办公室管理制度及工作流程

一 会议管理制度及工作流程一 会议管理制度及工作流程 1 会议分为 行政会议 月度总结大会 全体员工大会 1 行政会 每周一上午 8 30 会议地点 办公楼会议室 会议主持 办公室主任 参会人员 各部门负责人 记录 文员 会议内容 通报上周安排工作的进展情况 研究部署下周工作 解决工作中出现的具体问题 各部门之间相互沟通 配合 调节事宜 2 总结会 每月月底最后一天下午 3 00 会议地点 办公楼会议室 会议主持 办公室主任 参会人员 总公司各部门员工 记录 文员 会议内容 各部门领导总结本月工作情况 部署下月工安排 解决工作中出现的具体问题 各部门工作的衔接 3 全体员工大会 1 3 个月一次 时间另行确定 会议地点 办公楼会议室 会议主持 办公室主任 参会人员 公司全体员工 记录 文员 会议内容 各部门领导汇报所属部门工作情况及下步工作安 排 检查各部门之间的工作衔接 要求全体员工提出对公司的全面分析和见解 一 周后交于行政 2 临时会议 不定期组织 3 会议冲突时坚持小会服从大会的原则 第三章第三章会前准备会前准备 第一条公司召开的公司级会议会务服务统一归口办公室负责 各 部门召开会议需用公司会议室 应由办公室统筹安排 第二条会议召集人在会议召开 2 日前将会议的主题 地点 时间 和对与会者的要求等下发或通知所有与会者 第三条会议主持人和与会人员都应在会议召开 2 日前做好有关准 备工作 包括拟好会议提案 汇报总结提纲 发言要点 工作计划草案 决议决定草案等 记录人根据会议通知和 与会者的会前准备资料在会议召开 2 日前拟定 会议议程 交会议召集人审核 第四条所有与会者都应该遵守公司的会议制度 不迟到 不早退 不无故缺席 因为特殊原因不能完整地参加会议的与会者 应提前向会议召集人说明情况 并且将自己的观点尽量用 书面的形式转达给会议召集人 由会议召集人代为表达 第五条会议的基本人员应该包括 召集人 与会者 记录员 会 议原则上应由召集人主持 也可由召集人指定他人代为主 持 第四章第四章 会议组织及要求会议组织及要求 第六条会议组织遵照 谁主办 谁组织 的原则 第七条会议主持人须遵守以下规定 1 主持人应提前 10 分钟到达会场 检查会务落实情况 做好 会前准备 2 主持人一般应于会议开始后 将会议的议题 议程 须解 决的问题及目标 议程推进中应注意的问题等 进行必要 的说明 3 会议进行中 主持人应根据会议进行中的实际情况 对议 程进行适时 必要的控制 并有权限定发言时间和中止与 议题无关的发言 以确保议程顺利推进及会议效率 4 属讨论 决策性议题的会议 主持人应引导会议作出结论 对须集体议决的事项应加以归纳和复述 适时提交与会人 表明意见 对未议决事项亦应加以归纳并引导会议就其后 续安排统一意见 5 主持人应将会议议决事项付诸实施的程序 实施部门 达 成标准和完成时限等会后跟进安排向与会人员明确 第八条参会人员须遵守以下规定 1 应提前 5 分钟到达会场 并在 会议签到表 上签到或由 主持人点名签到 2 准确 充分地表达自己的立场 会议发言应言简意赅 紧 扣议题 3 会议讨论过程中 与会者应注意文明用语 4 遵循会议主持人对议程控制的要求 5 属工作部署性质的会议 原则上不在会上进行讨论性发言 6 遵守会议纪律 与会期间应将手机调到至静音或将手机呼 叫转移至部门另一未与会人处 原则上不允许接听电话 如须接听 请离开会场 7 做好本人的会议纪录 第五章第五章 会议记录会议记录 第九条公司各类会议均应设专用记录本进行会议记录并由会议召 集人确定专人负责记录 会议记录应遵守以下规定 1 以专用会议记录本做好会议的原始记录及会议考勤记录 根 据需要整理会议纪要 2 会议记录应坚持实事求是的原则 尽量采用实录风格 确保 记录的原始性 记录员应署名 3 对会议已议决事项 应在原始记录中括号注明 议决 字样 4 会议原始记录应于会议当日 会议纪要最迟不迟于会议后 2 个工作日呈报会议主持人审核签名 如需下发文件 主持人 审核后由行政副总 总经理逐级审核批准后再下发 如非下 发文件 逐级审核后归档 5 负责会议考勤记录 并报会议主持人核准 6 做好会议原始记录的日常归档 保管工作 及时将经主持人 核准的 会议签到表 的考勤记录报考勤人员 第十条会议纪要和会议记录的发放 传阅 归档 1 公司级会议纪要的发放或传阅范围由会议主持人 行政副总 审核 总经理确定 并由办公室存档备查 按年度移交公司 档案室 2 各部门的会议记录 由本部门常设会议记录员负责日常归档 保管 3 会议记录为公司的机要档案 保管人员不得擅自外泄 其调 阅应严格按照公司文档管理制度和保密制度的有关规定执行 第六章第六章 会议精神的督办及执行会议精神的督办及执行 第十一条 会议跟进 1 会议决议 决策事项需要会后跟进落实的 按照部门职责分 工由主办部门跟进落实 会议主持人另有指定的 从主持人 指定 2 会议跟进的依据以会议决议 纪要及会议原始记录为准 3 办公室负责会议议定事项的督办和催办 定期检查会议决议 纪要及会议记录及落实情况 并将督办和催办情况报告会议 主持人 并将作为考核当事人工作的依据 4 部门会议的跟进落实 督促检查工作由各部门自行安排 第七章第七章 会议纪律和要求会议纪律和要求 第十二条 公司级会议的保密 1 与会人员要严格遵守保密纪律 不得将会议内容 讨论的有 关情况向外泄露 2 会议议决事项 应严格保密 除按规定履行职责需要外 与 会人员不得外传会议讨论和议决情况 3 故意泄漏 传播会议有关情况的 视负面影响的大小作出相 应处罚 第十三条 管理权责和处罚 1 办公室负责公司会议的统筹协调及本制度的执行监督 2 会议主办部门负责会议的组织工作 并有权对违反本制度的 行为提出处罚 3 迟到 早退 缺席 1 迟到 参会人员在会议规定召开时间后 5 分钟内未到的 计为迟到 2 早退 凡参加会议人员 如未经主持人同意在会议结束前 5 分钟提前离开会场的 计为早退 3 缺席 凡必须参加会议人员未经请假擅自不参加会议或请 假未批准而不参加会议的 计为缺席 第十四条 处罚 1 无正当理由迟到 早退每次处 10 元的罚款 2 无正当理由缺席每次处以 20 元的罚款 3 凡因通知原因造成应参加会议人员迟到或缺席的 以上处罚 由传达人承担 4 以上处罚由会议记录人将召集人签字确认的会议记录出勤记 录交人力资源部从工资扣除 第十五条流程图 办公用品管理制度办公用品管理制度 为规范公司办公用品的申购 入库 保管 发放 使用 报废 盘存 交接程序 使之管理有序 责任明确 节俭节约 避免浪费 特制订本制度 一 办公用品的分类和管理办公用品的分类和管理 按使用的性质分为低值易耗品和高值保管品两类 低值易耗品 约 2000 元以下 主要指 签字笔 圆珠笔 铅 笔 刀片 胶水 胶带 气泡袋 大头笔 割刀 刀座 绑带 大头针 图钉 曲别针 橡皮筋 复印纸 打印纸 便签纸 橡皮擦 原子笔 笔芯 夹子 涂改液 白板笔 萤光笔 记 事本 电风扇 线插板 剪刀 钉书机 计算器 电话机 装 订机 档夹 裁纸刀 印泥等价值较低的日常用品 固定资产 约 2000 元以上 电脑 打印机 文件柜 空 调 相机 投影仪 办公桌椅等价值较高的物品 钥匙 钥匙分为办公室钥匙 宿舍钥匙 特种机械钥匙 车辆钥匙 由人事行政部管理 公司每年开展工作时 由人事 行政部综合办主任将其中一套钥匙分发给各个部门负责人 需 填写 钥匙发放登记表 并做好发放登记 每年公司工作结束 时 再依次收回 并做好收回登记 仪器 分为测量仪器和实验仪器 由人事行政部管理 每 年公司工作开展时 由各部门负责人到人事行政部综合办填写 仪器领用单 并做好登记后领取 每年公司工作结束时 再 依次收回 并做好收回登记 公司办公用品的管理统一归口为公司人事行政部 人事行 政部应当于每月 25 号之前做好办公用品库存登记 25 日各部 门填写 物品申购单 交到人事行政部综合办公室 由行政副 总 总经理审批 26 日交予采购人员进行采购 月底前将采购 物品交予行政部 行政部保管人员负责核对数量并填写入库登 记表 各部门到行政部领取物品并登记 行政部保管人员每月 终填报 办公用品使用情况汇总表 交予行政副总查阅 固 定资产类不设月度计划 根据实际需要情况通过正常审批程序 购置 人事行政部需于月 1 至 5 号列出各部门的费用支出详细统计情 况上交公司总经理 对于有提出辞职的员工 在办理辞职手续时 必须在办理 完办公用品清退手续后方可办理工资的领取事项 三 办公用品的申请 办公用品的申请 办公用品的采买或者领用申请需要填写 办公用品申请单 公司办公用品的申请资格人为办公室主任及以上管理人员 各级管理人员应当根据自己部门的办公需要 及时地提出采买 申请 普通员工的办公用品需要应当向自己的主管提出 由主 管统一进行申请 定额办公用品原则 高管每人每月 10 元 部 门经理每人每月 6 元 普通员工每人每月 4 元 如超标将自行 处理 四 办公用品的审批 办公用品的审批 在填写 办公用品申请单 后 申请人应当将申请单交有 审批权的部门负责人审查批准 审批人是办公管理费用控制的 责任人 其签署的批准意见对办公费用控制构成相应领导责任 公司赋予部门经理及以上的管理人员以一定价值范围的办 公用品请购的审批权 300 元以下由办公室主任审批 300 元以 上 3000 元以下由行政副总审批 办公室主任审核 3000 元以 上由行政副总审核 总经理审批 五 办公用品的采购 办公用品的采购 填写的 办公用品申请单 在得到批准后 应当交到公司 人事行政部由人事行政部统一采买 人事行政部应当做好供应人事行政部应当做好供应 商的建档工作 编制出常用办公用品的价格表 把握好办公用商的建档工作 编制出常用办公用品的价格表 把握好办公用 品的价格行情 做好供应商的比较 甑选工作 尽最大可能控品的价格行情 做好供应商的比较 甑选工作 尽最大可能控 制好办公用品的采购成本 制好办公用品的采购成本 人事行政部将根据公司日常办公需要 对一些常用的办公 用品进行批量购买 在办公室保持一定库存 以保证正常办公 需要的及时满足 提高供给效率 六 办公用品的入库管理办公用品的入库管理 在供应商送来所购的办公用品后 应由人事行政部统一签 收 保管和发放 人事行政部应当将编制出的常用办公用品的 价格表交公司财务部保管 财务部在接相应付款单据时应当再 次核对相应品种的单价和总金额及签收人的签字 确认无误再 准予付款 七 办公用品的保管 办公用品的保管 备用的办公用品由人事行政部统一保管 公司为人事行政 部划定相应的存放区域 实行封闭保存 由各部门申请的办公 用品应当及时发放 发放出去的办公用品应当由人事行政部做好相应的领用记 录 明确领用部门 领用人 领用日期 对于大件管理品实行保管责任制 实行使用人 领取人 保管责任人三合一的办法 对保管责任进行归属 人事行政部 将根据不同时期的现实情况合理编订纳入保管责任制的大件管 理品目录 现阶段的大件管理品范围暂定为 办公桌椅 柜子 电脑及其配件 电话机 电风扇 计算器 对因个人工作失误 非正常使用而对办公用品造成的重大 异常损耗 将根据个人责任的程度 由责任人承担所造成相应 损失的赔偿 实行定期盘存制 盘存频率为一月 次 人事部将 于每月的 25 号至 31 号内抽取时间进行大件管理品的盘存 盘 存内容包括检查相应的办公用品的存在情况 问题情况 并让 相应的保管人签字确定 以便及时地发现问题 处理问题 八 办公用品的领用 办公用品的领用 各部门凭 办公用品申请单 可以领用已采购回公司的办 公用品 在领用时 领用人应当在人事行政部的 办公用品发 放表 上签上领取人姓名和日期 领取人可以是 办公用品申 请单 申请人 也可以是申请人指定的办公用品使用人 但涉 及高值管理品的 必须是使用人前来领取并签字 以明确保管 责任 在领用人签字领取办公用品时 人事行政部应当对领取人 做好登记记录 九 办公用品的维修及报废 办公用品的维修及报废 公司对高值管理品的报废实行审批管理 各单位 部门如 有高值管理品损坏 不能使用的 应当依据以下程序进行处理 1 对简单问题的可以自行维修处理 但对有保修服务 品 且在保修期内的 不得擅自自行处理 2 可维修品出现问题的应当提交 物品维修登记表 至人事行政部统一进行处理 3 对维修不成的高值管理品实行报废处理 报废应当 是在对可能维修的 在提交过维修申请 经过维修但无法修 好的情况下 或者是对无条件维修的 经过了人事行政部的 故障认定 方可由该管理品的保管人填写 办公用品报废申 请单 经人事行政部签字确认后报废事项方为成立 报废 品原购买价值单件超过 1000 元的 须报请公司副总经理的 批准 原购买价值单件超过 5000 元的 须报请公司总经理 的批准 4 高值报废品在得到报废审批后应当由人事行政部进 行回收处理 以求极可能的开源节流 5 高值管理品在完成报废程序后 应当从 固定资产 登记表 上核销 核销时应做红笔登记 并附上 办公用品 报废申请单 印章管理制度及流程印章管理制度及流程 一 印鉴的种类 一 印鉴的种类 1 公司印鉴 公司在工商行政机关登记的公司 印章和各种业务专用的公司印章 包括 公司章 公司合同专用章 财务专用章 2 领导私印 刻有董事长 总经理姓名的印章 3 3 部门印鉴 刻有公司部门名称的印章 部门印鉴 刻有公司部门名称的印章 二 印章的刻制 启用 二 印章的刻制 启用 1 公司各部门需刻制印章时 按要求填写 印章刻制申请表 报行政副总审核 总经理审批 申请批准后 由行政管理部负责统 一刻制 启用前颁布印鉴启用通知的红头文件 在启用日期前使用 视为无效 2 公司批准成立的新部门待正式红头文件下发后 根据工作需要 方可申请刻制该部门印章 3 各种印鉴均由行政管理部颁发 颁发时应留下印模并登记备案 4 专人领取印鉴时 需在印鉴备案表上签字 三 印鉴保管三 印鉴保管 1 行政副总 或办公室主任 保管 公司印章 合同专用章 财务部负责人保管 财务专用章 领导私印 部门印章 由各部门负责人保管 2 印章持有情况纳入员工离职时移交工作的主要内容 如员工持有 规定类别的印章 须办理归还手续后方可办理离职手续 四 印鉴的使用 四 印鉴的使用 1 使用范围 1 公司印章 以公司名义对外 对内行文 签订重要合同 协议 等文件 上报的材料 报表 开展工作时所需的介绍信 证明材料 等使用公司印章等 颁发各类荣誉证书或奖状等 3 部门印鉴 以各部门名义开展工作时使用 部门印鉴不能代表 公司对外使用 只在公司内有效 2 用印 1 公章 合同专用章的使用决定权为总经理 其它各印章的使用决 定权由总经理据实际工作需要进行授权 2 公司员工因私一般不予用印 公司章 确需用印时 必须报 经总经理清用印目的 经部门负责人审核后 填写 用印登记表 签字审批 印鉴管理人员方可用印 重要合同及公司级 对内 对 外 文件需用印 总经理因事不在 可电话向总经理汇报 确认后 方可用印 事后补办手续 3 财务人员依日常的权限及常规工作内容自行使用财务专用章 4 介绍信用印经总经理批准后 方可用印 5 公司印章不得携带外出使用 特殊情况必须外出用印时 应填 写 外出使用印章情况登记表 并注明原因 经行政副总 总经理 逐级审批后 由印章管理人员携章一起外出监印 跨地域借用印章 时 需由经办人办理借用手续 填写 印鉴借用申请表 经总经理 批准后方可携带外出 6 印鉴使用登记明细 和 外出使用印章情况登记表 作为公 司档案永久保存 按序号交行政管理部档案室存档 5 不可在空白凭证 介绍信 协议或合同等上盖公司印鉴 特殊情 况需经总经理批准 6 印鉴管理人员对未经签发的文件 不符合用印规定程序的 不得 擅自用印 五 印鉴的停用五 印鉴的停用 1 因遗失而依法公告作废的印章于公告日起即停用 若出现遗失 或保管不当导致印章非正常使用 可按公司工作失误处罚规定追究 当事人的责任 2 公司因名称变更 部门撤消 印章式样改变等情况需启用新印 章时 旧印章停止使用 由行政管理部下发 关于停止 印章使 用的通知 3 行政管理部将停用的作废章收回 经总经理批准 应封存的予 以切边或存入档案里封存 无须封存的则销毁 第第 8 8 章章 责任追究责任追究 1 印章管理和使用发生责任事故时的责任追究 1 印鉴的管理 监督由行政管理部以每月一次不定期检查作为绩效考核的依 据 2 使用印章的部门 员工不按本制度规定程序办理的 印章保管人不得予以 用印 否则 每发现一次 对使用人和保管人各扣 100 元 3 用印部门主管对本部门员工或分管部门员工用印审批不严 用印后造成错 误或损失的 每发现一次 对审批领导扣 200 元 4 各印章保管人出现私自留存 包括应予销毁 工作交接等情况 私自使 用 私自外借等违规现象 每发现一次扣 300 元 对上述行为造成损失的 视 其严重性 扣各印章保管人及其主管领导 500 1000 元 5 印章保管人对印章保管不善 造成印章丢失 毁损的 扣直接责任人和主 管领导各 1000 元 如给公司造成经济损失的 还将对直接责任人追究经济损失 6 对擅自使用 盗用或私刻印章等违法行为 公司给予当事人辞退处理并报 司法机关予以惩处 公司车辆管理制度公司车辆管理制度 一 一 公司所有办公用车统一由行政部管理 行政部为车辆归口管理部门 负责车辆的调配 使用以及保养修护等管理工作 车辆总体由总公 司行政部统一管理 派驻到分公司的车辆 日常管理权属归分公司 管理 四 公司用车划分 四 公司用车划分 1 公司经营正常用车 已派驻到各子公司的公务用车 2 公司配给领导的自用车辆 3 车牌号配备部门责任人备注 五 车辆管理制度五 车辆管理制度 2 日常管理 1 车辆实行定人定车 司机对所驾驶车辆负责 不得随意交换驾驶 因特殊情况须交换车辆 要经过总务部分管负责人批准 并随时做 好交接记录 2 除总公司领导正常用车外 司机和机关其他人员个人用车 须事 先向分管负责人申请 未经批准擅自用车者 要进行通报批评并适 合给予经济处罚 造成事故或车辆损坏的 由私自用车者和司机负 全部责任 3 所有车辆晚上必须停放在公司车库及公司停车场 不得将车辆随 意在外停放 有特殊情况时应征得使用领导同意 私自在外停放 造成车辆丢失 损坏者 司机承担全部责任 4 公司车辆统一由行政部调度和指派管理 5 公司用车遵循以下原则 优先保证领导来公司参观 考察 及洽 谈事宜的接送 采购急用物品的使用 同时间同方向不同派车单尽 量兼并出车 6 车辆审批权限 一般用车由行政部经理审批 公务用车需要出市 区或者远程出差须经总经理批准 7 行政部依 轻重缓急 顺序派车 不按规定办理审批者 不得派 车 如公司车辆一时调配不开 由行政部进行其它车辆调剂 极 特殊情况时如公司内无车辆可用时 经申请行政副总批准后可联系 外部租车 并在发票上要注明始点和终点及所办事宜 否则不予报 销 8 司机换驾公务用车交接车辆时必须保持车辆整洁 外观无损伤 车况正常 如有其他情况 其实反映给领导 否则自行承担责任 二 车辆治理 1 机动车辆的调度 维修 保养 加油等统一由分管车辆调度的领 导和行政部进行管理 2 车辆有关证照和相关手续 由司机妥善保管 涉及车辆的养路费 年审 保险等事务由司机把握办理时间 报行政部或分管车辆调度 领导批准同意后 由司机负责具体办理 行政部协助办理 3 车辆严格实行下班入库制 下班后所有车辆停放在固定停车位置 因事不能停入指定车位的车辆应存放在合适的停放处 如 出差在 外的车辆 要将车辆停放在安全场所 并锁好方向盘和门窗 做好 安全防范 4 车辆实行节假日及夜间归位管理 下班后必须按公司指定的存车 地点存放 任何车辆不准随意更换存车地点 如遇特殊情况必须提 前通报行政部并征得同意 5 车辆实行专车专人驾驶 严禁将车辆私自交他人驾驶 如有事请 假或者休班需提前提出 由分管领导批准 将车辆安排妥当后方可 休假 六 车辆使用制度六 车辆使用制度 1 全公司用车打乱对口用车 各种车辆均由行政部统一管理 行政 部分管负责人负责协调 优先保障总公司领导工作用车 统一安排 各分支机构工作用车 2 各分公司及总公司各部门用车应提前通知总务部 以便统一安排 主管经理领导不在时由上级领导或者总务部主管经理经理指定专人 批准 未经批准不得擅自出车 3 遇有特殊情况急需用车的 应及时通知行政部 可以视情况临时 调派待命车辆 4 总公司领导外出可以带车 其他人员一般不派车辆 如因特殊情 况需派车的 须经行政副总 总经理审批 由分管负责人协调安排 车辆和司机 5 需要派车情形主要有 市区十公里外有急事需办理的 财务部提取大额现金的 万元以上 外出携带物品较多 自行车或公交车不便携带的 其他特殊情况 经主管经理领导同意的 2 分公司已派驻的车辆若因公需其他部门及单位需用 需征得分公 司主管经理领导和总务部经理同意 方可出车 3 为提高工作效率 保证办公正常用车 用车人在到达办事地点 20 分钟可以返回的 可等候接回 超过 20 分钟的 车辆需要返回 4 各分支机构及个人有特殊情况需要用车时 应事先向行政部申请 经审批同意后可派车 5 节假日和下班后 除领导正常工作用车外 其他人员用车 要提 前告知总务部主管经理经理 根据具体情况合理安排 各分支机构 及个人不按照规定用车 行政部有权拒绝派车 6 车辆调度实行先领导后一般 先急后缓 先远后近 先乡镇后城 市 先会议后出差 先保证工作需要后个人用车的原则 7 办公外出需用车时 用车人须向负责车辆调度的行政部提出申请 由行政部主管经理统一进行安排 调度 行政部主管经理外出时 由其指定专人安排调度 8 车辆调度按照工作的轻重缓急及领导优先的原则 统筹安排 未 经分管领导批准 驾驶员不得擅自出车 9 9 司机必须经分管领导或总务部通知方可出车 并按派车通知规定 的时间 地点出车 不得擅自改变 七 车辆安全制度七 车辆安全制度 1 为确保行车安全 驾驶员必须认真钻研业务 严格遵守道路交 通安全法规 服从交警指挥 严禁酒后开车 2 驾驶员对车辆要勤检查 勤保养 勤擦洗 使车辆始终保持最佳 运行状况 发现问题 及时处理 严防事故发生 八 油料管理制度八 油料管理制度 1 汽车用油 由行政部统一购买 供应和管理 由行政部建立用油 登记簿 根据车型核定百公里用油量 专人负责 单车核算 2 驾驶人员因出车途中确需购买油料 回单位后要有随车领导或用 车人员签字 并凭相关证明或派车单到行政部登记 由行政部审核 纳入该车本月用油记录 4 对所有车辆分别进行加油统计 由行政部负责登记 每月将各台 车辆的耗油和公里数情况进行审核公布 监督各车辆耗油在核定合 理范围内 5 行政部对公司车辆用油进行监督 控制 财务部辅助进行监控管 理 6 车辆加油程序 司机出车前 5 至 12 个小时 需填写好 加油申请单 经主管领导 行政副总批准后 在用油登记薄上登记 随后与出纳一起加取油料 油 出纳 驾驶员在加油发票反面签字后由出纳将 加油申请单 与发票一起收回 6 公司车辆实行一车一卡 统一油卡加油 尚未领取油卡的车辆 经总务部主管经理同意暂时使用现金加油 公司车辆禁止现金加油 如遇特殊情况需现金加油 须报行政部同意 方可执行 7 司机应及时了解油卡的用油情况 在油卡金额接近 100 元时 及 时上报行政部申请油卡充值或及时换卡 九 车辆维修及保养九 车辆维修及保养 1 车辆维修应先进行技术鉴定估测 列出费用预算 2 修理费用在 500 元以内的 经行政部主管经理审批后 到定点修 理厂修理 超过 500 元或需大修的 需经总经理审批 3 车辆如需购置零件 配件必须事先办理审批手续 4 建立车辆档案制度 内容包括行车里程 维修部件及金额 耗油 量 事故简述及处理决定等 由行政部指定专人逐项逐次登记 按 月统计 5 每周由司机自行对车辆进行保养一次 保养期间及时发现解决问 题 确保车辆整洁和车况良好 6 车辆保养要做好保养记录 问题当时不能解决的要及时报告行政 部 7 所有车辆实行定点维修 统一结算的办法 维修费用由行政部按 照维修预算 维修通知单和结算单与定点维修站每月结算一次 8 具体维修程序 具体维修程序 需要维修的车辆由使用部门责任人提前申请 由 行政部鉴定 编制维修预算并填写 车辆维修申请单 由分管领 导审核签字后 司机凭维修申请单到定点维修站修理 维修后司机 在维修站开具的结算单上签字验收 结算单必须注明所更换配件的 型号 产地 品牌等 并编制维修决算 一并交行政部核对验收 由行政部按照财务管理规定进行审批和结算 9 凡因车辆在外地机器发生故障无法到指定地点修理 司机必须及 时报告总务部主管经理 如有随车领导或其他工作人员可予以证明 经同意后方可在外维修 但修理费将纳入该车当月的修理费用 10 公司车辆应在指定特约修理厂维修 否则维护费不准报销 如 情况特殊 经行政部同意可据实报销 可自行修复的 报销购买材 料 零件费用 11 车辆在行驶途中发生故障或其他耗损急需修复 更换零件时 可视实际需要进行修理 但无迫切需要或修理费超过 200 元时 应 事先征得行政部主管经理批准 12 驾驶员要加强对车辆的日常维护与保养 搞好清洁卫生 出车 前必须检查灯光 水箱 电瓶 制动 各项操纵等有关安全部件 及时添加机油 电瓶液等 保证车况运行良好 13 车辆需维修的 驾驶员必须先认真检查发生的故障 初步判定 故障发生部位 并如实向总务部报告 报批同意后 方可修车 14 车辆必须到指定修理厂进行维修 未经批准擅自进行修车 购 置零配件或在非指定的厂家修车 其费用不得报销 15 修车时间由行政部视具体情况妥善安排 16 驾驶员在每天出车前 行驶中 收车后应当进行例行保养 包 括以下项目 打扫 清洗汽车内外卫生 检查安全隐患处 各部机件紧固和轮胎气压 检查添加燃料 润滑油 其他一般检查项目 17 车辆的年检 保险由司机及时上报 由行政部予以督办 18 司机应加强对车辆的保养 爱护车辆 勤检查 勤打扫 出车 前 收车后要进行检查 如有异常 应及时向总务部报告 保证车 辆的正常行驶 19 车辆在正常运行中出现故障 司机个人能维修的 由司机自己 动手修理 除突发性故障 20 凡属司机驾驶不当和对车辆保养不合理等原因造成故障及损坏 的 由驾驶员承担修理费用和造成的直接经济损失 21 每次出车前 司机应察看轮胎情况 观察仪表盘的各种信号指 示灯 如有异常 应及时报告 坚决杜绝开带病车上路的现象 22 车辆的日常维护保养由司机负责 除雨天外 每天必须洗车一次 保持车辆外观整洁 十 违规及事故处理十 违规及事故处理 1 公司统管的公务用车 非公事务出车或者在非工作时间内发生的 责任事故及意外事故由本人负责 公司概不承担 2 公司所属车辆 私人自带车辆如纳入公司统一管理也属于该类情 形 不能开出 XX 市 因公出去必须经由领导同意 3 对发生交通事故的车辆 视具体情况追究责任 属于司机全部责 任的 司机要做出书面检查和按交通法规接受处罚 并承担所付修 理费用 属于对方责任的 按交警裁决执行 4 如果发生车辆故障或交通事故 须在第一时间内通知公司及保险 公司或交警 必要的情况下 行政部主管经理应立即赶赴现场 5 司机行车不得违反任何交通制度或法规 因故意违章或证件不全 被罚款的 费用不予报销 违章造成后果由当事人负责 6 因下列情形之一违反交通规则或发生事故时 由驾驶人承担责任 并予以罚款或免职处分 无照驾驶或证件不全 未经许可将车借予他人使用 酒驾 其他违反交通规则的情形 1 意外事故造成车辆损坏和其他经济损失 在扣除保险金额后再 视实际情况由司机 用车人 公司共同负担 2 车辆如在公务途中遇不可抗拒车祸发生 应先急救伤患人 向 附近交管部门报案 并立即与主管经理联络处理 突发性其它类临 时事故或故障 也应遵守 先报告再处理 原则 3 发生责任交通事故 经保险公司理赔后 还需分担的 由相关 责任人按比例进行赔偿 4 公司职工不得用公车学习汽车驾驶 否则 一切后果及损失由 车辆使用者负责 十一 发生费用处理十一 发生费用处理 1 私闯红灯 乱停车 驾驶未系安全带等驾驶车辆违反交通规则行 为 其罚款和费用由驾驶人员自己承担 2 车辆的维修费用 由行政部统计后交由总公司领导审批后由财务 部负责支付 3 经行政部核准同意的油料补贴 停车费 过桥费 维修保养费 车辆清洗费等凭票据实报实销 统一核算 4 非公时间及非工作状态发生的事故所产生费用均由驾车者 责任 人 自理 十三 罚则十三 罚则 1 车辆洗车原则上由司机清洗 车辆过脏 可酌情处理 每次扣 罚驾驶员 50 元 2 驾驶员违规出车 视具体情况给予经济处罚 3 凡发现维修中弄虚作假的 给予责任司机作假部分价值 10 倍以 上经济处罚 4 车辆应维修 换机油时或损坏时不及时申报 每次扣罚驾驶员 100 元 5 凡私自出车 违章驾驶等造成的事故由司机本人负责 费用由本 人承担 6 如出现本制度规定的违规行为将酌情予以罚款 情节严重者予以 纪律处分或直至开除 十四 附则十四 附则 业务招待费管理办法业务招待费管理办法 一 业务招待费的内容和管理范围 1 1 业务费 是指因业务需要发生的礼金 礼品 赞助费及因业务需要赠 送的烟 酒等 1 2 招待费 是指因工作关系招待有关人员就餐费 娱乐费用 因公接待 相关单位人员发生的差旅费 住宿费等 在公司食堂招待时发生的就餐费 因 招待领用的酒水 饮料及香烟等 1 3 范围 对外拓展市场过程中发展的业务招待 项目实施过程中 在 检查 验收 评审时发生的必要接待支出 与我公司有业务来往的单位联系业 务 行业主管部门和地方政府部门来院检查 指导工作发生的接待费 2 2 使用原则 2 1 招待工作本着热情 礼貌 细致 勤俭 周到的原则 实行分级负责 对口招待 全年业务招待费支出的总额控制在对外经济收入的百分之 2 以内 2 2 年初根据年度工作计划 各部门编制相关往来单位及个人的工作联系 表 交总经理 执行总裁 总裁审批 以明确招待范围 工作联系人发生变动 的 须及时更新工作联系表 2 3 严格分档次接待 按照被接待人员的级别及与公司业务的相关程度 对应接待 禁止越档次接待 2 4 接待用餐时 严格控制陪客人数 接待对象在 10 人以内的 原则上 陪客人数不得超过 3 人 若公司陪同用餐人员多于 3 人时 应事先经过行政副 总或执行总经理批准 超过 10 人的 接待人数不得超过三分之一 中餐不的 喝酒 晚餐要控制酒店 酒水及用餐标准 除特殊情况外 不得使用香烟 2 5 公司领导和部门领导内部检查指导工作 除陪同客人视察外 一律在 员工食堂就餐 公司内各兄弟单位 关联企业因公出差到公司 原则上用工作 餐接待 严禁相互宴请 开支标准 2 6 招待一般来宾来客 适用于各部门较小客户及一般办事人员 每人用 餐标准 100 元 含酒水等 不含酒水每人用餐标准 80 元 每人住宿标准 100 元 2 7 高规格接待 适用于政府人员 关键性客户 每人用餐标准 150 元 含酒水 不含酒水每人用餐标准 100 元 每人住宿标准 120 元 2 8 招待用白酒一般不超过 2 瓶 特殊情况最多一次不能超过 3 瓶 每席标准 并且白酒不得超过标准 白酒一律用 100 元以下 特殊情 况需报总经理批准 2 8 中国的传统佳节 端午节 中秋节 春节 各部门根据需要 结合公 司的具体要求决定是否要安排聚餐 确实需要的 标准每人不得超过 50 元 人 要求超过上述标准安排的 须报总经理特别批准 2 9 大型 专项 异地接待任务 经办人应制定接待方案 确定接待标准 提交接待预算报行政副总 总经理审核 经办人在批准的预算内掌握使用 3 3 审批权限 3 1 招待任务执行前 经办人需事先填写 招待费审批单 见附表二 列明接待对象 地点 事由 参加人数 经批准后方可执行 3 2 招待费按以下流程报批 申请人 上级领导 副总经理 总经理 审批领导对招待费开支的合理性 真实性负责 3 3 突发性招待任务来不及办理 招待费审批单 的 必须按审批流程电 话请示同意后实施 事后三天内按上述规定补走流程 3 4 业务接待过程中赠送礼金 礼品 烟 酒等 赞助钱 物的一律事先 报公司总裁批准 按批准的额度标准开支 业务接待报账程序 1 常规方式 烟 酒 订餐均定点商家 接待前由接待负责人 司机 出纳三人在烟 酒 餐费单子上签字确认 并收回复印联交于财务 每月月底由财务部提前两天通知各定点商家于次月一日挂账 各商 家来时需持烟 酒 餐费原件交于财务对账 确认无误后由行政副 总 总经理审批后按月结账 如延误将不予结账 2 特殊方式 招待费自行支付的 在完成接待任务后 补填 业务 招待登记表 应取得正式发票 发票上必须加盖有就餐地的公章 由行政副总 总经理签字后给予报销 不按规定者 不予报账 财务控制与监督 1 1 业务招待费报销遵循谁经手谁报销的原则 不得由他人代报业务招待 费 报销时所附发票必须是开有日期的正式发票 发票上原则上须有共同参与 人签字证明 并在费用开支后一个月内办理报销 1 5 业务招待费报销时须提供 招待费审批单 正规发票 备用酒水核 销单 500 元以上的礼品须出具购货单位 商场 酒店等 的电脑打印清 单 清单列示金额与发票一致方可报销 1 2 食堂招待费用的核销时 工作餐须提供经公司行政部或项目部综合办 签字确认的工作餐登记表 客餐须提供经公司行政部或项目部综合办以及接待 部门签字确认的客餐结算表和消费明细表 1 3 杜绝无票费用开支 如工作业务需要开支无票费用 如娱乐费 业务 费等 一律凭申请单在批准的额度内报销 对此类无票费用 报销时需提供相 关联的有效证明 1 4 财务部应严格审查票据是否合法 金额是否准确 单据是否齐全 审 批是否完整 财务部有权拒绝不符合业务招待费标准 报销流程 审批权限的 业务招待费的报销 业务招待费审批单 申请日期 招待日期 申请部门预计金额 招待单位 和人数 事由 陪同人员 和人数 用餐地点审核标准 经办人部门负责人 审核人批准人 备注 员工宿舍管理