后勤物业中心物业档案管理作业指导书

精品文档 2016 全新精品资料 全新公文范文 全程指导写作 独家原创 1 7 后勤物业中心物业档案管理作业指导书后勤物业中心物业档案管理作业指导书 后勤物业中心物业档案管理作业指导书提要 档案管 理人员因工作原因调离本岗位的 须将所管理档案的数量 状况想接管人员清点交接清楚 办好移交手续 更多精品来自保安 后勤物业中心物业档案管理作业指导书 目的 保证物业档案管理的科学化和规范化 适用范围 适用于物业管理中心各类档案的立卷及归档管理 职责 客户服务部档案管理岗位人员负责档案管理工作并进 行质量控制 过程和方法 档案管理的分类 家属区档案 的 代号 教学区档案 代号 学生社区档案 代号 物管中心档案 代号 总公司档案 代号 学校文件资料档案 代号 精品文档 2016 全新精品资料 全新公文范文 全程指导写作 独家原创 2 7 物管中心内部档案 代号 客户服务部档案 代号 外来文件档案 代号 合同协议 代号 1 各个分档案下设二级科目 档案的收集 国家有关的文件资料 行业有关的文件资料 学校有关的文件资料 总公司有关的文件资料 物管中心有关文件资料 物管中心下属各个部门有关文件资料 客户服务部文件资料 各部门设档案资料信息报送员 客户服务部档案管理人员定期每两月收集归档档案资 料 各部门办理完毕的文件是档案收集的主要 档案管理人员对资料齐全的档案应及时归档 做到时 间准确 类别清楚 存放有序 查找方便 重要的文件资料向学校档案室报送 档案的存档 精品文档 2016 全新精品资料 全新公文范文 全程指导写作 独家原创 3 7 存档时 应当按档案的分类编号 将档案放置在相应的位 置 做好档案索引 以便于查找 档案目录格式分为档案的卷内目录格式见 卷内目录 及 档案案卷目录格式见 案卷目录 案卷的厚度一般 1 5cm 5cm 装订前要拆除金属物 做好 文件材料的检查 对破损或裉色的材料要进行修补和复制 装订部位过窄或有字迹的材料要加纸衬边 纸面过大的书 写材料要按卷宗大小折叠整齐 字迹难以认清的材料要附 上抄件 卷宗标题要标明作者 问题或名称 文字要简练 确切 字迹要端正 档案的整理 归档文件的整理 按分类 装订 排列 编号 装盒 编目的步骤进行 档案文件的整理 以件为单位进行 一般以一份文件 为一件 各种报表 名册 图册 书刊等 一册 本 为 一件 正本与定稿合为一件 来文与复文合为一件 正件 与附件合为一件 档案的保管 档案管理人员了解和掌握档案管理的规律 通过经常 性的工作 采取专门的技术措施 最大限度地防止和减少 精品文档 2016 全新精品资料 全新公文范文 全程指导写作 独家原创 4 7 档案的损毁 延长档案的寿命 维护档案的物质安全和政 治安全 档案的保管应加强重点 照顾一般 立足长远 保证 当前 档案保管的期限 物管中心及各部门工作记录为二年 物管中心文件资料为八年 后勤总公司文件资料为十五年 学校的文件资料和合同协议为长期 档案借阅 物业档案供客户服务部经理 物管中心主任内部查阅 物管中心下属部门和上级部门因工作原因查阅档案者 应 由查阅人填写 查阅档案申请表 经客户服务部经理 物 管中心主任同意 在 查阅档案登记薄 签名后 方可查 阅档案 查阅资料不得带出档案室 对需要借出档案的 应填写 借阅档案申请表 经客 户服务部经理 物管中心主任同意 借阅人在 借阅档案 登记薄 签名后 方可借阅档案 档案借出前档案管理人 员应清点借出档案的页数 并在 借阅档案登记薄 注明 档案页数 档案借出后借阅人应在规定的期限内返还 档 案管理人员对归还档案应认真清点档案页数 对于页数与 借出前不符的 要求借出人写出书面原因 经客户服务部 精品文档 2016 全新精品资料 全新公文范文 全程指导写作 独家原创 5 7 经理 物管中心主任批准后再次归档 档案借出又归还的 档案管理人对借出档案材料的齐全性负责 查阅 借阅档案人员应保持档案单独原始状态 档案 不得换页 抽页 插页 不得涂改污损 查阅电子档案可根据上述程序进行查询 查询结果仅 供工作使用 对查询结果不得未经许可就提供给其他组织 和个人 更不得将查询内容私自打印 或以电子文本形式 保存 物业档案不得交给本系统以外的单位或个人查阅 借 阅 因上级或司法调查要查阅的按相关规定办理 档案损坏或遗失的处理 档案管理人员 借阅档案人员将档案损坏或遗失的应 尽快采取补救措施 责任人应写出书面说明材料 客户服 务部经理签字确认 报物管中心主任审批 在物管中心通 报批评 并备案 对连续二次以上发生损坏或遗失行为应 启动纠正措施程序 档案的销毁 对已失效的档案 由档案管理员登记造 后勤物业中心物业档案管理作业指导书提要 档 案管理人员因工作原因调离本岗位的 须将所管理档案的 数量状况想接管人员清点交接清楚 办好移交手续 更多精品来自保安 精品文档 2016 全新精品资料 全新公文范文 全程指导写作 独家原创 6 7 册 经客户服务部经理鉴定 报物管中心主任批准后 按 规定销毁 经批准销毁的档案 可单独存放半年 经验证确无保 留价值时 再行销毁 以免误毁 销毁文件必须在指定地点进行 并指派专人监销 文 件销毁后 监销人应在销毁注册上签字 档案移交 档案管理人员因工作原因调离本岗位的 须将所管理 档案的数量状况想接管人员清点交接清楚 办好移交手续 监督检查 客户服务部经理每年至少组织一次物业档案保管 使 用情况检查 如发现档案资料丢失 损坏等问题应及时汇 报 有条件的应立即采取补救措施 对相关责任人要追究 相关责任 支持性文件 中华人民共和国档案法 客户服务部工作职责 客