办公室管理论文

0 办公室管理办公室管理 课程综述及个人应用研究课程综述及个人应用研究 企业的行政办公管理人员是企业管理的重要力量 他们所受的 教育和培训直接影响其工作效率和专业技能 并进而决定企业行政 管理的成效 乃至企业的发展和未来 本文从企业行政办公管理人 员的工作内容 素质要求和办公室协调能力的提高入手 办公室是 单位和部门的枢纽 功能多 任务重 作为一个沟通上下 联系各 方的综合管理机构 办公室要善于统筹兼顾 围绕工作中心 充分 发挥办会室系统的协调功能 提高其协调能力 就企业行政办公管 理人员的高等教育和职业培训的三级模式 阐述几点粗浅的见解 一 办公室管理 课程的主要内容 第一单元讲述了企业行政办公管理人员的主要工作内容企业行 政办公管理人员的工作主要分如下三个层面 日常事务性工作办公 环境管理 办公用品管理 小额现金管理 时间管理 流程管理 值班工作 电话工作 接待工作 文书信函工作 保密工作 立卷 归档工作 客户投诉工作等等 司指派性工作信息工作 辅助决策 工作 协调沟通工作 督促检查工作 会议工作 差旅准备工作 操办各种事务 应对突发事件等 主动创造性工作辅助决策的调查 研究工作 信息的开发与利用 制度的建设和落实 传播企业文化 有效沟通 公关工作 组织咨询专家队伍等 第二单元讲述了三级企业行政办公管理人员的工作职责对于高 级 中级和初级的企业行政办公管理人员来说 由于他们在企业中 承担的任务和所起的作用不同 因此在以上三方面工作中的侧重点 1 也有所不同 企业高级行政办公管理人员的任务 是根据企业的总 体战略目标制定办公管理的目标 流程和规章制度 协调各职能部 门和下级组织 他们的工作重点主要在主动创造性工作层面 企业 中级行政办公管理人员的任务 是辅助企业高层或中层管理者 将 后者制定的计划 工作流程 规章制度转化为可供操作执行的方案 和具体的工作事项 主要是起承上启下 沟通左右的中介和桥梁作 用 他们的工作不仅包括日常事务性工作层面 而且要重点完成好 领导交办的事项 同时 还涉及主动创造性层面的许多工作 企业 初级行政办公管理人员主要从事日常事务性工作 他们主要担负的 是第一个层面的工作 强调的是实践能力和动手能力 第三单元讲述了三级企业行政办公管理人员的素质要求不同级 别企业行政办公管理人员的职责不同 工作内容不同 因此 企业 对他们各自的素质要求也不同 总体来说 三级企业行政办公管理 人员各自的素质要求 企业行政办公管理人员的培养模式企业行政 办公管理人员必须掌握岗位所需的各种专业知识和专业技能 熟悉 管理科学和市场学的相关知识 了解规定的职业标准 具备与岗位 相匹配的素质和能力 第四单元讲述了办公室协调能力的提高 所谓协调 就是连接 联合 调和所有的活动及能量 使之统一起来 换句话说 协调是 一项综合性的管理工作 其目的是消除管理过程中各环节之间的不 和谐现象 使之协调一致 相互配合 同步发展 办公室工作的性 质 地位和作用要求办公室人员要具有较高的理论水平和较强的业 2 务素质与应变能力 随着改革开放向纵深发展 办公室系统要在新 形势下完成自己的工作使命 有所作为 还要开拓新的思路 采用 新的方法 在办文 办会和办事上 在综合 协调 运转上发挥更 大的功能和作用 为此 办公室干部平时要注意系统学习和掌握现 代管理科学理论并指导实践 主动深人实际 调研分析 当政策的 灵通人士 和情况的 百事通 只有这样 才能增强做好协调 工作的素质和本领 二 个人应用 办公室作为一个综合性的办事机构 其承担多方面职责和任务 的同时间也担负着日常性的行政事务及繁重的服务工作 起到承上 启下 协调左右的中心枢纽作用 以下为我对公室的协调功能的认 识 所谓协调 就是连接 联合 调和所有的活动及能量 使之统 一起来 换句话说 协调是一项综合性的管理工作 其目的是消除 管理过程中各环节之间的不和谐现象 使之协调一致 相互配合 同步发展 办公室作为管理系统的中枢 其所处的位置决定了办公 室的工作必须经常地 大量地 直接地协调各种关系 其协调工作 的主要方面是上下级间的协调和左右间的协调 一 上下级间的协调 首先 作为领导的参谋和助手 办公室人员要深人开展调查研 究 经常给领导提供有关的统计数据和业务管理信息 并依据党的 方针和国家的政策法规结合实际情况 适时地提出可行性建议 撰 3 写出客观全面的 具有前瞻性的调研报告供领导参考 为领导作出 正确决策服务 办公室是领导的左膀右臂 参谋作用十分明显 其次 办公室所处的位置自然要求办公室要在领导和群众之间 起到桥梁和纽带作用 为此 办公室要认真对待和妥善协调好上下 级之间可能存在的矛盾 善于做好群众工作 积极维护领导之间 领导和群众之间的团结 在协调处理政务 事务时 仔细倾听对方 的意见 该解决的要及时向领导反映并积极配合解决 再次 领导之间由于各自分管着几个方面的工作 往往会从分 管的工作出发 给办公室提出不同的要求 发出不同的指令 对此 办公室人员要胸有全局 分清主次和轻重缓急 要以正职领导为中 心 对大是大非 事关全局的问题 必须多请示主要领导 按主要 领导的意见去沟通和落实 努力使整个组织建立起融洽和谐 相互 支持 相互信任的关系 二 左右间的协调 首先 在实际工作中 由于各个部门所处的位置不同 使得部 门之间 人与人之间对一些问题的认识和处理不一致 不能形成最 佳的合力 对此各级办公室要通过联系 沟通 调解 协商等方式 来有效地统筹协调左右之间各方面的关系 弄清楚问题的来龙去脉 绝不能把遇到的矛盾简单地上交给领导 其次 办公室在发挥协调功能中 要站在全局的立场和高度对 各部门进行综合平衡 集中多方意见 多方协商 求同存异 秉公 处理 要以公正平和的心态调整 理顺和改善各单位之间 人际之 4 间的关系 解决工作中的矛盾 并且建立和健全各种协调制度 使 协调工作逐步规范化 程序化 再次 办公室的协调工作要纲举目张 否则就会被事务所淹没 有可能顾此失彼 事倍功半 事实证明 办公室的协调工作一定要 有重点 要紧紧围绕领导关心的重点和群众关注的热点及改革发展 中碰到的难点问题 通过牢牢抓住重大事项 去带动办公室协调工 作的开展 三 协调工作中应该注意的几个问题 1 有权不越权 办公室是综合管理部门 是协助领导施政 指 挥和管理的左右手 但要切实摆正位置 既不能越权 更不能滥用 职权 要始终牢记自己是参谋导 做到尽责不越职 出谋不决策 参与不干预 在任何时候都不能忘记按章办事 按领导意图办事 按照工作程序办事 有请示 有汇报 凡遇到超越职权范围的事 不擅自作主 不乱表态 不乱办事 2 有功不居功 办公室的工作多数是协助 辅助其他部门的 杂事 小事多 协助 辅助多 台下 幕后多 没有轰轰烈烈的场 面 没有引人注目的动作 因而工作干了不少 但总结起来 似乎 又没几件能显示成绩的事情 面对这种情况 办公室人员一定要高 姿态 不争功 不居功 淡泊名利 忘我超我 乐于干默默无闻的 小事 杂事 甘当配角 当好配角 3 有苦不叫苦 办公室的特点是事杂 繁杂 复杂 面广 头绪 多 范围宽 什么工作都可以归到办公室办 作为联络上下左右的 5 中枢 办公室经常处于矛盾的交叉点 稍不注意不是上不满意 就是下有意见 面对误解和委曲 办公室人员要受得住 不气馁 认真对待 有则改之 无则加勉 不能因为领导要求严 批评多 就闹情绪 也不能因为矛盾多 事难办 就畏首畏尾 不敢办事 4 办公室协调能力的提高 办公室工作的性质 地位和作用 要求办公室人员要具有较高的理论水平和较强的业务素质与应变能 力 办公室系统要在新形势下完成自己的工作使命 有所作为 还 要开拓新的思路 采用新的方法 在办文 办会和办事上 在综合 协调 运转上发挥更大的功能和作用 为此 办公室干部平时要注 意系统学习和掌握现代管理科学理论并指导实践 主动深人实际 调研分析 当政策的 灵通人士 和情况的 百事通 只有这样 才能增强做好协调工作的素质和本领 我是学管理的 在书本上学过很多套经典管理理论 似乎通俗 易懂 但从未付诸实践过 即使在办公室中也很难处理一些令人措 手不及的事情 也许等到真正管理一个公司时 才会体会到难度有 多大 我们在老师那里或书本上看到过很多精彩的谈判案例 似乎轻 而易举 也许亲临其境或亲自上阵才能意识到自己能力的欠缺和知 识的匮乏 工作这两年 我拓宽了视野 增长了见识 体验到社会 竞争的残酷 而更多的是希望自己在工作中积累各方面的经验 为 将来自己走上工作岗位做好准备 三 学习体会 6 办公室作为一个单位的综合办事机构 不仅担负着为领导决策 进行参谋和为全局提供服务的重要职责 而且还要与社会各界打交 道 是一个单位窗口形象的重要体现 许多工作虽然看起来是小事 却都要牵动全局 影响全局 在刚到单位的时候 我开始是忐忑的 怀疑自己的能力 也不 知道具体的要做什么 都说万事开头难 我深刻的体会到这句话的 意思 只有从头开始学习 从了解公司的历史 具体的业务范围 前半个月的时候一直是找不到方向的 等到开始熟悉公司情况后就 知道自己的位置在哪 我所在的科室为综合办公室 日常主要的工作范围是贯彻实施 检测公司管理方针 管理目标 管理体系文件和各项管理标准 确 保管理体系有效的运行 负责检测实验人员的教育培训和组织实施 并对实施过程进行控制 负责技术人员档案 员工劳动合作 工资 等管理 负责体系文件 检测试验资料和行政资料的整理归档和档 案管理 负责检测公司日常工作所用技术标准的有效版本收集 文 件管理 在实习中我了解到了该部门对人员的能力 意识和培训的具体 要求 我们根据公司的管理方针 目标和业务发展需要制定人员长 期培训计划 经理和总工程师根据培训规划结合检测公司当前的和 预计的任务提出要求 由综合办公室制定具体的 内容完整的 可 实施的人员培训计划 经总工程师的批准后负责组织实施 对于员 工的岗前培训共走也是由综合办来进行的 凡是新进的员工 要先 7 了解公司的管理体系和有关的法律 法规 在掌握操作技能经检验 合格后上岗 我从一开始的摸不着头脑到后来的一点点学习积累 这期间是一个很难熬也有些痛苦的过程 也曾怀疑过自己的能力 不过在有这些负面情绪的时候就不断的告诫自己 这是必要的过程 等过几个月后就不是这个摸样 人们总要有一个适应的过程 最主 要的是要调整好自己的心态 和看事请的角度 一切认识都来源于实践 实践是认识的来源说明了亲身实践的 必要性和重要性 但是并不排斥学习间接经验的必要性 自身实践 的发展不断促进自我认识能力的发展 而这一次的实习生活恰恰就 是一种实践 只有自己知道自己该干什么的时候 人生的意义才会 体现出来 人生的价值才会最大化 有时候同学可能不理解 为什 么要在最后的时间安排我