案适用于办公室全体人员 三 具体实施时间三 具体实施时间 2016 年 1 月 1 日正式启动办公室 5S 推进工作 四 办公室四 办公室 5S5S 小组小组 组长 督查 人事行政部 成员 市 场 部 负 责 人 成员 财 务 部 负 责 人 成员 客 服 部 负 责 人 成员 人 事 行 政 负 责 人 五 小组成员职责五 小组成员职责 1 组长职责 总体把握 5S 推行小组的工作方向 批准 5S 推行标准及实施方案 评价 5S 推行 改善成果 在办公区域 5S 活动推行中拥有最高裁决权 2 5S 监查员的职责 对办公区域成员进行 5S 检查和监督 对 5S 检查结果公布到办公区域人员 上报给组长办公区域 5S 推行情况 跟进推行小组会议决定事项 3 组员的职责 参与本部门开展 5S 活动方案 具体落实本部门推行工作 执行 5S 小组的各 种工作指示 参与 5S 活动的具体实施 自查 评比 评价 确定开展 5S 活动 效果 六 办公室六 办公室 5S5S 实施标准要求 实施标准要求 1 桌面 物品方面 将公司用品和个人用品区分开来 公司用品放在明显处 私人物 品放在不明显处 办公用品放在抽屉的上层 私人物品放在抽屉的下层 办公 桌椅应设置姓名标牌 图一 电脑 键盘 电话 水杯 文件筐 笔筒 姓名标牌 部门 姓名 职务 2 文件柜 A 文件柜右上角贴柜子编号 名称 部门以及责任人等 B 文件柜内分层分类 用分隔线和标签区分 图二 3 文件资料 将所有文件资料有效分类 运用形迹管理的方法使文件能够马上被拿取 如下图示为经过分类整理后的文件资料放置图例 分类方式 1 按形式分类 2 按门店分类 3 按一般文件分类 4 按主题分类 5 按标题分类 6 文件编号 1 2 34 6 责任人 保存期限 图三 4 抽屉 主机箱及线路 A 清除不用或不用物品 留下必需品 B 所有物品应分类 并进行标识 C 办公用品放置在上层 个人用品放置在下层 图四 5 墙壁不随意张贴纸张及任何物品 使用胶水 胶纸将纸张贴在墙上时 一旦揭除会留下难看的斑迹 从而影 响办公室整体形象 6 办公室标识管理 6 1 办公区域标识管理 根据办公人员的数量 将办公桌划分为不同员工的作业区域 其标识的内 容包括以下 3 个部分 1 区域名称 2 区域所属人姓名 分层柜分类 第一层 办公用品 第二层 临时用品 第三层 个人私人物品 线路扎整齐 确保安全不凌 乱 主机箱靠一边整齐放好 3 区域人职务 6 2 文件夹标识管理 文件夹外部标识主要是指侧面标识和正面标识 其中 侧面标识主要包括 以下 5 个要素 1 文件夹编号 2 文件夹名称 3 文件夹内文件内容简述 4 文件夹管理部门 5 文件夹管理责任人 6 文件夹标识的注意事项 无论文件的厚薄 文件夹标识的长度 宽度都应保持一致 若将文件夹放入文件盒内 文件盒也应有相应的标识 在文件夹侧面加上斜线或三角形 以形成目视管理标准 统一文件夹标识的规格和字体 在文件柜的 左侧门上做 好文件清单 文件盒上做 好数字编号 与文件柜左 侧门上清单 一致 图五 7 人走桌净 员工如果离开桌子 5 分钟以上 应该在离开办公桌位前将物品整理好放起 来 椅子归为 电脑处于锁屏状态 图六 七 办公室七 办公室 5S5S 推进工作要求推进工作要求 一 整理 1 每日将所有文件 包括电子文档 分为必要 有效 和不要 无效 的 2 每日将审批后的有效表单 记录统一保存文件夹并归档 3 本部门所辖区域的设备 物品 空间 并区分 要 和 不要 并分 类如下 1 设备 电脑 打印机 电话 传真机 文具和书籍等 2 物品 公共办公用品 个人用品等 3 空间 柜 架 桌椅 抽屉和储物柜等 4 不要 物品经 5S 小组判定后 集中处理 二 整顿 1 文件资料的管理整顿 1 将文件按待处理 处理中和已处理分类放置 2 机密类文件根据应用情况分为每日必用 常用和常不用 3 种 常不用 的机密类文件尽快处置 3 电子文档资料分类必须条理清晰 需要永久或长期保存的 应打印成 纸制文件并同时将电子文档存储到电脑硬盘或 U 盘进行妥善保存 2 办公室的整顿 1 办公室桌面除文件盒 文件栏 水杯 电话 台历 办公用品 笔筒 文件 电脑外无其他物品 2 电脑 桌面呈 45 度角贴墙放置 竖式主机置桌面下 3 抽屉 所有物品分类放置 办公用品放上层 个人用品放下层 4 桌椅 桌面物品摆放整齐有序 桌面清洁 干净 椅子摆放整齐 5 垃圾筒 置于办公桌右下角 三 清扫 1 办公区域 如通道 地面 按照每日排班表按时清扫 2 清扫的对象主要是个人办公区域 具体清扫基准如下 清扫对象清扫要求周期清扫时间 个人区域桌面干净 整洁 桌洞内无垃圾 杂物每天一次每天上班前 办公设备电脑主机和重点部位的正面 背面 送风口无污垢每周一次每天上班前 四 清洁 三 安全 1 正确使用办公室各种电器设备 2 定期检查办公区域各种电源 线路的安全状况 3 保持安全通道 出口的畅通 四 节约 1 最大限度地利用各种办公用品 2 设置各类办公用品分类回收箱 3 对不能再使用的办公设备进行相关回收处理 八 办公室 5S 工作检查表 另附表 九 办公区域 5S 检查考核方法 方法说明 定期巡查方法 1 各部门负责人每周至少自查两次 2 5S 小组督查员每周至少巡查一次 发现问题 及时做好记录 不定期巡查方法 5S 小组督查员每周不定期到现场进行巡查和督导 随时发现 5S 活动推行中的问题 以便迅速采取措施解决 文件资料 桌面 电脑中无失效文件 超过保管期限的及时销 毁 保管期限内的在文件资料柜归档 每周一次自定 5S5S 推行小组检查工作流程推行小组检查工作流程 5S 小组督查员定好巡查时间 开展巡查工作 发现问题 发现问题超过 3 项 部门周例会通报批 评 出现问题部门 每人乐捐 50 元 发现问题在三项 以内 部门周例 会通报批评 跟进整改 十 申诉制度十 申诉制度 对 5S 活动检查评比结果 若有认为与实际情况不符或不合理情况 可以邮 件形式或会议提出 由 5S 活动推行小组成员表决裁决问题决策权 申诉人申诉前 必须核对最新检查标准 确定评比有误 并与相关检查人员协商 附表 附表 办公室办公室 5S5S 活动检查表活动检查表 活动检查内容配分得分问题点描述 桌面及抽屉内均无多余物品 且摆放整齐 4 审批后文件是否及时归档 3 办公区域是否有不用或不急用的物品 工具 4 整理 15 分 办公区域是否有明确的区域标识 且标识清 楚 4 定位明确 使用目视管理 任何人可随时使用 4 文件柜 办公用品是否有管理责任人 3 文件等是否实施定位化管理 4 整顿 15 分 办公桌下是否有工作无关物品存放 4 地面 桌面是否杂乱 3 电脑和办公设备线路是否杂乱 3 个人区域墙壁 地面是否保持干净 3 清扫 15 分 办公区域文件 工具 办公用品是否有灰尘 2 复查 办公区域死角是否有灰尘 4 办公设备是否保持干净 3 抽屉内是否杂乱 3 私人物品有无依规定放置 3 下班时桌面上是否整齐 3 清洁 15 分 办公区域人员是按照前 5S 是否规范化 标 准化 3 是否遵照规定统一穿戴工服 佩戴工牌 3 待人接物态度好 语言礼貌 举止文明 3 有无迟到 早退 旷工现象 3 坚持上班前开展 5S 活动五分钟 下班后开展 5S 活动五分钟 3